Мудрый Экономист

Командировочные и иные аналогичные расходы: налог на прибыль и командировки

"Налоги" (газета), 2010, N 38

(По состоянию на 9 марта 2010 года)

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Такое понятие служебной командировки содержит ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ).

Трудовое законодательство гарантирует работнику при направлении в командировку сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной поездкой. При выполнении всех требуемых условий организация вправе учесть расходы на командировки работников в целях налогообложения прибыли.

Об условиях, порядке учета командировочных расходов в целях налогообложения, а также о спорных моментах, связанных с налоговым учетом расходов на командирование, мы и расскажем в настоящей статье.

Прежде чем рассматривать собственно вопросы налогового учета командировочных расходов, отметим, что понятие командировки возможно только в рамках трудовых отношений. На это указывает как ст. 166 ТК РФ, так и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 (далее - Постановление N 749). Это крайне важно, так как командировочные расходы организации имеют место только при направлении штатного работника организации в служебную поездку. Если же в служебную поездку направляется лицо, работающее в компании по гражданско-правовому договору, то такие расходы не могут рассматриваться в качестве командировочных расходов налогоплательщика. Это подтверждает и Минфин России в своем Письме от 19 декабря 2006 г. N 03-03-04/1/844.

Кроме того, следует иметь в виду, что не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Следовательно, расходы организации, связанные со служебными поездками курьеров, страховых агентов, водителей-дальнобойщиков, торговых агентов и иных аналогичных категорий работников, не являются командировочными расходами.

Для категорий работников, в чьи трудовые обязанности входит осуществление регулярных служебных поездок, предусмотрены свои правила возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы, установленные ст. 168.1 ТК РФ. Эти расходы организация также вправе признать для целей налогообложения, однако порядок их налогового учета иной.

Если же имеет место именно командировка работника организации, то на основании ст. 167 ТК РФ работодатель сохраняет за работником компании место работы (должность), оплачивает ему время нахождения в командировке исходя из среднего заработка, а также возмещает ему командировочные расходы, связанные с выполнением служебного поручения.

При этом средний заработок определяется организацией в соответствии со ст. 139 ТК РФ с учетом Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы". Однако суммы заработной платы, начисленные работнику за время пребывания в командировке, учитываются не в составе командировочных расходов, а в составе расходов на оплату труда.

Состав возмещаемых командировочных расходов определен ст. 168 ТК РФ, к таковым относятся:

Причем состав командировочных расходов, возмещаемых работнику в соответствии с ТК РФ, не является исчерпывающим, что позволяет работодателям существенно расширять их перечень.

Тем более что ст. 168 ТК РФ предоставляет работодателю право самостоятельно решать, в каком размере и порядке он будет возмещать расходы на командировки своим сотрудникам. Единственное, что требует ТК РФ от работодателя, - это закрепить установленные нормы и порядок возмещения в своем коллективном договоре или ином локальном нормативном документе фирмы, например в положении о командировках.

Порядок исчисления налога на прибыль, как известно, установлен гл. 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ). Из положений указанной главы следует, что если командировка работника имеет производственный характер, а расходы обоснованны и документально подтверждены, то организация - плательщик налога на прибыль вправе учесть командировочные расходы для целей налогообложения. Это доказывает и пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, в соответствии с которым расходы налогоплательщика на командировки работников признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией.

Причем состав расходов, которые налогоплательщик учитывает в качестве налогооблагаемых командировочных расходов, определен также пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. В частности, в него включены расходы на:

При этом, как и трудовое право, налоговое законодательство не содержит закрытого перечня расходов, которые могут учитываться налогоплательщиком в составе командировочных расходов, что, в свою очередь, позволяет компаниям в качестве таковых учитывать и иные виды расходов, связанных со служебными командировками своих штатных сотрудников.

Однако, для того чтобы иметь возможность учесть командировочные расходы для целей налогового учета, организация должна выполнить все требования п. 1 ст. 252 НК РФ. Согласно указанной норме любые налогооблагаемые расходы налогоплательщика должны иметь в том числе документальное подтверждение. Но, выдвигая требование о документальном подтверждении командировочных расходов, гл. 25 НК РФ не разъясняет прямо, какими документами налогоплательщик должен подтвердить указанные расходы.

