Мудрый Экономист

Чем ценна информация кадровой службы для бухгалтерии

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2010, N 12

Кадровую службу можно назвать двоюродной сестрой бухгалтерии, т.к. их работа весьма взаимосвязана. Оказывается, кадровики по многим перекрестным с бухгалтерами вопросам могут обеспечить минимизацию налоговых и судебных рисков, которые связаны с достоверностью и прозрачностью некоторых исконно кадровых документов.

Как известно, оценка надлежащего исполнения требований законодательства по любому виду деятельности осуществляется на основании документов, являющихся своего рода "соломкой" для компании. Есть ли она у вас, того ли качества, выявляется только при проверке, которая может начаться в любой момент.

Так, прошлогодний кризис многим компаниям, которых коснулись проверки, показал их слабые места, одно из которых связано с главным ресурсом предприятия - работниками. Именно они, в отличие от безмолвных документов, в случае необходимости могут давать показания, приводить доводы и свидетельства.

Начинается оформление документов по каждому работнику в кадровой службе, а продолжается в бухгалтерской. Поэтому проверяющие начиная с 2010 г. по вполне законным основаниям объединяются в группы, специализирующиеся на трудовом и бухгалтерском (налоговом) законодательстве, но преследуют при этом абсолютно разные цели. В любом случае главное для них - найти нарушения, предъявить их для исправления, иногда выставляя при этом серьезные штрафные санкции.

Не является секретом и тот факт, что подписанные работником и работодателем те или иные документы, изначально оформляемые в кадровой службе, редко устраивают и проверяющих, и бухгалтерских работников. И причин для этого достаточно.

Два (и три, и четыре) в одном

Так сложилось, что основные документы, хранящиеся в кадровой службе, представляют интерес для:

Речь идет прежде всего о локальных нормативных положениях (актах) по кадрам и социальным вопросам конкретного предприятия.

Под локальными нормативными актами понимаются разрабатываемые и принимаемые органами управления предприятия в соответствии с их компетенцией, определенной действующим законодательством и уставом, внутренние документы, устанавливающие нормы (правила) общего характера, предназначенные для регулирования управленческой, финансовой, коммерческой, производственно-хозяйственной, кадровой и иной функциональной деятельности предприятия.

Классический набор пакета кадровика предполагает, что в наличии имеются следующие локальные нормативные акты: коллективный договор, положение о системе оплаты и стимулировании труда, положение о премировании, положение о персонале, правила внутреннего трудового распорядка, положение о системе обучения персонала, положение о социальных гарантиях, льготах и компенсациях, положение о доплатах и надбавках, положение об удержаниях, положение об отпусках и т.д.

Разрабатывает акты компетентный орган управления - специально созданная для этого комиссия из числа администрации, представителей трудового коллектива и выборного профсоюзного органа (если таковой на предприятии имеется). Одними из главных участников при составлении проектов таких актов являются, конечно же, кадровики. Однако зачастую кадровики не сильны в правовой и нормативной базе по бухгалтерскому и налоговому учету. Поэтому к работе над созданием внутренних положений по труду, по нашему мнению, должны активно привлекаться бухгалтерия и расчетный отдел. Последние, штудируя издания по бухгалтерскому и налоговому учету в части вознаграждений работникам, в свою очередь лучше узнают трудовое законодательство.

Коллективный договор

Роль и значение коллективного договора на предприятии определяются его содержанием. Для кого важен и нужен коллективный договор: для налоговика, трудовика, предприятия или самих работников? Ответ на вопрос можно найти в его определении, данном в гл. 7 Трудового кодекса РФ.

Коллективный договор - это соглашение, устанавливающее дополнительные гарантии для работников предприятия, а также обязательства с их стороны перед администрацией этого предприятия. Другими словами, коллективный договор прежде всего защищает интересы работников предприятия.

Опыт показывает, что мало кто из физических лиц - работников предприятий знает об этом. Работники даже не предполагают, что они сами могут принимать активное участие в разработке проекта коллективного договора, в формулировании принципов взаимодействия сторон. Не в этом ли причина самоуправства некоторых работодателей? В связи с этим данный документ может существенным образом повлиять не только на морально-психологический климат в коллективе, но и на величину заработков.

