Мудрый Экономист

Коммерческая тайна: истребование документов проверяющими органами

"Бухгалтерский учет", 2009, N 23

В отношении информации, составляющей ноу-хау, устанавливается режим коммерческой тайны, что предполагает ограничение доступа к ней.

Какая информация может составлять коммерческую тайну, обязана ли организация раскрывать ее проверяющим органам?

Секретом производства (ноу-хау) признаются сведения любого характера, имеющие действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у них нет свободного доступа на законном основании. В отношении секретов производства обладателем таких сведений вводится режим коммерческой тайны. Исключительное право на секрет производства действует до тех пор, пока сохраняется конфиденциальность сведений, составляющих его содержание. С момента утраты конфиденциальности сведений исключительное право на секрет производства прекращается.

Право на отнесение тех или иных сведений к информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня и состава такой информации принадлежит самой организации.

Проверяющие органы

Функции по контролю и надзору в определенных сферах деятельности по общему правилу возложены на федеральные органы исполнительной власти (службы), хотя некоторыми контрольными функциями наделены и другие органы, например занимающиеся лицензированием отдельных видов деятельности.

Истребовать у организаций информацию, составляющую коммерческую тайну, вправе только тот проверяющий орган, которому такое право предоставлено нормативным актом, регламентирующим его деятельность.

Передача обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, зафиксированной на материальном носителе, органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления в целях выполнения их функций является не правом, а обязанностью.

Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, по мотивированному требованию органа государственной власти, иного государственного органа, органа местного самоуправления представляет им на безвозмездной основе запрашиваемую информацию. Прежде чем исполнять данное требование, организации целесообразно проанализировать его форму и содержание.

Во-первых, соответствующее требование должно быть оформлено письменно. Запросы документов по телефону и т.п. организацию ни к чему не обязывают. Требование о предоставлении информации должно быть оформлено на официальном бланке, иметь исходящий номер и дату отправления. Если запрос отправлен по почте, на конверте должен быть штамп органа, отправившего запрос.

Во-вторых, требование о предоставлении информации должно быть мотивированным, т.е. из его содержания должно явно следовать, по какой причине от организации требуется соответствующая информация.

Требование должно содержать указание цели и правового основания затребования информации, составляющей коммерческую тайну, а также срок предоставления этой информации, если иное не установлено федеральными законами. Причем ссылки на проводимые контрольные мероприятия должны быть сформулированы предельно четко, а требуемая информация определена достаточно конкретно. Запрос информации может быть выполнен только в случае ее необходимости для выполнения проверяющим органом его функций. Объем истребуемых документов должен соответствовать компетенции этого органа, вопросам проверки и т.д.

В-третьих, мотивированное требование должно быть подписано уполномоченным должностным лицом.

Если запрос на предоставление информации, составляющей коммерческую тайну организации, не соответствует всем перечисленным выше требованиям, организация вправе его не исполнять.

Истребование информации, составляющей коммерческую тайну

Информация, составляющая коммерческую тайну, не может быть истребована проверяющими органами без надлежащего правового основания. В общем случае таким основанием является проведение контрольных и надзорных мероприятий, осуществляемых проверяющими органами в рамках своих полномочий.

Конкретная мотивировка истребования информации, составляющей коммерческую тайну, определяется нормами действующего законодательства, регламентирующими деятельность проверяющего органа.

Ответственность за отказ в предоставлении информации, составляющей коммерческую тайну

В случае отказа обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, предоставить ее проверяющему органу орган вправе затребовать ее в судебном порядке. Неисполнение решения суда о предоставлении требуемых сведений является основанием для привлечения виновного лица к уголовной ответственности по ст. 315 УК РФ.

Невыполнение обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, законных требований проверяющих органов о предоставлении им такой информации, а равно воспрепятствование получению должностными лицами этих органов затребованной информации влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Прежде всего речь идет об административной ответственности, установленной ст. 19.7 КоАП РФ. Она наступает за непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), а также за представление в государственный орган (должностному лицу) таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде.

Предусмотрены и специальные нормы о привлечении к ответственности на основании ст. ст. 15.6, 19.7.1, 19.7.2, 19.7.3, 19.8, 19.8.1 КоАП РФ.

