Мудрый Экономист

Приобретаем ГСМ по топливной карте

"Главная книга", 2010, N 10

(Налогообложение и бухгалтерский учет покупки топлива и самих карт)

В последнее время организации, у которых есть автотранспорт, все чаще пользуются топливными картами. Ведь это удобно. Во-первых, водителю не надо получать в кассе организации и возить с собой наличные деньги.

Во-вторых, пользоваться топливными картами безопасно. Ведь они могут быть защищены от несанкционированного доступа посредством ПИН-кодов. В случае утери карты она блокируется (так же, как и банковская карта).

В-третьих, топливные компании (владельцы АЗС) обычно предоставляют скидку пользователям топливных карт. И размер этой скидки зависит от количества приобретенного топлива: чем больше ГСМ приобретает организация, тем большая скидка ей полагается.

Но как учитывать эти карты, как правильно оприходовать и списать бензин, полученный по топливным картам?

Для справки

Топливная пластиковая карта (Oil Card) - это не платежное средство, а техническое средство учета количества приобретенных на АЗС нефтепродуктов. Топливная карта выпускается топливной компанией или владельцем сети автозаправочных станций.

Как используется топливная карта

Расчеты за топливо по картам ведутся на условиях предоплаты. Организация - покупатель ГСМ перечисляет денежные средства на расчетный счет топливной компании (АЗС), указывая в разделе "Назначение платежа" платежного поручения номер своей карты. Эта сумма зачисляется на карту, и водитель получает право заправляться по ней на АЗС. Получить бензин по топливной карте можно как на АЗС, принадлежащей топливной компании (владельцу АЗС), выпустившей карту, так и на АЗС организаций - партнеров топливной компании (владельца АЗС). При этом водитель получает чек на сумму, которую списали с карты. Не израсходованная по окончании периода сумма аванса переходит на следующий период.

По окончании месяца бухгалтер получает счет-фактуру и акт приобретения ГСМ (отчет, накладную) от топливной компании (АЗС), в котором указываются номер топливной карты, дата, время и место заправки, количество приобретенного топлива, его марка и стоимость, остаток средств на топливной карте.

Как учесть карту и средства, зачисленные на нее

Многие топливные компании предоставляют карты бесплатно. Тогда проблем с их учетом нет. Но что делать, если за карту с организации взяли деньги?

Учитывать саму карту на субсчете 50-3 "Денежные документы" и отражать передачу карты водителю проводкой по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50-3 "Денежные документы" не надо. Ведь карта, как мы уже отметили, является не денежным документом, а лишь техническим средством для покупки нефтепродуктов.

Некоторые считают, что, поскольку топливная карта приобретена для покупки бензина, ее стоимость нужно включить в стоимость топлива. Но поскольку непонятно, сколько она будет использоваться, расходы по выпуску карты в бухгалтерском учете проще единовременно списать на те же "расходные" счета, на которые будет списываться и стоимость самих ГСМ (счета 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" и т.д.) <1>. В налоговом учете стоимость карты можно сразу списать как прочие расходы <2>. Сделать это можно на дату ее получения.

Что касается сумм, зачисленных на карту, то есть мнение, что их также следует отражать по дебету счета 50-3 "Денежные документы" в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", а передавая карту водителю, делать проводку по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50-3 "Денежные документы". Аргументация здесь простая: это и привычнее, да и водитель в таком случае будет более дисциплинирован. Ведь он должен будет отчитаться по деньгам, списанным с карты при ее использовании на АЗС. Однако такой подход не столь удобен, как кажется на первый взгляд. И вот почему.

Во-первых, когда какая-либо сумма "закрепляется" за подотчетным лицом, это лицо должно знать, за какую сумму оно обязано отчитаться. Ведь работник расписывается в получении этой суммы на руки. Но водитель может и не знать, какая сумма перечислена топливной компании (какая сумма числится в данный момент на карте).

Во-вторых, такой учет карты ведет к загромождению бухгалтерского учета. Ведь все расчеты за топливо ведутся с топливной компанией через расчетный счет с использованием счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". И документы на ГСМ организация получает именно от топливной компании. Использовать при этих операциях еще и счет 71 излишне.

В-третьих, если карта является "переходящей", то есть если ею одновременно пользуются несколько водителей, бухгалтер постоянно должен будет отражать возврат карты от одного работника проводкой по дебету счета 50-3 и кредиту счета 71 и передачу ее другому водителю обратной проводкой.

