Мудрый Экономист

Системные ошибки в работе с задолженностью

"Консультант", 2009, N 19

Каким бы бизнесом ни занималась компания, она вынуждена в большинстве случаев работать на условиях отсрочки платежа. Овердрафт, предоставленный добросовестному контрагенту, только укрепляет партнерские отношения. Но если компания кредитует таким образом всех или почти всех своих клиентов, то это неизбежно приводит к снежному кому просроченных платежей и в конце концов к безнадежным долгам. Чтобы не погрязнуть в бесконечных тяжбах по дебиторке, о ее предотвращении необходимо позаботиться заранее.

Процедуру отсрочки платежа клиентам необходимо четко регламентировать. В противном случае велик риск появления запутанного клубка долгов, часть из которых взыскать проблематично, а часть вообще практически невозможно.

Как наладить работу по кредитованию клиентов, чтобы риск неплатежей был минимальным, а в случае возникновения долга его взыскание не представляло бы серьезной проблемы? Ответ прост - построить в компании систему работы с клиентами со строгим соблюдением условий предоставления отсрочек, постоянным контролем входящих платежей и жестким механизмом взыскания просроченной дебиторской задолженности. Но воплотить эту систему удается далеко не всем. Посмотрим, как происходит работа с клиентами во многих российских компаниях.

Зарисовка из жизни, или Проблемы с дебиторкой во всей красе

Итак, давайте представим себе среднестатистическую российскую организацию, где финансовым анализом, планированием и бюджетированием занимается генеральный директор компании (который нередко является также и ее владельцем). В таком случае управление задолженностью проходит, как правило, достаточно поверхностно, от случая к случаю. Никто не может четко ответить на вопросы о структуре и величине постоянных и переменных затрат, предельно допустимой величине дебиторской задолженности и т.п. Такая неразбериха приводит к постоянным проблемам с поступлением от дебиторов и распределением между кредиторами денежных ресурсов. Нехватка оборотных средств, как правило, компенсируется овердрафтами и кредитами, однако денег по-прежнему не хватает, ведь как были перебои с платежами от клиентов, так они и остались.

Одновременно отдел продаж в полную силу занимается реализацией продукции (услуг/работ) компании. Со стороны руководства постоянно слышатся речи о необходимости увеличения объемов продаж, освоения новых регионов и повышения оборотов. Стремясь исполнить задачи, спускаемые руководством, менеджеры устанавливают новые контакты и работают со все большим числом клиентов. И такое, казалось бы, похвальное рвение становится причиной многих проблем.

Во-первых, в целях завоевания новых партнеров и получения больших объемов закупок продавцы предоставляют клиентам значительные скидки. При кажущейся на первый взгляд разумности подобного подхода при более внимательном рассмотрении совершаемые сделки порой проходят в ноль, а иногда приносят и убыток компании.

Пример 1. Например, фирма продает клиенту партию продукции на общую сумму 10 млн руб. Разница между закупочной и реализационной стоимостью продукции с учетом транспортных затрат составляет 5%. При этом если менеджер по продажам предоставит клиенту скидку в 2%, то кажется, что компания все равно должна заработать на этой сделке 300 000 руб. Но при ближайшем и внимательном рассмотрении оказывается, что в данной схеме не было учтено, что помимо переменных затрат на маржинальную прибыль от сделки в 5% приходится часть постоянных затрат на сумму 250 000 руб. В итоге реальный доход от сделки составляет 50 000 руб. И то при условии, что клиент расплатится вовремя. Конечно, приведенный пример содержит несколько упрощенную и гипертрофированную модель, однако верно передает суть вопроса.

Во-вторых, стремясь увеличить объемы продаж, коммерческий отдел зачастую организует отгрузку продукции (оказание услуг, выполнение работ) до того, как контрагент будет проверен службой безопасности (если она имеется), а также до того, как будет заключен договор, подписана спецификация и т.п. Ситуация складывается хуже всего там, где условия оплаты менеджеров по продажам определены в зависимости от объемов продаж, без привязки к полученной оплате за отгруженную продукцию (оказанные услуг, выполненные работы). При подобных правилах игры sales-менеджерам выгодно заключать максимальное число сделок без особого разбора и анализа платежеспособности и репутации клиента, поскольку последующие проблемы компании с требованием оплат не затрагивают их личные финансовые интересы.