Если на вашем предприятии такой документ отсутствует, то при проведении ближайшего общего собрания вы можете обсудить содержание коллективного договора, в том числе обязательства работодателя по следующим вопросам:

Коллективный договор необходим и работодателю, так как именно в нем устанавливаются рабочее время и время отдыха, отражаются вопросы предоставления и продолжительности отпусков, фиксируется факт отказа от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора и другие вопросы, определенные сторонами.

Согласно Трудовому кодексу РФ оплата труда таких работников устанавливается в повышенном размере по сравнению с тарифными ставками, окладами (должностными окладами), установленными для различных видов работ с нормальными условиями труда. Минимальные размеры повышения оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, и условия указанного повышения устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ, с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Конкретные размеры повышения оплаты труда должны быть определены работодателем с учетом мнения представительного органа.

Пример 1. В коллективном договоре организации зафиксировано, что оплата труда работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными особыми условиями труда, устанавливается в повышенном размере по сравнению с тарифными ставками (окладами), установленными для различных видов работ с нормальными условиями труда. При этом размер надбавки не должен быть ниже размеров, установленных законами и иными нормативными правовыми актами (ст. 147 ТК РФ). Такие надбавки направлены на повышение размера оплаты труда работников, занятых на работах с вредными условиями труда.

Выдержка из коллективного договора организации в отношении надбавок может выглядеть следующим образом:

"Для работников общества, работающих в тяжелых, вредных и особо вредных условиях труда, предусмотрен повышенный размер оплаты труда.

Размер надбавки определяется с учетом мнения представителей трудового коллектива, но не менее 10% ежемесячного оклада работника".

Итак, если раньше коллективный договор представлял собой комплексный план мероприятий по производственным и социально-бытовым вопросам, то сегодня для предприятия это основной документ, регулирующий социально-трудовые отношения, своего рода "мини-КЗоТ". Видимо из-за того, что исполнение положений трудового законодательства сегодня не особенно приветствуется, в налоговом законодательстве имеются своего рода ссылки-напоминания о трудовом законодательстве. Упоминания о Трудовом кодексе имеются, например, в гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" (пп. 6 п. 1 ст. 208), в гл. 25 "Налог на прибыль" при рассмотрении и доходов (пп. 9 п. 2 ст. 251 НК РФ), и расходов (ст. 255, пп. 12.1 п. 1 ст. 264, п. п. 24 - 26 ст. 270 НК РФ) Налогового кодекса РФ.

С точки зрения формирования налоговой базы по налогу на прибыль и налогу на доходы физических лиц могут быть интересны некоторые суммы, закладываемые в коллективный договор со ссылкой на отраслевые положения.

Пример 2. В жилищно-коммунальном хозяйстве Сугрского района в коллективном договоре были задействованы требования, содержащиеся в Отраслевом тарифном соглашении в жилищно-коммунальном хозяйстве РФ на 2008 - 2010 годы <1>. Так, в соответствии с п. 2.8.2 Отраслевого соглашения для работников ЖКХ предусмотрены доплаты (надбавки) стимулирующего характера, в том числе:

а) персональные надбавки рабочим за профессиональное мастерство и высокие достижения в труде. Данные надбавки предусмотрены и в составе расходов на оплату труда в п. 2 ст. 255 НК РФ. Таким образом, они не будут смущать бухгалтеров при отражении их в составе налоговой базы по налогу на прибыль;

б) персональные надбавки руководителям, специалистам и служащим (техническим исполнителям) за высокий уровень квалификации. В Налоговом кодексе РФ такие надбавки, к сожалению, не отражены. Поэтому, прежде чем фиксировать этот вид выплат в коллективном договоре, следует согласовать данную формулировку с бухгалтерией, которая может предусмотреть такую выплату при формировании другого немаловажного для организации документа - Учетной политики для целей налогообложения.

<1> Утв. Федеральным агентством по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству 02.07.2007 (далее - Отраслевое соглашение).

Там, где есть различные виды тяжелых работ, работ с вредными и (или) опасными условиями труда, согласно трудовому законодательству работодатель обязан выплачивать работникам компенсации. Размеры компенсаций также устанавливаются коллективным договором (ст. 219 ТК РФ). При этом возможность выплаты повышенных (сверх установленных Правительством РФ) компенсаций увязывается с финансово-экономическим положением конкретной организации.

