Мудрый Экономист

Порядок учета автотранспорта и расходов на его ремонт

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 12

Для осуществления своей деятельности казенное учреждение может приобретать автотранспорт. В этой статье рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению автотранспортных средств, а также ознакомимся с правилами оформления операций по их выбытию. Кроме того, полезно будет узнать об учете расходов, связанных с ремонтом автотранспорта.

В соответствии с п. 38 Инструкции N 157н <1> материальные объекты имущества, независимо от их стоимости, со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для использования в процессе деятельности учреждения при выполнении работ, оказании услуг, осуществлении государственных полномочий, принимаются к учету в качестве основных средств. Поскольку автотранспортные средства отвечают этим требованиям, они учитываются на счете 0 101 00 000 "Основные средства" (п. 3 Инструкции N 162н <2>).

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
<2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Согласно п. 5 Инструкции N 162н для учета операций с транспортными средствами применяются следующие счета аналитического учета:

Поступление автотранспорта

Поступление автотранспортных средств в казенное учреждение может осуществляться в результате:

а) приобретения;

б) безвозмездного поступления в рамках движения:

Поступление автотранспорта оформляется Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001) (п. 6 Инструкции N 162н).

Автотранспортное средство принимается к учету по первоначальной стоимости, которая складывается из суммы фактических вложений в его приобретение, с учетом суммы НДС, предъявленной учреждению поставщиком (продавцом). В первоначальную стоимость включаются следующие затраты:

Первоначальная стоимость автотранспортного средства формируется в соответствии с п. 30 Инструкции N 162н на счетах 0 106 11 000 "Вложения в основные средства - недвижимое имущество учреждения", 0 106 31 000 "Вложения в основные средства - иное движимое имущество учреждения".

Обратите внимание! Не включаются в сумму фактических вложений общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с его приобретением (п. 47 Инструкции N 157н).

Учет операций по поступлению автотранспортных средств ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов в части операций принятия к учету объектов основных средств по сформированной первоначальной стоимости (п. 55 Инструкции N 157н).

В бухгалтерском учете казенных учреждений операции по поступлению автотранспортных средств отражаются следующей корреспонденцией счетов:

              Содержание операции              
    Дебет   
   Кредит   
Формирование первоначальной стоимости          
автотранспортного средства:
а) при приобретении (п. 31 Инструкции N 162н); 
0 106 11 310
0 106 31 310
0 302 31 730
б) при безвозмездном получении (п. 31
Инструкции N 162н):
- от учреждения, подведомственного одному      
главному распорядителю (распорядителю)
бюджетных средств (в том числе при
централизованном снабжении);
0 106 11 310
0 106 31 310
0 304 04 310
- от бюджетного учреждения другого уровня      
бюджета;
0 106 11 310
0 106 31 310
0 401 10 151
- от учреждения, подведомственного другому     
главному распорядителю (распорядителю)
бюджетных средств одного уровня бюджета,
учреждения, подведомственного одному главному
распорядителю (распорядителю) бюджетных средств
в рамках приносящей доход деятельности,
государственных и муниципальных организаций
0 106 11 310
0 106 31 310
0 401 10 180
Принятие к учету автотранспортного средства по 
первоначальной стоимости (п. 7 Инструкции
N 162н)
0 101 15 310
0 101 35 310
0 106 11 310
0 106 31 310

Автотранспортное средство может передаваться по уже сформированной стоимости и с начисленной амортизацией. В этом случае поступление автотранспорта будет сопровождаться следующей корреспонденцией счетов:

