Мудрый Экономист

Сокращение сроков подготовки годовой бухгалтерской отчетности: цели и их достижение

"Главная книга", 2009, N 10

Бухгалтер - это не унылая личность, у которой "дебет с кредитом пока что не сведен". Настоящий главный бухгалтер - это маэстро, который дирижирует оркестром виртуозов, прекрасно сработавшейся командой, способной решать любые задачи. Но кто способен оценить достижения, предостеречь от ошибок, помочь советом лучше, чем коллеги? Для обмена мнениями по самым насущным проблемам бухгалтерского учета главные бухгалтеры ведущих отечественных компаний учредили Клуб главных бухгалтеров. Начиная с этого номера, мы будем публиковать материалы заседаний Клуба.

Законом "О бухгалтерском учете" организациям предоставлена возможность длительной подготовки бухгалтерской отчетности, поскольку крайний срок ее представления - 90 дней после окончания отчетного года. Зачем же флагманы отечественной промышленности ставят перед собой задачу сократить этот срок до считаных дней? Каким образом они предполагают этого добиться?

По этим вопросам на заседании Клуба главных бухгалтеров поделились своим личным опытом:

Ким Сун Не - главный бухгалтер ОАО "Нефтяная компания "Роснефть";

Лешко Станислав Людвигович - вице-президент, главный бухгалтер группы ТНК-ВР.

Для справки

Компания "Роснефть" - крупнейшая нефтяная компания России, акционерами которой являются государство, юридические и физические лица.

География деятельности компании - от Туапсе до Сахалина. В состав компании входят около 500 юридических лиц.

Компания "ТНК-ВР" - крупнейшая нефтяная компания России, акционерами которой на паритетной основе являются британская ВР и консорциум ААР (Альфа Групп/Аксесс Индастриз/Ренова).

География деятельности компании - от Украины до Иркутской области. В состав компании входят более 150 юридических лиц.

На первый взгляд говорить о сроках подготовки годовой отчетности в мае - несколько преждевременно. Но это только на первый и непрофессиональный взгляд. На самом деле любой проект по перестройке учетного процесса должен готовиться заранее: например, желая изменить учетную политику, опытный бухгалтер сколько-нибудь серьезного предприятия начнет подготовку расчетов, регламентов и стандартов не позднее чем за полгода до начала ее применения. Ускоренное формирование отчетности требует серьезной перестройки, разработки массы корпоративной документации, подготовки персонала как бухгалтерии, так и производственных подразделений (без чего нельзя сократить сроки поступления первичных документов). И все эти сложности надо помножить на масштабы компании, на территориальный размах деятельности. Вот и становится понятно, что инновации подобного рода внедряются не один месяц, а может быть, и не один год, тем самым шаг за шагом совершенствуется система и повышается ее эффективность и надежность.

Для чего сокращают сроки подготовки отчетности

Проект по сокращению сроков подготовки бухгалтерской отчетности без существенного ущерба для ее достоверности, или, как его принято называть, "ускоренное закрытие периода" (в зарубежной практике - fast close), - мероприятие трудоемкое и весьма недешевое. Поэтому решаются на его проведение не ради дани бизнес-моде и не для проведения PR-акций, а при наличии реальной потребности. Такая необходимость может быть обусловлена:

- внешними причинами:

- причинами внутреннего характера:

Для справки

Название "ускоренное закрытие" родилось из-за того, что отчетность может быть сформирована только после закрытия собирательных счетов:

- распределения косвенных затрат (счета 25 и 26);

- формирования себестоимости продукции (Дт 43 Кт 20) и ее списания на счета реализации (Дт 90 Кт 43) (либо списания корректировочных сумм, если в течение месяца продукция учитывалась по учетным ценам);

- закрытия счетов доходов и расходов (90, 91) и прибыли (99) для окончательного формирования финансового результата.

Для каждой компании состав и приоритетность этих причин различны, и в зависимости от этого ускоренным образом формируется индивидуальная или консолидированная отчетность, отчетность по российским или международным стандартам. Кроме того, влияют и внутренние особенности компании. Например, если для формирования отчетности по US GAAP нужна законченная отчетность по РСБУ, то ускоряется процесс подготовки не только международной, но и отечественной отчетности. Если же для трансформации нужна только информация базы данных по учетным транзакциям, то ускоряется только процесс подготовки отчетности по МСФО, а российская отчетность может и отставать.