Компенсационные выплаты предполагают, как известно, не выплату вознаграждения за труд, а компенсацию расходов, возникающих вследствие причинения ущерба либо иных расходов (затрат) работника.

Выдержка из коллективного договора организации в отношении компенсаций может выглядеть следующим образом:

"Работа в тяжелых, вредных и особо вредных условиях труда предусматривает компенсации.

Компенсации осуществляются путем предоставления свободного времени (удлиненный или долгосрочный отпуск, сокращенная продолжительность рабочей недели и рабочего года).

При подписании трудового договора с каждым работником, попадающим в эту категорию, обсуждается размер надбавки и компенсации к его заработной плате сверх минимума, предусмотренного Правительством РФ.

Если организация не предполагает оплачивать надбавки сверх установленного Правительством минимума, т.е. они не будут носить индивидуального характера, то факт их начисления достаточно отразить в коллективном договоре".

Пример 3. В организации предусмотрен дифференцированный размер надбавок и компенсаций за работу в тяжелых, вредных и особо вредных условиях труда. При этом их величина может меняться из квартала в квартал.

При налоговой проверке на организацию был наложен штраф на сумму превышения размера надбавок, установленных Правительством РФ. Доводы, приведенные в акте налоговой инспекции, были следующими.

Согласно п. 3 ст. 255 НК РФ начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, подлежат отнесению в состав расходов на оплату труда, если они зафиксированы в трудовом или коллективном договоре.

Таким образом, повышенный размер надбавок и компенсаций может уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль данной организации лишь в случае их фиксации, например в виде формулы, в трудовых договорах с работниками.

С любой выплатой физическому лицу связан налог на доходы физических лиц. Многим работникам кадровой службы наверняка известно, что если работнику выплачивается:

<2> Письма Минфина России от 04.06.2007 N 03-04-06-01/174, от 21.08.2007 N 03-04-07-02/40, ФНС России от 12.10.2007 N 04-1-05/002762.
<3> Письма Минфина России от 03.04.2007 N 03-04-06-02/57, от 13.06.2007 N 03-04-06-02/113, ФНС России от 03.03.2006 N 04-1-03/117.

Кроме установления индивидуальных компенсаций, надбавок и доплат, коллективный договор может быть ценен для предприятия и с точки зрения обоснования некоторых расходов.

Так, многие предприятия ежемесячно несут расходы на улучшение условий и охраны труда работников, финансирование которого может быть осуществлено как за счет государства, так и за счет предприятия.

В соответствии с Трудовым кодексом для работников предусмотрено финансирование расходов на улучшение условий и охраны труда за счет добровольных взносов организаций и физических лиц. Оно осуществляется в размере не менее 0,2 процента суммы затрат на производство продукции (работ, услуг) <4>.

<4> Статья 226 ТК РФ.

В этом случае речь идет о бюджете ФСС РФ.

Если же предприятие создает необходимые условия безопасности труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда (ст. 223 ТК РФ), в виде оборудования санитарно-бытовых помещений в соответствии с действующими санитарными нормами устройствами и предметами личной гигиены, содержания их в надлежащем состоянии, оборудования помещений для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки мягкой мебелью, живыми растениями и т.п., то без коллективного договора не обойтись.

Пример 4. Предприятие несет ежемесячные расходы на мыло, туалетную бумагу, моющие средства, которые в среднем составляют 30 000 руб.

Такие затраты предусмотрены коллективным договором, где в соответствии с положениями гл. 36 Трудового кодекса РФ зафиксировано следующее:

"Организуя безопасную работу и улучшая условия труда, работодатель признает, что обеспечение безопасности жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности является его обязанностью, и он несет за это ответственность в соответствии с законодательными актами РФ.

Работодатель обязуется обеспечивать финансирование мероприятий по охране труда, предусмотренных коллективным договором общества, в размере не менее 300 000 руб. в год".

Так как улучшение условий труда - это требование трудового законодательства, а не желание того или иного предприятия, то бытовые расходы в данной организации можно считать обоснованными и они могут быть приняты в состав расходов при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.

