Мудрый Экономист

Проверяем возможность эксплуатации ККТ и учета различных кассовых расходов

"Упрощенка", 2010, N 10

При приеме наличных денежных средств и ведении расчетов с использованием платежных карт за реализованные товары (работы, услуги) необходимо применять ККТ, причем не любую, а соответствующую определенным требованиям. Поговорим о том, какую именно кассовую технику организации и индивидуальные предприниматели могут использовать и как при УСН учесть расходы, связанные с ее эксплуатацией.

Требования, предъявляемые к ККТ, перечислены в Федеральном законе от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее - Закон N 54-ФЗ). Во-первых, применяться могут только те модели, которые включены в Государственный реестр ККТ (п. 1 ст. 3 Закона N 54-ФЗ). Во-вторых, кассовый аппарат необходимо зарегистрировать в налоговом органе по месту учета организации или индивидуального предпринимателя (п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ). И, наконец, в-третьих, он должен быть исправным, опломбированным, иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме. Рассмотрим некоторые требования более подробно.

Лучше покупать модели ККТ, включенные в Государственный реестр ККТ

Правила ведения Государственного реестра ККТ, а также требования к его структуре и составу сведений утверждены Постановлением Правительства РФ от 23.01.2007 N 39. Государственный реестр ККТ (далее - Реестр) является государственным информационным ресурсом и находится в федеральной собственности. Сведения о модели ККТ включаются в Реестр, изменяются и исключаются из него по решению Минпромторга России.

Реестр состоит из двух разделов. В первом содержатся сведения о моделях ККТ, применяемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Во второй раздел включаются сведения о моделях ККТ, которые могут эксплуатироваться при совершении кассовых операций кредитными организациями, а также об используемых в этих моделях программных продуктах. Изменения и дополнения, вносимые в Реестр, должны быть официально опубликованы в течение 10 дней со дня их принятия.

Если модель ККТ раньше была разрешена для использования, но впоследствии исключена из Реестра, налогоплательщик может ее применять до истечения нормативного срока ее амортизации (п. 5 ст. 3 Закона N 54-ФЗ). А что понимать под нормативным сроком амортизации? Данный вопрос разъясняется в Письмах Минфина России от 31.10.2008 N 03-01-15/10-343 и от 07.06.2006 N 03-01-15/4-124. Продолжительность срока амортизации определяется в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1. Контрольно-кассовая техника является средством механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда (ОКОФ 14 3010000). Она входит в четвертую амортизационную группу, куда включается имущество со сроком полезного использования свыше пяти и до семи лет включительно. Таким образом, применять кассовый аппарат, модель которого исключена из Реестра, можно до истечения семи лет с момента ввода его в эксплуатацию.

Еще один важный момент. Представим, что организация приобрела модель ККТ, исключенную из Реестра, но с неистекшим нормативным сроком амортизации. Зарегистрирует ли налоговая инспекция такой кассовый аппарат? По мнению Минфина России, регистрировать ККТ, исключенную из Реестра, допускается только в определенных случаях:

Примечание. О регистрации модели ККТ, исключенной из Реестра, но с неистекшим сроком амортизации, говорится в Письмах Минфина России от 16.07.2008 N 03-01-15/9-267 и от 07.06.2006 N 03-01-15/4-124.

Следовательно, покупать вполне пригодный к использованию, но исключенный из Реестра кассовый аппарат не стоит: налоговая инспекция его вряд ли зарегистрирует, а значит, его эксплуатация невозможна.

Как зарегистрировать кассовый аппарат в налоговом органе

При регистрации кассовой техники налоговики руководствуются Положением о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470 (далее - Положение). Кроме того, Приказом Минфина России от 10.03.2009 N 19н утвержден Административный регламент исполнения ФНС государственной функции по регистрации в установленном порядке ККТ, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством РФ (далее - Административный регламент).

Примечание. Пользователями являются организации и индивидуальные предприниматели, которые принимают наличные денежные средства и ведут расчеты с использованием платежных карт за реализованные товары, работы и услуги (п. 5 Административного регламента).

Регистрация контрольно-кассовой техники включает в себя следующие процедуры:

На выполнение всех процедур отводится пять рабочих дней с момента подачи заявления на регистрацию ККТ (п. 18 Административного регламента и п. 15 Положения). Если пользователь представил неполный комплект документов и впоследствии принес недостающие или исправленные, то срок исчисляется со дня подачи последнего документа.

