Мудрый Экономист

Оформляем результаты инвентаризации и отражаем их в учете

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 11

Согласно п. 20 Инструкции N 157н <1> инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится субъектом учета в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми Минфином в соответствии с законодательством РФ. Напомним, что в настоящее время таким документом является Приказ Минфина России от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Методические указания). Рассмотрим, как оформить результаты проведенной инвентаризации в казенных, бюджетных и автономных учреждениях культуры.

<1> Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".

Общие положения

Порядок оформления результатов инвентаризации приведен в п. 5 Методических указаний.

Согласно п. 5.1 Методических указаний выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

  1. Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты или увеличение финансирования (фондов) с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.
  2. Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя учреждения на издержки производства и обращения (по приносящей доход деятельности) или уменьшение финансирования (фондов). Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же была выявлена недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

  1. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства (по приносящей доход деятельности) или уменьшение финансирования (фондов).

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В случае когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. Если виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на издержки обращения и производства или уменьшение финансирования (фондов).

По поводу разницы в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю учреждения, он же принимает окончательное решение о зачете.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

Документальное оформление результатов инвентаризации

Напомним, что с 2011 г. государственные (муниципальные) учреждения применяют Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, утвержденные Приказом N 173н <2>.

<2> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

Согласно положениям данного Приказа результаты инвентаризации подлежат отражению в следующих документах:

  V   Акт о результатах инвентаризации (форма по ОКУД 0504835);
---------------------------------------------------------------------
V Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств
(форма по ОКУД 0504082);
---------------------------------------------------------------------
V Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой
отчетности и денежных документов (форма по ОКУД 0504086);
---------------------------------------------------------------------
V Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам
нефинансовых активов (форма по ОКУД 0504087);
---------------------------------------------------------------------
V Инвентаризационная опись наличных денежных средств (форма по ОКУД
0504088);
---------------------------------------------------------------------
V Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и
прочими дебиторами и кредиторами (форма по ОКУД 0504089);
---------------------------------------------------------------------
V Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (форма по ОКУД
0504091);
---------------------------------------------------------------------
V Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (форма по ОКУД
0504092).

В Приложении 5 к Приказу N 173н приведены Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета. Рассмотрим особенности заполнения перечисленных выше документов в соответствии с данными Указаниями.

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В процессе инвентаризации нефинансовых и финансовых активов (денежных средств и денежных документов), бланков строгой отчетности и денежных документов составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении.

Данная ведомость является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Этот акт составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением) руководителя учреждения, и подписывается членами комиссии, утверждается руководителем учреждения.

Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082) (далее - Инвентаризационная опись (ф. 0504082)). Данная опись применяется для отражения результатов инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в учреждениях ЦБ РФ, кредитных организациях.

В ней указываются наименование кредитной организации, номер счета в ней, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации в иностранной валюте, курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. Кроме того, в описи производится запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками.

Инвентаризационная опись (ф. 0504082) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) (далее - Сличительная опись (ф. 0504086)) применяется для отражения результатов инвентаризации бланков строгой отчетности и денежных документов, проведенной в учреждении. В ней выявляются расхождения путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета.

Сличительная опись (ф. 0504086) составляется комиссией учреждения по видам документов и материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица.

В данном документе отражаются:

Сличительная опись (ф. 0504086) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) применяется для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации объектов нефинансовых активов. В ней путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. Данный документ заполняется аналогично Сличительной описи (ф. 0504086).

Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088) (далее - Инвентаризационная опись (ф. 0504088)) применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения. Она формируется комиссией учреждения и отражает сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью), сведения по недостаче и излишкам, выявленным по результатам инвентаризации; номера последних приходного и расходного кассовых ордеров.

Инвентаризационная опись (ф. 0504088) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) (далее - Инвентаризационная опись (ф. 0504089)). Применяется для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, иными дебиторами и кредиторами, за исключением расчетов по долговым обязательствам, по которым составляются отдельные инвентаризационные описи.

Инвентаризационная опись (ф. 0504089) формируется комиссией учреждения и отражает:

Данная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091) (далее - Инвентаризационная опись (ф. 0504091)). Она применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации расчетов по доходам (доходным поступлениям) учреждений.

