Мудрый Экономист

Подготовка к визиту трудовой инспекции в филиал

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 10

В филиальных структурах организаций руководство может экономить на кадровом документообороте (поручить его ведение, например, бухгалтеру). Документы полностью должны соответствовать требованиям российского трудового законодательства. В статье описываются и приводятся кадровые документы, которые обязательно должны быть в любой организации/филиале.

Проверка организации государственной инспекцией труда зачастую застает руководство врасплох, потому что трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время и без предупреждения, особенно если данный факт произошел в одном из региональных ее филиалов. Головные офисы организаций имеют более отлаженные механизмы взаимодействия (в т.ч. и с государственной инспекцией труда), в то время как в филиальных структурах все ресурсы сосредоточены на развитии бизнеса и освоении рынка, поэтому на обеспечивающих бизнес функциях руководство организаций старается экономить. Поэтому до сих пор не редки случаи, когда различные обеспечивающие функции совмещает в себе один узкоспециализированный специалист, например, кадровый документооборот ведет бухгалтер. В данных условиях организациям необходимо кратко инструктировать специалистов, ответственных за ведение кадрового документооборота, о необходимости качественно выполнять данную функцию с учетом практики проведения проверок трудовой инспекции в головных организациях.

Как уже говорилось, проверка может прийти в любое время, без информирования руководства организации, поэтому ошибочно мнение о том, что проверка приходит после обращения в государственную инспекцию труда сотрудника (или бывшего сотрудника) данной организации с жалобой на работодателя. По факту жалоб осуществляются внеплановые проверки, и только по тем фактам, которые изложены в жалобе. Однако через небольшой промежуток времени внеплановая проверка может превратиться в плановую, которая охватывает весь спектр вопросов соблюдения организацией трудового законодательства. Плановая проверка проводится не чаще 1 раза в 2 года. В целом порядок проведения проверок должностными лицами государственной инспекции труда определяется соответствующими конвенциями Международной организации труда (МОТ), Трудовым кодексом РФ, федеральными законами (Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (ред. от 28.04.2009), постановлениями Правительства РФ.

Объем проводимой плановой проверки первоначально зависит от ее назначения. Например, плановая проверка может быть целевой или комплексной. Понятно, что при комплексной проверке будут изучаться не только документы, но и реальное состояние условий труда. При целевой же проверке обычно изучается одно-два направления, к примеру порядок предоставления отпуска и учет больничных листков. Целью внеплановой проверки является изучение обстоятельств конкретного выявленного нарушения или жалобы работника.

Как правило, проверку проводит один инспектор, если в филиал пришли несколько инспекторов, необходимо убедиться, фигурируют ли они в распоряжении о проведении проверки, которое ранее должно было быть предъявлено руководителю организации. Продолжительность контрольного мероприятия не должна превышать 1 месяц, в исключительных случаях - 2 месяца. Организация не имеет права отказывать представителям государственного надзорного органа, т.к. в противном случае ее ждут санкции в соответствии со ст. 19.4 КоАП РФ. Также интересно и то, что проверяются положения, не имеющие срока давности, т.е. факты, происшедшие несколько лет тому назад. Во избежание дополнительных трудностей не рекомендуется представлять на проверку документы, не относящиеся к предмету проверки, т.к. во многих случаях тема проверки четко определена и инспекторы не имеют права выискивать нарушения в других областях трудового права.

Для того чтобы кадровый документооборот полностью соответствовал требованиям российского трудового законодательства, рассмотрим, какие кадровые документы (или их копии) обязательно должны быть в любой организации/филиале (табл. 1).