Вместе с тем из положений ст. 313 НК РФ вытекает, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы. Причем самостоятельного определения первичного учетного документа налоговое законодательство не содержит. В силу этого на основании ст. 11 НК РФ налогоплательщик вправе использовать для целей налогообложения понятие первичного учетного документа, содержащееся в бухгалтерском законодательстве.

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) первичными учетными документами признаются документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Указанными документами организации подтверждают все без исключения совершенные ими хозяйственные операции. При этом в общем случае подтверждать правомерность отражения в учете тех или иных операций компании вправе только документами, составленными по унифицированным формам первичной учетной документации.

Разработку и утверждение унифицированных форм первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах" осуществляет Государственный комитет Российской Федерации по статистике по согласованию с Минфином России и Минэкономики России (сейчас Росстат).

Использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов организации вправе лишь тогда, когда унифицированной формы требуемого документа не существует. При этом самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации должны отвечать требованиям п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, т.е. должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Аналогичные разъяснения на этот счет приведены и в Письме УФНС России по г. Москве от 16 августа 2006 г. N 20-12/72393.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что в качестве первичных учетных документов в налоговом учете, так же как и в бухгалтерском, выступают первичные бухгалтерские документы. Аналогичные разъяснения по этому поводу дают и налоговики столицы в Письме УФНС России по г. Москве от 27 декабря 2007 г. N 20-12/124747.

Напоминаем, что типовые формы первичных учетных документов, оформляемые при любых командировках работников, утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

К ним относятся:

Помимо указанных форм кадровой документации, в состав "командировочного документооборота" входит еще и авансовый отчет сотрудника, который сдается им в бухгалтерию в течение трех рабочих дней с момента возвращения из поездки. Унифицированная форма авансового отчета N АО-1 "Авансовый отчет" и Указания по ее заполнению утверждены Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

Обратите внимание! В своем Письме от 14 сентября 2009 г. N 03-03-05/169 специалисты Минфина России разъясняют, что действующий сегодня порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Постановлением N 749, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету работника предусматривает наличие следующих оправдательных документов:

Причем все оправдательные документы о фактически произведенных расходах командированного сотрудника должны быть оформлены в надлежащем порядке, так как дефекты их оформления влекут за собой несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации и соответственно указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Отметим, что в данном Письме специалисты Минфина России не рассматривают такие унифицированные формы учетной кадровой документации, как приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма N Т-10а), как обязательные к оформлению для целей налогообложения. По мнению специалистов Минфина России, их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом компании.

Вместе с тем, несмотря на такой подход финансистов в части наличия форм N N Т-9 и Т-10а, рекомендуем все же оформлять указанные документы. Не исключено, что в дальнейшем точка зрения Минфина России по этому вопросу может измениться, кроме того, обязанность по применению указанных форм, установленную Постановлением N 1, никто не отменял.

Если командировочные расходы отвечают всем критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, то организация на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ включает их в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Причем налогоплательщики, применяющие метод начисления, признают командировочные расходы в налоговом учете на дату утверждения авансового отчета, таковы правила пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Вроде бы все ясно и понятно. Однако это не совсем так. Дело в том, что формулировки расходов, содержащиеся в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, не всегда дают налогоплательщику возможность точно определить, могут ли те или иные расходы, осуществленные в командировке, рассматриваться в качестве командировочных расходов. Поэтому далее остановимся на тех командировочных расходах, которые чаще других выступают предметом споров налогоплательщиков с фискалами.

