Переплата детских пособий: отражение в учете
В редакцию журнала поступил вопрос с просьбой разъяснить ситуацию по переплате детских пособий, которая произошла в одном из вузов - бюджетном учреждении. Студентке, обучающейся на очном отделении университета, было излишне выплачено пособие по беременности и родам. Переплата была обнаружена только в июне 2011 г., когда в учреждении проходила ведомственная проверка финансово-хозяйственной деятельности. Переплата была внесена в добровольном порядке в кассу вуза. Отметим, что данная ситуация далеко не единична. В большинстве случаев переплаты пособий происходят вследствие арифметических ошибок, допущенных финансовыми работниками организаций. Также известны случаи представления документов с заведомо ложными сведениями. О том, как исправить ошибки в учете, расскажем в данной статье.
Об отражении в учете начисленных сумм пособий
Согласно Федеральному закону от 19.05.1995 N 81-ФЗ "О государственных пособиях гражданам, имеющим детей" (далее - Закон о государственных пособиях) и Порядку и условиям назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н (далее - Порядок N 1012н), женщины, обучающиеся по очной форме на платной или бесплатной основе в образовательных учреждениях начального профессионального, среднего профессионального и высшего профессионального образования, а также в учреждениях послевузовского профессионального образования, имеют право на получение пособий по беременности и родам.
Названное пособие назначается и выплачивается указанным женщинам по месту учебы за период отпуска по беременности и родам продолжительностью 70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов на основании медицинской справки установленной формы.
Пунктом 26 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н <1> (ранее - п. 27 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514), установлено, что в случае заболевания, в том числе в связи с беременностью, учащихся образовательных учреждений начального профессионального, среднего профессионального и высшего профессионального образования, а также учреждений послевузовского профессионального образования для освобождения от учебы выдается справка.
Таким образом, пособие по беременности и родам должно быть назначено и выплачено по месту учебы на основании справки, выданной медицинским учреждением.
В соответствии со ст. 4 Закона о государственных пособиях и п. 17 Порядка N 1012н выплата пособия по беременности и родам осуществляется за счет средств федерального бюджета, бюджета субъекта РФ, выделяемых в установленном порядке образовательным учреждениям начального профессионального, среднего профессионального и высшего профессионального образования на выплату стипендий.
Учитывая изложенное, пособие по беременности и родам женщинам вышеназванной категории назначается и выплачивается образовательным учреждением вне зависимости от того, на какой основе осуществляется обучение в образовательном учреждении (платной или бесплатной), за счет средств федерального бюджета, бюджета субъекта РФ, выделяемых в установленном порядке образовательным учреждениям (Письмо ФСС РФ от 09.08.2010 N 02-02-01/08-3930).
В соответствии с положениями разд. V "Классификация операций сектора государственного управления" Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 190н, расходы на выплату пособий подлежат отнесению на подстатью 262 "Пособия по социальной помощи населению" КОСГУ.
В силу п. 102 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н <2> (далее - Инструкция N 162н), начисление пособия по беременности и родам отражается следующей бухгалтерской записью:
Дебет счета 1 401 20 262 "Расходы на пособия по социальной помощи населению"
Кредит счета 1 302 62 730 "Увеличение кредиторской задолженности по пособиям по социальной помощи населению".
О способах исправлений ошибок в учете
В соответствии с п. 85 Порядка N 1012н суммы пособий, излишне выплаченные получателям вследствие представления ими документов с заведомо ложными сведениями, сокрытия данных, влияющих на право получения пособий или исчисление их размеров, возмещаются этими получателями, а в случае спора - взыскиваются в судебном порядке.
Суммы пособий, излишне выплаченные получателю по вине органа, назначившего пособия, удержанию не подлежат, за исключением случая счетной ошибки.
При этом под ошибкой следует понимать непреднамеренное нарушение правильности данных учета и отчетности, совершенное в результате арифметических или логических погрешностей в учетных записях, недосмотра в полноте учета (Перечень терминов и определений, используемых в правилах (стандартах) аудиторской деятельности, утвержденный Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ).
Порядок исправления ошибок приведен в п. 18 Инструкции N 157н <3>. В соответствии с нормами, изложенными в нем, исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета, производится в следующем порядке:
- ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерской отчетности и не требующая внесения изменений в регистры бухгалтерского учета (журналы операций), исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленных сумм и текста. Одновременно в регистре бухгалтерского учета, в котором исправляется ошибка, на полях напротив соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено";
- ошибка, обнаруженная до момента представления бухгалтерской отчетности и требующая внесения изменений в регистр бухгалтерского учета (журнал операций), в зависимости от ее характера отражается последним днем отчетного периода дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной способом "красное сторно", и дополнительной бухгалтерской записью;
- ошибка, обнаруженная в регистрах бухгалтерского учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность уже представлена в установленном порядке, в зависимости от ее характера отражается датой обнаружения ошибки дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной способом "красное сторно", и дополнительной бухгалтерской записью.
Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "красное сторно" оформляются первичным учетным документом, составленным субъектом учета, - Справкой (ф. 0504833), содержащей информацию по обоснованию внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен.
Об отражении в учете возмещаемой суммы переплаты
Для отражения в бухгалтерском учете бюджетного учреждения, получающего бюджетное финансирование, операций, связанных с поступлением денежных средств от физических лиц по переплатам социальных пособий за прошлые годы, которые не числились на балансе организации на начало года, следует руководствоваться Инструкциями N N 157н и 162н, а также разъяснениями Минфина, приведенными в Письме от 13.09.2011 N 02-06-10/4062.
Согласно положениям указанных нормативных актов данные операции, которые исходя из законодательства РФ должны осуществляться преимущественно в безналичном порядке, подлежат оформлению следующими бухгалтерскими записями:
Содержание операции | Дебет | Кредит | |
Исправление ошибки, связанной с излишними | 1 401 20 262 | 1 302 62 730 | |
Начисление в сумме выявленной переплаты | 1 205 31 560 | 1 206 62 660 | |
Поступление в доход бюджета средств, | 1 210 02 310 | 1 205 31 660 |
В случае если денежные средства от физических лиц поступают в кассу учреждения, бухгалтерские записи следует оформлять в следующем порядке:
Содержание операции | Дебет | Кредит | |
Исправление ошибки, связанной с излишними | 1 401 20 262 | 1 302 62 730 | |
Начисление в сумме выявленной переплаты | 1 205 31 560 | 1 206 62 660 | |
Поступление в кассу учреждения от физического | 1 201 34 510 | 1 205 31 660 | |
Выдача из кассы средств для зачисления на | 1 210 03 560 | 1 201 34 610 | |
Зачисление суммы восстановленных расходов | 1 304 05 262 | 1 210 03 660 | |
Перечисление восстановленных расходов прошлых | 1 303 05 830 | 1 304 05 262 | |
Поступление восстановленных расходов по излишне | 1 210 02 130 | 1 303 05 730 |
С.Р.Валова
Эксперт журнала
"Оплата труда
в бюджетном учреждении:
бухгалтерский учет
и налогообложение"