До каких сроков сокращается период подготовки отчетности: опыт передовых компаний

Чтобы получить консолидированную отчетность во второй половине января (конкретная дата индивидуально выбирается самой компанией), а аудиторское заключение - не позднее второй половины февраля (без аудиторского заключения отчетность не может ни публиковаться, ни передаваться биржам или комиссии по ценным бумагам), сроки должны быть примерно следующие:

- 6 - 10-й календарный день после завершения отчетного периода (по каждому юридическому лицу холдинга):

- 10 - 30-й день:

- 14 - 30-й день:

Для справки

На какие рекорды можно равняться?

Опыт Роснефти

Год 
Дата публикации консолидированной
отчетности по US GAAP
Количество компаний в периметре   
консолидации
2003
1 июля 2004 г.                   
около 100                         
2008
4 марта 2009 г.                  
около 500                         

С момента начала реализации проекта по ускорению закрытия периода срок публикации сократился на 62 дня.

Опыт ТНК-ВР

Составление консолидированной отчетности по стандартам US GAAP и ее передача иностранному участнику - 10-й рабочий день января.

В ускоренном режиме может формироваться либо только консолидированная отчетность по стандартам МСФО/US GAAP, либо бухгалтерская отчетность по российским и международным стандартам. Налоговая отчетность составляется по каждому юридическому лицу холдинга в сроки, установленные законодательством РФ, но на основе данных, полученных при ускоренном закрытии отчетного периода (объемы выручки, расходов и прочие показатели должны быть сопоставимы в обоих видах отчетности).

Как сократить сроки подготовки отчетности

Опыт показывает, что не обойтись без следующих обязательных мероприятий по сокращению сроков подготовки бухгалтерской отчетности.

1. Организационные мероприятия:

С.Л. Лешко: "Как правило, данные для формирования актов и счетов готовятся поставщиками задолго до того, как эти документы будут оформлены на бумаге и переданы нам. Чтобы ускорить отражение в учете расходов, мы договариваемся с поставщиками о предварительной передаче данных в электронном виде. Например, оператор связи выставляет нам счета за свои услуги до 15-го числа, но справку из биллинговой системы о стоимости обслуживания за прошедший месяц выдает уже 2-го числа".

С.Н. Ким: "Для ускорения документооборота мы разработали и внедрили Корпоративный регламент договорной работы и провели ревизию положений типовых договоров. В договоры с контрагентами внесли следующие условия:

Особенно внимательно мы отнеслись к оптимизации схем бизнес-процессов с монополистами (электроэнергетика, железнодорожный транспорт и пр.). Ведь именно они чаще всего задерживают документы".

Покажем оптимальную модель сроков работы с документами.

------------------------------------¬ ------------------------------------¬
¦ ¦ ¦ Стало в результате внесения ¦
¦ Было ¦ ¦ изменений в договоры и активного ¦
¦ ¦ ¦ истребования документов ¦
¦ ¦ ¦ от контрагентов ¦
L------------------------------------ L------------------------------------
-----T--------T--------T--------T---¬ -----T--------T--------T--------T---¬
¦/¦ ¦ ¦ * о ¦ ¦ ¦/¦ ¦ ¦ о о ¦ ¦ ¦
¦ ¦К ¦ ¦ * ¦ * ¦ ¦ ¦ ¦К ¦ ¦ * * ¦ ¦ ¦
¦ ¦о ¦ ¦ ¦ о о¦ ¦ ¦ ¦о ¦ о * * о¦ ¦ ¦
¦ ¦л ¦ ¦ * ¦ * ¦ ¦ ¦ ¦л ¦ * ¦ ¦ ¦
¦ ¦и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и ¦ * ¦ * ¦ ¦ ¦
¦ ¦ч ¦ ¦ * ¦ о ¦ ¦ ¦ ¦ч ¦ * о ¦ о ¦ ¦
¦ ¦е ¦ ¦ ¦ * о ¦ ¦ ¦е ¦ ¦ * ¦ ¦ ¦
¦ ¦с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦с ¦ * ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦т ¦ ¦ * ¦ ¦ ¦ ¦ ¦т ¦ ¦ * ¦ ¦ ¦
¦ ¦в ¦ ¦ ¦о * ¦ ¦ ¦ ¦в ¦ * о ¦ о ¦ ¦
¦ ¦о ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦о ¦ ¦ * ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦о ¦ ¦ ¦ ¦ * ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦д ¦ ¦ * о * ¦ ¦ ¦ ¦д ¦ ¦ * ¦ ¦ ¦
¦ ¦о ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦о ¦ о ¦ о ¦ ¦
¦ ¦к ¦ ¦ ¦ * ¦ ¦ ¦ ¦к ¦ * ¦ * ¦ ¦ ¦
¦ ¦у ¦ ¦ * ¦ ¦о ¦ ¦ ¦у ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦м ¦ ¦ о¦ ¦ ¦ ¦ ¦м ¦ * ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦е ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦е ¦ о ¦ *¦о ¦ ¦
¦ ¦н ¦ ¦* о ¦ * ¦ ¦ ¦ ¦н ¦ * ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦т ¦ ¦ ¦ ¦о ¦ ¦ ¦т ¦ ¦ * ¦ ¦
¦ ¦о ¦ * о ¦ ¦ ¦ ¦ ¦о ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦в ¦* * о ¦ ¦ * ¦ о ¦ ¦ ¦в ¦*о ¦ ¦ *о ¦ ¦
¦ L--+--------+--------+--------+-->¦ ¦ L--+--------+--------+--------+-->¦
¦ Время ¦ ¦ Время ¦
L------------------------------------ L------------------------------------
1-е 15-е 30-е 15-е 1-е 15-е 30-е 15-е
число число число число число число число число
*** - Поступление документов ооо - Окончание обработки

