Мудрый Экономист

Расчет, документальное оформление и оплата сверхурочных работ

"Бухгалтерский бюллетень", 2009, N 6

Сверхурочная работа выполняется работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Такое определение сверхурочной работы находим в ст. 99 ТК РФ.

Что такое сверхурочная работа?

Понятие сверхурочной работы применимо ко всем работникам организации, за исключением тех, кому установлен ненормированный рабочий день. Их переработки не будут расцениваться как сверхурочная работа и оплачиваться тоже не будут. Взамен оплаты переработок такие сотрудники получают дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (ст. ст. 97, 101, 119 ТК РФ).

Важно понимать, что ст. 97 ТК РФ предусматривает альтернативу: привлекать работника к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени можно для сверхурочной работы или на условиях ненормированного рабочего дня. Таким образом, это две взаимоисключающие схемы взаимоотношений, и как исключена доплата за ненормированный рабочий день, так исключена компенсация в виде дополнительного отпуска за сверхурочную работу.

Если работник задерживается по окончании рабочего дня по собственной инициативе, такая работа не считается сверхурочной, не оплачивается и отгулами не компенсируется (Письмо Роструда от 18 марта 2008 г. N 658-6-0).

Когда привлечение к сверхурочным работам запрещено или ограничено?

Существует общее правило: продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Это норма ст. 99 ТК РФ, которая далеко не всегда соблюдается на практике.

Тем не менее отдельные категории работников имеют по законодательству дополнительные ограничения в части привлечения к сверхурочным работам (ст. ст. 99, 259, 268, 348.8 ТК РФ, п. 23 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утв. Приказом Минтранса России от 20 августа 2004 г. N 15):

Некоторые дополнительные гарантии работникам предусмотрены отраслевыми соглашениями (нормативными актами).

Как документально оформить сверхурочную работу?

Привлечение работодателем работника к сверхурочной работе допускается только по письменному распоряжению, издаваемому на каждый случай сверхурочных работ в отдельности так, как это предусмотрено ст. 99 ТК РФ.

В распоряжении должны быть названы причины возникновения необходимости в таких работах и обязательно перечислены привлекаемые работники.

По общему правилу сверхурочные работы производятся с письменного согласия работников (то есть они должны расписаться в распоряжении, что ознакомлены с ним и согласны на переработку). Так, с их письменного согласия производятся сверхурочные работы в следующих случаях:

  1. при необходимости выполнить (закончить) начатую работу, которая вследствие непредвиденной задержки по техническим условиям производства не могла быть выполнена (закончена) в течение установленной для работника продолжительности рабочего времени, если невыполнение (незавершение) этой работы может повлечь за собой порчу или гибель имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), государственного или муниципального имущества либо создать угрозу жизни и здоровью людей;
  2. при производстве временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений в тех случаях, когда их неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников;
  3. для продолжения работы при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва. В этих случаях работодатель обязан немедленно принять меры по замене сменщика другим работником.

Статья 99 ТК РФ называет ряд случаев, когда согласие работника на сверхурочную работу уже не требуется (это не освобождает работодателя от издания письменного распоряжения на производство работ):

  1. при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;
  2. при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта, связи;
  3. при производстве работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Как видно из приведенного перечня, все случаи привлечения к сверхурочным работам являются внеплановыми, то есть работы сверх нормы времени не могут быть заранее включены в график работ.

Обратим внимание на то, что именно каждый случай привлечения к сверхурочным работам предполагает оформление отдельного распоряжения. С точки зрения трудового права нарушением будет оформление однократного распоряжения "авансом", например на год, или, скажем, запись в трудовом или коллективном договоре, локальном нормативном акте о том, что по мере необходимости сотрудники могут привлекаться к сверхурочным работам.

Работодатель обязан обеспечить точный учет в Табеле учета рабочего времени продолжительности сверхурочной работы каждого работника. Табель в этой части заполняется согласно Постановлению Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Отметки в Табеле о работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (в случае со сверхурочными работами - вышеуказанного распоряжения).

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

Правильное документальное оформление является определяющим для начисления доплат за сверхурочную работу и списания соответствующих расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Возможен ли отказ от сверхурочных работ?

