Мудрый Экономист

Документооборот при перевозках

"Советник бухгалтера", 2009, N 10

Строительные материалы, конструкции, оборудование, топливо, специальные инструменты и прочие активы, без которых невозможно осуществление строительного производства, как правило, завозятся на строительные объекты и строительные площадки автомобильным транспортом.

Автотранспортные организации, специализирующиеся на перевозках грузов, а также другие организации, осуществляющие деятельность в различных отраслях экономики, в том числе и строительные организации, использующие автотранспортные средства, работу автомобилей должны оформлять документально.

Для перевозки строительных материалов используются грузовые автомобили и специализированные транспортные средства на автомобильном ходу. В данной статье мы рассмотрим, какими документами оформляется работа таких транспортных средств, а также расскажем о товарно-транспортной накладной, которая предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Начнем с того, что все организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, обязаны выполнять требования Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Основой ведения бухгалтерского учета является документальное подтверждение любой хозяйственной операции, проводимой организацией в ходе осуществления своей деятельности. Оправдательные документы, на основании которых операции отражаются в учете, носят название первичных учетных документов. Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если же альбомы не содержат форм для оформления каких-либо хозяйственных операций, организации могут использовать самостоятельно разработанные формы, соблюдая обязательные реквизиты, перечень которых содержит ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78) утверждены формы документов по учету работ в автомобильном транспорте.

Для документального оформления перевозки строительных материалов могут использоваться следующие формы документов:

Прежде чем кратко рассказать о каждой из перечисленных выше унифицированных форм, напомним, что Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Устав) регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом. Согласно ст. 2 Устава путевой лист является документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства, а также водителя.

Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152) утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, которые должны применять юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие, в частности, грузовые автомобили (п. 2 Приказа N 152).

Отдельные моменты заполнения путевых листов

Путевой лист, согласно п. 10 Приказа N 152, оформляется на один день или на срок, не превышающий один месяц. До введения в действие Приказа N 152 возникало немало споров по поводу того, с какой периодичностью следует составлять путевые листы. Теперь же основания для возникновения подобных споров исчерпаны, поскольку путевку разрешено составлять на срок, не превышающий один месяц.

Если в течение срока действия путевого листа автомобиль используется посменно несколькими водителями, то п. 11 Приказа N 152 допускает оформление на один автомобиль нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Каждая из форм путевых листов содержит раздел "Движение горючего". Заполнение этого раздела производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов, на что обращено внимание в Письме Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 "О путевых листах". Соответственно, и расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега. Нормируемый расход горюче-смазочных материалов определяется в соответствии с Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Следует также напомнить читателям о том, что в целях обеспечения безопасности дорожного движения в каждой организации независимо от формы собственности, имеющей и использующей автотранспорт, должен проводиться предрейсовый медицинский осмотр водителей. Предрейсовые медосмотры проводятся как на базе организации, так и в условиях медицинского учреждения перед началом рабочей смены водителей. Водители должны являться на предрейсовый медосмотр с путевым листом. Если водитель допущен к рейсу, в путевом листе ставится штамп "Прошел рейсовый медицинский осмотр". В штампе должны быть указаны дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Порядок проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей приведен в Письме Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32.

Путевой лист специального автомобиля (форма N 3 спец.)

Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков. К специальным автомобилям относятся автомобили, предназначенные для выполнения специальных функций и оснащенные специальным оборудованием для выполнения этих функций (автокраны, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными установками и так далее).

Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или иным уполномоченным на это лицом и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего полученного им путевого листа.

Раздел "Результат работы автомобиля" заполняют лица, ответственные за эту работу. Раздел "Особые отметки" должен содержать сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", сведения о сопровождающих лицах и тому подобное.

Путевой лист формы N 3 спец. содержит отрывные талоны, заполняемые организацией, которой принадлежит специальный автомобиль, и служащие основанием для предъявления счета заказчику. В Указаниях по заполнению и применению форм, содержащихся в Постановлении N 78, отмечено, что путевой лист специального автомобиля действителен только на один день (смену).

Путевой лист грузового автомобиля (формы N N 4-С и 4-П)

Указанные формы отличаются тем, что форма N 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок строительных материалов при условии оплаты работы грузового автомобиля по сдельным расценкам, а форма N 4-П (повременная) - при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу.