На заметку. Когда ККТ зарегистрировать нельзя

Специалист структурного подразделения, ответственного за регистрацию, должен отказать пользователю в регистрации или перерегистрации кассового аппарата и вернуть поданные документы, если (п. 22 Административного регламента):

Прием документов

Согласно п. 27 Административного регламента организации и индивидуальные предприниматели для регистрации ККТ должны представить в инспекцию следующие документы:

Указанные документы организации подают в налоговый орган по месту учета, обособленные подразделения - по месту нахождения, а индивидуальные предприниматели - по месту жительства. Налоговый инспектор принимает и регистрирует заявление в день представления документов. Заметим: максимальный срок приема одного комплекта документов не должен превышать 30 минут (п. 32 Административного регламента).

Примечание. Перечень документов, подаваемых для регистрации ККТ, также содержится в п. 15 Положения.

Получив от пользователя документы, специалист, ответственный за их прием, на копии заявления ставит регистрационный штамп о принятии документов, расписывается, указывает дату и Ф.И.О. Далее он заносит данные в компьютерную базу территориального налогового органа и в информационную систему электронного оборота документов. После этого документы направляются в структурное подразделение, ответственное за регистрацию ККТ.

На заметку. Основные понятия, связанные с кассовой техникой

Поясним некоторые термины. Все они приведены в п. 2 Положения.

Знак "Государственный реестр" - средство визуального контроля, устанавливаемое на корпус ККТ ее поставщиком, если сведения о модели такой техники внесены в Реестр.

Заводской номер ККТ - индивидуальный номер кассового аппарата, который присваивается ему при изготовлении.

Знак "Сервисное обслуживание" - средство визуального контроля, устанавливаемое на корпус ККТ поставщиком или центром технического обслуживания.

Идентификационный знак - номерной знак на корпусе ККТ, позволяющий ее идентифицировать.

Рассмотрение представленных документов

Специалист структурного подразделения, ответственного за регистрацию ККТ (далее - специалист), приняв документы, проверяет их комплектность. Если поданы не все документы или документы неправильно оформлены, специалист должен уведомить об этом пользователя. Если выявлены неустранимые недостатки, специалист в течение пяти рабочих дней после получения заявления направляет пользователю письмо с уведомлением о вручении, к которому прикладывает возвращаемый комплект документов (п. п. 37 и 23 Административного регламента).

Если все в порядке, то после проверки документов и устранения замечаний согласовывается время и место проведения осмотра ККТ, ее фискализации и регистрации.

Осмотр ККТ, ее фискализация и регистрация

Специалист в согласованное время осматривает ККТ, проводит ее фискализацию и регистрацию в территориальном налоговом органе или по месту установки кассового аппарата. Во время осмотра специалист:

После осмотра ККТ проводится ее фискализация. При этом вводится пароль доступа к фискальной памяти, проверяется работа всех счетчиков и наличие необходимых реквизитов на кассовом чеке на сумму 1 руб. 11 коп. и снимается первый Z-отчет. Данные документы вместе с заявлением о регистрации кассового аппарата хранятся в территориальном налоговом органе в течение пяти лет (п. 41 Административного регламента).

Примечание. Реквизиты, которые должны отражаться на кассовом чеке, указаны в п. 4 Положения по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 30.07.1993 N 745.

После фискализации специалист и пользователь подписывают акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков кассового аппарата (п. 42 Административного регламента). Специалист вносит сведения о регистрации ККТ в книгу учета контрольно-кассовой техники и делает отметку в паспорте кассового аппарата, которая заверяется печатью территориального налогового органа. Далее пользователю выдается карточка регистрации ККТ, подписанная руководителем территориального налогового органа или его заместителем и заверенная печатью, а также возвращаются документы, которые прилагались к заявлению о регистрации ККТ. Карточка регистрации ККТ хранится у пользователя по месту установки кассового аппарата вместе с журналом кассира-операциониста и журналом учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ в течение всего срока эксплуатации кассового аппарата. Эти документы должны быть предъявлены по требованию территориального налогового органа.

Как учитываются расходы на приобретение...

Если кассовый аппарат стоит более 20 000 руб., его учитывают в составе основных средств. Стоимость объекта, приобретенного при упрощенной системе, списывается равными долями в последние дни кварталов, оставшихся до конца налогового периода, после того, как он оплачен, введен в эксплуатацию и поданы документы на регистрацию (пп. 1 п. 1 и пп. 1 п. 3 ст. 346.16 и пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Примечание. С 1 января 2011 г. к амортизируемому имуществу будут относиться объекты стоимостью более 40 000 руб. Такие изменения внесены в п. 1 ст. 256 НК РФ Федеральным законом от 27.07.2010 N 229-ФЗ.