Уголовная ответственность за непредставление информации прямо предусмотрена в следующих случаях:

Установлено, что информацию, составляющую коммерческую тайну, строго определенному кругу субъектов следует представлять без каких-либо оговорок.

Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, а также органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, получившие такую информацию, обязаны представить ее по запросу судов, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся у них в производстве, в порядке и на основаниях, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации.

На документах, представляемых проверяющим органам и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф "Коммерческая тайна" с указанием ее обладателя (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения).

Истребование документов, относящихся к коммерческой тайне, налоговыми органами

Здесь имеется ряд особенностей.

Во-первых, налоговыми органами может быть затребована только та информация, которая связана непосредственно с их компетенцией. С обязанностью налоговых органов осуществлять контроль соблюдения законодательства о налогах и сборах тесно связано право требовать документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов (удержания и перечисления). Налоговые органы вправе знакомиться также и с информацией, составляющей коммерческую тайну налогоплательщика (налогового агента, плательщика сборов), в той части, в которой она связана с исчислением и уплатой налогов.

Однако право налоговых органов на запрос информации, составляющей коммерческую тайну, не является безусловным (может быть оспорено налогоплательщиком в судебном порядке). Кроме того, оно ограничено целями осуществления налогового контроля в части документов, связанных с исчислением и уплатой налогов, пеней и штрафов. Это право может быть реализовано исключительно при условии соблюдения требований к форме и содержанию данного запроса, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.

Во-вторых, запрос налоговых органов на предоставление налогоплательщиками информации регламентируется не только общими нормами Закона N 98-ФЗ, но и специальными нормами законодательства о налогах и сборах.

Причем данный запрос может быть адресован как самому обладателю информации, составляющей коммерческую тайну, так и его контрагентам или третьим лицам. Истребовать необходимые для проверки документы у проверяемого лица, а также документы (информацию) о деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) у организации-контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), вправе только должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку.

Истребование документов у контрагентов проверяемого налогоплательщика может проводиться и при рассмотрении материалов налоговой проверки на основании решения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа, в случае назначения дополнительных мероприятий налогового контроля либо вне рамок проведения налоговых проверок.

При истребовании документов налогоплательщику вручается требование о предоставлении документов (информации) от налогового органа, проводящего проверку. Соответственно, у налогового органа должно быть доказательство передачи требования адресату. В ином случае будет считаться, что у организации не возникло обязанности представить документы (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.10.2007 N А19-6037/07-Ф02-6959/07, ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2009 по делу N А56-9704/2008).

Организации-контрагенту проверяемого налогоплательщика или третьему лицу направляется требование о предоставлении документов (информации) от налогового органа по месту нахождения контрагента (третьего лица) в течение пяти (рабочих) дней со дня получения соответствующего поручения. К требованию прилагается копия поручения об истребовании документов (информации) от налогового органа по месту нахождения проверяемого налогоплательщика.

Формы требования о предоставлении документов (информации) и поручения об истребовании документов (информации) утверждены Приказом ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@.

Арбитражная практика позволяет сформулировать ряд дополнительных условий истребования документов налоговыми органами:

  1. перечень и содержание истребуемых документов должны соответствовать целям налогового контроля и иметь непосредственное отношение к исчислению и уплате налогов (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 10.10.2006 N Ф04-6771/2006(27423-А46-29), от 04.05.2008 по делу N А56-30650/2007);
  2. в запросах должно быть указано не только, какие именно документы (с точным указанием их наименования и реквизитов) необходимо представить, но и их количество, отчетный (налоговый) период и по какому налогу (Постановления ФАС Центрального округа от 13.01.2006 N А62-797/2005, ФАС Московского округа от 12.05.2006 N КА-А40/3927-06, от 25.05.2006 N КА-А40/4357-06, от 26.09.2007 N КА-А40/9653-07).

Отсутствие конкретизации документов препятствует привлечению налогоплательщика к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ;

  1. только сам налогоплательщик может знать реквизиты своих документов и точное их количество (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.07.2006 N А33-31096/05-Ф02-3658/06-С1, ФАС Северо-Западного округа от 08.08.2006 по делу N А42-5357/2005);
  2. составление и ведение истребуемых документов должно быть прямо предусмотрено законодательством о налогах и сборах (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 11.11.2008 N Ф03-4463/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 11.09.2006 по делу N А29-10809/2005а).