Отказ сотрудника от сверхурочных работ в большинстве случаев не может рассматриваться как нарушение работником дисциплины труда. Ведь ТК РФ предполагает получение письменного согласия работника на участие в сверхурочных работах. Кроме того, ст. 379 ТК РФ разрешает работнику в целях самозащиты трудовых прав, известив работодателя или своего непосредственного руководителя либо иного представителя работодателя в письменной форме, отказаться от выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором. Так как сверхурочные работы не предусмотрены договором, письменное выражение работником несогласия на привлечение к ним (соответствующая пометка на распоряжении) исключает наложение на него каких-либо санкций работодателем.

Наряду с этим, если согласие работника на сверхурочную работу не требуется (в перечисленных нами выше чрезвычайных обстоятельствах), отказ может расцениваться как неисполнение работником своих трудовых обязанностей. Основанием для увольнения по инициативе работодателя этот отказ стать не может (ст. 81 ТК РФ предусматривает исчерпывающий перечень таких оснований); не может быть работник и оштрафован (лишен части оклада), так как это прямо запрещено абз. 1 ст. 137 ТК РФ. В качестве санкции может быть применено депремирование (если при этом будет соблюдено трудовое законодательство). Статья 20.26 КоАП за самовольное прекращение работы либо оставление места работы как средство разрешения коллективного или индивидуального трудового спора лицом, обеспечивающим безопасность соответствующего вида деятельности для населения, если такие действия (бездействие) запрещены федеральным законом, предусматривает штраф в размере от 1000 до 1500 руб. (дела о таких административных правонарушениях возбуждаются прокурорами, а рассматриваются в судах).

Подсчет подлежащих оплате сверхурочных часов

Как видно из приведенного нами в начале статьи определения, под сверхурочными работами подразумевается переработка, имеющая место в рабочие для конкретного сотрудника дни.

Работа в выходные и праздничные дни не является одной из разновидностей сверхурочных работ, выделяется ТК РФ отдельно, оформляется и оплачивается по особым правилам (ст. ст. 113, 153 ТК РФ).

Если же сверхурочные работы приходятся полностью или отчасти на ночное время, производится оплата как за сверхурочные, так и за работу в ночное время, так как эти выплаты не дублируют друг друга (ст. ст. 96 и 154 ТК РФ).

Подсчет подлежащих оплате сверхурочных часов производится по Табелю учета рабочего времени ежемесячно.

Некоторые особенности при подсчете сверхурочных часов следует учесть в отношении работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени.

Этот режим вводится, когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов (ст. 104 ТК РФ).

Учетный период не может превышать одного года.

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени.

Для работников с суммированным учетом рабочего времени работа в праздничные дни входит в месячную норму рабочего времени, и они должны выполнить эту норму, включающую и работу в нерабочие праздничные дни.

Оплата в двойном размере начисляется этим работникам за часы, фактически проработанные в праздничные дни.

Поэтому при подсчете сверхурочных часов работникам с суммированным учетом рабочего времени работа в праздничные дни, произведенная сверх нормы рабочего времени, не должна учитываться, поскольку она уже оплачена в двойном размере (см. Решение Верховного Суда РФ от 30.11.2005 N ГКПИ05-1341).

Оплата сверхурочных часов

Сверхурочная работа в силу ст. 152 ТК РФ оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере. Статья подразумевает подсчет сверхурочных часов для целей оплаты не нарастающим итогом за год или месяц, а по каждому случаю сверхурочных работ в отдельности.

Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Целесообразно также во избежание разночтений уточнить, что коэффициенты 1,5 и 2 будут применяться к часовой тарифной ставке (часовой ставке оклада), а не к среднечасовому заработку.

Пример. Вариант 1. Работник работал сверхурочно 4 часа в течение одного дня.

Часовая оплата труда работника 10 руб.

Коллективным договором предусмотрены минимальные размеры оплаты за сверхурочные работы.

За работу за пределами нормальной продолжительности рабочего времени ему причитается оплата в размере 70 руб. (10 руб. x 1,5 x 2 часа + 10 руб. x 2 x 2 часа).

Вариант 2. Работник работал сверхурочно 4 часа в течение двух дней (3 часа и 1 час).

Часовая оплата труда работника 10 руб.

Коллективным договором предусмотрены минимальные размеры оплаты за сверхурочные работы.

