Мудрый Экономист

Путевые листы - гарантия учета стоимости топлива в "прибыльных" расходах

"Главная книга", 2009, N 21

Налоговики при выездных проверках расходов на автотранспорт всегда обращают внимание на правильность заполнения путевых листов. И если в них есть какие-либо изъяны, отказывают в признании затрат на топливо при исчислении налога на прибыль. Чтобы помочь вам избежать этих проблем, мы обобщили наиболее часто встречающиеся вопросы, связанные с оформлением путевых листов. Ведь кто предупрежден, тот вооружен.

Вопрос: Наша организация не занимается перевозками. Мы используем принадлежащий нам легковой автомобиль для нужд компании, например для поездок директора на переговоры, бухгалтера - в банк, завхоза - за канцелярскими и хозяйственными товарами для организации. По какой форме мы должны оформлять путевой лист - по форме, утвержденной Госкомстатом или Минтрансом? Или мы можем разработать свою форму?

Ответ: Свою форму путевого листа вы, конечно, можете разработать. С тем, что нетранспортным организациям для учета расходов на ГСМ можно использовать самостоятельно разработанные формы путевых листов, долгое время соглашались и налоговики, и Минфин, и суды <1>. Как они указывали, главное, чтобы путевые листы содержали все необходимые для первичного документа реквизиты <2>.

Вместе с тем недавно Минфин России разъяснил, что одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, является путевой лист, содержащий Обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России <3>. Однако из этого разъяснения неясно, считает ли Минфин минтрансовский путевой лист единственно возможным документом, подтверждающим расходы на топливо, или все же можно использовать самостоятельно разработанный путевой лист. Вот что нам дополнительно разъяснили в Минфине.

Из авторитетных источников

Буланцева Валентина Александровна, начальник отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России, заслуженный экономист Российской Федерации

"Для того чтобы расходы, подтверждаемые путевым листом, были приняты для целей налогообложения прибыли, этот лист должен содержать Обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152. При этом сама форма путевого листа может быть любой. То есть организация, разрабатывая эту форму, может добавить какие-то дополнительные реквизиты. А вот убрать или не заполнять (оставить эту графу пустой) какой-либо из утвержденных Минтрансом обязательных реквизитов нельзя".

Однако заполнение путевых листов по минтрансовской форме - довольно проблематично. Ведь придется отражать некоторые реквизиты, заполнить которые обычным (нетранспортным) организациям сложно, к примеру, такой реквизит, как предрейсовый и послерейсовый медосмотры водителя <4>.

Налоговые органы свою позицию по этому вопросу пока не высказали, даже неофициально.

Однако из нормативных документов, утверждающих минтрансовскую и госкомстатовскую формы листов, следует, что они были разработаны для организаций, использующих автотранспорт при оказании услуг по перевозке грузов, пассажиров и багажа <5>. То есть вы не обязаны применять именно их при использовании автотранспорта для внутренних нужд (для перевозки своих грузов, поездок работников и др.).

В любом случае форму путевого листа, которую вы будете применять (унифицированную госкомстатовскую или разработанную на основе приказа Минтранса или Госкомстата), надо утвердить приказом руководителя в качестве приложения к учетной политике. И тогда она будет для вас первичным документом, подтверждающим расходы на топливо <6>.

Вопрос: В нашей организации была выездная проверка, и налоговики "сняли" с налоговых расходов затраты на приобретение топлива как необоснованные, так как в путевых листах не указывался конкретный маршрут, а формулировка "по городу" их не устроила. Правильно ли это?

Ответ: Действительно, налоговые органы и Минфин России считают, что если в путевом листе не указан маршрут следования (адреса, откуда и куда ездили на автомобиле), то использование автомобиля в служебных целях не доказано. Поэтому такой путевой лист не подтверждает расходы на приобретение топлива <7>. Причем некоторые суды разделяют позицию контролирующих органов <8>.

