Мудрый Экономист

Путевые листы: разрабатываем и заполняем форму

"Российский налоговый курьер", 2009, N 11

Еще осенью прошлого года Минтранс России утвердил перечень обязательных реквизитов и правила заполнения путевых листов. Проанализируем, как с учетом данного документа организации, имеющие и использующие автотранспорт, должны оформлять путевые листы.

Составлять путевые листы необходимо по нескольким причинам. Во-первых, путевые листы нужны для гражданско-правовых и хозяйственных целей. Они служат основанием для расчетов сторон за осуществленные перевозки.

Во-вторых, путевые листы используются как доказательство производственного характера поездок, а также для расчета количества израсходованного и списываемого топлива. Иными словами, они являются документами, подтверждающими расходы организации на содержание служебного транспорта в налоговом и бухгалтерском учете. Ведь согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли признаются лишь документально подтвержденные расходы. К таковым, в частности, относятся затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Примечание. В налоговом учете расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В-третьих, путевые листы - это первичные документы по учету работы транспортных средств и труда водителей. Они являются основанием для начисления водителям заработной платы.

В-четвертых, обязательное наличие у водителя организации путевого листа предписано Правилами дорожного движения Российской Федерации <1>. За управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе путевого листа, предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или административного штрафа в размере 100 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

<1> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090.

Какую форму путевого листа применять

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Порядок, Приказ N 152). Этот документ вступил в силу с 21 октября 2008 г. Вместе с тем продолжают действовать унифицированные формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Каким же из названных документов руководствоваться?

Унифицированных форм путевых листов несколько. Они установлены в зависимости от вида транспортного средства. Так, есть формы типовых путевых листов для легкового, грузового, специального автомобиля, легкового такси, автобуса и автобуса необщего пользования. Их обязаны использовать юридические лица всех форм собственности, которые осуществляют деятельность по эксплуатации автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

По мнению Минфина России, унифицированные формы путевых листов обязательны только для автотранспортных организаций <2>. Остальные компании могут разработать, утвердить и применять свою форму путевого листа (иного подтверждающего документа), который должен содержать все реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Напомним, что обязательными для первичных документов являются такие реквизиты, как наименование и дата составления документа, название организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении, должности ответственных лиц и их личные подписи.

<2> Данный вывод содержится в Письмах Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 и от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327.

Примечание. Самостоятельно разработанную форму путевого листа необходимо утвердить как приложение к приказу об учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008).

В отличие от Постановления Госкомстата России в Приказе N 152 сама форма путевого листа не утверждена. В нем перечислены лишь его обязательные реквизиты. Согласно п. 2 Порядка его должны применять юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

До вступления в силу Приказа N 152 индивидуальные предприниматели, занимающиеся перевозками для собственных нужд или на коммерческой основе, использовали специальные формы путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68. Данный нормативный документ утратил силу с 21 октября 2008 г. (п. 2 Приказа N 152).

Итак, Приказом N 152 и утвержденным им Порядком должны руководствоваться все без исключения организации и индивидуальные предприниматели. При этом автотранспортные компании вправе по-прежнему применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России. Но чтобы выполнить требования Порядка, указанным организациям следует дополнить типовую форму теми реквизитами, которые теперь являются обязательными. Перечислим их: дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров, штамп и подпись медицинского работника, проводившего осмотр, и расшифровка его подписи.

Остальные организации, не являющиеся автотранспортными, самостоятельно разрабатывают и применяют ту форму путевого листа, с помощью которой они смогут подтвердить затраты на содержание служебного автотранспорта. Но в ней должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные не только в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, но и в Приказе N 152.

Индивидуальные предприниматели теперь также сами решают, какую форму путевого листа они будут применять. Причем это касается как индивидуальных предпринимателей, занимающихся автомобильными перевозками, так и тех, кто использует транспорт только для собственных нужд. Поскольку граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, не обязаны вести бухгалтерский учет, действие норм Закона N 129-ФЗ на них не распространяется. Следовательно, при разработке формы путевого листа индивидуальные предприниматели руководствуются лишь правилами и требованиями, изложенными в Приказе N 152.

