Мудрый Экономист

Кто подпишет счет-фактуру?

"Практическая бухгалтерия", 2009, N 6

Подписать счет-фактуру могут не только директор и главный бухгалтер, но и другие лица, уполномоченные на то приказом, иным распорядительным документом по организации или доверенностью от ее имени. Вроде бы ничего сложного. Однако проверяющие органы искусно находят, к чему придраться при проверке правильности заполнения счетов-фактур. Чтобы не пришлось разбирать ситуацию "постфактум", приводим необходимые рекомендации.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н). При расчетах по НДС используется унифицированная форма счет-фактуры, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914.

Соблюдайте требования

Налоговые органы все чаще отказывают организациям в принятии НДС к вычету, ссылаясь на отсутствие в счете-фактуре необходимых реквизитов, на допущенные в нем опечатки, помарки, отсутствие расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера.

Позицию налоговых органов поддерживает Минфин, разъясняя, что счета-фактуры, в которых неверно заполнены или не отражены необходимые реквизиты, рассматриваются как составленные с нарушением требований Налогового кодекса, суммы НДС по этим счетам-фактурам вычету не подлежат (Письмо УФНС России от 25 мая 2007 г. N 19-11/048795).

Если НДС на основании таких счетов-фактур налогоплательщик уже принял к вычету, то налоговые органы требуют его восстановить и уплатить в бюджет, применяя штрафные санкции (п. 1 ст. 122 НК РФ).

Кроме того, налогоплательщик будет обязан уплатить пени за каждый календарный день просрочки с неуплаченного НДС. Процентная ставка пеней принимается равной 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации (п. 4 ст. 75 НК РФ) и уплачивается одновременно с уплатой сумм налога и сбора или после уплаты таких сумм в полном объеме (п. 5 ст. 75 НК РФ).

Статья 169 Налогового кодекса приводит только общие требования по составлению счетов-фактур. В п. 5 данной статьи просто перечислены обязательные к заполнению реквизиты. При этом, как именно их заполнять, Налоговый кодекс не разъясняет. Налоговые же инспекторы с особой тщательностью проверяют, как оформлены счета-фактуры и правомерно ли налогоплательщик предъявил НДС к вычету.

Условия для принятия НДС к вычету установлены гл. 21 Налогового кодекса. Во-первых, товары (работы, услуги), имущественные права должны быть приобретены для операций, облагаемых НДС. Во-вторых, приняты к учету. В-третьих, налогоплательщик должен иметь должным образом оформленный счет-фактуру поставщика, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой.

Бухгалтерам следует обратить внимание на важные моменты, связанные с подписанием счетов-фактур. У налоговых органов вызовет подозрение, если:

Согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса, счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных лиц, уполномоченных на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от ее имени.

Уполномочен подписать

Руководитель и главный бухгалтер вправе передать полномочия по подписанию счетов-фактур другим сотрудникам организации. Уполномоченные лица действуют на основании приказа директора либо доверенности, составленной от имени организации.

Учитывая, что указанные лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, в счете-фактуре вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера после подписи рекомендуется указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру. Если в нем присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то такой документ не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Налогового кодекса.

Налоговый кодекс и Правила учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914, далее - Правила) не предусматривают изменений и дополнений реквизитов формы счета-фактуры. Соответственно, вносить в него сведения о должности уполномоченного лица организации и реквизиты соответствующей доверенности не обязательно. В то же время если в счете-фактуре присутствуют дополнительные реквизиты для лиц, уполномоченных его подписывать (например, указана должность), то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Налогового кодекса.

Некоторые организации заключают договоры на оказание бухгалтерских услуг со специализированной фирмой или специалистом - физическим лицом. Это разрешено п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). В этом случае подпись в счете-фактуре вместо главного бухгалтера ставит тот, на кого возложены обязанности главного бухгалтера, - руководитель организации, бухгалтер-специалист, с которым заключен гражданско-правовой договор, либо уполномоченный представитель специализированной фирмы, ведущей в организации бухучет.

Нередко счета-фактуры за руководителей и главных бухгалтеров подписывают иные лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью. Если при проведении налоговой проверки у вашего поставщика будут выявлены такие счета-фактуры, то принять НДС к вычету вы будете не вправе.