В то же время есть суды, которые считают, что такой реквизит, как маршрут движения (следования) автомобиля, не является обязательным. Поэтому его отсутствие в путевом листе - не основание для признания расходов документально не подтвержденными <9>.

К сожалению, в вашей ситуации доказывать правомерность учета затрат на топливо в уменьшение прибыльной налоговой базы вам неизбежно придется в суде. Поэтому на будущее советуем вам все-таки указывать адрес в путевом листе. Так вы сэкономите не только деньги, но и время и нервы.

Вопрос: Мы арендуем автомобиль у директора и учитываем в расходах стоимость топлива. Машина делает большое количество поездок по Москве в рабочие дни, а в выходные дни используется директором в личных целях. При этом мы при расчете налога на прибыль расходы на бензин списываем по нормам - 9 литров на 100 км пробега. Можно ли путевой лист оформлять за период с понедельника по пятницу?

Ответ: Да, можно. Независимо от того, используете ли вы форму путевого листа, разработанную самостоятельно (в том числе содержащую обязательные минтрансовские реквизиты), или нет, путевой лист вы вправе составлять на любой срок - от 1 дня до месяца (поскольку месяц является отчетным периодом в бухгалтерском учете <10>). Главное, чтобы на его основании можно было понять, куда ездила машина <11>.

Так как вы списываете бензин по нормам, в оформляемом вами путевом листе нужно фиксировать данные о пробеге, местах следования автомобиля и количестве и стоимости приобретенного бензина.

Для того чтобы исключить из расчета пробег машины, когда директор использовал ее в личных целях, вы должны снимать показания одометра:

Когда вы будете знать пробег машины за неделю (месяц), вы сможете посчитать стоимость бензина, учитываемую в расходах для целей налогообложения прибыли. Для этого вашу норму расхода бензина вы умножите на пробег. Конечно, помимо путевых листов, вам надо иметь еще и кассовые чеки АЗС, подтверждающие затраты на приобретение бензина <12>.

Вопрос: Я предприниматель на "упрощенке", плачу 6% доходов. У меня есть наемные водители, и мы перевозим разные грузы на "Газелях". Мне очень не хочется заморачиваться с выпиской путевых листов, особенно с подписями медиков. Так как я не обязан вести учет расходов, могу ли я не выписывать путевые листы?

Ответ: Конечно, как "упрощенец" с объектом налогообложения "доходы", вы можете не отражать в графе 5 Книги учета доходов и расходов расходы, возникающие у вас при ведении деятельности, и документально не подтверждать их в целях исчисления налога при УСНО <13>.

Но путевые листы нужны не только для подтверждения расходов на топливо в целях налогообложения.

Дело в том, что Уставом автомобильного транспорта запрещено перевозить пассажиров, багаж, грузы без оформления путевых листов. И поскольку вы занимаетесь грузоперевозками, то вы обязаны составлять путевые листы с Обязательными реквизитами, утвержденными Минтрансом <14>.

А указание в путевом листе данных о прохождении водителями медосмотра диктуется нормой Закона о безопасности дорожного движения <15>. Но оштрафовать вас за отсутствие таких отметок не смогут. Потому что к административной ответственности за несвоевременное прохождение водителями медицинского осмотра привлекают только по ст. 14.1 КоАП РФ - за ведение деятельности с нарушением условий, предусмотренных специальным разрешением (лицензией). А деятельность по перевозкам грузов не лицензируется <16>.

Так что максимум, что вам грозит, - это 100-рублевый штраф, наложенный на водителя за управление автомобилем без путевого листа, если инспектор ГИБДД попросит его предъявить <17>.

Также путевые листы вам могут пригодиться:

(или) для контроля за водителями. Например, по пройденному машиной километражу вы можете судить о том, ездил он только к клиентам или еще "катался" по своим личным делам;

(или) для документального подтверждения расходов на топливо, если вы "слетите" с "упрощенки". Ведь в этом случае вам надо будет пересчитать налоги в соответствии с общим режимом налогообложения. А если у вас не будет путевых листов, подтверждающих производственный характер поездок (а также чеков АЗС, свидетельствующих о приобретении топлива), то затраты на бензин вы не сможете учесть в составе профессиональных вычетов при исчислении НДФЛ <18>.