В-третьих, если даже зарплата менеджеров по продажам зависит от поступления платежей от клиентов, то редко в какой компании нормально поставлен процесс проверки контрагентов перед заключением сделки, хотя есть достаточно простые меры, позволяющие провести экспресс-диагностику потенциального клиента, желающего работать на условиях отсрочки платежа. Причем подобный недостаток встречается даже у крупных компаний, имеющих службу экономической безопасности и юридический отдел.

В-четвертых, зачастую в стремлении быстрее совершить сделку в целях повышения объема продаж и оборотов компании допускаются различные "косяки" на стадии документального оформления исполнения сделки. Так, например, на практике не раз приходится сталкиваться с ситуациями, когда:

Пример 2. Одним из наиболее вопиющих случаев, с которым мне пришлось столкнуться, была ситуация, когда товарно-транспортная накладная была вообще передана покупателю вместе с продукцией на сумму более полумиллиона рублей. По словам менеджера по продажам, у представителя при себе не было оригинала доверенности на получение продукции, и он обещал впоследствии вернуть данный документ с отметкой о приеме продукции и оригиналом доверенности. Как несложно догадаться, покупатель своевременно за полученную продукцию не расплатился и документы о получении продукции в адрес поставщика не вернул:

В-пятых, в компании не налажен процесс мониторинга и контроля за исполнением клиентами обязательств по оплате, что порой приводит к тому, что никто не может оперативно сказать, какова по состоянию на сегодняшний день дебиторская задолженность, а также какая ее часть является плановой, а какая просроченной.

И наконец, все обозначенные проблемы дополняются отсутствием технологии работы с просроченной задолженностью и взыскания долгов, что приводит к "изобретению велосипеда" в каждом случае, когда компания сталкивается с образованием у клиента непогашенного вовремя долга.

Решаем проблемы, строим систему

Рассмотрев, в чем заключаются основные проблемы, можно достаточно легко определить необходимые шаги для построения системы управления дебиторской задолженностью и работы с долгами.

Во-первых, необходимо провести комплексный финансовый и маркетинговый анализ бизнеса с целью определения:

Во-вторых, необходимо определить условия работы с клиентами. Они должны ранжироваться в зависимости от суммы сделки, длительности предоставляемой отсрочки, уровня риска просрочки оплаты. Важно четко определить, какие способы обеспечения исполнения обязательств (залог, поручительство и т.п.) необходимо использовать для того или иного типа сделки, кто из сотрудников компании имеет право заключать соответствующую сделку и т.п.

Все разработанные условия целесообразно свести в таблицу, которая, например, может иметь такой вид (см. таблицу 1).

Таблица 1. Условия работы с клиентами

 Сумма
сделки
Длительность
отсрочки
 Надбавка к цене 
товара
(работы, услуги)
за предоставление
отсрочки платежа
  Возможность 
предоставления
скидки
и размер
скидки
  Уровень 
риска
просрочки
оплаты
(на основе
анализа
данных
о клиенте)
 Штрафные 
санкции за
просрочку
платежа
   Способы  
обеспечения
исполнения
обязательств
   Лицо,   
полномочное
заключить
сделку

Разработанные условия сотрудничества с клиентами необходимо оформить в виде типовых форм договоров для каждого типа сделки, а полномочия на заключение сделок прописать в форме соответствующих доверенностей.

В-третьих, на основе разработанных условий сотрудничества с клиентами необходимо определить основные этапы сделки (как при заключении и исполнении сделки, так и при просрочке оплаты) и лиц, ответственных за соответствующий этап. Указанные данные также можно свести в таблицу, которая, например, может иметь следующий вид (см. таблицу 2).

