Мудрый Экономист

Текущий контроль за состоянием продаж

"Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", 2009, N 7

Компаниям сферы торговли в своей повседневной деятельности всегда нужна полная и достоверная информация о состоянии дел в организации. В торговле достаточно активов, обязательств и хозяйственных операций, требующих постоянных проверок. Положению о внутреннем контроле уделено мало внимания в нормативных актах, поэтому бухгалтеру приходится самостоятельно решать, каким образом разрабатывать и применять документ. Мы надеемся, статья поможет ему в этом непростом и творческом поиске нужных решений по контролю за движением товаров на всех этапах их реализации.

Что представляет собой внутренний контроль?

Каждый бухгалтер по-своему понимает, что такое внутренний контроль в коммерческой организации. В широком понимании внутренний контроль можно охарактеризовать как процесс управления деятельностью фирмы с целью эффективного и результативного использования ее ресурсов, сохранности ее активов, соблюдения законодательных требований и представления достоверной отчетности. Система контроля может быть также ориентирована на обеспечение эффективности деятельности, приносящей прибыль. Система может включать иные мероприятия и регламентировать другие вопросы, подлежащие внутреннему контролю.

Выделим основные элементы системы внутреннего контроля компании: это наблюдение и проверки ее работы, выявление отклонений и нарушений, принятие мер по их предупреждению и устранению. Для бухгалтера система внутреннего контроля в большей степени включает надзор и проверку:

Вся работа системы внутреннего контроля должна осуществляться по определенным правилам, зафиксированным в отдельном положении о внутреннем контроле.

Как составить главный документ по контролю?

Разработку положения о внутреннем контроле лучше начать с общей структуры данного документа. Как правило, положение включает следующие разделы: цели и задачи контроля, методы, процедуры и порядок проведения внутренних проверок, перечень лиц, на которых возложены обязанности по проведению этих проверок, перечень основных вопросов, подлежащих проверке. В каждом из перечисленных разделов выделяются подразделы, в которых от общих норм организация переходит к отраслевым особенностям контроля отдельных осуществляемых операций. Чтобы бухгалтер четко представлял, насколько объемен документ о внутреннем контроле, приведем основные его разделы:

Положение о внутреннем контроле разрабатывается и утверждается как отдельный документ, при этом некоторые его положения являются приложениями к учетной политике. В их числе, например, порядок проведения инвентаризации активов и обязательств, правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями и иные разделы, связанные с учетом и налогообложением.

Несколько слов об обязанностях по внутреннему контролю

Все сотрудники торговой компании в той или иной степени принимают участие в системе внутреннего контроля. При этом кто-то больше контролирует, а кто-то чаще исполняет обязательные предписания. Читателей нашего журнала, безусловно, прежде всего интересует бухгалтерия. Какую роль она играет в системе внутреннего контроля?

Через бухгалтерию проходят почти все документы по учету товаров, которые обрабатываются, отражаются в финансовом учете. Поэтому работников бухгалтерии можно считать и исполнителями, и контролерами в одном лице, которые участвуют во многих контрольно-ревизионных мероприятиях. И вряд ли стоит удивляться тому, что руководитель доверит разработать и составить положение о внутреннем контроле именно бухгалтерии предприятия: именно она заинтересована в том, чтобы правильно и своевременно отчитаться перед руководством и учредителями компании обо всех выделенных и потраченных средствах. При этом ошибочно считать, будто всю работу по внутреннему контролю можно возложить на учетных работников.

При наличии возможностей руководитель может поручить внутренний контроль отдельному подразделению или комиссии по внутреннему контролю организации. В состав комиссии по внутреннему контролю могут входить работники администрации, бухгалтерии, юридической службы и т.д. Главное при этом, чтобы подразделение по контролю было независимым и представляло отчеты только назначившему его руководству. Тогда объективность выводов такой службы может быть не ниже оценки состояния дел в компании, которая дается внешними ревизорами - налоговыми и другими государственными органами контроля.

Какие процедуры внутреннего мониторинга можно выбрать?

Сами по себе процедуры представляют собой "кирпичики" в фундаменте всей системы контроля, посредством которых организации выстраивают и применяют выбранную методику внутреннего контроля. Напомним читателю основные и знакомые процедуры, которые у обывателя нередко ассоциируются с бюрократическими проволочками, а не с внутренним контролем (что говорит лишний раз об их нечеткости и непроработанности).

Начнем с согласования документа - процедуры, в ходе которой проверяются и подтверждаются достоверность, полнота и непротиворечивость информации, содержащейся в документе. В эту процедуру включается проверка правильности оформления и соответствия нормативным документам, а также наличия необходимых приложений и сопроводительной документации. После согласования, как правило, производятся утверждение документа и введение его в действие. Для проверки целостности и непротиворечивости информации, полученной из разных источников, может проводиться сверка данных. Она позволяет на ранних стадиях подготовки выявить возможные ошибки до составления первичных документов и отчетности. И наконец, мониторинг показателей деятельности компании является одной из процедур, проводимых на завершающих этапах внутреннего контроля. Данная процедура проводится в форме анализа фактических финансовых показателей и плановых. Значительные отклонения являются основанием для дополнительной проверки на возможные ошибки работников компании. Когда все процедуры хорошо отработаны, то и включающие их методы внутреннего контроля могут принести неплохие результаты и показать высокую эффективность.

