Мудрый Экономист

Отчет о средней численности персонала

"Упрощенка", 2009, N 12

Практически сразу после новогодних праздников бухгалтерам придется отчитываться о том, сколько человек работало в организации или у предпринимателя в предшествующем календарном году. Рассмотрим, что нужно вносить в соответствующую форму.

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ сведения о количестве сотрудников, обобщенные в показателе среднесписочной численности, работодателям полагается подавать:

  1. в процессе деятельности - за предшествующий календарный год не позднее 20 января;
  2. при создании (реорганизации) - не позднее 20-го числа месяца, следующего после регистрации юридического лица.

Таким образом, за год отчитываются как организации, так и индивидуальные предприниматели, а непосредственно после образования - только организации. Отчет за 2009 г. следует представить в налоговую инспекцию по месту регистрации не позднее 20 января 2010 г.

На заметку. Если сведения представить с опозданием

Отчет о среднесписочной численности работников не является налоговой декларацией, поэтому, нарушив срок подачи, указанный в п. 3 ст. 80 НК РФ, придется уплатить штраф в размере 50 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Положения ст. 119 НК РФ здесь не применяются. Кроме того, предусмотрена административная ответственность. В этом случае индивидуальные предприниматели наказываются так же, как должностные лица, если законодательством не установлено иное (ст. 2.4 КоАП РФ). Таким образом, с индивидуальных предпринимателей и должностных лиц организаций могут взыскать от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Среднесписочная численность работников фиксируется в форме, утвержденной Приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@. Рекомендации, как ее заполнять, даются в Письме ФНС России от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@. Отчет может подать в инспекцию руководитель организации, индивидуальный предприниматель или их представитель. Разрешается воспользоваться почтой либо телекоммуникационными каналами. Руководитель и индивидуальный предприниматель должны иметь при себе документ, удостоверяющий личность, а представитель - еще и доверенность, подтверждающую полномочия. Порядок передачи данных в электронном виде утвержден Приказом ФНС России от 10.07.2007 N ММ-3-13/421@.

От кого требуются данные о персонале?

Как указано в п. 3 ст. 80 НК РФ, отчет о среднесписочной численности работников представляют налогоплательщики. Согласно ст. 19 Налогового кодекса РФ ими являются организации, индивидуальные предприниматели и другие физические лица, которым полагается уплачивать налоги или сборы.

В первую очередь нас интересует, нужно ли, применяя упрощенную систему налогообложения, ежегодно сообщать о среднесписочной численности работников? Дело в том, что с помощью этого показателя налоговые инспекторы отслеживают налогоплательщиков, обязанных сдавать налоговую отчетность в электронном виде. Это крупные предприятия со среднесписочной численностью работников более 100 человек. При упрощенной системе общая средняя численность за налоговый период, в которую входят значения среднесписочной численности разных групп лиц, не превышает 100 человек (пп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ). Поэтому у применяющих упрощенную систему среднесписочная численность всегда не больше 100 человек, и отчитываться по налогам и взносам через Интернет они не должны. Однако ни о каких исключениях в п. 3 ст. 80 НК РФ не говорится, значит, информировать налоговую инспекцию о численности работников полагается всем фирмам и индивидуальным предпринимателям, в том числе находящимся на упрощенной системе.

Еще один важный момент. Нужно ли отчитываться, если у предпринимателя нет наемных работников? По мнению Минфина, этот факт роли не играет (Письма от 20.11.2008 N 03-02-08/24, от 21.07.2008 N 03-02-08-13 и от 15.07.2008 N 03-02-07/1-285). Пункт 3 ст. 80 НК РФ и Приказ ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@ не освобождают таких налогоплательщиков от подачи указанных сведений.

Расчет среднесписочной численности

В упомянутом Письме ФНС России от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@ говорится, что для отчета среднесписочную численность работников следует определять в соответствии с Порядком заполнения и представления формы федерального государственного статистического наблюдения (утв. Постановлением Росстата от 09.10.2006 N 56), вместо которого сегодня уже действуют Указания по заполнению формы федерального статистического наблюдения, утвержденные Приказом Росстата от 13.10.2008 N 258 (далее - Указания N 1). Кроме того, вычислить данный показатель можно, следуя п. п. 81 - 84 Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утвержденных Приказом Росстата от 12.11.2008 N 278 (далее - Указания N 2).

