Мудрый Экономист

Трудовая книжка: особенности внесения и изменения записей

"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2011, N 4

Всем известно, что на основании ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о стаже и трудовой деятельности. Причем этот документ обязана вести любая организация независимо от формы собственности. Иногда то ли от спешки, то ли по неосторожности кадровики вносят неверные записи в трудовую книжку. Что делать с такими записями, как исправлять неверные или неточные сведения - расскажем в данной статье.

Нормативная база

Основными нормативно-правовыми документами, регламентирующими порядок внесения записей в трудовую книжку и их исправления, являются:

Титульный лист трудовой книжки

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике (п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

-----------------------------------T--------------------------------------¬
¦ ¦ Трудовая книжка ¦
¦ ¦ ТК N 36925814 ¦
¦ ¦ Резцова ¦
¦ ¦Фамилия ----------------------------- ¦
¦ ¦_____________________________________ ¦
¦ ¦_____________________________________ ¦
¦ ¦ Антонина ¦
¦ ¦Имя --------------------------------- ¦
¦ ¦ Валентиновна ¦
¦ ¦Отчество ---------------------------- ¦
¦ ¦ 12 октября 1980 г. ¦
¦ ¦Дата рождения ----------------------- ¦
¦ ¦ (число, месяц, год) ¦
¦ ¦ высшее ¦
¦ ¦Образование ------------------------- ¦
¦ ¦ юрисконсульт ¦
¦ ¦Профессия, специальность ------------ ¦
¦ ¦ 21 марта 10 ¦
¦ ¦Дата заполнения "--" ------- 20-- г. ¦
¦ ¦ Резцова ¦
¦ ¦Подпись владельца книжки ------------ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ Подпись лица, ответственного ¦
¦ ¦ за ведение трудовых книжек ¦
¦ ¦М.П. Сомова ¦
¦ ¦ -------------------------- ¦
¦ ¦ (разборчиво) ¦
L----------------------------------+---------------------------------------

Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовых книжек указываются следующим образом:

Вроде бы все четко и понятно. Однако нередко при заполнении первой страницы книжки можно ошибиться в букве имени (например, часто путаница происходит с именем Наталия), напутать с датой рождения или иными сведениями. Как быть в этом случае?

Если такая ошибка сделана при оформлении бланка трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, бланк можно списать и уничтожить.

Но, к сожалению, подобные ошибки "всплывают" и через несколько лет после заведения трудовой, и когда работник поменяет уже несколько мест работы. Поскольку неточности в написании фамилии, имени и отчества работника встречаются достаточно часто, кадровик по последнему месту работы владельца трудовой книжки может исправить такую ошибку. Как это сделать - смотрите п. 2.3 Инструкции: изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. При обнаружении подобной ошибки нужно одной чертой зачеркнуть прежнее имя и записать правильное, а на внутренней стороне обложки трудовой книжки сделать ссылку на паспортные данные. Отметим, что такую запись необходимо заверить подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.

Титульный лист трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Еще одна серьезная ошибка в оформлении титульного листа трудовой книжки - отсутствие оттиска печати, ведь по Инструкции подпись ответственного за выдачу книжки лица должна заверяться печатью организации. Как же быть кадровику, если работник при трудоустройстве предъявляет трудовую книжку без печати на первой странице?

Возможны два варианта.

Сначала проверьте, какое место работы было первым. Если работник впервые трудоустраивался к индивидуальному предпринимателю, вполне вероятно, что оттиска на первой странице книжки не будет: законодательством обязательное наличие печати у индивидуального предпринимателя не предусмотрено. В таком случае и запись об увольнении от предпринимателя останется незаверенной.

Если же оттиск отсутствует только на титульном листе трудовой книжки, а первая запись об увольнении заверена печатью, то исправить данную ошибку, допущенную первым работодателем сотрудника, не получится: в силу п. п. 27 - 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель может исправлять только неверные или неточные записи в книжке.

К сведению. Если записи на титульном листе трудовой книжки не заверены печатью, порекомендуйте работнику позаботиться о подтверждении своей работы в данной организации. В частности, если компания реорганизована, то работник может требовать от правопреемника документ, подтверждающий, что трудовая книжка выдавалась в установленном порядке. Если же организация, которая оформляла трудовую книжку, ликвидирована, нужно собирать документы, подтверждающие ее существование и факт работы в ней, - архивные справки, выписки из приказов, копии документов о приеме, заверенные надлежащим образом, и др.

