Мудрый Экономист

Типичные ошибки, допускаемые налогоплательщиками при отражении командировочных расходов

"Финансовая газета", 2010, N 51

Ошибка 3: неверное определение срока командировки

При оформлении командировочного удостоверения возможна сложность с определением срока командировки, который проставляется на первой странице формы. На практике ошибки обычно возникают при определении первого и последнего дня командировки. В дальнейшем такая ошибка повлечет за собой неверной расчет суточных и, соответственно, искажение данных учета и налогооблагаемой базы.

Днем отъезда или первым днем командировки считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда, соответственно, последний день командировки - день прибытия транспортного средства.

При отправлении транспортного средства до 24 ч включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 ч и позднее - следующие. Если станция (аэропорт, вокзал, пристань) находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции.

Аналогичные правила применяют для определения последнего дня командировки.

Пример 1. В августе 2010 г. работник московской компании ООО "Вектра" Павлов С.В. был направлен в служебную командировку в Санкт-Петербург.

Вариант 1: Павлов С.В. выезжает в командировку на поезде, который отправляется в Санкт-Петербург 10 августа 2010 г. в 00 ч 40 мин. В Москву Павлов С.В. возвращается 13 августа 2010 г. в 22 ч 00 мин.

Первым днем командировки будет считаться 10 августа, а последним - 13 августа 2010 г. Срок на командировочном удостоверении составит четыре дня (с 10 по 13 марта).

Вариант 2: Павлов С.В. летит в командировку на самолете. Аэропорт находится в 30 мин. езды от города. Самолет вылетает в Санкт-Петербург 10 августа 2010 г. в 00 ч 40 мин.

В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 мин. до вылета самолета. Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, Павлов С.В. должен выехать из города не позднее 23 ч 00 мин. (полчаса на дорогу, 30 мин. на регистрацию, так как в 00 ч 00 мин. за 40 мин. до вылета в 00 ч 40 мин. она уже заканчивается). Павлов С.В. вернулся из командировки в Москву 13 августа в 11 ч 00 мин.

Первым днем командировки будет считаться 9 августа, а последним - 13 августа. Срок на командировочном удостоверении составит пять дней (с 9 по 13 августа).

Ошибка 4: неверное определение размера суточных при заграничных командировках

Нередко на практике возникают ошибки при определении размера суточных при загранкомандировках. За время нахождения в командировке на территории Российской Федерации суточные выплачиваются по нормам для иностранного государства, и наоборот, находящемуся за пределами территории Российской Федерации сотруднику рассчитывают суточные исходя из норматива по Российской Федерации. В одних случаях такой расчет верен, в других - не верен (все зависит от дня пересечения границы и от того, в какую сторону летит командированный сотрудник).

Согласно п. 11 Постановления N 749, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

В соответствии с п. 17 Постановления N 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

В дни, когда пересекается граница, суточные определяются по стране, в которую пребывает сотрудник (по стране въезда).

Пунктом 18 Постановления N 749 предусмотрено, что при следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Пример 2. В сентябре 2010 г. сотрудник московской компании ООО "Вектра" Павлов С.В. летит в заграничную командировку в Вену.

Самолет вылетает в Вену 6 сентября в 7 ч 10 мин. и возвращается в Москву 8 сентября в 16 ч 30 мин. Нормы суточных для командировок по территории Российской Федерации в ООО "Вектра" составляют 700 руб., за пределами Российской Федерации - 2500 руб.

Срок командировки составит три дня. За первый день командировки, когда Павлов С.В. фактически находился и на территории России, и на территории Австрии, суточные выплачиваются по нормам для заграничных командировок, за последний день - по нормам Российской Федерации.

Таким образом, работнику положены суточные в сумме 5700 руб. (2 дня x 2500 руб. + 1 день x 700 руб.).

