Мудрый Экономист

Книга учета. Переходим в новый год

"Современный предприниматель", 2009, N 1

С 1 января 2009 г. для всех коммерсантов начался новый налоговый период. Это означает, что бизнесмены на общем и на "упрощенном" режимах должны открыть новую книгу учета доходов и расходов, а книгу за 2008 г. следует закрыть, сделав в ней итоговые записи на 31 декабря.

Общий режим

Книга учета на общем режиме утверждена Приказом Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г. N 86н/БГ-3-04/430. Она состоит из множества таблиц, где группируются расходы (материалы, сырье, приобретенные полуфабрикаты и товары, оплата труда, амортизация, пр.), учитывается готовая продукция. В конце года бизнесмен подводит итоги во всех этих таблицах. Итоговые показатели переносятся в таблицы разд. VI "Определение налоговой базы", там выводится общая величина доходов и расходов за прошедший год, то есть формируются сведения для заполнения декларации и расчета налога на доходы.

Учет в книге ведется не только суммовой, но и количественный. В частности, в таблицах разд. I, где отражается количество приобретенного и израсходованного сырья, материалов. Остатки на конец года нужно перенести в аналогичные таблицы новой книги. Для чего в этих таблицах отводится первая строка "остатки".

УСН

Подведение итогов в "упрощенной" Книге (форма утверждена Приказом Минфина России от 30 декабря 2005 г. N 167н) проще. В ней нет сложного количественного учета, как в Книге общего режима. Предпринимателям, кто уплачивает 6 процентов с доходов, достаточно подсчитать величину доходов, полученных за год. Значение выводится в соответствующей графе таблицы разд. I. Эта сумма попадет в декларацию, и с нее будет рассчитан "упрощенный" налог. Остальные разделы заполнять не обязательно (Письмо Минфина России от 15 августа 2008 г. N 03-11-04/2/118).

Коммерсанты, уплачивающие единый налог с разницы доходов и расходов, помимо суммы доходов должны определить сумму своих расходов за год. Посчитав расходы, коммерсанты должны заполнить справку к разд. I (таблица). Далее идет разд. II, посвященный основным средствам и нематериальным активам. Предприниматели, работающие на УСН с момента регистрации, должны подвести итоги по графам 6 (первоначальная стоимость), 12 (ежеквартально списано), 13 (списано за год). При этом цифры в графах 6 и 13 совпадут. Ведь "упрощенцы" списывают стоимость купленного имущества в расходы в течение года, когда имущество было приобретено. Делается это ежеквартально равными долями. Предприниматели, у кого было имущество до перехода на УСН и стоимость которого не списана полностью, кроме упомянутых граф должны посчитать итог в графах 14 и 15, где отражается уже учтенная в расходах стоимость имущества, часть которой будет включена в будущие периоды.

Таблица. Заполнение справки к разделу I Книги доходов и расходов на УСН

  Код 
строки
     Наименование    
показателя
    Откуда берутся    
сведения
      Примечание     
010
Сумма полученных     
доходов за налоговый
период
Итоговое значение     
графы "доходы,
учитываемые при
исчислении налоговой
базы" разд. I
Значение переносится 
в строку 010 разд. 2
декларации по УСН
020
Сумма произведенных  
расходов за налоговый
период
Итоговое значение     
графы "расходы,
учитываемые при
исчислении налоговой
базы" разд. I
Заносится в          
строку 020 разд. 2
декларации по УСН
030
Сумма разницы между  
суммой уплаченного
минимального налога и
суммой исчисленного в
общем порядке налога
за предыдущий
налоговый период
Определяется по       
показателям декларации
прошлого года:
строка 150 -
строка 080
Эта графа для тех,   
кто работает не
первый год.
Коммерсант ее
заполняет, если в
прошлом году
уплачивал минимальный
налог
040
Итого доходов        
Код стр. 010 -        
код стр. 020 -
код стр. 030
Величина указывается 
в строке 040 разд. 2
декларации по УСН
041
Итого убытков        
Код стр. 020 +        
код стр. 030 -
код стр. 010
Величина указывается 
в строке 041 разд. 2
декларации по УСН

Последний разд. III Книги учета предназначен для предпринимателей, получивших убыток в прошлых годах. Здесь отражаются убытки, полученные в прошлых периодах, показывается величина, которую коммерсант спишет, и сумма, которую перенесет на следующие годы.

ЕНВД

Предприниматели на "вмененке" вести книгу учета не обязаны, а значит, официально подводить итоги они не должны.