Отметим, что отсутствие печати организации на титульном листе трудовой книжки не может служить основанием для отказа в приеме на работу.

В указанном выше порядке вносится запись об изменении фамилии в связи с вступлением в брак (или его расторжением). Приведем пример.

-----------------------------------T--------------------------------------¬
¦ ¦ Трудовая книжка ¦
¦ ¦ ТК N 36925814 ¦
¦ ¦ -Резцова- ¦
¦ ¦Фамилия ----------------------------- ¦
¦ ¦ Курсонова ¦
¦ ¦------------------------------------- ¦
¦ ¦_____________________________________ ¦
¦ ¦ Антонина ¦
¦ ¦Имя --------------------------------- ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ Валентиновна ¦
¦ ¦Отчество ---------------------------- ¦
¦ ¦ 12 октября 1980 г. ¦
¦ ¦Дата рождения ----------------------- ¦
¦Фамилия Резцова изменена на ¦ (число, месяц, год) ¦
¦фамилию Курносова на основании ¦ высшее ¦
¦свидетельства о заключении брака, ¦Образование ------------------------- ¦
¦серия XX N 1010238, выданного ¦ юрисконсульт ¦
¦Дворцом бракосочетания N 2 ¦Профессия, специальность ------------ ¦
¦г. Москвы 20 февраля 2011 г. ¦ 21 марта 10 ¦
¦Менеджер по персоналу Сомова ¦Дата заполнения "--" ------- 20-- г. ¦
¦ ¦ Резцова ¦
¦ ¦Подпись владельца книжки ------------ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ Подпись лица, ответственного ¦
¦ ¦ за ведение трудовых книжек ¦
¦М.П. ¦М.П. Сомова ¦
¦ ¦ -------------------------- ¦
¦ ¦ (разборчиво) ¦
L----------------------------------+---------------------------------------

А вот изменение (дополнение) сведений на первой странице (титульном листе) трудовой книжки о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции). Причем не обязательно указывать реквизиты документов, подтверждающих получение нового уровня образования на внутренней стороне обложки, так как Инструкцией это не предусмотрено.

Сведения о работе

При заполнении данного раздела трудовой книжки бывают разные ошибки:

Чтобы внести сведения о трудовой деятельности, необходимо в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указать полное наименование организации, а также ее сокращенное наименование (при его наличии).

Под этим заголовком:

  N   
записи
     Дата       
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование,  
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
год 
   1  
        2       
           3           
        4        
  ... 
 ... 
 ... 
 ...
          ...          
       ...       
Общество с ограниченной
    ответственностью   
      "Полидекса"      
   (ООО "Полидекса")   
  10  
  05 
  12 
2010
Принят на должность    
Приказ от        
финансового аналитика в
05.12.2010       
департамент            
N 126-к          
бухгалтерского учета и 
аудита                 

Первый вопрос, который возникает при заполнении данного раздела, - не является ли ошибкой проставление прямоугольного штампа с наименованием организации вместо рукописного внесения требуемых данных? Спешим успокоить. Если штамп содержит полное наименование организации и сокращенное (при наличии), его использование не противоречит требованиям нормативных документов, они не содержат такого запрета.

Следующая проблема, с которой сталкиваются ответственные за ведение трудовых книжек, - это длинные наименования организаций. Довольно часто хочется сократить название организационно-правовой формы, например общество с ограниченной ответственностью - ООО, открытое акционерное общество - ОАО и т.д. Правомерно ли такое сокращение? Нет, так делать нельзя, и вот почему. На основании п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Поэтому применение подобных аббревиатур является нарушением положений нормативных актов. Значит, сколь длинным ни было бы наименование вашей организации, его необходимо полностью писать в трудовой книжке в разделе "Сведения о работе".

Однако если учредительными документами компании предусмотрено сокращенное название, вы можете указать его, но только после внесения полной записи. Например: "Открытое акционерное общество "Производственно-коммерческий холдинг Алмаз-Сервис-Групп" - ОАО "ПКХ "Алмаз-Сервис-Групп".

При внесении записи о приеме, переводе, награждении, увольнении можно сделать иную ошибку: сослаться не на тот приказ, перепутать дату приема или должность, на которую переводится работник. Что делать в таком случае? Многие зачеркивают неверные данные, пишут верные, а рядом "Исправленному верить".

