Мудрый Экономист

Учет кассовых операций в бюджетном учреждении

"Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях", 2011, N 9

Регулирование учета денежных средств

Организация и учет кассовых операций в бюджетном учреждении регламентируется следующими основными документами:

Кассовые операции связаны практически со всеми разделами бухгалтерского учета, например, с расчетами по доходам, с подотчетными лицами, поставщиками, прочими дебиторами и др.

Требования к ведению кассовых операций

К ведению кассовых операций в бюджетном медицинском учреждении предъявляются следующие требования: для осуществления расчетов наличными деньгами медицинское учреждение должно иметь кассу, контрольно-кассовые машины, соблюдать установленный лимит кассы, вести кассовую книгу и оформлять все операции по движению наличных денежных средств согласно утвержденному Плану счетов и Инструкции по его применению.

Требования к организации работы кассы

Касса - это специально оборудованное, изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денежных средств. Помещение кассы должно быть изолировано от других помещений и иметь единственный вход, располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. Если здание медицинского учреждения двухэтажное, то кассовая комната должна быть размещена на верхних этажах. Если здание медицинского учреждения одноэтажное, то окна кассы должны быть оборудованы внутренними ставнями и решетками. Кассовая комната должна иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки и открывающуюся внутрь. Касса должна быть также оборудована специальным окошком для выдачи денег; иметь несгораемый сейф, который должен прочно прикрепляться к полу и стенам; иметь исправный огнетушитель.

Несоблюдение любого из этих требований чревато штрафом. Ответственность за оборудование помещения кассы полностью ложится на руководителя медицинского учреждения, а следовательно, в случае выявленных нарушений штраф может быть выписан как на руководителя, так и на само учреждение в сумме от 40 000 до 50 000 руб. Но если организация была оштрафована за нарушения, допущенные в оборудовании кассы, то учреждение может обжаловать это решение в суде. Судебная практика по этому вопросу неоднозначная. Так как недооборудование кассы является административным правонарушением, то в суде можно доказать малозначительность данного правонарушения. Аргументами в пользу этого может являться тот факт, что проверяющими не было обнаружено недостачи или, наоборот, сверхнормативной наличности. Помимо этого, многие руководители также ссылаются на то, что в современных условиях медицинское учреждение полностью находится под охраной охранных служб, а все помещения здания оборудованы противопожарными сигнализациями.

Требования к работе кассира

Перед назначением руководителю учреждения необходимо проверить кандидата на должность кассира. К ведению кассовых операций не допускаются лица:

Согласно Порядку ведения кассовых операций руководитель обязан под расписку ознакомить кассира с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в Приложении N 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85. На практике можно порекомендовать делать расписку об ознакомлении с правилами ведения кассовых операций на бланке договора. После подписания договора кассир знакомится с результатами инвентаризации кассы и получает материальные ценности. Передача ценностей оформляется актом в трех экземплярах, один из которых передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, а третий остается в бухгалтерии. Кассиру передается ключ от помещения кассы, дубликат ключа остается в сейфе у руководителя учреждения. Передача ключей от помещения кассы третьим лицам не допускается. Руководителю учреждения следует обратить внимание на то, что перед уходом кассира в отпуск или при увольнении кассира необходимо провести инвентаризацию кассы. При этом все выявленные нарушения будут отнесены на кассира. Если инвентаризация проведена не была, недостатки денежных средств в кассе организация будет вынуждена покрыть за счет своей прибыли.

В обязанности кассира бюджетного учреждения входит осуществление операций по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг на основе приходных и расходных документов кассовой книги.

При получении денежных средств в учреждении банка руководитель организации должен обеспечить кассира транспортным средством, в противном случае кассир не будет нести ответственность за денежные средства во время их транспортировки из банка в медицинское учреждение. Наличные деньги могут быть получены в банке на основании чека. При этом следует помнить, что расходовать денежные средства можно только на те цели, которые указаны в чеке. Учреждения могут иметь в своих кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных обслуживающими банками по согласованию с руководителем учреждения. Сверхлимитные наличные денежные средства организация обязана сдавать в банк.

Оформление основных операций, отражающих движение денежных средств

Счета 020134000 "Касса" и 020135000 "Денежные документы" предназначены для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе учреждения.

Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности - квитанциям и приходным кассовым ордерам. В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные реестром сдачи документов с приложением квитанции (копий).

