Мудрый Экономист

Ревизия расчетов с персоналом по оплате труда

"Финансовый справочник бюджетной организации", 2011, N 11

Расчеты с персоналом - один из наиболее ответственных участков учета, так как в случае ошибки бухгалтер рискует навлечь на себя гнев не только ревизоров, но и своих собственных работников. В наихудшем случае дело может дойти даже до суда. Рассмотрим, на что нужно обратить самое пристальное внимание при расчетах с сотрудниками.

Типичные нарушения

Можно выделить следующие характерные нарушения, выявляемые в ходе проверок расчетов учреждения с сотрудниками по оплате труда:

Проверяемые документы

При проверке расходования средств на оплату труда контролеры проверяют следующие документы:

Контроль штатного расписания, по существу, включает проверку оформления структуры, штатного состава, численности, перечня должностей, должностных окладов, наличия надбавок, сведений о месячном фонде заработной платы.

При проверке правильности начисления заработной платы в карточках-справках, расчетно-платежных, расчетных ведомостях данные сверяются с табелем учета рабочего времени. Помимо подтверждения основного заработка контролируется наличие оправдательных документов, подтверждающих прочие выплаты работникам; справок-расчетов бухгалтерии на доплаты при отклонении от нормальных условий труда; приказов руководителя о премировании, о выдаче материальной помощи.

Пример акта ревизии

В процессе ревизии проверяются соблюдение трудового законодательства, правильность начисления заработной платы, денежного довольствия и удержаний из них, документальное оформление и отражение в учете всех видов расчетов между учреждением и работниками. При этом выполняются следующие процедуры:

Контроль правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных работникам осуществляется, как правило, выборочным способом. При этом проводятся следующие процедуры:

Приведем образец заполнения акта ревизии в части результатов проверки ведения учета расчетов с персоналом по оплате труда.

АКТ ревизии (проверки) (полное наименование проверяемого объекта) за (период проведения проверки)

"__" __________ 20__ г.                            (место составления акта)
(дата составления акта)

[...]

V. Проверка расходования средств на заработную плату

Предельная штатная численность [наименование учреждения] ___ установлена [наименование вышестоящей организации] на ___ год в количестве ___ штатных единиц, в том числе [привести данные по категориям профессий, должностей].

Штатное расписание на ____ год утверждено [указать должность, Ф.И.О. лица, утвердившего штатное расписание] в количестве ___ штатных единиц, в том числе [привести данные по категориям профессий, должностей].

Установлена излишняя штатная численность в количестве ___ единиц.

По [категория профессий, должностей] штатная численность превышает предельную на ____ штатных единиц ввиду [указать причины].

[Провести анализ по всем категориям профессий, должностей, по которым выявлено превышение штатной численности.]

На момент ревизии по [категории профессий, должностей] вакантны _____ штатных единиц с "__" ___________ ____ г. ввиду [указать причины].

Фонд оплаты труда на ___ год утвержден в сумме ______ руб., в том числе [привести данные по категориям профессий, должностей].

Ревизией (проверкой) установлено, что по [категория профессий, должностей] фонд оплаты труда превышает требуемый [или занижен] на _____ руб. вследствие [указать причину - завышение должностных окладов, неверный расчет фонда оплаты труда и т.п.].

По [категория профессий, должностей] [аналогично предыдущему] выявлено [и т.д. по всем категориям профессий, должностей].

В [наименование проверяемого учреждения] установлены сроки выплаты денежного содержания и заработной платы: аванс ___ числа текущего месяца, заработная плата ____ числа следующего месяца. В течение проверяемого периода выплаты денежного содержания и заработной платы производились с задержками до ___ дней по следующим причинам [указать причины].

Задолженность по выплате заработной платы по состоянию на "__" ______ 200_ г. составляет ____ руб. по причине [указать причину образования задолженности].

Выявлены факты задержки выплаты заработной платы при наличии финансового обеспечения из [указать уровень] бюджета на эти цели. Так, заработная плата за _____ месяц 200_ г. выплачена с задержкой на ____ дней (срок выплаты "__" _________ 200_ г., фактически выплачено "__" ______ 200_ г.), при этом средства на заработную плату поступили на счет N ___ "__" __________ 200_ г. [указать документы, подтверждающие поступление средств].

Проверкой правильности установления должностных окладов государственных служащих (работников) установлено, что в нарушение [указать действующий на проверяемый период федеральный или локальный нормативный акт] установлены факты завышения (занижения) окладов (разрядов) [перечислить все факты завышения (занижения) с указанием должности, Ф.И.О., установленного оклада (разряда), с какого времени установлен, почему должен быть установлен другой оклад (разряд), сумму завышения оклада].

В нарушение постановления [указать действующий на проверяемый период федеральный или локальный нормативный акт] приказом руководителя [наименование проверяемой организации] от ___________ N __ с _________ г. должностной оклад [должность, Ф.И.О.] установлен в размере _______ руб. в месяц, следовало установить ________ руб., в результате чего неправомерно выплачено/переплачено (недоплачено) оклада по (количество) единицам обслуживающего персонала за период __________ в общей сумме __________ руб. Расшифровка приведена в Приложении N __.

