Мудрый Экономист

Потеряли трудовую - оформим дубликат

"Практическая бухгалтерия", 2009, N 10

Работник потерял трудовую книжку. Казалось бы - его проблема. На самом деле это проблема его последнего работодателя. Ведь именно к нему обратится работник за дубликатом трудовой книжки.

Работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, который проработал у него более пяти дней, если эта работа для него основная. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, о выполняемой им работе, о его переводах и увольнениях, о наградах за успехи в работе (ст. 66 ТК РФ).

При этом основное назначение трудовой книжки - подтверждение страхового стажа при назначении пенсии (п. 1 ст. 10 Федерального закона от 17 декабря 2001 г. N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", ст. 66 ТК РФ, п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. Постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. N 555).

Конечно, страховой стаж можно подтвердить и другими документами, например письменными трудовыми договорами, оформленными в соответствии с трудовым законодательством. Однако мало кто из работников хранит свои экземпляры трудовых договоров, а работодатели часто оформляют их с нарушениями. Да и собирать трудовые договоры по всем компаниям, в которых работал будущий пенсионер, хлопотно.

Что делать при утрате трудовой книжки?

Если работник утратил трудовую книжку, он обязан немедленно письменно заявить об этом последнему работодателю. Тот в свою очередь должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня, как получил заявление (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, далее - Правила).

В дубликат трудовой книжки вносятся (п. 32 Правил):

  1. Сведения об общем стаже работы сотрудника до поступления к работодателю, выдающему дубликат.

При этом стаж должен быть документально подтвержден, например трудовыми договорами, оформленными предыдущими работодателями. Если ими подтвердить стаж предыдущей работы невозможно, например по причине ликвидации организации, то это можно сделать с помощью сведений об индивидуальном лицевом счете работника (застрахованного лица) в ПФР. Такие данные представляются застрахованному лицу бесплатно один раз в год, в течение 10 дней со дня обращения застрахованного лица (ст. 16 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").

Общий трудовой стаж работы записывается в дубликат трудовой книжки суммарно. То есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без разбивки по работодателям, периодам работы и должностям.

  1. Сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы, то есть у работодателя, выдающего дубликат.

Кроме случая утраты трудовой книжки, дубликат выдается по письменному заявлению работника, если в трудовой книжке имеются записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанные недействительными.

Оформляем дубликат

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам (п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, далее - Инструкция).

При оформлении дубликата прежде всего в графу 3 трудовой книжки вносится запись об общем трудовом стаже работника до поступления к данному работодателю. После того как внесена эта запись, общий трудовой стаж записывается по отдельным периодам работы:

Если из подтверждающих трудовой стаж документов видно, что работник переводился в другую организацию, то об этом делается соответствующая запись в дубликате.

После этого в графе 2 указывается дата увольнения работника, а в графе 3 - причина его увольнения. И так по каждому работодателю.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате. Например, если запись внесена на основании трудового договора с прошлого места работы, то в графе 4 дубликата указывается - "Трудовой договор", N, дата.

Внесенные записи не заверяются подписью и печатью организации, оформляющей дубликат. Работодатель, оформляющий дубликат, после снятия копий с подтверждающих трудовой стаж работника документов и их заверения обязан подлинники отдать владельцу (п. 7.2 Инструкции). После выдачи дубликата трудовой книжки работнику работодатель делает соответствующую отметку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Помните об ответственности

Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек несет работодатель. Если в организации есть уполномоченное приказом руководителя лицо, которое ведет учет, выдачу, хранение трудовых книжек, то в случае утраты накажут именно его. Если такое лицо не назначено, ответственность несет непосредственно руководитель организации.

Трудовая книжка работника может отсутствовать у работодателя только в случае ее выдачи работнику на законном основании, а такое основание одно - увольнение.

Поэтому помните: выдавая работнику трудовую книжку по иным основаниям, даже под расписку, ответственность в случае ее утраты несет работодатель (Письмо Роструда от 18 марта 2008 г. N 656-6-0).

С.Щигарев

Ведущий эксперт "ПБ"