Мудрый Экономист

Какова "продолжительность жизни" бухгалтерских документов

"Главная книга", 2010, N 18

Все имеет свой срок. Поэтому спустя некоторое время когда-то необходимые бумаги становятся ненужными. А если документ не нужен, то ему прямая дорога в утиль. И в этом номере на с. 61 мы рассказываем, как правильно организовать уничтожение документов. Пока же разберемся, как определить, по истечении какого срока от документов можно избавиться.

Где и какие сроки хранения установлены

По общему правилу срок хранения документа начинает течь с 1 января года, следующего за тем, когда этот документ последний раз использовался как основание для отражения операций <1>. А вот сами сроки хранения документов для разных целей установлены в разных законодательных актах. Для целей бухгалтерского учета - в Законе о бухучете <2>, для целей налогового учета - в Налоговом кодексе, для целей контроля за страховыми взносами во внебюджетные фонды - в Законе о страховых взносах <3>.

Закон о бухучете обязывает хранить документы в течение сроков, установленных в Перечне типовых управленческих документов, но не менее 5 лет <4>. А в Перечне для разной документации предусмотрен разный "срок жизни". К примеру, 5 лет необходимо хранить:

Есть документы, которые нужно хранить дольше, например, годовую бухгалтерскую отчетность - 10 лет <5>.

В соответствии с Налоговым кодексом все отчеты по налогам, документы, подтверждающие расчет налоговой базы и налога, перечисление сумм налогов, освобождение от уплаты какого-либо налога, возможность применения льгот, должны храниться 4 года <6>.

Примечание

Обратите внимание, если вы уменьшаете базу по налогу на прибыль на сумму ранее полученных убытков, то документы, подтверждающие эти убытки, нужно хранить в течение всего срока, пока они переносятся на будущее <7>, а по мнению контролирующих органов, плюс еще 4 года <8>.

Вместе с тем в Перечне для отчетов по налогам установлены разные сроки хранения (5 или 10 лет) в зависимости от периодичности их сдачи в налоговые органы <9>. И это не единственный случай, когда разные нормативные акты требуют хранить один и тот же документ в течение разных периодов времени. Например, документы, подтверждающие исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, по Закону о страховых взносах нужно хранить 6 лет <10>, а по Перечню - 10 лет <11>. На какие же сроки ориентироваться? Посмотрим, какая ответственность может наступить, если не хранить те или иные документы нужное количество времени.

<1> Пункт 2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (далее - Перечень).
<2> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
<3> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ.
<4> Пункты 1, 2 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
<5> Пункт 135 Перечня; п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня.
<6> Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.
<7> Пункты 2, 4 ст. 283 НК РФ; Письмо Минфина России от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276.
<8> Письмо Минфина России от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83.
<9> Пункт 170 Перечня; п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня.
<10> Подпункт 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.
<11> Пункт 143 Перечня; п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня.

Чем грозит несоблюдение сроков хранения

Начнем с налоговой ответственности. Если у вас без уважительной причины не будет каких-либо первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета, в том числе из-за того, что вы избавились от них раньше срока, установленного Налоговым кодексом, то налоговики с организации или предпринимателя могут взыскать штраф в размере <12>:

(или) 10 000 руб., если нет документов за один налоговый период <13>;

(или) 30 000 руб., если нет документов за несколько налоговых периодов <14>;

(или) 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб., если отсутствуют документы, подтверждающие расчет налоговой базы <15>.

Если же вы не представите какие-либо документы по требованию налоговиков при проверке, то организации или предпринимателю придется заплатить штраф - по 200 руб. за каждый непредставленный документ <16>. А по требованию контролеров внебюджетных фондов - по 50 руб. за каждый непредставленный документ <17>.

А если из-за отсутствия документов у вас "снимут" какие-то расходы для целей налогообложения или вычет по НДС, то вам грозит штраф за неполную уплату налога в размере 20 или 40% от неуплаченной суммы налога <18>.

Теперь об административной ответственности. За нарушение правил хранения учетных документов могут привлечь к ответственности и руководителя организации <19>. В этом случае штраф составит от 2000 до 3000 руб. <20>. Бухгалтер не может быть подвергнут такому наказанию, если по своим должностным обязанностям он не отвечает за соблюдение правил хранения документов в организации.

Также руководителя могут оштрафовать за непредставление документов и сведений, истребованных при проверке налоговым органом, ПФР или ФСС, на сумму от 300 до 500 руб. <21>.

* * *

Как видите, при определении срока хранения того или иного документа нужно опираться на "налоговые" сроки (4 года), сроки, установленные Законом о страховых взносах (6 лет), и сроки, установленные Законом о бухучете (5 лет).

В целом от большей части документов можно избавляться по итогам пятилетки. Однако не стоит торопиться уничтожать бумаги. Ведь при проверке может понадобиться все что угодно. А если возникли (или есть вероятность того, что могут возникнуть) споры с контролирующими органами, тем более судебные разбирательства, то все документы необходимо хранить до окончательного выяснения вопроса.

И не забывайте, что есть такие документы, которые должны храниться у вас в течение значительно большего времени, чем 10 лет. Например, трудовые договоры, соглашения, личные карточки работников нужно хранить 75 лет <22>. А некоторые - и вовсе до ликвидации предприятия, например сводные годовые бухгалтерские балансы, коллективные договоры и др. <23>. Кроме того, требования по поводу сроков хранения могут также предъявить и собственники организации для каких-то своих целей. Поэтому, определяя "продолжительности жизни" того или иного документа, их мнение тоже надо учитывать.

<12> Постановления ФАС Московского округа от 23.09.2008 N КА-А40/8513-08-2; ФАС Уральского округа от 29.12.2004 N Ф09-5662/04-АК.
<13> Пункт 1 ст. 120 НК РФ.
<14> Пункт 2 ст. 120 НК РФ.
<15> Пункт 3 ст. 120 НК РФ.
<16> Пункт 1 ст. 126 НК РФ.
<17> Статья 48 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; п. 2.3 Методических рекомендаций, утв. Распоряжением Правления ПФР от 05.05.2010 N 120р.
<18> Статья 122 НК РФ.
<19> Пункт 3 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
<20> Статья 15.11 КоАП РФ.
<21> Часть 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ.
<22> Пункты 338, 339 Перечня.
<23> Пункты 135, 275 Перечня; п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня.

Н.Г.Бугаева

Экономист