Какие методы контроля могут быть использованы?

На сегодняшний день в организациях используются различные методики внутреннего контроля. Выделим те, которые понятны и достаточно эффективны. Наиболее общая и универсальная методика предполагает разделение внутреннего контроля по этапам осуществления операций: предварительный, текущий и последующий контроль.

Предварительный контроль проводится до начала совершения хозяйственной операции. Он позволяет определить, насколько целесообразной и правомерной будет являться та или иная осуществляемая торговой организацией операция. Примером предварительного контроля может служить контроль за соответствием заключаемых договоров поставки товаров требованиям законодательства и интересам самой компании. На этом этапе, как и на следующем, задействованы многие участники системы внутреннего контроля предприятия, ответственные за совершение какой-либо хозяйственной операции.

Текущий контроль начинается там, где заканчивается предварительный. Он осуществляется на стадии формирования, распределения и использования финансовых ресурсов предприятия. Проверяется соблюдение финансовой дисциплины и принимаются меры по предотвращению нарушений. Регулярный анализ соответствия запланированных расходов производимым фактическим расходам является одним из примеров текущих контрольных мероприятий компании. В ходе текущего контроля могут контролироваться действия отдельных подразделений и отделов, добросовестное выполнение работниками своих обязанностей. Для таких мероприятий в крупных компаниях может понадобиться отдельная служба (комиссия) по внутреннему контролю.

Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций. Он осуществляется путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности. На этом этапе, как и на предыдущих, выявляются нарушения и принимаются меры по их устранению. В качестве примера можно привести проверку номенклатуры полученных и оплаченных предприятием товаров. Без бухгалтерии здесь не обойтись, для анализа нужна полная финансовая информация, а ею обладает ограниченный круг лиц. Таким образом, можно сказать, что бухгалтерия представляет основную линию внутреннего контроля торговой организации, да и любой другой компании.

Приведенной методикой поэтапного контроля можно воспользоваться при разделении между сотрудниками обязанностей в системе внутреннего контроля. Например, с целью снижения риска ошибки и возможных злоупотреблений в положении о контроле можно прописать норму о недопустимости совмещения одним лицом функций по санкционированию, исполнению и контролю за совершением хозяйственных операций. Поименованные обязанности целесообразно распределить между несколькими исполнителями, что позволит обеспечить двойной контроль за проведением операций. При этом обязанности не обязательно должны быть разделены в одном документе, лучше, если их будут дублировать несколько локальных актов (должностные инструкции, графики документооборота, регламенты взаимодействия структурных подразделений).

В компании может быть введена целая система подтверждения полномочий, позволяющая четко определить рамки, в которых действуют работники при выполнении своих должностных обязанностей. Например, можно утвердить порядок принятия решения по конкретным направлениям деятельности, в котором будет определен круг лиц, ответственных за принятие таких решений, и обозначены границы их полномочий.

Также немаловажную роль играет определение круга лиц, имеющих право подписи первичных документов (исходя из типа или видов операций, по которым должностные лица имеют право принятия решений). Составление графиков прохождения документов при осуществлении процедур согласования (визирования), санкционирования, наложения резолюций и утверждения документов поможет избежать путаницы в документообороте организации торговли.

На практике не все компании уделяют внимание всем этапам контроля, некоторые ограничиваются лишь текущим и последующим контролем. В таком случае можно посоветовать другую методику внутреннего контроля, которая включает в основном последующий контроль уже совершенных компанией хозяйственных операций.

Порядок организации самостоятельных проверок

Контроль посредством проведения проверок обычно практикуется внешними ревизорами оптовиков и розничных компаний, что не мешает прибегать к таким методам при осуществлении внутреннего контроля. И для плановых, и для внеплановых проверок может понадобиться ревизионная комиссия, которая будет заниматься указанными мероприятиями контроля. Работники такой комиссии несут ответственность за обоснованность выводов по результатам проверки, составленный отчет и предложения руководству.

Плановые проверки проводятся с определенной периодичностью, поэтому сроки и объекты их проведения указываются в графике проверок. Он включает объект проверки, период, срок проведения и ответственных исполнителей. Из перечисленных пунктов особое внимание следует уделить направлениям работы ревизионной комиссии. Оптовики розничной компании самостоятельно выбирают объекты для проверки. Перечислим основные, которые чаще других фигурируют в положении о внутреннем контроле:

При внеплановых внутренних проверках контролируются вопросы, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях и злоупотреблениях, поэтому в положении о внутреннем контроле могут быть не указаны объекты внеплановой проверки. В то же время нужно перечислить, по крайней мере, основания ее проведения (неустранение нарушений планового контроля, сведения о нарушении законодательства).

Любая проверка независимо от того, является она внутренней или внешней, заканчивается оформлением результатов. Принимаемые по результатам контроля руководителем решения - привлечение к ответственности, поощрение работников, иные решения: в пределах компетенции. Исходя из выводов, сделанных в результате проверки, составляется отчет, в него включаются все объекты проверки, а также описание выявленных недостатков и нарушений. На основании отчета разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений, назначаются сроки и ответственные за исполнение лица.

М.В.Кириллов

Эксперт журнала

"Торговля:

бухгалтерский учет

и налогообложение"