Мудрый Экономист

Расчет нормативной численности службы доу (на примере ООО "балаковские минеральные удобрения")

"Делопроизводство", 2009, N 4

По штатному расписанию в службе ДОУ числится 16 штатных единиц. Шесть из них - секретари-референты - функционально осуществляют работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителей.

Зная объем документов, обработанных службой ДОУ ООО "БМУ" за 2008 г. (см. табл. 1), и используя Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, можно рассчитать штатную численность службы ДОУ. Для этого произведем расчет нормативной численности на работы по документационному обеспечению управления.

Таблица 1

Объем документов, обработанных службой ДОУ за 2008 г.

 N 
п/п
               Наименование работы               
     Количество    
документов
1  
Получение и регистрация входящей корреспонденции,
полученной по почтовой связи
       21 300      
2  
Получение и регистрация входящей корреспонденции,
полученной по факсимильной связи
       14 346      
3  
Регистрация и отправка корреспонденции           
по почтовой связи
       25 334      
4  
Регистрация и отправка корреспонденции           
по факсимильной связи
       12 306      
5  
Регистрация и рассылка внутренних документов     
       20 608      
6  
Выполнение машинописных работ                    
       46 200      
7  
Выполнение архивных работ                        
        2 473      
8  
Выполнение копировально-множительных работ       
      545 735      

Для расчета явочной численности службы ДОУ определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

Тн = Нвр x Vi,

где Нвр - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, ч;

Vi - объем конкретного вида работы, выполняемой за год (устанавливается по данным оперативного учета).

Норма времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативного времени и определяется по формуле:

Нвр = Н x К,

где Нвр - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;

Н - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, ч;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, % оперативного времени. По результатам анализа карт фотографии и самофотографии рабочего времени работников К принимается равным 1,1.

Годовая трудоемкость ненормируемых работ Тн.н. в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполненных работ по формуле:

Тн.н. = Тjн.н. x Vj,

где Тjн.н. - годовая трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида;

Vj - годовой объем ненормируемых видов работ.

Общая годовая трудоемкость То работ рассчитывается по формуле:

То = Тн + Тн.н.

Явочная численность работников Чяв определяется по формуле:

          Тн + Тн.н.   То
Чяв = ---------- = --,
Фп Фп

где Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (в 2008 г. принимается равным 1993) <1>.

<1> Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995. С. 4.

Таблица 2

Расчет трудоемкости работников канцелярии по видам работ, выполненных в 2008 г.

 N 
п/п
 Вид выполняемой работы
     N    
норматива
  Ед. 
изм.
объема
работ
 Объем 
работы
за год
Норматив
времени
  Затраты 
времени
1  
Автоматизированное     
ведение по номенклатуре
дел организации
3.1.1.3
  200 
    450
  40    
   90     
2  
Обработка поступающей  
корреспонденции
3.1.2.1
   10 
 21 300
   0,65 
1 384,5   
3  
Обработка документов,  
поступающих по факсу
3.1.2.2
    1 
 14 346
   0,15 
2 151,9   
4  
Обработка отправляемых 
документов
3.1.2.5
   10 
 25 334
   0,18 
  456,012 
5  
Обработка документов,  
отправляемых по факсу
3.1.2.6
    1 
 12 306
   0,03 
  369,18  
6  
Оформление             
командировочных
удостоверений
3.1.2.8
    1 
    786
   0,1  
   78,6   
7  
Автоматизированная     
регистрация поступающих
документов
3.1.2.9
   10 
  5 300
   0,4  
  212     
8  
Ведение электронной    
базы локальных
нормативных документов
3.1.2.10
   10 
    450
   0,78 
   35,1   
9  
Ведение электронной    
базы Табель и Альбом
форм документов
3.1.2.10
   10 
  2 500
   0,78 
  195     
10 
Автоматизированная     
регистрация документов,
создаваемых для
внутреннего пользования
3.1.2.10
   10 
 20 608
   0,78 
1 607,424 
11 
Автоматизированная     
регистрация
отправляемых
инициативных документов
3.1.2.12
   10 
 20 608
   0,35 
  721,28  
12 
Автоматизированный учет
количества отправляемых
внутренних документов
3.1.2.14
  100 
 16 455
   0,04 
    6,582 
13 
Автоматизированный учет
количества отправляемых
документов
3.1.2.14
  100 
 25 334
   0,04 
   10,1336
14 
Автоматизированный учет
количества поступающих
документов
3.1.2.15
  100 
 21 300
   0,05 
   10,65  
15 
Автоматизированный учет
объема документооборота
предприятия
3.1.2.16
  100 
 88 302
   0,09 
   79,4718
16 
Автоматизированный     
контроль исполнения
документов
3.1.3.3
   10 
  5 600
   0,75 
  420     
17 
Передача дел в архив   
организации
структурного
подразделения
3.1.5.8
   10 
    650
   3,25 
  211,25  
18 
Проведение проверки    
организации работы
с документами
в структурных
подразделениях
предприятия
3.2.6.1
    1 
     60
  19,6  
1 176     
19 
Устное консультирование
работников организации
3.2.6.3
    1 
     60
   1,2  
   72     
Итого:                                                        
9 287,08  

Тн = 9287,08 x 1,1 = 10 215,79 чел.-ч.

Тн - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, - 10 215,79 чел.-ч;

Тн.н. - трудоемкость работ, не предусмотренных сборником, - 350 чел.-ч (определена экспертным путем);

Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (в 2008 г. равен 1993):

          10 215,79 + 350
Чяв = --------------- = 5,3 ~= 5 чел.
1993

Так как общими обязанностями инспекторов ОДОУ является производство копировально-множительных работ, произведем расчет нормативной численности на данный вид работ.