Первоначальная стоимость основных средств определяется в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. Так сказано в п. 3 ст. 346.16 НК РФ. Согласно п. 8 ПБУ 6/01 в нее входят суммы, затраченные на доставку и подготовку объекта к работе, в том числе транспортные расходы и затраты на подключение аппарата.

Примечание. ПБУ 6/01 утверждено Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н.

Пример. ООО "Триптих", применяющее УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы", 6 сентября 2010 г. купило и оплатило кассовый аппарат стоимостью 22 774 руб. (в том числе НДС - 3474 руб.). В тот же день аппарат был доставлен, стоимость услуг по доставке составила 2300 руб. (без НДС). 20 сентября ККТ была зарегистрирована в налоговой инспекции и введена в эксплуатацию. Как учесть в расходах затраченные суммы?

Стоимость кассового аппарата составляет 22 774 руб., то есть больше 20 000 руб., а срок полезного использования свыше 12 месяцев. Значит, кассовый аппарат является основным средством. Первоначальная стоимость складывается из сумм, затраченных на покупку и доставку. Она равна 25 074 руб. (22 774 руб. + 2300 руб.).

Обратите внимание: при упрощенной системе НДС не возмещается, поэтому его включают в первоначальную стоимость. ККТ введена в эксплуатацию и оплачена в III квартале, значит, 30 сентября и 31 декабря 2010 г. организация вправе отразить в расходах на покупку основных средств по 12 537 руб. (25 074 руб. : 2 квартала).

Если же стоимость кассового аппарата меньше 20 000 руб., то затраты на его покупку списываются как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Напомним, что при УСН состав материальных расходов определяется в соответствии со ст. 254 НК РФ, а в пп. 3 п. 1 данной статьи указаны затраты на покупку неамортизируемого имущества. Расходы учитываются после оплаты ККТ и ввода в эксплуатацию.

Примечание. Ссылка на ст. 254 дана в п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

...техобслуживание ККТ и покупку расходных материалов

В пп. 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ указаны расходы на обслуживание кассовых аппаратов. Следовательно, периодическая плата центру технической поддержки уменьшает налоговую базу, определяемую при упрощенной системе. Один нюанс. Чтобы учесть затраты на обслуживание ККТ, их следует оплатить и осуществить (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому, если услуги ЦТО оплачены авансом, списать потраченную сумму в расходы можно будет в последний день периода, за который она внесена.

Отметим, что к содержанию контрольно-кассовой техники относится не только техническое обслуживание, но и процедуры, связанные с регистрацией кассовых машин в налоговой инспекции, их переосвидетельствованием, пломбированием, и некоторые другие. Также к обслуживанию ККТ относится установка ЭКЛЗ - электронной контрольной ленты защищенной, без которой кассовые аппараты не применяются. Таким образом, стоимость всех перечисленных услуг после оплаты можно включить в налоговую базу при УСН на основании пп. 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Кассовый аппарат не может работать без чековой ленты и картриджа. Также иногда приходится приобретать запчасти для ККТ или иные расходные материалы. Издержки на их покупку напрямую не относятся к затратам на техобслуживание, поэтому на основании пп. 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ их учесть нельзя. Однако подобные затраты можно списать по другой статье: стоимость материалов, закупленных для производственных и хозяйственных нужд, является материальным расходом (пп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 и пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ) и включается в налоговую базу сразу после оплаты (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Услуги по заправке картриджей носят производственный характер, поэтому после оплаты их также можно отнести к материальным расходам (пп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 и пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Из истории УСН. Подпункта не было, но расходы учитывались

Заметим, пять лет назад затраты на обслуживание ККТ в перечне расходов при УСН отсутствовали. Подпункт 35 добавлен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ Федеральным законом от 17.05.2007 N 85-ФЗ. Данные изменения вступили в силу с 1 января 2008 г., но их действие распространялось на 2007 г. Тем не менее до этой даты "упрощенцы" были вправе учитывать подобные затраты в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 и пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Так, по крайней мере, рекомендовали сами налоговики (Письмо ФНС России от 24.02.2005 N 22-1-11/247@).

Н.А.Кулюкина

Эксперт журнала "Упрощенка"