За работу за пределами нормальной продолжительности рабочего времени ему причитается оплата в размере 65 руб. [(10 руб. x 1,5 x 2 часа + 10 руб. x 2 x 1 час) + (10 руб. x 1,5 x 1 час)].

Вариант 3. Работник работал сверхурочно 4 часа в течение двух дней (2 часа и 2 часа).

Часовая оплата труда работника 10 руб.

Коллективным договором предусмотрены минимальные размеры оплаты за сверхурочные работы.

За работу за пределами нормальной продолжительности рабочего времени ему причитается оплата в размере 60 руб. [(10 руб. x 1,5 x 2 часа) + (10 руб. x 1,5 x 2 часа)].

Для работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени, не представляется возможным определить количество часов переработки по дням, так как подсчет ведется за учетный период в целом. В связи с этим размер и порядок оплаты сверхурочных работ таким сотрудникам нужно определить в коллективном или трудовом договоре, локальном акте (положении об оплате труда) так, чтобы оплата за каждый час производилась не менее чем в полуторном размере.

По желанию работника, выраженному письменно, сверхурочная работа в силу ст. 152 ТК РФ вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

Списание расходов на оплату сверхурочных работ, вопросы налогообложения

Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Пункт 3 ст. 255 НК РФ относит к расходам на оплату труда, в частности, начисления за сверхурочную работу, производимую в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Порядок привлечения к сверхурочной работе предусмотрен ст. 99 ТК РФ, согласно которой сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

При этом сверхурочная работа должна быть оплачена в повышенном размере независимо от того, соблюден ли порядок привлечения к сверхурочным работам. По Заключению Федеральной службы по труду и занятости от 23.06.2005 N 956-6-1, нарушение работодателем порядка привлечения к сверхурочной работе (например, превышение максимально допустимого числа часов сверхурочной работы в год) не должно отражаться на реализации права работника на оплату труда за сверхурочную работу. Таким образом, трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя оплатить в повышенном размере труд работника, привлекаемого к работе сверхурочно с нарушением ограничений и правил, установленных ст. 99 ТК РФ.

Следовательно, оплату сверхурочной работы следует рассматривать как обоснованный расход. В целях налогообложения прибыли все расходы, признаваемые при исчислении налоговой базы, должны быть документально подтверждены и обоснованны, то есть экономически оправданны, и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким образом, расходы на оплату труда работников, работающих сверхурочно (в том числе если количество часов, отработанных им сверхурочно, превышает 120 часов в год), в целях налогообложения прибыли относятся к расходам согласно п. 3 ст. 255 Кодекса, при условии, если такая обязанность предусмотрена трудовым договором, заключенным с работником (Письма Минфина России от 22 мая 2007 г. N 03-03-06/1/278, от 2 февраля 2006 г. N 03-03-04/4/22).

Суммы повышенной оплаты труда, производимой работодателем в соответствии со ст. 152 ТК РФ, работникам при выполнении работ в условиях, отклоняющихся от нормальных, являются повышенной оплатой труда, а не компенсацией. На оплату сверхурочных не распространяются налоговые льготы по НДФЛ, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, и они подлежат налогообложению в общеустановленном порядке (см. также Письмо Минфина России от 4 июня 2007 г. N 03-04-06-01/174).

Суммы оплаты труда работников, отработавших сверхурочно, в том числе - свыше 120 часов в год, - подлежат обложению ЕСН в общеустановленном порядке.

В заключение обратим также внимание на то, что, работая сверхурочно, сотрудник может "создать" какие-либо расходы для организации - оплатить в эти часы ГСМ, поговорить по рабочему мобильному телефону, воспользоваться служебным проездным билетом, совершить междугородний звонок и т.п. Такие расходы легко вычленить по первичным документам, в которых указано время их совершения (чеки, счета, билеты и т.п.). Если сверхурочные работы не будут надлежаще оформлены (распоряжением и пометками в Табеле учета рабочего времени), работодателю не удастся доказать производственный характер таких затрат, и списать их в целях налогообложения прибыли будет невозможно. Позиция контролирующих органов по этому вопросу выражена, например, в Письме УФНС России по г. Москве от 19 июня 2006 г. N 20-12/54213@.

М.А.Семенова

Консультант

журнала "Бухгалтерский бюллетень"