Здесь следует обратить внимание на то, что при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Однако если работник направляется за рубеж, то выплата суточных производится и при однодневной командировке. Пунктом 20 Постановления N 749 установлено, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Ошибка 5: расчет суточных исходя из дат на билете, притом что отметка о выбытии в командировочном удостоверении не совпадает с датой выезда

На практике срок командировки для расчета суточных определяют в основном по билетам. При этом не исключены ситуации, при которых отметка о дне выбытия в командировочном удостоверении работника не совпадает с датой возвращения из командировки, указанной в билете. Такое возможно, если сотрудник решает остаться в месте пребывания после окончания срока командировки (например, на выходные). В результате он возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании.

Согласно п. 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России N 1, командировочное удостоверение (форма N Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Следовательно, за основу в определении срока командировки необходимо брать именно командировочное удостоверение. В данной ситуации разногласия с проверяющими органами возможны по расходам на оплату обратного билета сотрудника.

Официальные разъяснения Минфина России сводятся к тому, что расходы на обратный билет могут признаваться обоснованными для налогового учета только в случае, если "...задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных расходов" (Письмо Минфина России от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74). В противном случае, если задержка не обусловлена необходимостью продления командировки, невозможностью вылета и другими экономически обоснованными причинами и не согласована с руководством, стоимость обратного билета образует доход сотрудника, с которого необходимо удержать НДФЛ.

Документальным подтверждением вынужденной задержки могут стать служебная записка о необходимости продления срока командировки, утвержденная руководителем, и приказ о самом продлении.

Ошибка 6: учет расходов на проживание на основании счета гостиницы, составленного на иностранном языке

Возвращаясь из заграничной командировки, сотрудник организации сдает в качестве документа, подтверждающего расходы на проживание, инвойс (invoice - счет) иностранного отеля. Несмотря на то что по счету можно идентифицировать фамилию сотрудника и определить стоимость проживания, официальные органы настаивают на переводе счета на русский язык (Письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23).

Статьей 68 Конституции Российской Федерации установлено, что государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык.

В соответствии с п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации от 25.10.1991 N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (ред. от 11.12.2002) на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 26.03.2007), документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. При этом действующее российское законодательство не регламентирует порядок выполнения перевода таких документов, следовательно, перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и самим налогоплательщиком (специалистом организации) (Письмо Минфина России от 03.11.2009 N 03-03-06/1/725).

Ошибка 7: неправомерное увеличение стоимости командировочных расходов на сумму НДС, выделенную в железнодорожном билете отдельной строкой

Если стоимость услуги сформирована с учетом НДС и об этом имеется соответствующая надпись, то в состав командировочных расходов сумма налога не входит. Учет НДС в составе налогооблагаемых расходов прямо запрещен п. 19 ст. 270 НК РФ. Сумму налога можно учесть в расходах вместе со стоимостью услуги, если упоминания о нем вообще не содержится в полученных документах. В этом случае налог не считается предъявленным (Письмо УФНС России по г. Москве от 10.01.2008 N 19-11/603).

Если в документах есть формулировка "в том числе НДС" без указания суммы налога, то самостоятельно рассчитать его и принять к вычету нельзя. Для такого случая применение расчетной ставки не предусмотрено (п. 4 ст. 164 НК РФ). Однако налог придется выделить из стоимости услуг, поскольку увеличить ее на сумму НДС при расчете налога на прибыль нельзя. В ст. 170 НК РФ данная ситуация в числе тех, когда налог учитывается в стоимости товаров (работ, услуг), не представлена.

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке (абз. 2 п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914 (ред. от 26.05.2009)).

Таким образом, основанием для подтверждения права на применение налогового вычета сумм НДС, уплаченного по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно (на территории Российской Федерации), является сумма НДС, выделенная в проездном документе (билете) отдельной строкой (Письма УФНС России по г. Москве от 11.12.2008 N 19-11/115222, от 10.01.2008 N 19-11/603).

Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета. Следовательно, НДС по расходам на проезд командированного работника принимается к вычету датой утверждения авансового отчета.

Т.Ильинова

Заместитель руководителя

аудиторско-правового департамента

АКГ "Градиент Альфа"