Вопрос: У нас маленькая фирмочка. Арендовали авто у директора, он сам ездит на нем на переговоры. Иногда ездим на нем в банк и еще по делам компании. Таких должностей, как диспетчер-нарядчик, механик, водитель, которые указаны в госкомстатовской форме путевого листа, у нас в штате нет. Может ли налоговая инспекция не принять затраты на бензин, если в путевом листе у нас не будет подписей этих лиц? И вообще, какие реквизиты в путевом листе налоговики будут смотреть, чтобы понять, правильно ли списывается стоимость топлива на расходы при исчислении налога на прибыль?

Ответ: Налоговики однозначно не примут затраты на приобретение бензина, если в путевом листе не будет следующих реквизитов:

Ведь без этих данных они не смогут ни посчитать расход бензина, учитываемый при исчислении налога на прибыль (чеки АЗС подтверждают лишь приобретение бензина, но не его расход), ни сделать вывод о производственном характере поездки.

Ну и конечно, в путевом листе надо указать данные о вашей организации и эксплуатируемом автомобиле.

Если вы будете использовать госкомстатовскую форму, в которой не будут проставлены подписи лиц, указанных в ней, но отсутствующих в штате, проверяющие, конечно, могут не принять затраты на бензин, ссылаясь на то, что раз вы используете госкомстатовскую форму, то обязаны заполнять все указанные в ней реквизиты. А раз реквизиты заполнены не все, то и путевой лист не подтверждает расходы на бензин. Тогда вам придется доказывать свою правоту уже в суде.

Вместе с тем, насколько мы поняли, ваша организация не является автотранспортной. А значит, госкомстатовские формы путевых листов для вас необязательны. Поэтому, чтобы у налоговой инспекции не возникало лишних вопросов, вам лучше разработать свою собственную форму путевого листа. При этом за основу вы можете взять госкомстатовскую, убрать из нее ненужные вам реквизиты и утвердить ее приказом руководителя <19>.

Вопрос о том, кто будет подписывать путевой лист, решает руководитель. Его может подписывать как сам водитель, так и другие лица (для дополнительного контроля за водителем), например:

(или) начальник административно-хозяйственного отдела;

(или) главный бухгалтер;

(или) руководитель.

В вашей ситуации руководитель может назначить контролирующим водителя лицом главного бухгалтера. Форма путевого листа может выглядеть, например, так.