Мнение. Ирина Булатова, консультант Первого Дома Консалтинга "Что делать Консалт"

В статье затронут очень важный вопрос - согласование работы кадровой службы предприятия и бухгалтерии. При грамотной постановке кадрового учета и согласовании потоков информации между бухгалтерией и отделом кадров можно добиться существенной экономии ресурсов. Но еще более важным для предприятий всех форм собственности является разработка локальных нормативных документов с учетом положений как Трудового, так и Налогового кодексов. Локальные нормативные документы - это средство создания таких условий труда, которые могут обеспечивать взаимные выгоды и работнику, и работодателю. Для сотрудника локальные документы служат гарантией организации безопасного производственного процесса, социальной защищенности, получения своевременной и достойной оплаты труда. Для работодателя грамотно разработанные нормативные документы обеспечивают не только защищенность при решении трудовых споров, но и рациональность использования ресурсов и налоговые выгоды.

Автор приводит список основных локальных документов. Это правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение о системе оплаты и стимулировании труда, положение о премировании, положение о персонале, положение о системе обучения персонала, положение о социальных гарантиях, льготах и компенсациях, положение об удержаниях, положение об отпусках и т.д. При проведении налоговой проверки все эти документы и трудовые договоры могут быть истребованы налоговым инспектором, в том числе в целях определения правомерности учета в расходах.

Наиболее подробно в Трудовом кодексе рассмотрено содержание коллективного договора. Этот документ может быть заключен на срок до трех лет и сохраняет свое действие в случаях изменения наименования организации, реорганизации организации в форме преобразования, а также расторжения трудового договора с руководителем организации (ст. 40 ТК РФ). После подписания коллективного договора его нужно в семидневный срок со дня подписания направить на уведомительную регистрацию в орган по труду (ст. 50 ТК РФ). В разных регионах России такие органы могут называться по-разному. В Москве, например, регистрацией коллективных договоров занимается Комитет общественных связей г. Москвы (Постановление Правительства Москвы от 28.04.2009 N 353-ПП).

Порядок уведомительной регистрации коллективных договоров в Москве определяется Московской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений (ст. 19 Закона Москвы от 11.11.2009 N 4 "О социальном партнерстве в городе Москве"). Другие локальные документы предприятия не подлежат даже уведомительной регистрации.

Статью 255 НК РФ - об учете расходов на оплату труда - действительно очень важно учитывать при разработке локальных документов, относящихся к оплате труда и социальной защищенности работников.

Ссылка автора на пп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ правомерна, т.к. в данном пункте НК прямо указано на то, что расходы на доставку к месту работы и к месту жительства могут быть приняты, если они предусмотрены коллективным договором.

Полезно учесть положения ст. 217 НК РФ для максимального использования льгот по НДФЛ, а также положения ст. 9 Федерального закона 212-ФЗ о страховых взносах.

И наконец, несколько слов о согласованной работе подразделений кадрового и бухгалтерского учета. Если на малых предприятиях кадровый учет ведется чаще всего силами бухгалтера, то для средних и крупных предприятий, где есть подразделение службы персонала или отдел кадров, согласованность в работе - действительно серьезная проблема. Необходимо потратить немало сил на построение эффективного документооборота между службами. Учетная кадровая информация бухгалтерией используется в основном для обоснованного начисления заработной платы, отпускных, больничных и командировочных, поэтому главным требованием является своевременность поступления информации от кадровой службы, обеспечивающей соблюдение сроков бухгалтерского учета и качественное ведение бухгалтерской документации.

Автор статьи указывает на необходимость правильного оформления всех документов кадрового учета. В частности, обращает наше внимание на то, что предметом изучения налоговыми инспекторами командировочного удостоверения является не только фактический срок пребывания в месте командирования, определяемый по отметкам о дате приезда и дате выезда, но и то, чем эти даты заверены. Требования Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 к оформлению командировочных удостоверений обязывают заверять их подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации.

Положения о системе оплаты, премировании и стимулировании труда

Положение о премировании работников предприятия является локальным нормативным актом, который определяет систему, условия и порядок премирования персонала, в частности общие условия премирования, принципы и порядок расчета премий, технологию оценки труда в целях премирования и др.

Со стороны работодателя положение о премировании необходимо для того, чтобы стимулировать и ориентировать работников на повышение эффективности и производительности труда, увеличение прибыли, улучшение финансовых показателей общества, обеспечение привлечения и сохранения высококвалифицированного персонала.