Таким образом, логичнее использовать такой вариант учета. Топливо будет приходоваться проводкой дебет счета 10 "Материалы" кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по мере поступления документов от топливной компании. Ни стоимость карты, ни суммы, зачисленные на карту, отражать через счет 71 не надо.

Для учета топливных карт необходимо вести журнал (ведомость) их выдачи и возврата, в котором должны быть графы для номера топливной карты, даты выдачи (возврата), Ф.И.О. и подписи водителя. Ведь в случае, если работник - держатель топливной карты воспользуется картой в своих интересах, вам придется доказывать неправомерность его действий. А подтвердить, что карта была ему выдана, вы сможете только записью в журнале выдачи карты.

<1> Пункт 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
<2> Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Надо ли водителю составлять авансовый отчет

Водитель не получает от организации наличные деньги на приобретение ГСМ, поэтому составлять авансовый отчет ему не надо. Тем более что в конце месяца или иного срока, указанного в договоре, документы все равно предоставит топливная организация (АЗС). Но в интересах организации, чтобы водители отчитались по приобретению топлива и сдали документы, полученные на АЗС.

Необходимо это для учета бензина, израсходованного по каждой машине. Поэтому одновременно со сдачей путевых листов водитель должен сдать и чеки АЗС. Бухгалтеру в этом случае будет проще вести учет полученного топлива и устанавливать причины расхождений по данным водителя и топливной компании (если они будут).

Внимание! Документ, полученный водителем на АЗС, не является кассовым чеком. Ведь при предъявлении топливной карты никакой оплаты нет (деньги уже перечислены топливной компании на ее счет).

Как списать бензин, полученный по карте

Обычно в договорах на обслуживание топливных карт предусматривается, что право собственности на нефтепродукты переходит к покупателю в момент заправки на АЗС на основании предъявленной держателем топливной карты. Однако списать бензин только лишь на основании документов АЗС нельзя, так как это документы, подтверждающие лишь оприходование бензина, а не его расходование <3>. Основными документами, подтверждающими расходы на ГСМ, являются накладные (акты) топливной компании, путевые листы и - при необходимости и желании руководителя - самостоятельно утвержденные организацией нормы списания ГСМ.

Таким образом, по окончании месяца (или иного срока, установленного для сдачи путевых листов) водители должны сдать путевые листы с приложением к ним документов АЗС, подтверждающих вид полученного топлива и его количество. А бухгалтер уже сам сделает расчет количества и стоимости израсходованного топлива и спишет ГСМ на расходы <4>.

К сведению

Подробно об учете топлива читайте в статье "Путевые листы - гарантия учета стоимости топлива в "прибыльных" расходах" в журнале "Главная книга", 2009, N 21, с. 58.

<3> Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161; Постановление ФАС ЗСО от 22.04.2009 N Ф04-2285/2009(4825-А27-26).
<4> Подпункт 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Как учесть НДС

Сумма НДС, предъявленная топливной компанией в стоимости топливной карты и топлива, приобретенного по ней, принимается к вычету на основании счета-фактуры <5>. Естественно, если ГСМ используются в деятельности, облагаемой НДС <6>.

Перечисленные топливной компании деньги являются авансовым платежом, поэтому вы имеете право принять НДС к вычету и до получения топлива <7>. Конечно же, при наличии счета-фактуры от поставщика на этот аванс. При фактическом получении ГСМ налог со стоимости топлива принимается к вычету, а налог, исчисленный с авансового платежа, - восстанавливается. Но учитывая, что перечисление аванса и получение топлива, скорее всего, попадут на один квартал, а вычет НДС с аванса - это право организации, от вычета по авансовому платежу вы можете и отказаться. Это значительно упростит учет НДС.

* * *

Учет топлива, приобретенного по топливным картам, ничем не будет отличаться от учета ГСМ, приобретенного за наличный расчет. Но при этом бухгалтерии не придется заказывать деньги в банке, выдавать их водителям и требовать отчетов от водителей - все необходимые документы вышлет топливная компания.

<5> Пункт 1 ст. 172 НК РФ.
<6> Пункт 2 ст. 171 НК РФ.
<7> Пункт 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ.

С.В.Никитина

Налоговый консультант

Как поймать налоговиков на "обеспечительных" ошибках
 
Расстаемся с сотрудником цивилизованно