Расчет нормативной численности на работы по копированию и оперативному размножению документов.

Количество изготовленных копий, шт. - 545 735 шт. - 2206 копий в день.

Паспортная производительность множительного аппарата, копий в минуту соответствующего формата, - 28 копий в мин.

На основе хронометража: 114 копий - 15 мин.

15 / 114 = 0,13 - время, затраченное на изготовление 1 копии, включая время на обслуживание аппарата и вспомогательные работы.

120 / 462 = 0,26 - время, затраченное на отдых и технический перерыв.

0,13 x 1,26 = 0,1638 - время, затрачиваемое на изготовление 1 копии, включая время на обслуживание аппарата и вспомогательные работы, а также отдых и технический перерыв;

2206 x 0,1638 = 361,3;

361,3 / 492 = 0,73 чел. ~= 1 чел. <2>.

<2> Расчет производился на основании Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по копированию и оперативному размножению документов, разработанных центральным бюро нормативов по труду. М., 1992.

Итого:

Чяв канцелярии = 5 + 1 = 6 чел.

При подсчете объема документооборота предприятия учитываются машинописные работы. Произведем расчет численности работников сектора машинописных работ.

Таблица 3

Расчет трудоемкости работников сектора машинописных работ

 N 
п/п
 Вид выполняемой работы
     N    
норматива
  Ед. 
изм.
объема
работ
 Объем 
работы
за год
Норматив
времени
  Затраты 
времени
1  
Выполнение             
машинописных работ
3.1.2.10
10    
46 200 
0,78    
3 603,6   

Тн = 3603,6 x 1,1 = 3963,96 чел.-ч.

Тн - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, - 3963,96 чел.-ч;

Тн.н. - трудоемкость работ, не предусмотренных сборником, - 200 чел.-ч (определена экспертным путем);

Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (в 2008 г. равен 1993):

          3963,6 + 200
Чяв = ------------ = 2,08 ~= 2 чел.
1993

Тн = 4144,36 x 1,1 = 4558,796 чел.-ч.

Тн - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, - 4558,796 чел.-ч;

Тн.н. - трудоемкость работ, не предусмотренных сборником, - 50 чел.-ч (определена экспертным путем);

Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (в 2008 г. равен 1993):

          4558,796 + 50
Чяв = ------------- = 2,31 ~= 2 чел.
1993

Таблица 4

Расчет трудоемкости работников архива по видам работ, выполненных в 2008 г.

 N 
п/п
 Вид выполняемой работы
     N    
норматива
  Ед. 
изм.
объема
работ
 Объем 
работы
за год
Норматив
времени
  Затраты 
времени
1  
Тематическое выявление 
и подготовка
информационного
документа
3.2.4.2
   1  
   12  
 127    
 1 524    
2  
Выдача дел во          
временное пользование
3.2.4.3
  10  
  440  
   2,9  
   127,6  
3  
Исполнение запросов    
социально-правового
характера
3.2.4.5
   1  
  830  
   2,42 
 2 008,6  
4  
Проведение проверки    
организации работы
с документами
в структурных
подразделениях
предприятия
3.2.6.1
   1  
    5  
  19,6  
    98    
5  
Устное                 
консультирование
работников организации
3.2.6.3
   1  
    2  
   1,2  
     2,4  
6  
Прием дел в архив      
из структурного
подразделения
3.2.7.1
  10  
  441  
   3,6  
   158,76 
7  
Подшивка документов    
в дело
3.2.9.3
   1  
  750  
   0,3  
   225    
Итого:                                                        
 4 144,36 

Согласно вышепроизведенным расчетам определяем нормативную численность на работы по документационному обеспечению управления, которая складывается из явочной численности работников канцелярии, участка копировально-множительных работ, участка машинописных работ и архива предприятия:

ЧявОДОУ = Чявканцелярии + Чявкмр + Чявмпр + Чявархив.

ЧявОДОУ = 5 + 1 + 2 + 2 = 10 чел.

Помимо явочной (нормативной) численности, проведем расчет списочной численности работников, которая учитывает потери полезного фонда рабочего времени по причинам отпуска очередного и дополнительного, отпуска в связи с беременностью и родами (по данным за истекший год), болезней, а также потерь времени, связанных с использованием рабочего времени для выполнения государственных или других обязанностей (участие в конференциях, учебе, в суде и т.п.).

Списочная численность работников определяется по формуле:

Чсп = Чяв + Ксп,

где Чсп - списочная численность работников, чел.;

Чяв - явочное число работников, чел.;

Ксп - коэффициент списочного состава.

Коэффициент списочного состава получается от деления полезного фонда рабочего времени на фактическое число рабочих дней по плановому балансу рабочего времени.

Коэффициент определяется по формуле:

            Фп
Ксп = ------,
Фп - А

где Фп - полезный фонд рабочего времени, ч;

А - количество нерабочих дней в году, приходящихся на одного работника, ч.

Ежегодный отпуск каждого сотрудника ОДОУ составляет 28 календарных дней, умножим на 8 часов, получается 224 часа. На остальные нерабочие дни приходится примерно 240 часов.

А = 224 + 240 = 464 ч.

             1993
Ксп = ---------- = 1,3 чел.
1993 - 464

Чсп = 10 + 1,3 = 11,3 ~= 11 чел.

Из данного расчета можно сделать вывод, что для обеспечения эффективного выполнения всего объема работ по документационному обеспечению управления необходимо 11 человек, с учетом всех потерь времени (планируемых и незапланированных) в течение года.

Е.А.Плешкевич

РГГУ

г. Саратов

Е.А.Четверикова

РГГУ

г. Саратов