Книга необходима для расчета налога, но на ЕНВД платеж в бюджет не зависит от суммы полученного дохода и величины расходов, поэтому Налоговый кодекс не обязывает коммерсантов на ЕНВД вести книгу. Но если предпринимателю удобно вести учет в книге, он вправе это делать. При этом можно воспользоваться бланком "упрощенцев" или разработать свой. Но даже в этой ситуации представлять книгу инспекторам не обязательно, ссылаясь на закон, который не требует от коммерсантов на ЕНВД вести учет.

Если предприниматель совмещает "вмененку" с иным режимом, он должен вести раздельный учет доходов и расходов. В книге учета (по общему режиму или УСН) нужно отражать суммы, связанные с деятельностью на данном режиме, а вот величины, которые относятся к "вмененке", опять же нигде отражать не нужно. Правда в этой ситуации, возможно, следует какой-либо учет "вмененных" сумм все-таки вести, чтобы было наглядно видно разделение доходов и расходов. Это может избавить от дополнительных вопросов в ходе проверок. Кстати, контролеры рекомендуют в подобных ситуациях бизнесменам вести бухучет. Но это только пожелание чиновников, законодательно такого требования не установлено (Письмо Минфина России от 17 ноября 2008 г. N 03-11-02/130).

Форма книги

Книга учета должна быть заверена в налоговой. Порядок заверения зависит от формы книги. Книгу учета разрешается вести в бумажном или электронном виде. Второй вариант удобнее, поскольку допущенную в течение года ошибку проще исправить. В то время как в бумажном документе неверное значение нужно зачеркивать, заверив подписью бизнесмена. Не исключено, что правка привлечет внимание ревизоров.

Если книга ведется в бумажном варианте, то прежде чем в ней появятся первые записи, она должна быть заверена в налоговой. Инспектор на последней странице рядом с подписью предпринимателя должен оставить свой росчерк и поставить печать. Отметим: по правилам эта процедура осуществляется в день обращения коммерсанта в инспекцию. Когда книга ведется на компьютере, ее следует распечатывать по итогам каждого квартала, а вот заверять в инспекции ее нужно только по итогам года (налогового периода).

Таким образом, если коммерсант ведет книгу в бумажном варианте, то за 2008 г. книга должна быть заверена еще в январе 2008 г. и уже давно пора заверить в инспекции новую книгу. Те, кто ведет электронную книгу, должны распечатать и представить книгу за 2008 г. в инспекцию. Конкретных дат для заверения не установлено (Письмо Минфина России от 30 июля 2008 г. N 03-11-02/85). Но чиновники приурочивают дату подписания книги к сроку представления декларации по итогам года. Аргументы следующие: отчетность составляется на основе сведений книги учета, значит, она должна быть к моменту подачи декларации.

За непредставление книги могут взыскать штраф по ст. 126 Налогового кодекса за непредставление сведений, необходимых для контроля (Письмо Минфина России от 31 марта 2005 г. N 03-02-07/1-85). Сумма - 50 руб. В некоторых случаях контролеры приравнивают незаверенную книгу к ее отсутствию и тогда пересчитывают налог исходя из первичных документов коммерсанта. А если их расчет не совпадет с данными декларации бизнесмена, то применяются санкции за неполную уплату налога (ст. 122 НК РФ). Но таких ситуаций на практике немного, а предпринимателям удается отстоять свою позицию в суде.

Прошитая книга

Прежде чем подавать книгу в инспекцию, ее нужно прошнуровать, пронумеровать листы, указать количество страниц, поставить подпись предпринимателя. Это требование распространяется не только на книги, которые ведутся в электронном варианте и распечатываются коммерсантом, но и на бланки, изготовленные типографией. Сделать это просто.

Сначала необходимо пронумеровать страницы. В книге, распечатанной на компьютере, сведения содержатся только с одной стороны листа, поэтому нумеровать нужно листы. В типографском бланке данные, как правило, пишутся с двух сторон листа, поэтому здесь нумеруются страницы.

Далее листы скрепляются прочной ниткой, концы которой нужно вывести на тыльную сторону книги. Они заклеиваются листком бумаги, на котором делается надпись: "В книге учета прошито, пронумеровано и скреплено печатью... листов (страниц)". Если надпись не уместится на листке, не страшно, продолжить запись можно дальше - на обложке книги. Эту запись предприниматель подтверждает своей подписью и печатью (при наличии). Причем печать нужно поставить таким образом, чтобы часть оттиска была на листке, а другая захватывала обложку книги учета. Если у бизнесмена нет печати, фразу можно сделать такую: "В книге прошнуровано и пронумеровано... листов (страниц)", а рядом с подписью написать данные свидетельства о регистрации (номер, дата выдачи). В данном случае даже желательно, чтобы запись была не только на листке, но и захватывала обложку.

Е.Власов

Эксперт журнала