Заполнение путевого листа до выдачи его водителю осуществляется диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельцы грузового автомобиля и заказчики. Как форма N 4-П, так и форма N 4-С выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

Форма N 4-П (повременная) рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Форма содержит два отрывных талона. Лицевая сторона талона заполняется в организации - владельце грузового автомобиля, а оборотная заполняется заказчиком. Отрывные талоны служат основанием для предъявления организацией - владельцем грузового автомобиля счета заказчику и предъявляются ему вместе со счетом.

Прежде чем предъявить заказчику счет и отрывной талон, данные из него переносятся в путевой лист, который остается в организации - владельце грузового автомобиля. Выше линии отреза талонов оборотная сторона унифицированной формы N 4-П содержит таблицы, в которых повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика, служащие основанием для учета работы автомобиля в течение дня.

При использовании грузового автомобиля для перевозки товарно-материальных ценностей в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов, один экземпляр каждого из которых прилагается к путевому листу.

Путевые листы оформляются в одном экземпляре диспетчером или иным уполномоченным лицом и выдаются на руки водителю при условии сдачи предыдущего полученного им путевого листа. Затем соответствующие строки путевого листа заполняются механиком и водителем, после чего водитель приступает к работе. Если грузовой или специальный автомобиль используется для перевозки грузов по заказу, заказчик также заполняет путевой лист, вписывая в него сведения о выполнении заказа. По окончании работы водитель указывает в путевом листе сведения о расходе горючего и оформленный путевой лист сдается диспетчеру, который проверяет правильность его заполнения.

Как правило, путевые листы передаются в бухгалтерию организации по реестру, который составляется диспетчером. В таком реестре указываются номера путевых листов, дата их получения и сдачи водителем, а также иные сведения. Унифицированной формы реестра нет, поэтому организация может разработать такой документ самостоятельно. Использование форм документов, разработанных самостоятельно, должно быть предусмотрено приказом по учетной политике организации, образцы форм помещаются в приложении к приказу.

Товарно-транспортная накладная

И, завершая статью, поговорим о товарно-транспортной накладной. Как мы отметили в самом начале статьи, строительные материалы завозятся на строительные площадки и строительные объекты автомобильным транспортом. Чаще всего споры между организациями и сотрудниками налоговых органов возникают по поводу применения товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т) по товарам, доставленным в организацию автомобильным транспортом. Причем не важно, кем доставлены товары в организацию - самим покупателем, поставщиком своими силами или силами специализированной автотранспортной организации.

Установив при проверках факты доставки грузов автомобильным транспортом, сотрудники налоговых органов требуют от налогоплательщиков представления товарно-транспортных накладных (далее - ТТН). При отсутствии таковых отказывают в вычете сумм налога на добавленную стоимость. Это в свою очередь ведет к пересчету налогов и привлечению к ответственности в соответствии со ст. ст. 120, 122 и 126 НК РФ. Многие организации во избежание судебных разбирательств соглашаются с мнением налоговиков, но некоторые обращаются в суд.

Следует отметить, что подавляющее число судебных решений арбитры выносят в пользу налогоплательщиков. Так, например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2008 по делу N А42-6159/2007 суд признал неправомерным требование налогового органа о наличии ТТН у налогоплательщика, так как общество не заключало договор на перевозку груза с транспортной организацией.

В Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.02.2008 N А19-9946/07-18-Ф02-391/08 по делу N А19-9946/07-18 судьи отметили, что факт принятия товара к учету подтверждается товарной накладной формы N ТОРГ-12, а отсутствие ТТН не имеет правового значения.

Аналогичные решения содержат Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.08.2007 N А19-25531/06-44-Ф02-3959/07 по делу N А19-25531/06-44, ФАС Волго-Вятского округа от 21.03.2008 по делу N А11-2713/2007-К2-18/162 и другие. Тем не менее есть судебные решения, когда арбитры считают правильной позицию налоговиков. Например, в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 06.02.2008 N Ф04-769/2008(194-А03-25) по делу N А03-7206/07-21 суд посчитал, что требование о наличии ТТН со стороны налогового органа является обоснованным. В подтверждение своего решения суд сослался на п. 1.2 Постановления Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, в соответствии с которым товарная накладная N ТОРГ-12 среди прочих обязательных реквизитов должна содержать сведения о транспортной накладной (ее номере и дате).

По мнению автора, такая точка зрения не совсем отвечает нормам действующего законодательства, и вот почему.