            Содержание операции                
    Дебет   
   Кредит   
Принятие к учету автотранспортного средства по 
ранее сформированной стоимости при
безвозмездном получении в рамках движения
объектов между учреждениями (п. п. 7, 19
Инструкции N 162н):
а) подведомственными одному главному           
распорядителю (распорядителю) бюджетных
средств:
- по балансовой стоимости;                     
0 101 15 310
0 101 35 310
0 304 04 310
- на сумму начисленной амортизации;            
0 304 04 310
0 104 15 410
0 104 35 410
б) подведомственными разным главным            
распорядителям (распорядителям) бюджетных
средств одного уровня бюджета; одному главному
распорядителю (распорядителю) бюджетных средств
в рамках приносящей доход деятельности; от
государственных и муниципальных организаций; от
иных организаций, за исключением
государственных и муниципальных, и от
физических лиц:
- по балансовой стоимости;                     
0 101 15 310
0 101 35 310
0 401 10 180
- на сумму начисленной амортизации;            
0 401 10 180
0 104 15 410
0 104 35 410
в) в рамках движения объектов между бюджетными 
учреждениями разных уровней бюджетов:
- по балансовой стоимости;                     
0 101 15 310
0 101 35 310
0 401 10 151
- на сумму начисленной амортизации             
0 401 10 151
0 104 15 410
0 104 35 410

Выбытие автотранспорта

Выбытие автотранспортных средств может осуществляться по следующим причинам:

Обратите внимание! Одновременно со списанием с балансового учета стоимости автотранспортных средств подлежит списанию с балансового учета сумма накопленных амортизационных отчислений по этим объектам (п. 51 Инструкции N 157н).

Выбытие автотранспортных средств оформляется следующими первичными документами:

Учет операций по выбытию и перемещению автотранспортных средств ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (п. 55 Инструкции N 157н).

В бюджетном учете выбытие автотранспорта отражается следующими проводками (п. п. 10, 19 Инструкции N 162н):

------------------------------------------------T------------T------------¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦Списание автотранспортного средства: ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦а) вследствие уничтожения, разрушения, ¦ ¦ ¦
¦приведения в негодность в результате стихийных ¦ ¦ ¦
¦бедствий: ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦- на сумму балансовой стоимости; ¦0 401 20 273¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------+ ¦
¦- на сумму начисленной амортизации; ¦0 104 15 410¦0 101 15 410¦
¦ ¦0 104 35 410¦0 101 35 410¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦б) при выявленных недостачах, хищениях, фактах ¦ ¦ ¦
¦уничтожения автотранспорта при террористических¦ ¦ ¦
¦актах: ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦- на сумму балансовой стоимости; ¦0 401 10 172¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------+ ¦
¦- на сумму начисленной амортизации; ¦0 104 15 410¦0 101 15 410¦
¦ ¦0 104 35 410¦0 101 35 410¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦в) по причине физического, морального износа: ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦- на сумму балансовой стоимости; ¦0 401 10 172¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------+ ¦
¦- на сумму начисленной амортизации; ¦0 104 15 410¦0 101 15 410¦
¦ ¦0 104 35 410¦0 101 35 410¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦г) при безвозмездной передаче в рамках движения¦ ¦ ¦
¦объектов между учреждениями, подведомственными ¦ ¦ ¦
¦одному главному распорядителю (распорядителю) ¦ ¦ ¦
¦бюджетных средств: ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦- на сумму балансовой стоимости; ¦0 304 04 310¦0 101 15 410¦
¦ ¦ ¦0 101 35 410¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦- на сумму начисленной амортизации; ¦0 104 15 410¦0 304 04 310¦
¦ ¦0 104 35 410¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦д) при безвозмездной передаче в рамках движения¦ ¦ ¦
¦объектов между учреждениями, подведомственными ¦ ¦ ¦
¦разным главным распорядителям (распорядителям) ¦ ¦ ¦
¦бюджетных средств одного уровня бюджета, между ¦ ¦ ¦
¦учреждениями, подведомственными одному главному¦ ¦ ¦
¦распорядителю (распорядителю) бюджетных средств¦ ¦ ¦
¦в рамках приносящей доход деятельности, при ¦ ¦ ¦
¦передаче государственным и муниципальным ¦ ¦ ¦
¦организациям: ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦- на сумму балансовой стоимости; ¦0 401 20 241¦0 101 15 410¦
¦ ¦ ¦0 101 35 410¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦- на сумму начисленной амортизации; ¦0 104 15 410¦0 401 20 241¦
¦ ¦0 104 35 410¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦е) при безвозмездной передаче организациям, за ¦ ¦ ¦
¦исключением государственных и муниципальных: ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦- на сумму балансовой стоимости; ¦0 401 20 242¦0 101 15 410¦
¦ ¦ ¦0 101 35 410¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦- на сумму начисленной амортизации; ¦0 104 15 410¦0 401 20 242¦
¦ ¦0 104 35 410¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦ж) при безвозмездной передаче в рамках движения¦ ¦ ¦
¦объектов между учреждениями разных бюджетов: ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦- на сумму балансовой стоимости; ¦0 401 20 251¦0 101 15 410¦
¦ ¦ ¦0 101 35 410¦
+-----------------------------------------------+------------+------------+
¦- на сумму начисленной амортизации ¦0 104 15 410¦0 401 20 251¦
¦ ¦0 104 35 410¦ ¦
L-----------------------------------------------+------------+-------------