С.Л. Лешко: "Значительно усложняют и замедляют документооборот посреднические операции: сначала документы поставщиков и подрядчиков должны поступить к агенту, затем на их основе он должен составить и передать в компанию отчет агента. Чтобы ускорить документооборот, мы проводим анализ, от каких агентских договоров можно отказаться и перейти на прямые отношения с поставщиками и подрядчиками";

С.Л. Лешко: "Мы четко разделили персонал бухгалтерии на три категории: вершина пирамиды - те, кто принимает решения и формирует отчетность (за ними задержек не бывает), середина - специалисты, ответственные за те или иные участки учета и бухгалтерские регистры (ускорение достигается, в основном, за счет регламентации и мотивации, а также по Суворову - "не числом, а уменьем"), основа пирамиды - операторы, которые сортируют первичные документы и вводят в автоматизированную систему учетные записи. Последние - персонал не самый ключевой, ускорить их работу проще всего увеличением численности именно на "горячий" период подготовки отчетности";

2. Методологические мероприятия:

3. Технические мероприятия:

С.Н. Ким: "Выверку внутригрупповых расчетов в полном объеме мы проводим до закрытия бухгалтерских счетов (книг). Для этого данные из учета выгружаются в специальную программу, к которой имеют доступ все дочерние общества группы. То есть выверка проводится без участия головного офиса - головная компания выступает только как один из участников внутригрупповых расчетов";

4. Человеческий фактор:

С.Н. Ким: "Перед внедрением проекта "ускоренного закрытия периода" мы провели обучение персонала по двум направлениям - работа в рамках новых внутрикорпоративных стандартов и методик и использование нового программного обеспечения или программных настроек";

С.Н. Ким: "Была установлена довольно жесткая дисциплинарная ответственность за несвоевременную передачу документов в бухгалтерию. За нарушение сотрудниками сроков документооборота руководителям подразделений грозит снижение, а то и вовсе лишение их премий. Конечно, это не вызвало у производственников особого восторга, но со временем они втянулись, и сейчас мы все настроены на достижение единой цели".

Для ускорения формирования отчетности по стандартам МСФО/US GAAP обязанности выполнения части трансформационных поправок передаются на уровень дочерних обществ. Это может быть успешно реализовано при условии разработки специальных методик их выполнения (включая сбор необходимых данных и методы вынесения необходимых профессиональных суждений), проведения обучения и организации "горячей линии" в рамках проекта (ответы по телефону, на сайте, по электронной почте, доведение до исполнителей ответов на часто задаваемые вопросы и пр.).

Какие проблемы возникают при реализации проекта

Участники заседания отметили следующие обусловленные этим проектом проблемы и риски:

С.Н. Ким: "Особенно болезненно воспринимается увеличение трудовой нагрузки в период новогодних праздников и школьных каникул: не секрет, что подавляющее большинство персонала бухгалтерии - женщины, которые в это время хотели бы больше времени уделять своей семье";

* * *

На одном из следующих заседаний Клуба главных бухгалтеров будет подробно рассмотрено использование метода начислений (так называемые accruals), необходимость которого для повышения достоверности расчета прибыли отчетного года в условиях ускоренного формирования отчетности трудно переоценить.

Обзор подготовила

А.А.Ефремова

Ответственный секретарь

Клуба главных бухгалтеров,

зам. генерального директора

ЗАО "АКГ "РБС"