При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, которые определены приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.

Учет кассовых операций в учреждениях как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах ведется в кассовой книге. Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведется на отдельных листах кассовой книги по видам иностранных валют.

Учет операций по движению наличных денежных средств на счете 020134000 "Касса" ведется в журнале операций по счету "Касса" на основании кассовых отчетов. Операции по учету движения наличных денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:

     Название операции     
        Дебет       
          Кредит        
Поступление наличных       
денежных средств в валюте
Российской Федерации в
кассу с лицевого счета
учреждения, открытого в
органе казначейства
020134000 "Касса"   
0210030 "Расчеты с      
финансовым органом по
наличным денежным
средствам"
Поступление наличных       
денежных средств в
иностранной валюте в кассу
автономного учреждения со
счета в кредитной
организации
020134000 "Касса"   
020127000 "Денежные     
средства учреждения в
иностранной валюте на
счетах в кредитной
организации"
Прием наличных денежных    
средств во временное
распоряжение
320134000 "Касса"   
330401000 "Расчеты по   
средствам, полученным во
временное распоряжение"
Поступление доходов в кассу
учреждения
220134000 "Касса"   
220500000 "Расчеты по   
доходам"
Поступление в кассу        
учреждения пожертвований,
грантов
220134000 "Касса"   
220581000 "Расчеты с    
плательщиками прочих
доходов"
Возврат в кассу учреждения 
ранее произведенных
авансовых выплат
в погашение дебиторской
задолженности
020134000 "Касса"   
020600000 "Расчеты по   
выданным авансам"
Возврат в кассу автономного
учреждения займа, ссуды,
предоставленных согласно
законодательству
Российской Федерации, а
также поступление штрафов,
пеней, процентов,
начисленных по ним
220134000 "Касса"   
220714000 "Расчеты по   
предоставленным займам,
ссудам"
Поступление остатков       
подотчетных сумм
020134000 "Касса"   
020800000 "Расчеты с    
подотчетными лицами"
Поступление от подотчетных 
лиц, ответственных за
выдачу выплат работникам
(студентам) денежных
средств в сумме остатков
невыплаченных сумм
заработной платы, пособий,
пенсий, стипендий
020134000 "Касса"   
020800000 "Расчеты с    
подотчетными лицами"
Поступление наличных       
денежных средств в
возмещение ущерба,
причиненного имуществу
автономного учреждения
020134000 "Касса"   
счета 020900000 "Расчеты
по ущербу имуществу"
Поступление в кассу        
учреждения полученного
займа
220134000 "Касса"   
230114000 "Расчеты по   
заимствованиям, не
являющимся
государственным
(муниципальным) долгом"
Поступление в кассу        
учреждения денежных
средств в порядке расчетов
между головным учреждением
и обособленными
подразделениями
020134000 "Касса"   
030404000               
"Внутриведомственные
расчеты"
Поступление в кассу        
учреждения денежных
средств в порядке расчетов
с прочими кредиторами
020134000 "Касса"   
030406000 "Расчеты с    
прочими кредиторами"
Выбытие денежных средств в 
валюте Российской Федерации
из кассы учреждения для
зачисления на лицевой счет
в органе казначейства
021003000 "Расчеты  
с финансовым органом
по наличным денежным
средствам"
020134000 "Касса"       
Выбытие денежных средств   
из кассы учреждения в
иностранной валюте для
зачисления на счет в
кредитной организации
согласно объявлению на
взнос наличными
020127000 "Денежные 
средства учреждения
в иностранной валюте
на счетах в
кредитной
организации",
020123000 "Денежные
средства учреждения
в кредитной
организации в пути"
020134000 "Касса"       
Возврат наличных денежных  
средств, находящихся во
временном распоряжении
учреждения, при
наступлении условий их
передачи владельцу
330401000 "Расчеты  
по средствам,
полученным во
временное
распоряжение"
320134000 "Касса"       
Возврат из кассы учреждения
излишне полученных доходов
220500000 "Расчеты  
по доходам"
220134000 "Касса"       
Оплата из кассы автономного
учреждения предварительных
платежей по государственным
(муниципальным) договорам
на нужды учреждения