Образец заполнения путевого листа

Приложение N 19 к Приказу по ООО "Олимпия"

от 25.12.2007 N 98 "Об утверждении учетной политики"

         Печать ООО "Олимпия",
141100, Московская область, г. Щелково,
ул. Комарова, д. 18А

Путевой лист легкового автомобиля N 91 на период с 18 по 22 мая 2009 г.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства               
Наименование и организационно- 
правовая форма организации
Общество с ограниченной ответственностью 
"Олимпия"
Местонахождение организации    
141100, Московская область, г. Щелково,  
ул. Комарова, д. 18А
Номер телефона организации     
(496) 560-00-00                          
ИНН/КПП                        
5050123456/505001001                     
Сведения о транспортном средстве                                         
Тип транспортного средства                          
Автомобиль легковой 
Модель транспортного средства                       
ВАЗ-21093           
Модель автомобильного прицепа (полуприцепа)         
-                   
Государственный регистрационный знак транспортного  
средства
К729ВЕ150           
Государственный регистрационный знак автомобильного 
прицепа (полуприцепа)
-                   
Сведения о водителе                                                      
Фамилия, имя, отчество водителя     
Фиакров Сергей Гаврилович           
Номер водительского удостоверения   
77 АР 123456                        
Сведения о медицинском осмотре водителя                                  
Дата      
(число,
месяц,
год)
Вид          
медицинского
осмотра
водителя
Фактическое
время
проведения
медосмотра
(часы,
минуты)
Подпись    
ответствен-
ного лица
Фамилия, имя, отчество  
ответственного лица
1         
2            
3          
4          
5                       
18.05.2009
Предрейсовый 
9.10       
  Павлова  
Павлова Татьяна Ивановна
18.05.2009
Послерейсовый
17.40      
  Павлова  
Павлова Татьяна Ивановна
19.05.2009
Предрейсовый 
9.00       
  Павлова  
Павлова Татьяна Ивановна
19.05.2009
Послерейсовый
17.50      
  Павлова  
Павлова Татьяна Ивановна
20.05.2009
Предрейсовый 
10.30      
  Павлова  
Павлова Татьяна Ивановна
20.05.2009
Послерейсовый
19.00      
Сергиевский
Сергиевский Виктор      
Петрович
21.05.2009
Предрейсовый 
9.00       
  Павлова  
Павлова Татьяна Ивановна
21.05.2009
Послерейсовый
17.30      
  Павлова  
Павлова Татьяна Ивановна
22.05.2009
Предрейсовый 
9.15       
  Павлова  
Павлова Татьяна Ивановна
22.05.2009
Послерейсовый
17.00      
Сергиевский
Сергиевский Виктор      
Петрович
Показания одометра и маршрут движения транспортного средства                                                                    
Дата      
(число,
месяц,
год)
Время     
выезда
автомобиля
со стоянки
(часы,
минуты)
Показания  
одометра
(полные км
пробега)
Подпись 
ответст-
венного
лица
Фамилия 
и
инициалы
ответст-
венного
лица
Маршрут       
движения
автомобиля
(откуда и
куда) <*>
Дата      
(число,
месяц,
год)
Время      
возвращения
автомобиля
на стоянку
(часы,
минуты)
Показания
одометра
(полные
км
пробега)
Подпись  
ответст-
венного
лица
Фамилия 
и
инициалы
ответст-
венного
лица
Пройдено,
км
18.05.2009
9.30      
025102     
  Лисин 
Лисин   
С.А.
Главный офис -
банк-1 -
главный офис -
склад -
главный офис
18.05.2009
17.30      
025160   
  Лисин  
Лисин   
С.А.
58       
19.05.2009
9.15      
025160     
  Лисин 
Лисин   
С.А.
Главный офис -
банк-2 -
главный офис -
банк-1 -
магазин -
главный офис
19.05.2009
17.30      
025200   
  Лисин  
Лисин   
С.А.
40       
20.05.2009
10.40     
025200     
  Лисин 
Лисин   
С.А.
Главный офис -
Отделение
ФСС РФ (г.
Щелково, ул.
Кооперативная,
д. 7) -
главный офис -
банк-2 -
главный офис
20.05.2009
18.50      
025245   
  Лисин  
Лисин   
С.А.
45       
21.05.2009
9.05      
025245     
  Лисин 
Лисин   
С.А.
Главный офис -
склад-
магазин -
главный офис -
банк-1 -
главный офис
21.05.2009
17.20      
025327   
  Лисин  
Лисин   
С.А.
82       
22.05.2009
9.30      
025327     
  Лисин 
Лисин   
С.А.
Главный офис -
магазин -
банк-1 -
главный офис
22.05.2009
16.45      
025362   
  Лисин  
Лисин   
С.А.
35       
Итого                                                                                                                 
260      
    --------------------------------                                                                                            
<*> При заполнении маршрутов движения автомобиля используются следующие обозначения:
главный офис - г. Щелково, ул. Комарова, д. 18А;
банк-1 - г. Щелково, Пролетарский пр-т, д. 20;
банк-2 - г. Щелково, 1-й Советский пер., д. 5;
склад - г. Щелково, ул. Бахчиванджи, д. 11, строение 2;
магазин - г. Щелково, ул. Заводская, д. 173.
Подписи ответственных сторон                                             
Генеральный директор  
Скалозубов          
Скалозубов Петр Николаевич   
Заведующий хозяйством 
Лисин               
Лисин Семен Анатольевич      
Водитель              
Фиакров             
Фиакров Сергей Гаврилович    