Инвентаризационная опись (ф. 0504091) формируется комиссией учреждения и отражает сведения по данным бухгалтерского учета, номер счета бухгалтерского учета, общую сумму задолженности плательщика ("Всего"), в том числе подтвержденную дебитором, не подтвержденную дебитором, а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности. Данный документ подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Бухгалтерский учет отражения результатов инвентаризации

Выявлены излишки. Согласно п. 31 Инструкции N 157н неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризаций активов, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей рыночной стоимости, установленной для целей бухгалтерского учета на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Напомним, что под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к учету (п. 25 Инструкции N 157н).

Результаты инвентаризации согласно Инструкциям N N 162н <3>, 174н <4> и 183н <5> будут отражаться следующими бухгалтерскими операциями.

<3> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<5> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.
Инструкция N 162н    
Инструкция N 174н    
Инструкция N 183н
     Дебет   
   Кредит   
    Дебет   
   Кредит   
    Дебет   
   Кредит
                    Оприходование излишков основных средств
 0 101 XX 310
<*>
0 401 10 180
0 101 XX 310
<*>
0 401 10 180
0 101 XX 000
<*>
0 401 10 180
                 Оприходование излишков нематериальных активов
 0 102 30 320
0 401 10 180
0 102 20 320
0 102 30 320
0 401 10 180
0 102 20 000
0 102 30 000
0 401 10 180
                  Оприходование излишков материальных запасов
 0 105 XX 340
<*>
0 401 10 180
0 105 XX 340
<*>
0 401 10 180
0 105 XX 000
0 401 10 180
<*> В разрезе аналитических счетов.

В соответствии с п. 9 Инструкции N 174н, п. 9 Инструкции N 183н, п. 6 Инструкции N 162н оприходование неучтенных объектов основных средств, выявленных при инвентаризации, отражается по рыночной стоимости на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031), Актом о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030), с приложением в установленных законодательством РФ случаях документов о государственной регистрации прав на недвижимость или их копий, заверенных в установленном порядке. Оприходование неучтенных материальных запасов отражается на основании первичных учетных документов - Акта о приемке материалов (ф. 0315004) (п. 34 Инструкции N 174н, п. 34 Инструкции N 183н, п. 23 Инструкции N 162н).

Пример. В казенном учреждении в результате проведенной инвентаризации выявлен не учтенный на балансе принтер. Его рыночная стоимость определена комиссией в размере 5000 руб.

Операции по оприходованию излишков будут отражены следующими записями:

         Содержание операции        
    Дебет   
   Кредит   
  Сумма,  
руб.
Принят принтер к учету по рыночной  
стоимости
1 101 34 310
1 401 10 180
   5000   
Начислена амортизация <*>
1 401 20 271
1 104 34 410
   5000   
<*> В соответствии с п. 92 Инструкции N 157н начисление амортизации на объекты основных средств стоимостью от 3000 до 40 000 руб. включительно производится в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию.

Выявлена недостача. Операции по выявленным в ходе инвентаризации недостачам активов в соответствии с Инструкциями N N 162н, 174н, 183н будут отражены следующим образом.

Инструкция N 162н    
Инструкция N 174н    
Инструкция N 183н
     Дебет   
   Кредит   
    Дебет   
   Кредит   
    Дебет   
   Кредит
                   Выявленная в ходе инвентаризации недостача
 0 209 XX 560
<*>
0 401 10 172
0 209 XX 560
<*>
0 401 10 172
0 209 XX 000
<*>
0 401 10 172
               Поступление денежных средств в возмещение недостач
 0 201 34 510
0 201 11 510
0 201 21 510
0 210 02 410
0 210 02 420
0 210 02 440
0 209 XX 660
<*>
0 201 34 510
0 201 11 510
0 209 XX 660
<*>
0 201 34 000
0 201 11 000
0 209 XX 000
<*>
             Возмещение ущерба виновными лицами в натуральной форме
 0 401 10 172
0 209 XX 660
<*>
0 401 10 172
0 209 XX 660
<*>
0 401 10 172
0 209 XX 000
<*>
  Списание с баланса суммы ущерба в случае, если виновные лица не установлены
                   или суд отказал во взыскании суммы ущерба
 0 401 10 172
0 209 XX 660
<*>
0 401 10 172
0 209 XX 660
<*>
0 401 10 172
0 209 XX 000
<*>
<*> В разрезе аналитических счетов.

К сведению. Более подробно об учете недостач читайте в статье Л. Салиной "Учет расчетов по недостачам в государственных (муниципальных) учреждениях", 2011, N 7.

О.Заболонкова

Эксперт журнала

"Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"