Мудрый Экономист

Порядок составления, выставления и получения электронных счетов-фактур

"Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 8

Не так давно счет-фактуру можно было составлять только на бумажном носителе. После успешно проведенного пилотного проекта, заключавшегося в разработке и апробации организационных и технологических решений, направленных на создание системы электронного документооборота счетов-фактур, назрела необходимость внесения изменений в действующее законодательство, связанных с возможностью составления счетов-фактур в электронном виде (Письмо Минфина России от 04.08.2009 N 03-02-08-64). В результате был издан Федеральный закон N 229-ФЗ <1>, внесший поправки в ст. 169 НК РФ. Согласно ее новой редакции счет-фактура может быть составлен и выставлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде. О порядке составления электронных счетов-фактур, а также о правилах выставления и получения таких документов по телекоммуникационным каналам связи расскажем в данной статье.

<1> Федеральный закон от 27.07.2010 N 229-ФЗ "О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования".

Составление электронных счетов-фактур

В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые реализуют товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени) сумм НДС к вычету.

Если государственное (муниципальное) образовательное учреждение осуществляет операции, признаваемые объектом обложения НДС, либо операции, освобождаемые от обложения данным налогом в соответствии со ст. 149 НК РФ, то оно обязано составлять счет-фактуру.

Требования к составлению счетов-фактур установлены п. п. 5, 5.1 ст. 169 НК РФ, согласно которым:

а) счет-фактура, выставляемый при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должен содержать следующие реквизиты:

б) счет-фактура, выставляемый при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, должен содержать:

Поскольку в Налоговом кодексе не указано, что перечисленные реквизиты должен содержать счет-фактура, составленный только на бумажном носителе, по мнению автора, требования, предъявляемые ст. 169 НК РФ к содержанию счетов-фактур, можно применить и к электронной форме счета-фактуры.

Счет-фактура, составленный на бумажном носителе, подписывается руководителем и главным бухгалтером учреждения либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по учреждению или доверенностью от имени учреждения.

Счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации в соответствии с Федеральным законом N 1-ФЗ <2>.

<2> Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Действует до 01.07.2012. С указанной даты вместо данного Закона вступает в силу Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Форматы счета-фактуры в электронном виде утверждаются ФНС (п. 9 ст. 169 НК РФ).

Выставление и получение электронных счетов-фактур

В соответствии с п. 9 ст. 169 НК РФ порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП устанавливается Минфином. В настоящее время такой Порядок утвержден Приказом от 25.04.2011 N 50н <3> (далее - Порядок).

<3> Зарегистрирован в Минюсте России 25.05.2011 N 20860.

Данный Порядок устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП.

Участниками электронного документооборота выступают:

Условная схема электронного документооборота счетов-фактур может выглядеть следующим образом:

-----------¬               ------------------¬               -------------¬
¦ ¦ файлы ¦ ¦ файлы ¦ ¦
¦ ¦ счетов-фактур ¦ Оператор ¦ счетов-фактур ¦ ¦
¦ Продавец ¦<------------->¦ электронного ¦<------------->¦ Покупатель ¦
¦ ¦ подтверждения,¦ документооборота¦ подтверждения,¦ ¦
¦ ¦ извещения ¦ ¦ извещения ¦ ¦
L----------- L------------------ L-------------

Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию продавца и покупателя и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки таких счетов-фактур в соответствии с утвержденным Форматом и Порядком.

Выставление и получение электронных счетов-фактур по телекоммуникационным каналам связи допускается при обязательном использовании сертифицированных в соответствии с законодательством РФ средств криптографической защиты информации, позволяющих идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации и совместимых со средствами криптографической защиты информации, используемыми в ФНС. Сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота выдаются организациями, которые выпускают такие сертификаты для использования в информационных системах общего пользования, выполняют функции, предусмотренные Федеральным законом N 1-ФЗ, и являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС (п. п. 1.6, 1.8 Порядка).

При выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. При этом счета-фактуры могут быть как в зашифрованном, так и в незашифрованном виде.

Различают выставленные и полученные электронные счета-фактуры.

Выставленным признается счет-фактура в электронном виде при наличии у продавца подтверждения от оператора электронного документооборота о получении файла счета-фактуры, а также извещения от покупателя о получении счета-фактуры, подписанного ЭЦП покупателя и полученного через оператора электронного документооборота. При этом датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора (п. 1.10 Порядка).