(авансов)
020600000 "Расчеты  
по выданным авансам"
020134000 "Касса"       
Предоставление займа, ссуды
из кассы
220714000 "Расчеты  
по предоставленным
займам (ссудам)"
220134000 "Касса"       
Выдача денежных средств    
подотчетному лицу при
условии полного его отчета
по ранее выданному ему
авансу
020800000 "Расчеты  
с подотчетными
лицами"
020134000 "Касса"       
Выдача денежных средств    
подотчетному лицу
заработной платы
(стипендий, пенсий,
пособий) при условии
нахождения структурного
подразделения автономного
учреждения в отдаленной
местности на основании
платежной ведомости
020800000 "Расчеты  
с подотчетными
лицами"
020134000 "Касса"       
Погашение из кассы         
автономного учреждения
ранее полученного займа
230114000 "Расчеты  
по заимствованиям,
не являющимся
государственным
(муниципальным)
долгом"
220134000 "Касса"       
Выдача из кассы            
автономного учреждения
заработной платы, прочих
выплат, стипендий, пенсий,
пособий и иных социальных
выплат, а также
вознаграждений лицам, не
состоящим в штате
учреждения по договорам
гражданско-правового
характера
030200000 "Расчеты  
по принятым
обязательствам"
020134000 "Касса"       
Выдача из кассы учреждения 
депонентской задолженности,
а также сумм, удержанных
из заработной платы
030402000 "Расчеты  
с депонентами",
030403000 "Расчеты
по удержаниям из
выплат по оплате
труда"
020134000 "Касса"       
Суммы выявленных недостач  
020981000 "Расчеты  
по недостачам
денежных средств"
020134000 "Касса"       
Принятие к учету           
дебиторской задолженности
по восстановлению иного
источника финансового
обеспечения, привлеченного
на исполнение обязательства
030406000 "Расчеты  
с прочими
кредиторами"
020134000 "Касса"       
Поступление денежных       
документов в кассу по
государственным
(муниципальным) договорам
на нужды учреждения
020135000 "Денежные 
документы"
счета 030200000 "Расчеты
по принятым
обязательствам"
Поступление денежных       
документов в кассу
учреждения, приобретенных
подотчетным лицом
020135000 "Денежные 
документы"
020800000 "Расчеты с    
подотчетными лицами"
Поступление денежных       
документов в кассу
автономного учреждения в
порядке расчетов между
головным учреждением,
обособленными
подразделениями
020135000 "Денежные 
документы"
030404000               
"Внутриведомственные
расчеты"
Поступление денежных       
документов в кассу
учреждения в безвозмездном
порядке от государственных
учреждений, организаций
на основании Акта приема-
передачи
020135000 "Денежные 
документы"
счета 040110180 "Прочие 
доходы"
Поступление денежных       
документов в порядке
возмещения ущерба в
натуральной форме
виновными лицами
020135000 "Денежные 
документы"
040110172 "Доходы от    
операций с активами"
Поступление в кассу        
автономного учреждения
излишков денежных
документов, обнаруженных
при инвентаризации
020135000 "Денежные 
документы"
040110180 "Прочие       
доходы"
Выдача из кассы денежных   
документов под отчет
счета 020800000     
"Расчеты с
подотчетными лицами"
020135000 "Денежные     
документы"
Возврат из кассы учреждения
денежных документов
поставщику согласно
условиям государственного
(муниципального) договора
на нужды учреждения
счета 030200000     
"Расчеты по принятым
обязательствам"
020135000 "Денежные     
документы"
Безвозмездная передача     
денежных документов между
головным учреждением
и обособленными
подразделениями
счета 230404000     
"Внутриведомственные
расчеты"
220135000 "Денежные     
документы"
Безвозмездная передача     
денежных документов
240120241 "Расходы  
на безвозмездные
перечисления
государственным и
муниципальным
организациям"
счета 240120242
"Расходы на
безвозмездные
перечисления
организациям, за
исключением
государственных и
муниципальных
организаций"
220135000 "Денежные     
документы"
Суммы выявленных недостач, 
хищений
040110172 "Доходы   
от операций с
активами"
020135000 "Денежные     
документы"
Выбытие с учета по причине 
уничтожения, порчи
денежных документов в
результате форс-мажорных
обстоятельств на основании
акта уничтожения, порчи
040120273           
"Чрезвычайные
расходы по операциям
с активами"
020135000 "Денежные     
документы"

А.Г.Коротких