Списание федерального имущества

Решение о списании имущества принимается в отношении (п. 4 Постановления Правительства РФ N 834 <3>):

<3> Постановление Правительства РФ от 14.10.2010 N 834 "Об особенностях списания федерального имущества".

Для принятия решения о списании имущества создается постоянно действующая комиссия (далее - комиссия), которая осуществляет следующие полномочия (п. 6 Постановления Правительства РФ N 834):

В соответствии с установленным Порядком N 96/30н <4> для согласования решения о списании федерального имущества руководитель учреждения направляет в федеральный орган исполнительной власти, в ведении которого находится учреждение:

<4> Порядок представления федеральными государственными унитарными предприятиями, федеральными казенными предприятиями и федеральными государственными учреждениями документов для согласования решения о списании федерального имущества, закрепленного за ними на праве хозяйственного ведения или оперативного управления, утв. Приказом Минэкономразвития России N 96, Минфина России N 30н от 10.03.2011.

При этом в перечне подлежащих согласованию списываемых объектов указываются: наименование автотранспортного средства, его инвентарный номер, год выпуска, балансовая и остаточная стоимость на момент принятия решения о списании, срок полезного использования, установленный для данного объекта федерального имущества, и срок фактического использования на момент принятия решения о списании (п. 2 Порядка N 96/30н).

Указанные документы направляются сопроводительным письмом, содержащим полное наименование организации (п. 1 Порядка N 96/30н).

В рамках Постановления Правительства РФ N 834 утверждены ведомственные приказы о порядке списания основных средств подведомственными учреждениями, например:

Более подробно эта тема освещена в статье Ю. Васильева "Особенности списания федерального имущества", N 5, 2011.

Ремонт автотранспорта

Для устранения неисправностей (восстановления работоспособности), поддержания технико-экономических и эксплуатационных показателей на изначально предусмотренном уровне учреждение осуществляет ремонт и техническое обслуживание автотранспортных средств. Выполнение этих работ учреждение может осуществлять силами собственных специалистов (при наличии) либо воспользоваться услугами сторонних организаций (станций техобслуживания, автосервисов).

Если учреждение производит ремонт собственными силами, то приобретение запасных частей, подлежащих замене в процессе ремонта, отражается в соответствии с положениями Указаний N 190н <5> по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.

<5> Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 190н.

Если ремонт производит сторонняя организация, то расходы по оплате работ, услуг относятся на подстатью 225 "Работы, услуги по содержанию имущества" КОСГУ.

Ремонт автотранспорта силами учреждения. Перед началом ремонта автотранспортного средства технической службой учреждения составляется дефектная ведомость и смета стоимости ремонта. Форма дефектной ведомости разрабатывается учреждением самостоятельно. В ней указывают наименование и инвентарный номер объекта, подлежащего ремонту, выявленные неисправности, запасные части и материалы, необходимые для ремонта, а также срок выполнения работ по устранению неполадок. Смета определяет стоимость запасных частей, необходимых для ремонта.

По окончании ремонтных работ составляется Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002).

Запасные части списываются Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Отражение в учете операций по передаче запасных частей для ремонта внутри учреждения осуществляется на основании Требования-накладной (ф. 0315006).

Для контроля за использованием материальных ценностей, выданных для замены неисправных запчастей, Инструкцией N 157н предусмотрен забалансовый счет 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных". Их перечень устанавливается учетной политикой учреждения.