Таблица 1

Перечень документов, предъявляемых на проверку инспектору труда

 Проверяемый 
участок
трудового
права
                 Документы                
    Основание   
      1      
                     2                    
        3       
Соблюдение   
норм ОТ и ТБ
- Журналы проведения инструктажа.         
- Инструкции по охране труда
- Раздел 10 ТК  
РФ.
- Статья 217 ТК
РФ
Соблюдение   
трудового
распорядка
- Правила внутреннего трудового           
распорядка.
- Уставы и положения о трудовой дисциплине
для разных категорий работников.
- Положения об отделах и структурных
подразделениях и должностные инструкции по
каждой должности в соответствии со штатным
расписанием.
- Табель учета рабочего времени и расчета
оплаты труда
- Статья 189 ТК 
РФ.
- Постановление
Госкомстата
России от
05.01.2004 N 1.
- Статья 91 ТК
РФ
Порядок      
выплаты
заработной
платы
- Положение об оплате труда, премировании 
и материальном стимулировании работников.
- Платежная ведомость.
- Штатное расписание
- Раздел 10 ТК  
РФ
Кадровый     
учет
- Трудовые и коллективные договоры.       
- Личные дела сотрудников.
- Заявления, уведомления, приказы о приеме
на работу, увольнении, переводе, личная
карточка сотрудника.
- Заявления работника по предоставлению
отпуска без сохранения заработной платы
при наличии таковых отпусков.
- Журнал прохождения работниками
обязательного медицинского
освидетельствования
- Статьи 16, 56,
67 ТК РФ.
- Статья 68 ТК
РФ,
Постановление
Госкомстата
России от
05.01.2004 N 1.
- Статья 128 ТК
РФ.
- Статья 69 ТК
РФ
Работа с     
персональными
данными
- Положение о персональных данных         
работников
- Статья 86 ТК  
РФ
Порядок      
ведения
трудовых
книжек
- Трудовые книжки, приходно-расходная     
книга по учету бланков трудовых книжек и
вкладышей к ним.
- Книга учета движения трудовых книжек
- Постановление
Минтруда России
от 10.10.2003
N 69

Для предотвращения нарушений, выявляемых при проверках ГИТ, администрации организации не следует пользоваться типовыми документами, их лучше принять за основу, но заполнить своим содержанием. Далее, все документы должны быть согласованы между собой и надлежащим образом оформлены независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.

По результатам проверки инспекторы составляют акт - форма N 1-ГИТ "Акт о результатах проверки соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в филиале организации" (Прил. 1 к Приказу Роструда от 10.12.2004 N 47, всего утвердившему 20 форм документов) и предписание (форма N 2-ГИТ). В данном предписании перечислены обнаруженные нарушения с указанием соответствующих нормативных актов и указаны сроки, в которые необходимо устранить названные недостатки, например дооформить график отпусков или завести журнал инструктажа по охране труда и т.п.

         Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ
И ЗАНЯТОСТИ
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИНСПЕКЦИЯ ТРУДА
в _____________________________
(наименование субъекта
Российской Федерации)
_______________________________
(почтовый адрес, NN телефона,
факса)
ФОРМА N 1-ГИТ
АКТ
о результатах проверки соблюдения трудового
законодательства и иных нормативных правовых актов,
содержащих нормы трудового права, в филиале организации
01 апреля 9 г. Москва
"--" ------------ 200- г. ------------------------------
(место проведения проверки:
ООО "Делит Лимитед"
------------------------------
наименование населенного
пункта, организации)
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации,
Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ "О защите прав
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении
государственного контроля (надзора)", Положением о Федеральной
службе по труду и занятости, утвержденным Постановлением
Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 324, и на
основании приказа (распоряжения) Государственной инспекции труда в
г. Москве 20 февраля 9 28
-------------------------------- от "--" ---------- 200- года N --
(наименование субъекта
Российской Федерации)
Старшим Государственным инспектором Ивановой Е.А.
Государственным инспектором Шмельковой Т.Г.
------------------------------------------------------------------
(должность, фамилия, инициалы должностных лиц органов,
проводивших проверку)
при участии следующих лиц ________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
генерального директора Сидорова Г.О.
начальника отдела кадров Козловой О.Н.
менеджера по персоналу Шишкиной И.Ю.
в присутствии ----------------------------------------------------
(должность, фамилия, инициалы работодателя (его
представителей), принимавших участие в проведении мероприятий
по контролю (надзору))
Приказа Государственной инспекции труда
от 20.02.2009 N 28
действующих на основании -----------------------------------------
(указать наименование и номер документа,
предоставляющего полномочия)
17 марта 27 марта 9
с "--" ------------ по "--" ----------- 200- г. проведена проверка
соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых
ООО "Делит Лимитед",
Сидоров Георгий Олегович
актов, содержащих нормы трудового права, в -----------------------
(полное наименование
юридического лица, фамилия, имя, отчество работодателя
- физического или юридического лица)
В результате проверки УСТАНОВЛЕНО:
1. Ненадлежащее ведение и оформление кадровой документации
------------------------------------------------------------------
(изложение существа выявленных нарушений с указанием нарушенных
(отсутствие подписей ознакомления с приказами, нарушение нумерации
------------------------------------------------------------------
законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих
кадровых приказов, отсутствие приказов и оснований к ним).
------------------------------------------------------------------
нормы трудового права, и лиц, ответственных за выявленные
2. Отсутствие необходимых условий хранения кадровой
------------------------------------------------------------------
нарушения)
документации, трудовых книжек (отсутствие металлических шкафов для
------------------------------------------------------------------
хранения документации)
------------------------------------------------------------------
Проверка проводилась в моем (нашем) присутствии:
начальника отдела кадров Козловой О.Н.
менеджера по персоналу Шишкиной И.Ю.
------------------------------------------------------------------
(должность, фамилия, инициалы работодателя (его представителей),
подпись, дата)
начальник отдела
С результатами и актом проверки ознакомлен -------------------
(должность,
кадров Козлова О.Н.
------------------------------------------------------------------
фамилия, инициалы работодателя (его представителя),
подпись, дата)
К акту прилагаются:
Копии кадровых приказов, акты осмотра помещений для
1. -----------------------------------------------------------
хранения кадровых документов
------------------------------------------------------------------
(наименование прилагаемых к акту документов, протоколы,
постановления, предписания, результаты испытаний и
экспертиз, объяснения должностных лиц, на которых
возложена ответственность за нарушение требований
трудового законодательства, и другие документы или их
копии, связанные с результатами проверки)
2. ___________________________________________________________
3. ___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
Проверка проведена и настоящий акт составлен:
старший государственный инспектор Иванова Е.А.
------------------------------------------------------------------
(должность, фамилия, инициалы должностных лиц органов,
государственный инспектор Шмелькова Т.Г.
------------------------------------------------------------------
проводивших и участвовавших в проверке, подпись, дата, печать)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Акт зарегистрирован в журнале учета мероприятий по контролю
05 апреля 2009 г. N 456
(надзору) --------------------------------------------------------
(дата, N записи, отметка об отсутствии указанного
журнала)
генеральный директор Сидоров Г.О. 05.04.2009
Акт проверки получил: --------------------------------------------
(должность, фамилия, инициалы
__________________________________________________________________
работодателя (его представителя), подпись, дата)
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ
И ЗАНЯТОСТИ
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИНСПЕКЦИЯ ТРУДА
в _____________________________
(наименование субъекта
Российской Федерации)
_______________________________
(почтовый адрес, NN телефона,
факса)
ФОРМА N 2-ГИТ
234
ПРЕДПИСАНИЕ N ---
9 г. Москва
"--" ------------ 200- г. ------------------------------
(место предъявления
предписания:
______________________________
наименование населенного
пункта, организации)
начальнику отдела кадров Козловой О.Н.
Кому -------------------------------------------------------------
(должность, фамилия, инициалы работодателя
(его представителя))
ООО "Делит Лимитед"
------------------------------------------------------------------
(полное наименование организации)
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и
Положением о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденным
Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N
324, обязываю принять следующие меры по устранению нарушений
трудового законодательства и иных нормативных правовых актов,
содержащих нормы трудового права:
----T-----------------------------------------------T------------¬
¦ N ¦ Перечень требований об устранении ¦ Срок ¦
¦п/п¦ правонарушений, отмеченных в протоколе (акте) ¦ выполнения ¦
L---+-----------------------------------------------+-------------
1. Оформить надлежащим образом кадровые приказы 01.06.2009
(112 документов), оформить журнал ведения учета
и движения трудовых книжек
------------------------------------------------------------------
2. Приобрести металлический шкаф для хранения 15.05.2009
трудовых книжек и документации, содержащей
конфиденциальную информацию
------------------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Об устранении выявленных нарушений сообщить по адресу:
Москва, Большая Семеновская, д. 17
------------------------------------------------------------------
старший государственный инспектор
Подпись должностного лица, Иванова Е.А.
составившего предписание -----------------------------------------
(должность, фамилия, инициалы, подпись,
__________________________________________________________________
дата, личный штамп или печать)
начальник отдела кадров
Подпись лица, получившего предписание ----------------------------
(должность, фамилия,
Козлова О.Н.
------------------------------------------------------------------
инициалы, подпись, дата)
Отметка о выполнении предписания и принятых мерах
__________________________________________________________________
(сведения о повторной проверке по выполнению предписания или
__________________________________________________________________
сообщения работодателя (его представителя) о выполнении
__________________________________________________________________
предписания или его отдельных пунктов, мерах административного
__________________________________________________________________
и иного наказания в случае невыполнения предписания и
__________________________________________________________________
другие сведения)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
старший государственный инспектор
Подпись должностного лица, Иванова Е.А.
проводившего проверку --------------------------------------------
(должность, фамилия, инициалы,
__________________________________________________________________
подпись, дата)