Полученным признается счет-фактура в электронном виде при наличии у покупателя подтверждения от оператора электронного документооборота о направлении в его адрес файла счета-фактуры, а также извещения о получении счета-фактуры, подписанного ЭЦП покупателя и подтвержденного оператором электронного документооборота. При этом датой получения покупателем счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления покупателю оператором электронного документооборота файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора (п. 1.11 Порядка).

Если требуется внесение исправлений в счет-фактуру, покупатель направляет продавцу через оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры, при получении которого продавец устраняет указанные в нем ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии с Порядком.

Отметим, что участники электронного документооборота должны обеспечить хранение счетов-фактур, подписанных ЭЦП, совместно с применявшимся для формирования ЭЦП указанных документов сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для их хранения (п. 1.13 Порядка).

Регистрация участников электронного документооборота

Согласно п. 2.1 Порядка для участия в электронном документообороте продавец (покупатель) должен:

а) получить сертификаты ключей подписи руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) образовательного учреждения или доверенностью от имени такого учреждения в соответствии с законодательством РФ;

б) оформить и представить оператору электронного документооборота заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, в котором указываются:

в) получить у оператора электронного документооборота идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Если учетные данные, содержащиеся в заявлении об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, изменились, то участник электронного документооборота не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения обязан представить оператору электронного документооборота заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные. Оператор в свою очередь не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления изменяет учетные данные участника электронного документооборота.

В течение трех рабочих дней с момента подключения продавца (покупателя) к электронному документообороту (изменения учетных данных) оператор электронного документооборота направляет в налоговый орган по месту нахождения продавца (покупателя) сведения об учетных данных продавца (покупателя) в качестве участника электронного документооборота счетов-фактур (об изменении учетных данных) (п. 2.3 Порядка).

Действия участников электронного документооборота по выставлению и получению счетов-фактур

Рассмотрим порядок действий участников электронного документооборота по выставлению, получению и исправлению счетов-фактур подробнее.

Порядок выставления электронных счетов-фактур продавцом:

  1. Продавец при выставлении покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи:
  1. Оператор электронного документооборота, заключивший договор с продавцом, при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня:
  1. Продавец при получении подтверждения оператора электронного документооборота не позднее следующего рабочего дня:
  1. Оператор электронного документооборота при получении от продавца извещения о получении подтверждения оператора электронного документооборота, подписанного ЭЦП продавца, не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП продавца и сохраняет подписанное продавцом извещение в электронном виде.
  2. Продавец при получении от покупателя извещения о получении счета-фактуры в электронном виде, подписанного электронной цифровой подписью покупателя, не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность электронной цифровой подписи покупателя и сохраняет подписанное покупателем извещение в электронном виде.

Порядок получения электронных счетов-фактур покупателем:

  1. Оператор электронного документооборота, заключивший договор с покупателем, при получении файла счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня:
  1. Покупатель при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи не позднее следующего рабочего дня:
  1. Оператор электронного документооборота при получении от покупателя извещения о получении счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня:
  1. Покупатель при получении подтверждения оператора электронного документооборота о дате отправки покупателю файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня:
  1. Покупатель при получении подтверждения оператора электронного документооборота о дате отправки извещения о получении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня:
  1. Оператор электронного документооборота при получении от покупателя извещения о получении подтверждения оператора электронного документооборота, подписанного ЭЦП покупателя, не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП покупателя и сохраняет подписанное покупателем извещение в электронном виде.

Порядок уточнения электронных счетов-фактур:

  1. При проверке счета-фактуры, полученного в электронном виде от продавца, на наличие и правильность заполнения его реквизитов, на соответствие утвержденным требованиям и формату и при выявлении ошибок покупатель:
  1. Оператор электронного документооборота при получении от покупателя уведомления об уточнении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня направляет его в адрес продавца.
  2. Продавец при получении от покупателя уведомления об уточнении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня:
  1. Оператор электронного документооборота при получении от продавца извещения о получении уведомления об уточнении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня направляет его в адрес покупателя.
  2. Покупатель при получении от продавца извещения о получении уведомления об уточнении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП продавца и сохраняет подписанное продавцом извещение в электронном виде.

Если продавец не получил в установленный срок подтверждение оператора электронного документооборота с указанием даты и времени поступления файла со счетом-фактурой или извещение от покупателя о получении счета-фактуры, он сообщает о данном факте оператору электронного документооборота.

Если покупатель не получил в установленный срок:

Л.Ларцева

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"