Запасные части отражаются на забалансовом учете в момент их списания с балансового счета на основании акта приема-сдачи выполненных работ, подтверждающих их замену, и учитываются в течение периода их использования в составе транспортного средства.

Аналитический учет по забалансовому счету 09 ведется в Карточке количественно-суммового учета (ф. 0504041) в разрезе лиц, получивших материальные ценности.

Пример 1. Учреждение произвело ремонт автомобиля "Волга" собственными силами. Для этого за счет средств федерального бюджета были приобретены запасные части на сумму 10 000 руб.

В бухгалтерском учете операции будут отражены следующим образом:

         Содержание операции        
    Дебет   
   Кредит   
  Сумма,  
руб.
Приобретены запасные части          
1 105 36 340
1 302 34 730
  10 000  
Списаны запасные части              
с бухгалтерского учета
1 401 20 272
1 105 36 440
  10 000  
Отражена стоимость запасных частей, 
выданных для замены
09          
  10 000  

Ремонт автотранспорта в автосервисе. Если ремонт автомобиля требует привлечения высококлассных специалистов или использования специализированного технологического оборудования, учреждение заключает договор с организацией, способной выполнить сложный ремонт (например, с автосервисом). В этом случае правоотношения между сторонами договора регулируются Правилами оказания услуг по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 11.04.2001 N 290 (далее - Правила).

В соответствии с п. 15 указанных Правил договор заключается в письменной форме (заказ-наряд, квитанция или иной документ) и должен содержать следующие сведения:

В случае если представитель учреждения оставляет автотранспортное средство в автосервисе, одновременно с договором составляется приемо-сдаточный акт, в котором указываются комплектность автотранспортного средства и видимые наружные повреждения и дефекты, сведения о предоставлении учреждением запасных частей и материалов с указанием их точного наименования, описания и цены. Приемо-сдаточный акт подписывается ответственными лицами сторон и заверяется печатью (п. 18 Правил).

Частью договора является смета, которая может быть твердой или приблизительной. При отсутствии в договоре других указаний смета считается твердой. Стороны не вправе требовать изменения твердой сметы, в том числе в случае, когда в момент заключения договора исключалась возможность предусмотреть полный объем услуг или необходимых для этого расходов. Приблизительная смета корректируется только по соглашению сторон (п. 25 Правил).

Передача отремонтированного автотранспортного средства оформляется Актом о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002), который составляется в двух экземплярах, подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, и утверждается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом). Первый экземпляр акта передается учреждению-заказчику второй - остается в организации, производившей ремонт.

Данные о ремонте следует внести в Инвентарную карточку учета объекта основных средств (ф. 0504031).

Если ремонт автотранспортного средства производится с использованием запасных частей учреждения, их передача организации-исполнителю оформляется Накладной на отпуск материалов на сторону (ф. 0315007) или Требованием-накладной (ф. 0315006).

Пример 2. Учреждение заключило с автосервисом договор на ремонт автомобиля "Тойота Королла". Для ремонта автомобиля переданы запасные части на сумму 40 000 руб. Стоимость выполненных работ, согласно смете, составила 20 000 руб. Средства на ремонт предусмотрены бюджетной сметой учреждения.

В бухгалтерском учете операции будут отражены следующим образом:

        Содержание операции       
    Дебет    
    Кредит   
  Сумма,  
руб.
Отражена передача запасных частей 
1 105 36 340 
м. о. л.
структурного
подразделения
учреждения
1 105 36 340 
м. о. л.
склада
  40 000  
Приняты к учету расходы на ремонт 
автомобиля
1 401 20 225 
1 302 25 730 
  20 000  
Перечислены денежные средства     
за услуги по ремонту автомобиля
1 302 25 830 
1 304 05 225 
  20 000  
Списаны запасные части            
с бухгалтерского учета
1 401 20 272 
1 105 36 440 
м. о. л.
структурного
подразделения
учреждения
  40 000  
Отражена стоимость запасных       
частей, выданных для замены
09           
  40 000  

Т.Шильникова

Редактор журнала

"Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"