[Приложение оформляется с указанием должностей, Ф.И.О., установленного оклада, следовало установить, переплата (недоплата).]

Проверкой правильности установления надбавок за выслугу лет установлено, что в нарушение [указать действующий на проверяемый период федеральный или локальный нормативный акт] в стаж работы [должность, Ф.И.О.] без соответствующего решения руководителя включен период работы (службы) [указать, в какой организации, на какой должности], не дающий права на установление надбавки за выслугу лет. За период _________ неправомерно выплачено _______ руб.

В нарушение [указать действующий на проверяемый период федеральный или локальный нормативный акт, наименование должности руководителя, Ф.И.О.] без соответствующего решения вышестоящего органа управления выплачено стимулирующих надбавок к должностному окладу на общую сумму _____ руб., в том числе [указать на основании какого документа (приказа) выплачено, за что надбавка, номера, даты расходных кассовых документов и выплаченную по каждому из них сумму].

Выявлены факты незаконных выплат надбавок [доплат, материальной помощи, премий] работникам без приказов руководителя организации. За период _______ 200_ г. без приказов руководителя выплачено ____ руб., в том числе [указать должности, Ф.И.О. работников, получивших деньги, реквизиты расходных кассовых документов и сумму по каждому из них].

В соответствии с приказом руководителя от "__" ________ 200_ г. N __ работникам [наименование учреждения] должна быть выплачена [премия, материальная помощь] в размерах от ___ до ___% должностного оклада согласно указанному в приказе списку. На основании данного приказа [должность, Ф.И.О.] начислено [премии, материальной помощи] на сумму _____ руб., что составляет __% должностного оклада вместо предусмотренных приказом ___%. По [наименование расходного кассового документа, номер, дата] выплачено ___ руб., переплата (недоплата) составила ____ руб. Также данным приказом не предусмотрена выплата [премии, материальной помощи, должность, Ф.И.О.], фактически ему выплачено ____ руб. Неправомерные выплаты/переплата [премии, материальной помощи] составили ____ руб.

Ревизией (проверкой) установлено, что в 200_ г. были заключены трудовые договоры (соглашения) с сотрудниками, состоящими в штате организации. Согласно контракту от _________ N __, заключенному с [должность, Ф.И.О.], не предусмотрены выплаты за [какие выплаты]. Фактически данные выплаты произведены за счет [указать, какого бюджета - федерального, субъекта РФ, местного, внебюджетных средств], вследствие чего за период с ________ по ________ неправомерно выплачено ________ руб.

Правильность оплаты отпусков проверена (за весь проверяемый период, выборочно). Установлено, что в нарушение [указать действующий на проверяемый период федеральный или локальный нормативный акт] в расчет среднедневного заработка [должность, Ф.И.О.] при расчете отпускных включено (не включено) [указать, какие выплаты]. В результате среднедневной заработок рассчитан в сумме ______ руб., отпускные начислены в сумме ____ руб. Среднедневной заработок за _______ месяц фактически составляет ________ руб. [указать, каким образом следовало произвести расчет], и отпускные следовало начислить в сумме _____ руб. [указать расчет]. Неправомерные расходы/переплата (недоплата) отпускных составили ________ руб.

Установлены нарушения ст. 126 ТК РФ. Так, по расходному кассовому ордеру [номер, дата] согласно приказу руководителя [наименование учреждения, Ф.И.О. руководителя] от __________ N ____ выплачена компенсация за полный неиспользованный отпуск за ____ год [должность, Ф.И.О. работника]. Всего установлено неправомерных выплат на общую сумму ____ руб. Сводный реестр приведен в Приложении __.

Установлены факты, когда в нарушение требований ст. 38 БК РФ в проверяемом периоде за счет средств [указать уровень] бюджета осуществлялись выплаты заработной платы, подлежащей оплате за счет [указать, за счет каких средств, описать выявленное нарушение], на общую сумму ________ руб., что в соответствии со ст. 289 БК РФ является нецелевым использованием бюджетных средств.

Выявлены факты уплаты платежей [по НДФЛ, ЕСН, обязательному страхованию (указать вид страхования), в Пенсионный фонд РФ] не по тем кодам бюджетной классификации, за счет которых было произведено начисление, что является нецелевым использованием бюджетных средств (ст. 289 БК РФ).

Выявлены факты уплаты платежей по НДФЛ за счет собственных средств учреждения, а не за счет средств работников, что отразилось в образовании сальдо переплаты на счете 303 01 по коду бюджетной классификации __________ по состоянию на "__" __________ 20__ г., что является нецелевым использованием бюджетных средств (ст. 289 БК РФ).

Ю.А.Кошелева

Эксперт

Международного центра

финансово-экономического развития