Для работников предприятия это положение представляет интерес в том, что оно должно предусматривать некоторые основные принципы, позволяющие надеяться на определенное увеличение доходов, оговоренных в трудовом договоре, или хотя бы на сохранение стабильности в получении доходов при выполнении определенных условий.

Из каждого правила бывают исключения. Так, премирование руководителей предприятий жилищно-коммунального хозяйства, по объективным причинам не имеющих прибыли, производится за счет средств на оплату труда, относимых на себестоимость работ (услуг), по показателям, определенным не положением о премировании, а коллективным договором <5>. А при премировании работников строительной организации следует помнить, что в соответствии с п. 2.19 Федерального отраслевого соглашения по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2008 - 2010 годы премирование за ввод в действие производственных мощностей и объектов строительства может быть установлено по соглашению сторон (заказчика и подрядчика). Другими словами, кроме положения о премировании, такое условие должно быть и в договоре на строительство.

<5> Пункт 2.9 Отраслевого соглашения.

При разработке показателей премирования следует учитывать все возможные варианты формирования хозяйственных ситуаций, в связи с которыми может произойти улучшение качества продукции (работ, услуг). После этого обычно производятся расчеты налоговой нагрузки, анализируются финансовые результаты и только затем выбирается наиболее оптимальный вариант.

На предприятии могут быть предусмотрены разные выплаты стимулирующего характера, которые работодатель при расчете налога на прибыль вправе отнести к расходам на оплату труда на основании законодательства Российской Федерации. Например, на основании Отраслевого соглашения в тех же организациях жилищно-коммунального хозяйства ежемесячные вознаграждения за выслугу лет (за стаж работы) могут составлять не менее 15 процентов тарифной составляющей расходов (средств), направляемых на оплату труда (что составляет не менее 1,8 должностного оклада за полный год) <6>.

<6> Пункт 2.8.2 Отраслевого соглашения.

На первый взгляд кажется, что поскольку в отрасли такой порядок предусмотрен для всех, то бухгалтер, получив соответствующий приказ от кадровой службы, со спокойной душой может отразить подобные выплаты в налоговой отчетности. Однако налоговое законодательство предусматривает лишь единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) <7>. Кадровики должны понимать, что "правильный" бухгалтер, не имея права на уменьшение налога за счет ежемесячных вознаграждений за выслугу лет, будет всячески пытаться "изъять" такие выплаты. Есть ли выход из создавшейся ситуации?

<7> Пункт 10 ст. 255 НК РФ.

Пример 5. На предприятии в соответствии с положением о премировании на 2009 - 2011 г. были предусмотрены ежемесячные вознаграждения за выслугу лет: за 10 лет - 0,2 оклада, свыше 15 лет - 0,5 оклада.

В связи с нестабильным финансовым положением в 2009 г. предприятие не имело возможности выплаты данных вознаграждений.

Во второй половине 2010 г. такая возможность появилась. Поскольку предприятие прибыльное, то, исходя из оптимального подхода при планировании налога на прибыль и в целях снижения налоговых рисков, финансово-бухгалтерская и кадровая службы совместно с профсоюзом предприятия разработали дополнение к локальному акту. В дополнении предусмотрено, что единовременные вознаграждения за выслугу лет, изначально предполагаемые к выплате в 2010 г., будут начислены как единовременные выплаты в 2011 г., но с коэффициентом пересчета исходя из уровня инфляции.

Тот же подход был предусмотрен и к выплатам за 2011 г.

Нередко налоговые проверки выявляют расхождение между задекларированными в положениях по оплате труда правилами расчета премиальных и фактическим порядком расчета. В этом зачастую виноваты и кадровики, вовремя не предусмотревшие соответствующие изменения в локальных нормативных актах, и бухгалтеры, обязанные контролировать соответствие своих расчетов законодательству.