Чтобы узнать, какова среднесписочная численность за год (СЧр), используют формулу (п. 8 Указаний N 1 и п. 84.7 Указаний N 2):

    СЧр = (СЧрМ  + СЧрМ  + ... + СЧрМ  ) : 12,
1 2 12
где СЧрМ - среднесписочная численность работников за январь, СЧрМ -
1 2
за февраль... СЧрМ - за декабрь.
12

Даже если предприятие функционировало неполный год (например, было зарегистрировано в марте), показатель рассчитывается аналогично: сумма среднесписочной численности работников за каждый отработанный календарный месяц делится на 12 (п. 11.6 Указаний N 1 и п. 84.10 Указаний N 2).

Среднесписочная численность за месяц (СЧрМ) определяется таким образом:

СЧрМ = СЧрПД + СЧрНД,

где СЧрПД - среднесписочная численность сотрудников, отработавших полные рабочие дни;

СЧрНД - среднесписочная численность сотрудников, отработавших неполные рабочие дни.

Среднесписочная численность сотрудников, выходивших на работу согласно общему графику (СЧрПД), представляет собой следующее выражение (п. 9 Указаний N 1 и п. 81 Указаний N 2):

    СЧрПД = (С  + С  + ... + С ) : n,
1 2 n
где С - списочная численность работников за первое число месяца, С -
1 2
за второе... С - за последнее. В выходной или праздник берется показатель
n
за предыдущий рабочий день (п. 8 Указаний N 1 и п. 81 Указаний N 2);

n - число календарных дней в месяце.

Списочная численность персонала (С) - это количество сотрудников, нанятых по трудовым договорам и выполнявших постоянную, временную или сезонную работу, а также собственников, получивших заработную плату (п. 9 Указаний N 1 и п. 82 Указаний N 2). Обратите внимание: учитываются и те, кто присутствовал на работе, и те, кого не было по уважительной причине (болезнь, отпуск, служебная командировка, повышение квалификации или получение новой профессии (специальности) с отрывом от работы). Не отражаются внешние совместители, лица, нанятые по гражданско-правовым договорам. Сюда же относятся сотрудники, которые подали заявление об увольнении и прекратили работу раньше срока или не известив администрацию (их не считают с первого дня отсутствия). Полный список категорий лиц, не влияющих на списочную численность персонала, дается в п. 10 Указаний N 1 и п. 83 Указаний N 2.

Примечание. Внутренний совместитель при расчете списочной численности считается за единицу.

Из среднесписочной численности за месяц (СЧрМ) исключается количество работников списочного состава, находившихся в отпуске (п. 11.1 Указаний N 1 и п. 84.1 Указаний N 2):

Среднесписочная численность сотрудников, отработавших неполный рабочий день (СЧрНД), рассчитывается по формуле (п. 11.3 Указаний N 1 и п. 84.3 Указаний N 2):

    СЧрНД = (Чот  : Чн x Дот  + Чот  : Чн x Дот  + ... + Чот  : Чн x
1 1 2 2 k
x Дот ) : Др,
k
где Чот - число часов, отработанных первым сотрудником, Чот -
1 2
вторым... Чот - последним из данной группы;
k

Чн - нормативная продолжительность рабочего дня;

    Дот   -  число дней,  отработанных за месяц первым сотрудником,  Дот  -
1 2
вторым... Дот - последним из данной группы;
k

Др - число рабочих дней в месяце.

Сотрудники, которым был предоставлен сокращенный график в соответствии с законодательством или переведенные (без письменного согласия) на неполную рабочую неделю по инициативе администрации, учитываются в целых единицах.

На предприятии, действовавшем неполный месяц, среднесписочная численность равна частному от деления показателя за дни работы на число календарных дней в месяце (п. 84.8 Указаний N 2).

Пример 1. ООО "Коралл", зарегистрированное 16 ноября 2009 г., с момента создания применяет УСН. В организации - 40-часовая рабочая неделя (рабочий день длится восемь часов). Данные о штате за ноябрь - декабрь приведены в таблице. Кроме того, один сотрудник был принят 1 декабря на неполный рабочий день и в этом месяце отработал 23 дня по три часа.

