<*> Статья подготовлена по материалам выступления автора на VIII Международной конференц...">
Мудрый Экономист

Применение методов управления проектами для оптимизации численности персонала на предприятиях *

"Финансовая газета", 2010, N 44

-------------------------------

<*> Статья подготовлена по материалам выступления автора на VIII Международной конференции ГК ПМСОФТ по управлению проектами "ПМСОФТ и Primavera - успешные инвестиции в промышленность и строительство".

Негативные и позитивные факторы проекта

В ходе реализации первых этапов проекта участникам работ пришлось столкнуться с рядом препятствий. В первую очередь противодействовали проекту инертность мышления руководителей всех уровней управления, отсутствие эффективной системы внутренних коммуникаций и низкий уровень проектной культуры на предприятиях "Илим Тимбер". Естественным препятствием стало сопротивление сотрудников изменениям на всех уровнях управления. Изначально рабочая группа также столкнулась с отсутствием программного обеспечения для управления проектами, максимально удобного для решения поставленных задач, и с низким уровнем компетенций в области функционального взаимодействия структурных подразделений на предприятиях холдинга.

Данные препятствия во многом обусловлены тем фактом, что на предприятиях холдинга никогда не проводились такие масштабные реструктуризации систем управления и оптимизация численности персонала на основе анализа технологических процессов и функционала. Дополнительные финансовые трудности, вызванные экономическим кризисом, ограничили возможность материальной мотивации команды, реализующей проект.

Тем не менее проектная группа отмечает и ряд факторов, способствовавших успеху проводимых мероприятий: четкая формулировка поставленной цели, определение степени потребности в решении задачи, участие в проекте руководителей по уровням управления предприятий. Организационное развитие - это в первую очередь работа с персоналом. В рамках проекта была четко сформулирована миссия, которая была доведена до сотрудников при участии всех руководителей предприятий, что исключило искажение информации.

Важнейшую роль сыграло обучение персонала, которое проводилось параллельно с выполнением работ. Была составлена программа обучения персонала, назначенного на должности с новым функционалом, с учетом итогов проведенной оценки квалификации.

Еще одной важной задачей стала мотивация персонала рабочих групп предприятий на обучение проектному подходу.

Первые итоги проекта

Проектный подход позволил холдингу решить задачи оптимизации численности персонала. Во-первых, был задан единый оперативный формат по подходу к данной работе:

определена тактика, т.е. как добиться результата. Планы оперативных проектов разрабатывались руководителями предприятий с участием линейных менеджеров. Результат такого планирования появился достаточно быстро, и он легко соотносился с конкретными действиями сотрудников;

назначены процедуры, т.е. описание действий, которые следует предпринимать в конкретной ситуации;

обозначены правила, т.е. что должно быть сделано в каждой конкретной ситуации.

Во-вторых, была получена реальная картина неправильного распределения функциональных обязанностей по сотрудникам.

В-третьих, были заданы контрольные точки и сроки, что позволило провести сложную аналитическую работу в кратчайшие сроки.

В настоящее время осуществлены изменения:

организационно-штатной структуры предприятий. Сокращено количество уровней управления на заводах в два раза, что привело к повышению эффективности системы управления, рациональному использованию человеческих ресурсов;

функционала структурных подразделений предприятия. Впервые на предприятии описаны в подробном формате функции служб, отделов, управленческого персонала и ключевых специалистов. Разработаны меры по предупреждению рисков при переходе к новой структуре предприятия. Результатами этих работ стали оптимизация функций по форме и организации работ, по целям и содержанию, а также повышение производительности труда линейных руководителей и руководителей по функциональным направлениям;

в стиле управления на предприятиях. Реализован первый этап внедрения проектного управления на заводах (разработка портфеля оперативных проектов), повысились эффективность предоставления обратной связи от руководителей исполнителям по уровням управления, оперативность и качество планирования внутренней работы, уровень компетенции у членов рабочих групп предприятий;

в формате взаимодействия руководителей структурных подразделений заводов по горизонтали. Внедрена система контроля и персональной ответственности руководителей отделов и служб по выполнению планов работ при взаимодействии в рамках оперативных проектов. Как результат, развитие горизонтальных связей в организационной структуре завода способствует ее успешной адаптации к внедряемым изменениям;

в формате взаимодействия руководителей структурных подразделений заводов с дирекциями по персоналу. Внедрена система контроля и персональной ответственности генеральных директоров заводов, руководителей отделов и служб по выполнению планов работ при взаимодействии в рамках корпоративных проектов и программ, повысились уровень компетенции руководящего состава предприятий, а также результативность работы членов рабочих групп проектов;

в уровне управленческих компетенций руководителей структурных подразделений и ведущих специалистов на заводах. Повысились уровень компетенций руководителей проектных групп в области проектного управления, а также уровень управленческих компетенций: организация планирования, анализ результатов работ и функционала, мотивация персонала, контроль за выполнением работ, а значит, увеличилась общая эффективность системы управления на предприятиях;

в позиции руководителей структурных подразделений, которые осознали необходимость внедрения изменений в условиях экономического кризиса. Преодолено сопротивление изменениям по уровням управления;

в системе документооборота предприятия. Разработаны технические задания по внедрению элементов электронного документооборота, уменьшилось количество исходящих документов, оптимизированы временные затраты по данному функционалу по предприятиям.

Таким образом, в результате реализации проекта сократилась численность персонала на 15%, что привело к экономии фонда оплаты труда на 20%.

Эффективность управления предприятием повысилась за счет уменьшения уровней управления, повышения уровня менеджерских компетенций у линейных руководителей предприятий и внедрения проектного подхода в целом.

А.Подгорнов

Начальник Департамента

по развитию персонала

ООО "Илим Тимбер Индастри"