Пример 6. В научно-исследовательской организации утверждено положение о премировании, где предусмотрено, что распределение премий между работниками, находящимися на повременно-премиальной системе оплаты труда, производится пропорционально удельному весу коэффициента премирования и окладу (тарифной ставке) работника по следующей формуле:

П = Пп x Об x (k / K),

где П - премия работника;

Пп - премиальный фонд подразделения;

Об - базовый оклад (ставка) работника;

k - коэффициент премирования работника, который рассчитывается исходя из оценок его работы в течение рассматриваемого для начисления премии периода по установленным для данного подразделения (отдела) критериям (показателям оценки). Оценки даются непосредственным руководителем работника (Приложение N 2) и рассчитываются по формуле:

k = (Об / СОб) x (б / Сб),

где Об - базовый оклад (ставка) работника;

СОб - сумма окладов всех работников подразделения, отдела;

б - итоговый балл работника (сумма баллов работника по показателям оценки);

Сб - общая сумма итоговых баллов всех работников;

K - сумма коэффициентов премирования всех работников подразделения (отдела).

При проверке было установлено, что премии между работниками, находящимися на повременно-премиальной системе оплаты труда, начисляются не по вышеприведенной формуле. Опрос свидетелей (работников предприятия) показал, что премиальные начисляются по усмотрению руководителей этих подразделений и могут быть как выше величины, рассчитанной по формуле положения о премирования, так и ниже.

В результате расчетов, произведенных налоговыми органами, на предприятие был наложен штраф по тем суммам, которые превысили нормативную величину премии, установленную в положении о премировании.

Отдыхаем с оглядкой

Согласно ст. 116 Трудового кодекса РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников. Так, Федеральным отраслевым соглашением по строительству на 2008 - 2010 год в строительных организациях рекомендуется предоставлять такой отпуск за работу в ночное время в течение не менее 3 календарных дней (п. 5.5), Отраслевым соглашением по ЖКХ - по следующим основаниям (п. 3.4):

а) рождение ребенка;

б) собственная свадьба, свадьба детей;

в) смерть супруга (супруги), членов семьи (детей, родителей, родных братьев и сестер);

г) матери (отцу) либо другому лицу (опекуну, попечителю), воспитывающему ребенка - учащегося младших классов (1 - 4 класс), а также однодневный оплачиваемый отпуск в День знаний (1 сентября).

Однако Отраслевое тарифное соглашение - это не федеральный закон. И это играет решающую роль для вашего учетного работника, так как в соответствии с требованиями п. 24 ст. 270 Налогового кодекса РФ расходы на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей, не включаются в налоговую базу.

Пример 7. В соответствии с локальными нормативными актами организации и Отраслевым соглашением для всех работников предусмотрен дополнительно оплачиваемый отпуск при рождении ребенка и в день свадебных мероприятий самих работников или их детей. Отпуск предоставляется на основании заявления работника и приказа по форме Т-6, который составляется работником кадровой службы.

В сентябре 2010 г. дополнительные отпуска были предоставлены:

На основании приказа о предоставлении отпуска в кадровой службе были сделаны отметки в их личной карточке (форма N Т-2) и лицевом счете (форма N Т-54), а расчетчиком был произведен расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

У Иванова сумма начисленных отпускных составила 3650 руб., у Петрова - 5470 руб. В бухгалтерии сумма отпускных Иванова была учтена в налоговой базе по налогу на прибыль, отпускные Петрова - нет.

На сумму заработной платы были начислены и страховые взносы в размере 26,2%. Страховые взносы с заработка Иванова в размере 956 руб. (3650 руб. x 26,2%) и Петрова - 1433 руб. (5470 руб. x 26,2%) были отражены в налоговом учете по налогу на прибыль соответственно принципам отражения отпускных.

Трудовой договор

Как вы поняли, все, что содержится в таких документах, как коллективный договор, положение по оплате труда и премированию и др., имеет решающее значение для бухгалтера: все начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами, могут быть учтены в расходах организации-налогоплательщика на оплату труда <8>. Однако некоторые виды вознаграждений может диктовать и само налоговое законодательство. В этом случае кадровая служба должна своевременно отреагировать и внести соответствующие изменения в первоначально принятые документы.

<8> Статья 255 НК РФ.

Это относится, например, к:

<9> Пункт 16 ст. 255 НК РФ.
<10> Пункт 24.1 ст. 255 НК РФ.