Привлечение налогоплательщика к ответственности за непредставление документов, составление и ведение которых не предусмотрено действующим законодательством, невозможно ввиду отсутствия вины (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.02.2006 N Ф04-278/2006(19598-А27-15));

  1. могут быть истребованы лишь те документы, которые у организации действительно есть (Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 05.05.2009 по делу N А29-7381/2008, ФАС Западно-Сибирского округа от 13.02.2006 N Ф04-278/2006(19598-А27-15)).

Данный вывод не распространяется на случаи, когда факт умышленного уничтожения документов доказан в установленном действующим законодательством порядке.

Документы представляются в виде копий, заверенных подписью руководителя (его заместителя) организации и (или) иного уполномоченного лица, а также печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Копии документов удостоверяются нотариально только в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Отказ проверяемого лица, а также отказ организации-контрагента проверяемого налогоплательщика или третьего лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговыми правонарушениями и влекут ответственность по ст. ст. 126 и 129.1 НК РФ.

При этом должностное лицо налогового органа, проводящее проверку, производит выемку необходимых документов у проверяемого лица.

Когда организация по требованию налогового органа представляет информацию, составляющую коммерческую тайну, в отношении собственной деятельности, она имеет возможность контролировать соблюдение надлежащего порядка предоставления информации и соответствие объема раскрываемой информации содержанию запроса.

Однако в тех случаях, когда требование о раскрытии информации предъявляется контрагенту или третьему лицу, такой контроль в полном объеме невозможен. Частично элементы такого контроля могут быть возложены на контрагентов организации.

Для этого следует уведомить своих контрагентов относительно информации, в отношении которой она ввела режим коммерческой тайны. Необходимо оговорить порядок взаимодействия в случае получения запросов от уполномоченных органов в части предоставления информации, составляющей коммерческую тайну. С этой целью в соответствующих гражданско-правовых договорах с контрагентами может быть предусмотрен специальный раздел либо заключено отдельное соглашение.

Ответственность за разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, проверяющими органами

Органы государственной власти (иные государственные органы, органы местного самоуправления) обязаны создать условия, обеспечивающие охрану конфиденциальности информации, представленной им организациями. Должностные лица этих органов без согласия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, не вправе разглашать или передавать другим лицам, органам власти ставшую известной информацию, составляющую коммерческую тайну, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Кроме того, они также не вправе использовать информацию, составляющую коммерческую тайну организации, в корыстных или иных личных целях.

В случае нарушения ими конфиденциальности информации эти лица несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации. Причем наличие грифа "Коммерческая тайна" на представленных должностным лицам уполномоченных органов документах является достаточным основанием для вывода о том, что должностное лицо, получившее информацию, знало о ее особом правовом режиме.

Лицо, получившее доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей подлежит привлечению к ответственности за разглашение информации с ограниченным доступом по ст. 13.14 КоАП РФ.

За недобросовестную конкуренцию, которая выражается в форме незаконного получения, использования, разглашения информации, составляющей коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну, виновное лицо может быть привлечено к ответственности по ст. 14.33 КоАП РФ.

Лицо, которому коммерческая тайна была доверена или стала известна по службе или работе, виновное в незаконном разглашении или использовании сведений, составляющих коммерческую тайну, без согласия их владельца, может быть привлечено к уголовной ответственности по ч. 2 ст. 183 УК РФ.

Гражданско-правовую ответственность за разглашение или незаконное использование информации, составляющей коммерческую тайну организации, должностными лицами уполномоченных органов, которым эта информация стала известна, несут органы власти, получившие доступ к данной информации.

Возмещение причиненных убытков будет произведено из средств казны публично-правового образования (Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования), органы которого совершили данное нарушение.

Если указанные действия повлекли причинение ущерба налогоплательщику, на налоговые и таможенные органы в соответствии с п. 1 ст. 35 НК РФ возлагается обязанность возместить этот ущерб.

Я.И.Устинова

Аудитор

Операции, облагаемые НДС по "нулевой" ставке
 
Некоторые практические аспекты формирования учетной политики для целей бухгалтерского и налогового учета