Таблица. Данные о списочном составе ООО "Коралл" за ноябрь - декабрь 2009 года

  Дата  
Число человек,
отработавших
полный рабочий
день
  Дата  
Число человек,
отработавших
полный рабочий
день
  Дата  
 Число человек, 
отработавших
полный рабочий
день
  16.11 
       5      
  01.12 
       7      
  17.12 
        10      
  17.11 
       5      
  02.12 
       7      
  18.12 
        10      
  18.11 
       5      
  03.12 
       7      
  19.12 
        10      
  19.11 
       5      
  04.12 
       7      
  20.12 
        10      
  20.11 
       5      
  05.12 
       7      
  21.12 
        10      
  21.11 
       5      
  06.12 
       7      
  22.12 
        10      
  22.11 
       5      
  07.12 
       7      
  23.12 
        10      
  23.11 
       5      
  08.12 
       7      
  24.12 
        10      
  24.11 
       5      
  09.12 
       7      
  25.12 
        10      
  25.11 
       5      
  10.12 
       7      
  26.12 
        10      
  26.11 
       5      
  11.12 
       7      
  27.12 
        10      
  27.11 
       5      
  12.12 
       7      
  28.12 
        10      
  28.11 
       5      
  13.12 
       7      
  29.12 
        10      
  29.11 
       5      
  14.12 
       7      
  30.12 
        10      
  30.11 
       5      
  15.12 
      10      
  31.12 
        10      
    -   
       -      
  16.12 
      10      
    -   
        -       
Итого за
ноябрь
      75      
Итого за декабрь                
       268      

Рассчитаем среднесписочную численность работников организации.

  1. Среднесписочная численность сотрудников, для которых предусмотрен общий рабочий график:

а) в ноябре

    СЧрПД   = 75 чел. : 30 календ. дн. = 2,5 чел/дн.;
11

б) в декабре

    СЧрПД   = 268 чел. : 31 календ. дн. = 8,65 чел/дн.
12
  1. Среднесписочная численность сотрудников, оформленных на неполный рабочий день:

а) в ноябре

    СЧрНД   = 0 чел/дн.;
11

б) в декабре

    СЧрНД   = 3 чел/ч : 8 ч x 23 дн. : 23 раб. дн. = 0,38 чел/дн.
12
  1. Среднесписочная численность за месяц:

а) в ноябре

    СЧрМ   = 2,5 чел/дн.;
11

б) в декабре

    СЧрМ   = 8,65 чел/дн. + 0,38 чел/дн. = 9,03 чел/дн.
12
  1. Среднесписочная численность персонала за 2009 г.:

СЧр = (2,5 чел/дн. + 9,03 чел/дн.) : 12 мес. = 0,97 чел/дн.

Заполнение формы

Форма состоит из одного листа. Вверху следует указать ИНН организации или предпринимателя и КПП организации. Здесь, как и в других отчетах организаций, в первых двух ячейках поля "ИНН" должны стоять нули.

Строка "Представляется в ____" - для наименования и кода налогового органа.

Ниже следует привести полное наименование организации, соответствующее учредительным документам, либо Ф.И.О. предпринимателя, указанное в удостоверении личности.

Если отчет подается за предыдущий год, в строке "Среднесписочная численность по состоянию на ____" записывается "1 января" и текущий год, если после регистрации (реорганизации) юридического лица - 1-е число месяца, следующего за месяцем данного события, и год, в котором оно произошло.

Среднесписочная численность указывается в целых единицах. Дробное число округляют по общему правилу.

Возникает вопрос: каким будет показатель у предпринимателей, не нанимавших сотрудников, - 0 или 1? Некоторые приравнивают предпринимателей к работникам и потому считают, что при отсутствии сотрудников в строке "Среднесписочная численность составляет ____" нужно поставить 1. Мы с этим не согласны. Вспомним, что среднесписочная численность определяется исходя из списочной численности, в которую входит количество:

Индивидуальный предприниматель ни к одной из названных групп не относится. Значит, если он работает в одиночку, следовало бы писать 0.

Примечание. Об этом сказано в п. 9 Указаний N 1 и в п. 82 Указаний N 2.

Между тем все это непринципиально, а лишние споры никому не нужны, поэтому советуем проконсультироваться в своей налоговой инспекции и сделать, как она требует.

На форме, подписанной руководителем организации, предпринимателем или представителем, следует поставить печать и дату. Ф.И.О. представителя или руководителя приводится полностью. Указываются также реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя, а копия прилагается к форме.

Пример 2. Используя условия примера 1, заполним форму отчета о среднесписочной численности ООО "Коралл".

В поле "Среднесписочная численность по состоянию на _____" укажем 01.01.2010, а в следующем - 1, округлив до целого среднесписочную численность организации за 2009 г., равную 0,97 чел/дн.

Сведения нужно подать не позднее 20 января 2010 г. Предположим, этим займется бухгалтер. Тогда в документ, подписанный руководителем ООО "Коралл", внесем Ф.И.О. бухгалтера, дату заполнения (допустим, 11 января 2010 г.) и реквизиты его доверенности. Напомним, что при сдаче отчета понадобится копия доверенности.

Заполненная форма представлена на с. 68.