Таблица 2. Распределение ответственности по этапам сделки

------------------T----------------T----------------T----------------T-----------------¬
¦ Номер этапа ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-----------------+----------------+----------------+----------------+-----------------+
¦Наименование ¦Поиск ¦Сбор информации ¦Определение ¦Заключение сделки¦
¦этапа ¦потенциального ¦о клиенте ¦на основе ¦(согласование ¦
¦ ¦клиента, ¦с целью оценки ¦анализа ¦и подписание ¦
¦ ¦достижение ¦его статуса, ¦информации ¦договора) ¦
¦ ¦предварительной ¦экономического ¦о клиенте ¦ ¦
¦ ¦договоренности ¦состояния и т.п.¦возможных ¦ ¦
¦ ¦о сотрудничестве¦и анализ ¦условий ¦ ¦
¦ ¦ ¦полученной ¦работы с ним ¦ ¦
¦ ¦ ¦информации ¦ ¦ ¦
+-----------------+----------------+----------------+----------------+-----------------+
¦Ответственное(ые)¦Менеджер ¦Менеджер ¦Лицо, ¦Лицо, ¦
¦лицо (лица) ¦по продажам ¦по продажам, ¦полномочное ¦полномочное ¦
¦ ¦ ¦специалист ¦заключать ¦заключать сделку,¦
¦ ¦ ¦по безопасности,¦сделку, ¦менеджер ¦
¦ ¦ ¦юрист ¦менеджер по ¦по продажам, ¦
¦ ¦ ¦ ¦продажам, ¦специалист ¦
¦ ¦ ¦ ¦специалист ¦по безопасности, ¦
¦ ¦ ¦ ¦по безопасности,¦юрист, бухгалтер ¦
¦ ¦ ¦ ¦юрист ¦ ¦
L-----------------+----------------+----------------+----------------+------------------
------------------T----------------T----------------T----------------T-----------------¬
¦Номер этапа ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+-----------------+----------------+----------------+----------------+-----------------+
¦Наименование ¦Исполнение ¦Документальное ¦Контроль сроков ¦Направление ¦
¦этапа ¦сделки ¦оформление ¦оплаты ¦письма (звонок) ¦
¦ ¦(поставка ¦исполнения ¦по заключенной ¦клиенту ¦
¦ ¦продукции, ¦сделки ¦сделке ¦с напоминанием ¦
¦ ¦выполнение ¦(оформление ¦ ¦о необходимости ¦
¦ ¦работ, оказание ¦товарной ¦ ¦оплаты ¦
¦ ¦услуг) ¦накладной, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦счета-фактуры, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦акта выполненных¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦работ и т.п.) ¦ ¦ ¦
+-----------------+----------------+----------------+----------------+-----------------+
¦Ответственное(ые)¦Лицо, ¦Бухгалтер, лицо ¦Менеджер ¦Менеджер ¦
¦лицо (лица) ¦ответственное ¦ответственное ¦по продажам, ¦по продажам ¦
¦ ¦за исполнение ¦за исполнение ¦специалист ¦ ¦
¦ ¦сделки ¦сделки ¦по безопасности,¦ ¦
¦ ¦(начальник ¦(начальник ¦юрист, бухгалтер¦ ¦
¦ ¦склада, цеха ¦склада, цеха ¦ ¦ ¦
¦ ¦и т.п.) ¦и т.п.) ¦ ¦ ¦
L-----------------+----------------+----------------+----------------+------------------
------------------T----------------T----------------T----------------T-----------------¬
¦Номер этапа ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦
+-----------------+----------------+----------------+----------------+-----------------+
¦Наименование ¦Направление ¦Подготовка ¦Выявление ¦Представление ¦
¦этапа ¦претензии ¦искового ¦возможности ¦интересов во ¦
¦ ¦ ¦заявления ¦заключения ¦время судебного ¦
¦ ¦ ¦(а также ¦мирового ¦процесса ¦
¦ ¦ ¦ходатайства ¦соглашения ¦(включая в ¦
¦ ¦ ¦о наложении ¦и заключение ¦необходимых ¦
¦ ¦ ¦обеспечительных ¦мирового ¦случаях ¦
¦ ¦ ¦мер) и обращение¦соглашения ¦обжалование ¦
¦ ¦ ¦в суд ¦при наличии ¦решения суда) ¦
¦ ¦ ¦ ¦таковой ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦возможности ¦ ¦
+-----------------+----------------+----------------+----------------+-----------------+
¦Ответственное(ые)¦Юрист ¦Юрист ¦Юрист ¦Юрист ¦
¦лицо (лица) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------+----------------+----------------+----------------+------------------
------------------T----------------T----------------T----------------T-----------------¬
¦Номер этапа ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦
+-----------------+----------------+----------------+----------------+-----------------+
¦Наименование ¦Получение ¦Направление ¦Предъявление ¦Списание ¦
¦этапа ¦исполнительного ¦письма (звонок) ¦исполнительного ¦безнадежного ¦
¦ ¦листа ¦клиенту ¦листа в Службу ¦долга ¦
¦ ¦на взыскание ¦с предложением ¦судебных ¦ ¦
¦ ¦суммы долга ¦добровольно ¦приставов или ¦ ¦
¦ ¦после вступления¦погасить сумму ¦в банк, ¦ ¦
¦ ¦в силу судебного¦долга ¦обслуживающий ¦ ¦
¦ ¦решения ¦ ¦должника ¦ ¦
+-----------------+----------------+----------------+----------------+-----------------+
¦Ответственное(ые)¦Юрист ¦Юрист, ¦Юрист, ¦Руководитель ¦
¦лицо (лица) ¦ ¦специалист ¦специалист ¦организации, ¦
¦ ¦ ¦по безопасности ¦по безопасности ¦бухгалтер, юрист,¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦специалист ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦по безопасности ¦
L-----------------+----------------+----------------+----------------+------------------