                                                     Приложение
к Приказу об учетной
политике на 2009 г.
от 31.12.2008 N 100
Утверждаю
Баранкин
----------------------
Директор Баранкин П.И.
5
Путевой лист легкового автомобиля N -
сентябрь
за -------- 2009 г.
(месяц)
ООО "Юпитер", г. Москва, ул. Кетчерская, д. 7,
тел. (495) 375-43-21
Организация -----------------------------------------------------------
(наименование, адрес, номер телефона)
Hyundai Tucson К 985 ВМ 177
Автомобиль ------------------------------------------------------------
(марка, государственный номер)
--------------T---------T-------------T---------------T----------------T------T--------------------T---------¬
¦ Дни ¦ Ф.И.О. ¦ N ¦ Маршрут ¦ Показания ¦ Общий¦ Приобретенные ГСМ ¦ Подпись ¦
¦использования¦работника¦водительского¦ следования ¦ одометра (км), ¦пробег+----------T---------+работника¦
¦ автомобиля ¦ ¦удостоверения¦ ¦ время (ч, мин) ¦ (км) ¦ Вид, ¦Стоимость¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ +-------T--------+ ¦количество¦ (руб.) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ выезда¦возврата¦ ¦ (л) ¦ ¦ ¦
+-------------+---------+-------------+---------------+-------+--------+------+----------+---------+---------+
¦04.09.2009 ¦Баранкин ¦77 МТ ¦г. Москва, ¦034100,¦034106, ¦ 6 ¦Бензин ¦ 968¦Баранкин ¦
¦ ¦П.И. ¦N 123456 ¦ул. Кетчерская,¦9.00 ¦13.00 ¦ ¦АИ-92, 40 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦д. 7 - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ш. Энтузиастов,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦д. 14 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦(Лефортовское ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ОСБ N 6901) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------+---------+-------------+---------------+-------+--------+------+----------+---------+----------
--------------T---------T-------------T---------------T-------T--------T------T----------T---------T---------¬
¦30.09.2009 ¦Баранкин ¦77 МТ ¦г. Москва, ¦034431,¦034441, ¦ 10 ¦Бензин ¦ 239¦Баранкин ¦
¦ ¦П.И. ¦N 123456 ¦ул. Кетчерская,¦14.20 ¦17.40 ¦ ¦АИ-92, 10 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦д. 7 - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Лубянский ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦проезд, д. 19, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦стр. 1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦(Дизайн-бюро ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦"Ларсон Центр")¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+---------+-------------+---------------+-------+--------+------+----------+---------+---------+
¦Итого за месяц ¦ 341 ¦55 ¦ 1350¦ X ¦
L----------------------------------------------------------------------+------+----------+---------+----------
Правдина Н.А. Правдина
Главный бухгалтер --------------------------------- -------------------
Ф.И.О. (подпись)
<1> Письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129; Письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 14.11.2006 N 20-12/100253; Постановления ФАС СЗО от 26.06.2009 по делу N А56-20450/2008; ФАС МО от 13.11.2008 N КА-А41/10639-08; ФАС ВВО от 23.04.2007 по делу N А28-7048/2006-250/21; ФАС УО от 06.07.2009 N Ф09-4565/09-С3.
<2> Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
<3> Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161.
<4> Подпункт 2 п. 7, п. 16 Обязательных реквизитов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.
<5> Пункт 2 Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 N 78; п. п. 1, 2 Обязательных реквизитов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152; ч. 1, 2 ст. 1, ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта".
<6> Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ; ст. 313 НК РФ; п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н.
<7> Пункт 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129; Письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2.
<8> Постановления ФАС ЦО от 18.04.2008 по делу N А36-3124/2006; ФАС ВВО от 12.03.2008 по делу N А82-1453/2007-37.
<9> Постановления ФАС СЗО от 06.07.2009 по делу N А56-50333/2008; ФАС УО от 05.03.2008 N Ф09-1053/08-С3; Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2009 N 09АП-14006/2009-АК.
<10> Пункт 3 ст. 14 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ; п. 29 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н; п. 10 Обязательных реквизитов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.
<11> Письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23.
<12> Пункт 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
<13> Статья 346.14, п. 1 ст. 346.18, ст. 346.24 НК РФ; п. 2.5 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов, утв. Приказом Минфина России от 31.12.2008 N 154н; Письмо Минфина России от 01.09.2006 N 03-11-04/2/181.
<14> Статьи 1, 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ; Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152.
<15> Пункт 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ.
<16> Пункт 1 ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности".
<17> Часть 2 ст. 12.3, ч. 1, п. п. 5, 6 ч. 2 ст. 23.3, ч. 1 ст. 28.3 КоАП РФ; п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв. Постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090.
<18> Пункт 4 ст. 346.13, п. 3 ст. 346.11, п. 1 ст. 221, п. п. 1, 2 ст. 252 НК РФ.
<19> Пункт 4 ПБУ 1/2008; п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ; ст. 313 НК РФ.

Е.А.Шаронова

Экономист

Расчетный счет: "заморозка" и "оттепель"
 
Отходы производства: "вторая жизнь" и дополнительный доход