Унифицированная форма Товарно-транспортной накладной N 1-Т утверждена Постановлением Госкомстата России N 78, причем названным документом утверждена не только форма, но и Указания по ее применению и заполнению, в соответствии с которыми ТТН предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. О том, что ТТН служит для учета транспортной работы и расчетов заказчиков с перевозчиком за оказанные услуги по перевозке грузов, говорят и сами налоговики, о чем свидетельствует Письмо УФНС России по г. Москве от 23.10.2006 N 20-12/92786.

Как следует из Указаний по заполнению товарно-транспортной накладной, ТТН состоит из двух разделов - товарного и транспортного.

Товарный раздел определяет взаимоотношения грузоотправителя и грузополучателя. Причем у первого она выступает основанием для списания товарно-материальных ценностей (ТМЦ), а у второго используется для оприходования приобретенных ценностей.

Транспортный раздел определяет взаимоотношения грузоотправителя - заказчика автотранспорта с транспортной организацией, выполнившей перевозку груза, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителя или грузополучателя с организацией - владельцем автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Грузоотправитель составляет ТТН на перевозку груза автотранспортом для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. Выписывается ТТН в четырех экземплярах:

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

В случае если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, ТТН выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Учитывая вышесказанное, а также то, что унифицированная форма Товарно-транспортной накладной N 1-Т утверждена Постановлением N 78 как форма учета работ в автомобильном транспорте, можно сделать вывод, что ТТН вообще не может выступать предметом спора о том, является ли она основанием для принятия товара к учету как таковая. Для производственных организаций документом, служащим основанием для принятия к учету товарно-материальных ценностей, выступает Приходный ордер (форма N М-4, утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а).

Если вести речь о подтверждении транспортных расходов для целей налогообложения прибыли, то отсутствие ТТН приведет к тому, что фирма-покупатель, осуществившая доставку материально-производственных запасов с помощью специализированной автотранспортной организации, не сможет учесть данные затраты в целях налогообложения прибыли. На это указал налогоплательщикам Минфин России в Письме от 26.05.2008 N 03-03-06/1/333. Причем в данном Письме сотрудники финансового ведомства напомнили, что в соответствии с п. 2 Инструкции Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983 "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом" перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется только при наличии оформленной ТТН. Более того, указанным документом определено, что в данном случае не имеет значения, кто перевозит груз - специализированный перевозчик или сама организация на собственном или арендованном транспорте. Требования едины для всех: перевозка осуществляется только на основании ТТН.

В целях же НДС рассматривать ТТН как документ, позволяющий судить о том, принят товар к учету или нет, нельзя, если у организации имеются иные первичные учетные документы, например N N ТОРГ-12, ТОРГ-1, М-4 и так далее. В первую очередь, это противоречит нормам самой гл. 21 НК РФ, в которой не указано конкретно, на основании каких документов товар должен быть принят налогоплательщиком к учету.

Поэтому если вам отказывают в вычете НДС ввиду отсутствия ТТН, с налоговиками можно и поспорить, тем более что шансы на успех достаточно велики.

А для того чтобы избежать возможных судебных разбирательств, рекомендуем при исполнении договоров купли-продажи, условиями которых предусмотрена доставка грузов автотранспортом, позаботиться о том, чтобы помимо Товарной накладной N ТОРГ-12 грузоотправитель заполнил и Товарно-транспортную накладную формы N 1-Т, тем более что в соответствии с п. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта это является его обязанностью.

На заметку. Товарно-транспортная накладная не единственное основание для списания товарно-материальных ценностей

В ФНС России обратилась организация с просьбой признать недействующими положения Инструкции от 30.11.1983 Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998, согласно которым форма Товарно-транспортной накладной N 1-Т является единственным документом, служащим для списания (оприходования) товарно-материальных ценностей у грузоотправителей (грузополучателей), что противоречит ст. ст. 169 - 172 НК РФ.

ФНС России согласилась с доводами организации и в Письме от 18.08.2009 N ШС-20-3/1195 указала, что с 1999 г. для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации предусмотрено использование также и товарной накладной по форме N ТОРГ-12 (утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132). При этом пояснениями к форме предусмотрено, что она составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Таким образом, утверждение о том, что форма товарно-транспортной накладной N 1-Т является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, противоречит указанному Постановлению Госкомстата России.

В связи с этим в Верховный Суд РФ подано соответствующее заявление о признании недействующими указанных положений Инструкции от 30.11.1983.

В.В.Семенихин

Эксперт

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

Питание для работников: варианты организации, тонкости учета и подводные камни налогообложения. Часть 1
 
Жилье в собственности супругов: покупка, продажа, налогообложение