Конечно, в зависимости от размера и специфики организации у нее может не оказаться в штате специалиста, указанного в графе "Ответственное(ые) лицо (лица)". В этом случае важно продумать, на кого из сотрудников организации можно возложить соответствующие обязанности либо перевести эти функции на аутсорсинг.

Конкретные действия, которые должны совершать сотрудники на каждом этапе, сроки выполнения указанных действий, а также порядок взаимодействия между сотрудниками важно прописать в соответствующих документах, таких как должностные инструкции, положение о работе с клиентами, регламент договорной работы и т.п.

Одновременно необходимо ввести систему мотивации, в зависимости от результативности и эффективности выполнения запланированных действий. Например, у менеджеров по продажам часть заработка важно привязывать не только к объему продаж, но и поступлению денежных средств от клиентов. Премии специалистов по экономической безопасности можно устанавливать в зависимости от показателей просроченной дебиторской задолженности и безнадежных долгов, юристов мотивировать на скорейшее проведение процедур взыскания и т.п.

Также важно определить информационную систему, в рамках которой сотрудники компании, участвующие в работе с клиентами и управлении дебиторской задолженностью, смогут эффективно взаимодействовать и отслеживать необходимые им для работы моменты. Некоторые компании используют специально разработанные таблицы Excel, где каждый сотрудник заполняет соответствующие данные и при этом не может вносить записи в данные других специалистов. Другие пользуются возможностями 1С, третьи - Access, четвертые - CRM-программой. А есть компании, предпочитающие работать с данными исключительно на бумажных носителях и оформлять на каждую сделку соответствующую контрольную карточку.

Гарантированный результат дает именно системный подход, а не принятие отдельных мер. Положительный эффект, полученный от хорошо разработанного и внедренного в жизнь процесса проверки клиента, может быть нивелирован при недостаточном контроле документального оформления заключенной сделки. И наоборот, польза от аккуратно заполненных документов будет незначительной, если до заключения сделки не проводилась проверка контрагента. Не останавливаясь на описании всех указанных этапов, хочу поделиться механизмом экспресс-диагностики.

Для простой проверки шпион не нужен

В настоящее время благодаря развитию и широкому распространению сети Интернет в течение 15 - 20 минут можно найти информацию о контрагенте, которая позволяет оперативно получить информацию о его статусе и сделать выводы о наличии потенциальных проблем работы с ним.

На сайте Федеральной налоговой службы РФ по адресу http://egrul.nalog.ru/fns/index.php содержатся данные о внесении юридического лица в Единый государственный реестр юридических лиц, сведения о присвоенном ОГРН, ИНН, КПП, юридическом адресе, а также информация о начале процедуры ликвидации, если таковая имеет место быть. Кроме того, на указанном сайте можно найти информацию:

На сайте Высшего Арбитражного Суда РФ в Банке решений арбитражных судов по адресу http://www.arbitr.ru/bras/ можно найти информацию о наличии арбитражных дел по контрагенту. При наличии арбитражных дел можно выявить, был ли он ответчиком и какие суммы взыскивались с него другими кредиторами. Также можно найти информацию о возбуждении арбитражем дела о банкротстве в отношении контрагента.

С помощью данных сайта территориальной Службы судебных приставов по месту нахождения контрагента можно выявить наличие возбужденных в отношении его исполнительных производств.

На сайте МВД России по адресу http://structure.mvd.ru/struct/3309/10000139/10000140/ можно найти информацию о лицах, находящихся в розыске по подозрению в совершении преступлений (в том числе экономических).