Возьмем, к примеру, расходы на проезд. Обычно расходы на проезд подтверждаются проездными документами (билетами) перевозчика. Вместе с тем добраться до места назначения железнодорожным транспортом командированный сотрудник может в плацкартном, купейном вагоне или даже в спальном вагоне. Понятно, что последний предполагает более комфортабельные условия проезда. Так как НК РФ не содержит каких-либо дополнительных условий в части проездных расходов налогоплательщика, то "проездные" расходы с комфортом, по мнению автора, могут быть учтены организацией для целей налогообложения. Подтверждением тому является и Письмо Минфина России от 24 июля 2008 г. N 03-03-06/2/93. В нем сказано, что поскольку стоимость дополнительных сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатная продукция и услуги по обеспечению личной безопасности) формирует стоимость услуги железнодорожного перевозчика, то для целей налогообложения прибыли стоимость железнодорожного билета может быть учтена налогоплательщиком полностью (включая стоимость дополнительных сервисных услуг).

То же самое касается и перелетов авиабилетами бизнес-класса, в качестве доказательства можно привести Письмо Минфина России от 21 апреля 2006 г. N 03-03-04/2/114.

Следует отметить, что в Письме Минфина России от 7 июня 2007 г. N 03-03-06/1/365 специалисты финансового ведомства соглашаются даже с расходами на фрахт воздушного судна для целей налогообложения. Правда, при этом делают оговорку, что это возможно только в условиях их экономической целесообразности. С таким подходом соглашаются и служители закона, на что указывает Постановление ФАС Московского округа от 19 ноября 2009 г. N КА-А40/12077-09 по делу N А40-66848/08-143-315.

А как быть, если билет перевозчика оформлен в электронном виде? Если организация приобретает билет не в кассе перевозчика, а через Интернет, данный факт не является препятствием в признании понесенных расходов для целей налогового учета. В силу того что электронный билет не имеет документарной формы, оправдательными документами на проезд будут выступать распечатка электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон. Такая точка зрения содержится в Письме Минфина России от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660. Кроме того, о документальном подтверждении расходов на проезд при наличии электронного билета сказано и в Письмах Минфина России от 21 августа 2008 г. N 03-03-06/1/476, от 27 декабря 2007 г. N 03-03-06/1/893 и от 27 августа 2007 г. N 03-03-06/1/596.

Не запрещают контролеры учитывать в налогооблагаемых командировочных расходах и плату перевозчику за возврат билетов, на что, в частности, указывает Письмо Минфина России от 2 мая 2007 г. N 03-03-06/1/252. Не возражают против этого и арбитры, такой вывод следует из Постановления ФАС Северо-Западного округа от 9 июля 2009 г. по делу N А21-6746/2008.

Заметим, что в расходы командированного сотрудника на проезд обычно включена стоимость страховки пассажира. Можно ли учесть ее стоимость для целей налогообложения?

Напомним, что обязательное личное страхование от несчастных случаев пассажиров воздушного, железнодорожного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта, а также туристов и экскурсантов, совершающих междугородные экскурсии по линии туристическо-экскурсионных организаций, на время поездки (полета) введено Указом Президента Российской Федерации от 7 июля 1992 г. N 750 "Об обязательном личном страховании пассажиров" (далее - Указ N 750). Как следует из п. 3 Указа N 750, сумма страхового взноса включается в стоимость проездного документа и взимается с пассажира при продаже билета.

Минфин России не возражает по поводу признания для целей налогообложения расходов по оплате страховки на транспорте при приобретении билетов для командированных сотрудников, но считает это допустимым лишь тогда, когда стоимость страхового взноса включена перевозчиком в стоимость проездного документа.

Такой вывод, в частности, можно сделать из Письма Минфина России от 10 мая 2006 г. N 03-03-04/2/138, аналогичный подход финансистов изложен и в более раннем документе - Письме Минфина России от 4 мая 2005 г. N 03-03-01-04/2/71.

Кстати, если работник выезжает за границу, то для оформления въездных документов и получения визы ему может понадобиться медицинская страховка. Если речь идет об обязательной медицинской страховке, оформляемой при командировке, то, по мнению автора, организация может учесть ее стоимость в составе командировочных расходов. Тем более что сегодня такой вид возмещаемых командировочных расходов при поездках за рубеж прямо предусмотрен п. 23 Постановления N 749. Это подтверждают и сами финансисты в Письме от 20 октября 1999 г. N 04-06-05. С ними соглашаются и суды, на что указывает Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 17 октября 2006 г. N А33-6493/06-Ф02-5210/06-С1, А33-6493/06-Ф02-5324/06-С1 по делу N А33-6493/06.