Пример 8. Производственное предприятие заключило договор страхования с организацией, имеющей лицензию, выданную в соответствии с законодательством Российской Федерации, на ведение соответствующих видов деятельности в Российской Федерации. Договор предусматривает оплату страховщиками медицинских расходов работников предприятия, а также расходов работодателя по договорам на оказание медицинских услуг. Действие договора распространяется с декабря 2009 г. по май 2011 г.

Кроме этого с отдельными работниками, имеющими длительный стаж работы на данном предприятии, заключен договор о возмещении в течение 2011 г. их затрат по уплате процентов по займам на приобретение и строительство квартир.

Чтобы эти расходы были учтены в составе расходов предприятия, кадровая служба должна внести соответствующие дополнения в:

В случае если медицинское страхование, осуществляемое за счет средств работодателя, дифференцировано по категориям работников или работодатель застраховал не всех работников, соответствующие дополнения следует вносить в трудовые договоры.

Печать решает все

Командировки - часть жизни многих предприятий. В связи с этим хотелось бы подробнее остановиться на том, на что некоторые работники кадровой службы не обращают внимания.

Известно, что документом, подтверждающим срок пребывания работника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), является командировочное удостоверение (форма N Т-10), выписываемое на основании решения работодателя (форма N Т-9). Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. После возвращения из командировки удостоверение работника сначала оказывается в кадровой службе и только после этого - в бухгалтерии. Таким образом, бухгалтер, который досконально изучает командировочное удостоверение глазами будущих проверяющих, получает готовый документ самым последним.

Кадровикам в связи с этим важно знать, что главным предметом изучения налоговиками в командировочном удостоверении после возвращения работника является не только фактический срок пребывания в месте командирования, определяемый по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении, но и то, чем они, эти даты, заверены. В соответствии с п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки <11> даты въезда-выезда должны быть заверены подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

<11> Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749.

Не секрет, что некоторые кадровики по старинке используют "свою" печать с надписью "Отдел кадров" или даже треугольный штамп, что, конечно, недопустимо и повышает налоговые риски вашей организации. Есть время все исправить.

Мнение. Ольга Скрябина, консультант в области трудового законодательства, руководитель отдела кадрового аудита АКГ "Градиент-Альфа":

Безусловно, одной из основных обязанностей кадровой службы является оформление и ведение кадровой документации. Кадровая служба фиксирует в приказах трудовую деятельность работника (прием, перевод, увольнение, предоставление отпусков, командирование и т.д.). Для бухгалтерии же эти кадровые документы служат первичными учетными документами (оправдательными документами), на основании которых производятся начисления и выплата работникам заработной платы, командировочных расходов, надбавок, премий и т.д.

Что касается локальных актов компании, в первую очередь кадровая служба, контактируя с работниками, разъясняет им правила, по которым трудится компания, и льготы, предоставляемые сотрудникам.

Разрабатывая локальные акты, кадровая служба прежде всего должна учесть требования трудового законодательства, поскольку локальные акты, регламентирующие деятельность работников, не могут содержать условия, которые снижают уровень прав и гарантий, установленных для работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Сегодня огромное значение в компаниях работодатели придают мотивации и стимулированию сотрудников. Мотивация трудовой деятельности работников оказывает непосредственное влияние на поведение сотрудников, что в конечном итоге отражается на результатах деятельности организации в целом. Механизм мотивации должен быть грамотно урегулирован правовыми нормами трудового и внутрикорпоративного законодательства.

Было бы более грамотным поручить отделу труда и заработной платы или экономисту по труду придать письменную форму тем идеям, которые хотел бы заложить в порядок назначения премий сам работодатель.

Наличие локальных актов позволяет обосновать необходимость осуществления тех или иных расходов, улучшающих уровень социальных гарантий работников, в больших размерах, чем это установлено действующим законодательством.

Однако с точки зрения налогового законодательства коллективный договор имеет больший вес, чем любой локальный нормативный акт, утвержденный приказом генерального директора. Поэтому в определенных случаях будет предпочтительнее гарантировать учет премиальных выплат в составе расходов на оплату труда, включив раздел о премировании в коллективный договор.

И.Киселева

Руководитель налоговой практики

компании "МЭТР"

Проектная кузница кадров: учимся на конкретных примерах
 
НДС по услугам застройщика, оказываемым при строительстве нежилых помещений в рамках жилой застройки, с 1 октября 2010 года