Руководитель-главбух

Если в штате организации отсутствует должность главного бухгалтера, то его функции может выполнять руководитель организации. Соответственно, он будет подписывать счета-фактуры вместо главного бухгалтера одинаковой подписью в полях "подпись руководителя и главного бухгалтера". Это возможно на основании соответствующего приказа следующего содержания: "Я, генеральный директор, возлагаю на себя обязанности главного бухгалтера..."

Согласно пп. "г" п. 2 ст. 6 Закона N 129-ФЗ, руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы вести бухгалтерский учет лично, Данная норма предполагает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и за главного бухгалтера.

Счет-фактуру подписывает ИП

Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель, то он подписывает документ с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. При этом он не ставит подпись вместо главного бухгалтера - строка остается пустой. Ведь согласно законодательству ИП сам отвечает за ведение бухгалтерского учета.

Глава 21 Налогового кодекса не содержит запрета на подписание счета-фактуры от имени предпринимателя уполномоченным им лицом. Налогоплательщик может участвовать в отношениях, которые регулируются законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом (п. 1 ст. 26 НК РФ). Уполномоченный представитель налогоплательщика - физического лица будет осуществлять свои полномочия на основании нотариально удостоверенной доверенности или доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной в соответствии с гражданским законодательством (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Факсимильная и электронно-цифровая подпись

Многих по-прежнему интересует вопрос, можно ли визировать счета-фактуры электронно-цифровой подписью (ЭЦП) или факсимиле. Он особенно актуален для организаций с большим документооборотом. Между тем финансисты традиционно запрещают использовать факсимиле и ЭЦП.

Счета-фактуры, подписанные факсимиле, ЭЦП либо подписями, воспроизведенными с помощью электронных печатных устройств, считаются составленными и выставленными с нарушением порядка и не могут являться основанием для принятия НДС к вычету (возмещению). Такое мнение высказывает Минфин России в Письмах от 22 января 2009 г. N 03-07-11/17 и от 30 сентября 2008 г. N 03-02-07/1-383.

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Согласно позиции некоторых арбитражных судов наличие на счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи руководителя и бухгалтера организации-поставщика не может являться основанием для отказа в возмещении НДС, который уплачен поставщикам продукции (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 29 сентября 2008 г. N Ф08-5786/2008, от 22 сентября 2008 г. N Ф08-5128/2008, от 20 августа 2008 г. N Ф08-4547/2008, ФАС Московского округа от 15 мая 2006 г. N КА-А40/2894-06, ФАС Поволжского округа от 30 октября 2008 г. N А57-253/08, ФАС Уральского округа от 18 ноября 2008 г. N Ф09-8604/08-С2, от 19 апреля 2007 г. N Ф09-2754/07-С2).

В то же время существуют судебные решения, которые поддерживают налоговиков в их требованиях (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 28 июля 2008 г. N Ф03-А37/08-2/2876, от 7 апреля 2008 г. N Ф03-А73/08-2/918, ФАС Поволжского округа от 19 июля 2007 г. N А65-3666/2006, от 21 июня 2007 г. N А57-4833/06-33, от 3 мая 2007 г. N А57-4249/06).

Высший Арбитражный Суд РФ в одном из определений указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении требований, установленных ст. 169 Налогового кодекса. Подробнее о позиции ВАС РФ читайте в "ПБ" за май на с. 70.

Исправляем ошибки

Ошибочно проставленную подпись в счете-фактуре, как и другие ошибки в этом документе, можно исправить. Порядок внесения изменений в счета-фактуры регламентирован п. 29 Правил. Такие исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправлений.

При этом учтите: своевременное исправление выявленных нарушений в оформлении счетов-фактур не может служить основанием для отказа в применении налоговых вычетов по НДС при условии добросовестности действий налогоплательщика. Такого мнения придерживаются многие арбитражные суды.

Бератор "НДС от А до Я". Если счет-фактуру за руководителя или главного бухгалтера подписывают иные лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью, то принять НДС к вычету на основании такого документа вы не вправе. Если вы все же хотите избежать споров при проверке, заверяйте счет-фактуру настоящей подписью. При этом вы также избежите претензий заказчиков, которые, зная требования налоговиков, зачастую отказываются принимать документы с факсимиле вместо подписи.

О.Рахова

Аудитор

ООО "ДЖИ ЭС ЭЛЬ-АУДИТ"

Бухучет при УСН: вести или не вести?
 
Обзор федеральных документов