Если имеет место добровольное медицинское страхование, то такие расходы фирма вряд ли сможет учесть для целей налогообложения. Такой вывод можно сделать на основании Письма УФНС России по г. Москве от 23 апреля 2009 г. N 16-15/040867.

Спорные вопросы могут возникать и в части оплаты жилья.

Обычно командированные лица проживают в гостиницах, и тогда оправдательным документом выступает счет, выданный отелем. Отметим, что сегодня российские гостиницы вправе пользоваться самостоятельно разработанными бланками строгой отчетности (далее - БСО), оформляемыми ими по оказании гостиничных услуг. Такие разъяснения дает Минфин России в своем Письме от 7 августа 2009 г. N 03-01-15/8-400. Однако самостоятельно разработанные используемые формы БСО должны отвечать всем требованиям Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. N 359.

В противном случае документ, выданный гостиницей, не может выступать документальным подтверждением расхода, на этом Минфин России настаивает в своем Письме от 16 октября 2009 г. N 03-03-06/1/666.

Если при найме жилья возникает необходимость бронирования гостиничного номера, то, по мнению автора, фирма может воспользоваться разъяснениями Минфина России, содержащимися в Письме Минфина России от 4 апреля 2005 г. N 03-03-01-04/1/148. В нем разъясняется, что бронирование номера в гостинице является, по сути, дополнительной услугой, оказываемой отелем. Поэтому если командировка работника носит производственный характер, то стоимость брони может быть учтена для целей налогообложения. К такому же выводу приходят и суды, на что, в частности, указывает Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 марта 2006 г. по делу N А28-10790/2005-233/15.

Вместе с тем проживание в гостинице - это не единственный вариант проживания в командировке. Если в месте командирования гостиницы нет (а это довольно часто встречается при командировках в глубинку), то командированному сотруднику приходится снимать жилье иным способом, например арендовать квартиру у физического лица. Чем тогда подтвердить расходы по найму жилого помещения? По мнению автора, в данном случае подтверждением расходов на жилье может служить договор найма, составленный в простой письменной форме, и расписка о получении денег от собственника квартиры.

При аренде квартиры от имени организации оправдательными документами расходов по проживанию будут выступать договор аренды квартиры, заключенный с ее собственником от имени компании, платежные документы, свидетельствующие о перечислении сумм арендной платы, командировочные удостоверения работников, приказы о командировке и так далее. Такой вывод следует из разъяснений Минфина России, приведенных в Письме от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/112. Причем в Письме Минфина России от 25 января 2006 г. N 03-03-04/1/58 специалисты финансового ведомства разъясняют, что для целей налогообложения такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Плата за аренду квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли.

При этом контролеры не возражают и в отношении возможности признания для целей налогообложения расходов по оплате коммунальных услуг в арендованном жилье. Правда, при условии, что в договоре аренды оговорено возмещение арендодателю сумм "коммуналки", а также при наличии счетов арендодателя, составленных им на основании документов, выставленных на его имя коммунальными службами. При выполнении этих условий организация - арендатор квартиры может учесть в целях налогообложения и расходы на оплату услуг коммунальщиков, но только в части фактически используемых ею коммунальных услуг (т.е. пропорционально времени проживания командированных лиц в съемной квартире). Такие разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 7 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/416.

Имейте в виду, что если организацией командировок для фирмы (выбор и бронирование билетов, мест в гостиницах и так далее) занимается сторонняя фирма на основании договора, заключенного с командирующей компанией, то расходы налогоплательщика, связанные с заключением такого соглашения, не признаются командировочными расходами. На это Минфин России указывает в своем Письме от 21 декабря 2007 г. N 03-03-06/1/884. При этом они не являются "потерянными" для целей налогообложения - они могут быть учтены в качестве налогооблагаемых расходов в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии их экономической обоснованности и надлежащего документального подтверждения.

Нужно сказать, что все командировочные расходы организации при наличии их документального подтверждения учитываются в размере фактических затрат. Сегодня это в полной мере распространяется даже на суточные, выплачиваемые командированному сотруднику.