В результате данной экспресс-диагностики контрагента <1> можно оперативно получить сведения о том, каков официальный статус контрагента: верные ли он дал сведения о своем юридическом адресе, ОГРН, ИНН, КПП, были ли у него арбитражные дела и исполнительные производства, по которым он выступал в качестве ответчика и должника, каков был размер взыскиваемых с него сумм, нет ли в числе его руководства лиц, разыскиваемых МВД. На основе полученных сведений и сопоставления их с информацией, полученной от самого контрагента, мы можем принять уже вполне взвешенное решение о том, стоит ли нам работать с данным контрагентом и если стоит, то на каких условиях.

<1> К сожалению, на сайте ФНС России, а также сайтах территориальных подразделений Служб судебных приставов нет открытого доступа к данным об индивидуальных предпринимателях, однако это может компенсироваться получением информации от самого контрагента и ее проверкой другими методами, которые из-за достаточно большого описания не представляется возможным раскрыть в настоящей статье.

Что делать с просроченной дебиторкой?

Даже если мы построим в компании систему работы с клиентами, предоставления им отсрочки платежа, контроля за соблюдением сроков оплаты, то созданная система не сможет гарантировать полного отсутствия просроченной дебиторской задолженности. В связи с этим остается актуальным вопрос: как эффективно взыскивать долги?

Положительный результат в работе со взысканиями можно получить, только если кредитор имеет четкое понимание всех возможных методов и способов воздействия на должника и их логической последовательности. В таком случае взаимодействие с дебитором осуществляется по установленному алгоритму, позволяя выбирать из имеющегося "арсенала" именно те инструменты, которые подходят для каждого конкретного случая, с учетом особенностей должника, суммы задолженности, количества дней просрочки и т.д.

Давайте посмотрим, каковы наиболее распространенные способы работы с должниками в последовательности их применения.

Предварительные (досудебные) меры. К их числу относятся:

Важно отметить, что такие меры, как переговоры и звонки, должны применяться не только на досудебной стадии, но и в течение всего процесса взыскания. Они позволяют непрерывно осуществлять наблюдение за поведением и настроем должника и формируют образ настойчивого кредитора, с которым надо как можно быстрее расплатиться.

Судебная защита осуществляется путем подачи искового заявления о взыскании задолженности и (желательно) обеспечении риска, скажем, в виде наложения ареста на имущество должника в размере заявленных исковых требований. Обеспечительные меры принимаются судом на любой стадии процесса, если их непринятие может затруднить или сделать невозможным исполнение судебного акта, а также в целях предотвращения причинения значительного ущерба заявителю.

Исполнительное производство. На данной стадии возможны два пути. Первый заключается в самостоятельном взыскании суммы долга путем предъявления исполнительного листа в банк или иное кредитное учреждение, обслуживающее должника в рамках положений ст. 8 Федерального закона "Об исполнительном производстве". Второй состоит в предъявлении исполнительного листа в соответствующее подразделение Службы судебных приставов для дальнейшего взыскания. Не будем подробно останавливаться на этих этапах, так как они заслуживают отдельного подробного описания.

Меры дополнительного воздействия.

Что в итоге?

Мы рассмотрели проблемы (связанные с дебиторской задолженностью и долгами), которые имеются у значительной части организаций, а также действия, позволяющие эти трудности избежать.

Однако большинство компаний, даже узнав о том, как грамотно можно минимизировать риски и улучшить работу с должниками, продолжают работать без проведения каких-либо изменений в своих бизнес-процессах. Ведь проведение изменений влечет трату сил, времени и денег. А этим заниматься некогда, ведь надо осваивать рынок, увеличивать объемы продаж и т.п. В результате все получается, как в анекдоте с лесорубом, который рубит дерево тупым топором, а на предложение заточить топор и срубить после этого дерево гораздо быстрее, отвечает, что у него нет на это времени. С той лишь разницей, что тупым топором дерево практически не срубить, а вот бизнес без построения грамотной системы работы с дебиторской задолженностью и долгами "срубить" можно, причем достаточно быстро.

А.Дудин

Начальник

юридическо-договорного отдела

ООО "ВолгоградСервис",

консультант

по организационным и правовым вопросам

Основной камень фундамента, или закладываем бюджет налогов
 
Ограниченная ответственность: территория риска и безопасности