Примечание. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение (п. 29 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Обратимся за разъяснениями к Инструкции. В силу ее п. 1.2 в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

  N   
записи
     Дата       
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование,  
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
год 
   1  
        2       
           3           
        4        
  ... 
 ... 
 ... 
 ...
          ...          
       ...       
Общество с ограниченной
    ответственностью   
      "Полидекса"      
   (ООО "Полидекса")   
  10  
  05 
  12 
2010
Принят на должность    
Приказ от        
финансового аналитика  
05.12.2010       
в департамент          
N 126-к          
бухгалтерского учета и 
аудита.                
  11  
  06 
  12 
2010
Запись за номером 10   
Приказ от        
недействительна.       
05.12.2010       
Принят на должность    
N 126-к          
помощника аудитора в   
департамент            
бухгалтерского учета и 
аудита                 

Нужно ли вносить в трудовую книжку сведения об изменении наименования организации? Да. Правильно сделать такую запись поможет п. 3.2 Инструкции, в соответствии с которым при смене наименования организации в период работы работника об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки пишут: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

При смене организационно-правовой формы, реорганизации (слиянии, присоединении, преобразовании и пр.) запись может выглядеть, например, следующим образом: "Общество с ограниченной ответственностью "Весна" с 20.02.2011 реорганизовано в открытое акционерное общество "Зима".

Сведения об увольнении

Давайте вначале разберемся, как правильно вносить запись о расторжении трудового договора.

По правилам п. 5.1 Инструкции запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке производится в следующем порядке:

При этом предлагаются следующие формулировки: "Уволен по сокращению штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

К сведению. Напомним, что в силу п. 5 Инструкции и п. п. 15 - 19 Правил ведения и хранения трудовых книжек при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением п. п. 4 и 10 ч. 1), запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя запись об увольнении (прекращении трудового договора) производится со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

Если трудовой договор расторгается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

В случае прекращения трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона.

Как видно, запись об увольнении начинается со слова "уволен". А вот верно ли это, давайте разберемся.

В 2006 г. Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ в Трудовой кодекс была введена новая статья (84.1), в соответствии с которой запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

Поскольку Трудовой кодекс как нормативный акт имеет большую юридическую силу, чем Инструкция и Правила ведения и хранения трудовых книжек, считаем, что если нормой Кодекса или иного закона предусмотрено расторжение трудового договора, то в трудовой книжке так и нужно писать. Например, "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

Более того, Трудовым кодексом вообще не предусмотрены основания увольнения - гл. 13 рассматривает лишь прекращение и расторжение трудового договора, поэтому рекомендуем отойти от практики начинать запись словом "Уволен". Лучше формулировать причину прекращения трудовых отношений в соответствии с нормативными актами.

Рассмотрим такую интересную ситуацию. Работника уволили по инициативе работодателя, произвели с ним окончательный расчет, сделали запись в трудовую книжку и выдали ее. А он подал в суд иск о восстановлении на работе, и судьи удовлетворили эти требования. Как быть с записью о прекращении трудовых отношений?

Не стоит пугаться. В случае признания незаконности увольнения самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе запись об этом в трудовой книжке будет выглядеть следующим образом.

  N   
записи
     Дата       
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование,  
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
год 
   1  
        2       
           3           
        4        
  ... 
 ... 
 ... 
 ...
          ...          
       ...       
  13  
  02 
  02 
2011
Трудовой договор       
Приказ от        
расторгнут в связи с   
02.02.2011       
неоднократным          
N 16-к           
неисполнением без      
уважительных причин    
трудовых обязанностей, 
пункт 5 части первой
статьи 81 Трудового    
кодекса Российской     
Федерации              
Инспектор ОК Лобова    
Работник: Колешов      
  14  
  30 
  03 
2011
Запись за номером 13   
Приказ от        
недействительна,       
30.03.2011       
восстановлен на прежней
N 24-к           
работе                 

Почему в графе 4 не указывается документ, которым работник восстановлен, например решение суда, предписание трудинспекции? Потому что в этой графе трудовой книжки работодатель делает ссылку на свой документ, которым оформлено решение о восстановлении на работе и основанием для издания которого как раз и является судебное решение или предписание трудинспекции.

Подведем итог

Итак: если вдруг кадровик (или иное ответственное лицо), заполняя трудовую книжку, допустил ошибку, неправильно указал наименование профессии, должности или структурного подразделения, внес не ту дату или реквизиты не того документа - не стоит отчаиваться. Инструкция, Правила ведения и хранения трудовых книжек, а также данная статья помогут найти вам выход из любой ситуации.

Т.В.Шадрина

Эксперт журнала

"Отдел кадров

бюджетного учреждения"