Также инспекторы составляют протокол об административном правонарушении (форма N 3-ГИТ) и в случае, если допущенные ошибки значительны, выносят постановление о назначении административного наказания (форма N 5-ГИТ). Ответственность за нарушение трудового законодательства предусмотрена ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Приказом Роструда от 10.04.2006 N 60 утвержден Перечень должностных лиц этой структуры, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях.

В соответствии с действующим КоАП РФ за нарушение трудового законодательства должностные лица и предприниматели подвергаются штрафу от 500 до 5000 руб., а предприятие может быть оштрафовано на сумму от 30 000 до 50 000 руб. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 500 до 5000 руб.

Деятельность предприятия, допустившего существенные грубые нарушения прав работников и трудового законодательства, может быть приостановлена на срок до 90 суток, то есть в соответствии со ст. 3.12 КоАП РФ предприятие не сможет отгружать товары, оказывать услуги или выполнять работы. Конкретное наказание определяется судом.

Согласно ст. 143 Уголовного кодекса РФ, нарушение правил техники безопасности или иных правил охраны труда, совершенное лицом, на котором лежали обязанности по соблюдению этих правил, если это повлекло причинение по неосторожности тяжкого или средней тяжести вреда здоровью человека, наказывается штрафом в размере от 20 000 до 50 000 руб. или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на срок до двух лет.

Те же деяния, повлекшие по неосторожности смерть человека, наказываются лишением свободы на срок до 5 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного до трех лет.

Сокрытие страхователем наступления страхового случая при обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, согласно ст. 5.44 КоАП РФ, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 300 до 500 руб.; на должностных лиц - от 500 до 1000 руб.; на юридических лиц - от 5000 до 10 000 руб.

Неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей, согласно ст. 19.4 КоАП РФ, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 500 до 1000 руб.; на должностных лиц - от 1000 до 2000 руб.

Невыполнение в установленный срок законного предписания (постановления, представления) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства, согласно ст. 19.5 КоАП РФ, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 300 до 500 руб.; на должностных лиц - от 500 до 1000 руб.; на юридических лиц - от 5000 до 10 000 руб.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 07.07.2000 N 507 "О порядке распределения средств от штрафов, взыскиваемых за нарушение законодательства Российской Федерации о труде и об охране труда" (ред. от 28.07.2006) средства от штрафов распределяются в следующем порядке:

30% - органу исполнительной власти субъекта РФ, ведающему вопросами охраны труда;

40% - на текущий счет Министерства труда и социального развития РФ;

30% - государственной инспекции труда.

Снижение суммы штрафа возможно в случаях, если работодатель частично или полностью возместил ущерб или вред, нанесенный, в частности, в случае травмы работника на производстве, предотвратил вредные последствия нарушений либо совершил нарушение впервые. Также возможно полное прекращение по делу об административном правонарушении, в результате чего выносится постановление о прекращении производства по делу об административном правонарушении (форма N 7-ГИТ).

Литература

  1. Данюкова М. Предъявите трудовые книжки // Московский бухгалтер. N 7. 2008.
  2. Васильчикова Н.В. Проверки федеральной инспекцией труда. М.: Омега-Л, 2006.
  3. Погодина И.В. Как подготовиться к приходу трудовой инспекции // Трудовое право. N 2. 2009.
  4. Скрябина О.Н. Предъявите документы // Консультант. N 23. 2008.

М.Розин

К. э. н.,

главный специалист

управления

по работе с персоналом

АБ "Оргрэсбанк"

Три вопроса, требующих ответа
 
Увольнение руководителя по соглашению сторон