Как известно, с 1 января 2009 г. размер суточных, выплачиваемых при командировках, в целях налогообложения прибыли не нормируется, вследствие чего организация вправе учитывать для целей налогообложения прибыли суточные в размере, установленном "внутренними" нормами компании.

Аналогичного мнения по этому вопросу придерживаются и контролирующие органы. В частности, такое мнение изложено в Письмах Минфина России от 18 августа 2009 г. N 03-03-06/1/533, а также от 21 сентября 2009 г. N 03-03-06/1/604. Солидарны с финансистами и налоговики столицы, на что указывает Письмо УФНС России по г. Москве от 18 июня 2009 г. N 16-15/061727.

Единственный вид суточных, при выплате которых у организации могут возникнуть спорные вопросы в части налога на прибыль, - это суточные, выплачиваемые при однодневных командировках по Российской Федерации.

В силу того что выплата таких суточных не предусмотрена Постановлением N 749, у организации данный расход не может быть признан обоснованным. Тем более что, по мнению арбитров, изложенному в Решении Верховного Суда Российской Федерации от 4 марта 2005 г. N ГКПИ05-147 "Об оставлении без удовлетворения заявления о признании недействительным первого предложения пункта 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", суточные выплачиваются работнику при условии проживания его вне места постоянного жительства в течение суток. Если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, выплата суточных работнику не производится.

Признание расхода необоснованным влечет за собой невозможность его признания налогооблагаемым расходом. На это указывает п. 49 ст. 270 НК РФ, в соответствии с которым не могут учитываться для целей налогообложения расходы, не соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Следовательно, учесть однодневные "российские" суточные для целей налогообложения прибыли организация не сможет, вследствие чего источником их покрытия будут собственные средства компании, оставшиеся после налогообложения.

Аналогичный вывод содержится и в разъяснениях налоговиков, приведенных в Письме УФНС России по г. Москве от 10 февраля 2006 г. N 20-12/11312. Согласны с такой точкой зрения и суды, на что указывает Постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 г. по делу N А05-5899/2005-12.

Как видим, в части командировочных расходов основные проблемы налогоплательщика связаны с отсутствием в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ конкретного перечня расходов, которые могут учитываться налогоплательщиком в составе командировочных расходов, а также прямого указания на то, какими оправдательными документами они должны подтверждаться.

Анализируя разъяснения контролирующих органов в части спорных командировочных расходов, можно сделать вывод, что налогоплательщик вправе учесть в их составе большинство расходов, осуществленных в поездке, при условии, что они отвечают критериям ст. 252 НК РФ. Поэтому даже в том случае, когда на первый взгляд учесть их в составе расходов на командировки нельзя, фирме следует их тщательно проанализировать. Если связь расхода с командировкой налицо, они обоснованны и документально подтверждены, то организация может без опасения включить их в состав налогооблагаемых командировочных расходов.

Заканчивая статью, хочется несколько слов сказать о документальном подтверждении командировочных расходов, осуществленных в зарубежной поездке. Обычно оправдательные документы по командировкам за границу составлены на иностранном языке. Чтобы иметь возможность учесть их для целей бухгалтерского учета и налогообложения, не забудьте перевести их на русский язык, причем построчно.

В Письме Минфина России от 16 февраля 2009 г. N 03-03-05/23 специалисты финансового ведомства напомнили, что официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Причем для перевода документов организация может воспользоваться как услугами профессионального переводчика, так и услугами собственного специалиста. Такие разъяснения на этот счет дают финансисты в Письме Минфина России от 20 марта 2006 г. N 03-02-07/1-66. Услуги стороннего переводчика налоговики столицы рекомендуют учитывать в качестве информационных услуг на основании пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ, на что указывает Письмо УФНС России по г. Москве от 26 мая 2008 г. N 20-12/050126.

Имейте в виду, что игнорирование требования о переводе документов может привести к конфликту с проверяющими органами. В качестве доказательства можно привести Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13 октября 2008 г. N Ф04-6232/2008(13382-А75-40) по делу N А75-205/2008.

В.В.Авдеев