Рисунок Обязательные реквизиты путевого листа

В соответствии с п. п. 3 - 7 Порядка путевой лист теперь должен содержать пять обязательных реквизитов:

Примечание. Путевые листы нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с системой документооборота, принятой владельцем транспортного средства (п. 12 Порядка);

Примечание. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Порядка);

Примечание. Как внести исправления в путевой лист?

Путевые листы являются первичными учетными документами, порядок исправления которых прописан в п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. В нем говорится, что внесение исправлений допускается в любые первичные учетные документы, за исключением кассовых и банковских. Правда, при одном условии: корректировки могут производиться лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Таким образом, при исправлении в путевом листе, например, показаний одометра (спидометра) на начало или конец рабочего дня должна стоять подпись водителя, механика или иного уполномоченного лица, подтверждающего правильность этой корректировки.

Примечание. Оформленные путевые листы необходимо хранить не менее пяти лет (п. 18 Порядка).

Обратите внимание: среди обязательных реквизитов нет сведений о маршруте движения транспортного средства. Однако именно эта информация необходима, чтобы подтвердить обоснованность расходов на содержание служебного транспорта в целях налогообложения прибыли. Ведь отсутствие в путевом листе данных о конкретном пункте следования автомобиля не позволяет судить о том, что автомобиль действительно использовался в производственных целях. Как отмечено в Письме Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, путевой лист, не содержащий информацию о маршруте движения автомобиля, не подтверждает осуществленные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Таким образом, в бланк путевого листа целесообразно добавить сведения о маршруте автомобиля. Тем более что это не противоречит правилам составления путевых листов. Согласно п. 8 Порядка на путевом листе допускается указывать дополнительные реквизиты, которые позволяют учесть особенности ведения деятельности по перевозке грузов, пассажиров и багажа.

Примерная форма и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля, который может использовать организация, не являющаяся автотранспортной, приведены выше.

Порядок заполнения путевого листа

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое организацией (индивидуальным предпринимателем) для перевозки сотрудников, пассажиров, грузов или багажа. Так сказано в п. 9 Порядка.

Примечание. При оформлении путевого листа на неделю или месяц в сведениях о сроке его действия указываются даты начала и окончания периода, в течение которого путевой лист может быть использован (п. 4 Порядка).

Как правило, путевой лист составляется на один день. Однако на усмотрение организации (индивидуального предпринимателя) его можно оформить и на более длительный срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Порядка). Естественно, при условии, что путевые листы заполняются таким образом и с такой регулярностью, что на их основании можно судить об обоснованности произведенных расходов (Письмо Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327).

Допустим, на одном автомобиле посменно ездят несколько водителей, а путевые листы в организации выдаются на месяц. В таком случае на одно транспортное средство можно составить несколько путевых листов - отдельно на каждого водителя (п. 11 Порядка). Но при этом нужно учесть особенности заполнения путевых листов, установленные в п. 15 Порядка. В нем говорится, что дата, время и показания одометра на момент выезда транспортного средства с места постоянной стоянки указываются только в путевом листе водителя, который первым выезжает со стоянки. Дата, время и показания одометра при возвращении данного автомобиля на место постоянной стоянки вписываются в путевой лист водителя, который последним заезжает на место стоянки.

Е.В.Вайтман

Эксперт журнала

"Российский налоговый курьер"