--T----------T-T----------------------------------------------------------¬
+--¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦L-- --T-T-T-T-T-T-T-T-T-T-T-¬ ¦
¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦ ИНН ¦0¦0¦7¦7¦0¦5¦8¦2¦4¦9¦1¦6¦ ¦
¦ ¦11100188¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-- ¦
¦ --T-T-T-T-T-T-T-T-¬ --T-T-¬ ¦
¦ КПП ¦7¦7¦0¦5¦0¦1¦0¦0¦1¦ Стр. ¦0¦0¦1¦ ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-- L-+-+-- ¦
¦ ¦
¦ Форма по КНД 1110018¦
¦ ¦
¦ Сведения ¦
¦ о среднесписочной численности работников ¦
¦ за предшествующий календарный год ¦
¦ ¦
¦ Инспекцию ФНС России по г. Москве N 5 --T-T-T-¬¦
¦Представляется в ------------------------------------------ Код ¦7¦7¦0¦5¦¦
¦ (наименование налогового органа) L-+-+-+--¦
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Коралл" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ (полное наименование организации/фамилия, имя, отчество ¦
¦ индивидуального предпринимателя) ¦
¦_________________________________________________________________________¦
¦ ¦
¦ --T-¬ --T-¬ --T-T-T-¬ ¦
¦ Среднесписочная численность по состоянию на ¦0¦1¦=¦0¦1¦=¦2¦0¦1¦0¦ ¦
¦ L-+-- L-+-- L-+-+-+-- ¦
¦ (число, месяц, год) <*> ¦
¦ --T-T-T-T-T-¬ ¦
¦ составляет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1¦ человек ¦
¦ L-+-+-+-+-+-- ¦
¦ ¦
¦ -------------------------------- ¦
¦ <*> В случае представления сведений о среднесписочной численности¦
¦работников за предшествующий календарный год отражается дата -¦
¦1 января текущего года, а в случае создания (реорганизации) организации¦
¦отражается первое число месяца, следующего за месяцем, в котором¦
¦организация была создана (реорганизована). ¦
¦ ¦
+--------------------------------------T----------------------------------+
¦Достоверность и полноту представленных¦Заполняется работником налогового ¦
¦сведений подтверждаю: ¦органа ¦
¦ ¦ ¦
¦Для организации ¦Дата --T-¬ --T-¬ --T-T-T-¬¦
¦ Перышкин Виталий ¦представ- ¦ ¦ ¦=¦ ¦ ¦=¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦ Сергеевич ¦ления L-+-- L-+-- L-+-+-+--¦
¦Руководитель -------------------------¦ ¦
¦ Фамилия, Имя, Отчество ¦ ¦
¦ (полностью) ¦ ¦
¦ ¦Зарегистри---T-T-T-T-T-T-T-T-T-T-¬¦
¦ Перышкин ¦рована ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦Подпись ------------ ¦за N L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--¦
¦ ¦ ¦
¦ М.П. ¦ ¦
¦ --T-¬ --T-¬ --T-T-T-¬ ¦ ¦
¦Дата ¦1¦1¦=¦0¦1¦=¦2¦0¦1¦0¦ ¦ ¦
¦ L-+-- L-+-- L-+-+-+-- ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦Для индивидуального предпринимателя ¦ ¦
¦ ¦________________ _____________ ¦
¦ --T-¬ --T-¬ --T-T-T-¬¦ Фамилия, И.О. Подпись ¦
¦Подпись ___ Дата ¦ ¦ ¦=¦ ¦ ¦=¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦
¦ L-+-- L-+-- L-+-+-+--¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦Представитель ¦ ¦
¦ Кирова Оксана Петровна ¦ ¦
¦--------------------------------------¦ ¦
¦ (полное наименование организации/ ¦ ¦
¦ фамилия, имя, отчество) ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ Кирова ¦ ¦
¦Подпись ---------- ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ М.П. ¦ ¦
¦ --T-¬ --T-¬ --T-T-T-¬ ¦ ¦
¦Дата ¦1¦1¦=¦0¦1¦=¦2¦0¦1¦0¦ ¦ ¦
¦ L-+-- L-+-- L-+-+-+-- ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ доверенность от 14.12.2009 N 31/к ¦ ¦
¦--------------------------------------¦ ¦
¦ (наименование документа, ¦ ¦
¦ подтверждающего полномочия ¦ ¦
¦ представителя, копия прилагается) ¦ ¦
+-¬ ¦ --+
L-+------------------------------------+--------------------------------+--

Н.А.Теплова

Эксперт журнала "Упрощенка"

Генеральный директор является единственным учредителем? выход есть - нужен совет директоров
 
Добровольное соцстрахование в новом формате