Мудрый Экономист

Применение форм первичной учетной документации в учреждениях физической культуры и спорта

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 4

В 2010 г. для отражения операций финансово-хозяйственной деятельности существовавшими на тот момент бюджетными учреждениями применялись первичные учетные регистры, формы и порядок составления которых были утверждены Инструкцией N 148н <1> и Приказом Минфина России N 123н <2>. Однако в связи с проводимой в соответствии с Федеральным законом N 83-ФЗ <3> бюджетной реформой указанные документы с 01.01.2011 утратили силу.

<1> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.
<2> Приказ Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".
<3> Федеральный закон от 08.05.2010 N 83-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений".

В результате возникла необходимость в издании нового нормативного документа. Им стал Приказ Минфина России N 173н <4>.

<4> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

Общие положения

Приказом Минфина России N 173н утверждены:

Кроме того, указанным выше Приказом утверждены Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями (Приложение N 5) (далее - Методические указания N 173н), которые в целях организации ведения бухгалтерского учета устанавливают единые правила применения и заполнения форм первичных (сводных) учетных документов и формирования регистров бухгалтерского учета класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления" ОКУД субъектами бухгалтерского учета (п. 1 Методических указаний N 173н).

Унифицированные формы документов состоят из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит следующие общие для всех форм документов реквизиты:

Также заголовочная часть в зависимости от содержания операции дополняется реквизитами, характерными для конкретного документа (например, грифом утверждения, грифом согласования с внешними субъектами учета, наименованием иного участника операции с отражением в кодовой зоне идентификационных кодов (ОКПО, Глава по БК, ИНН, КПП), наименование объекта учета по Общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ).

Содержательная часть формы документа представляется в виде табличной и (или) текстовой частей с наименованиями показателей, при наличии - кодов показателей по соответствующим классификаторам (классификациям) технико-экономической информации, а также содержанием операции и соответствующими значениями в натуральном и денежном выражении.

Оформляющая часть формы документа содержит подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за содержащиеся в документе данные, дату подписания документа. Кроме того, должны быть указаны должность исполнителя, номер контактного телефона, должна стоять подпись (с расшифровкой).

Далее рассмотрим изменения в порядке применения и заполнения форм первичных учетных документов, произошедшие в 2011 г.

Формы первичных учетных документов

Перечень унифицированных форм первичных учетных документов приведен в Приложением N 1 к Приказу Минфина России N 173н.

Стоит отметить, что по сравнению с Перечнем форм первичных учетных документов из Инструкции N 148н Перечень документов в Приказе Минфина России N 173н дополнен:

Отметим, что указанные формы утверждены Постановлением Госкомстата России N 1 <5> (ф. 0301008, 0301010, 0301011), Приказом Минфина России N 104н <6> (ф. 0531728), а также Приказом Федерального казначейства N 8н <7> (ф. 0531811).

<5> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
<6> Приказ Минфина России от 30.09.2008 N 104н "О Порядке доведения бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств при организации исполнения федерального бюджета по расходам и источникам финансирования дефицита федерального бюджета и передачи бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств при реорганизации участников бюджетного процесса федерального уровня".
<7> Приказ Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н "О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов".

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143)

С 2011 г. данный акт составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании мягкого инвентаря, посуды и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 3000 до 40 000 руб. включительно за единицу и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета. Ранее в соответствии с требованиями Инструкции N 148н акт составлялся при списании мягкого и хозяйственного инвентаря стоимостью от 3000 до 20 000 руб.

При этом стоит учесть, что в случаях, если законодательство РФ требует согласовать решение о списании имущества с его собственником (уполномоченным им органом власти), акт принимается к учету только при наличии указанного согласования.

В акте, сформированном комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов, теперь указываются причины принятия решения и перечень мероприятий по исполнению решения об их списании (ликвидация, утилизация, передача, передача в переработку (аффинаж), иные мероприятия), отметка о результатах проведенных мероприятий, в том числе перечень объектов имущества, подлежащих постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, с целью дальнейшего их использования.

Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144)

Акт составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании объектов библиотечных фондов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета.

Аналогично вышерассмотренному акту о списании мягкого и хозяйственного инвентаря в случаях, если законодательством РФ решение о списании имущества требует согласования с его собственником (уполномоченным им органом власти), данный акт принимается к учету только при наличии указанного согласования.

В силу Инструкции N 148н к первому экземпляру данного акта, передаваемому в бухгалтерию, прикладывались списки с указанием причин исключения литературы из библиотеки. Методическими указаниями N 173н предусмотрено, что в сформированном комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов акте указываются причины принятия решения о списании объектов библиотечных фондов и перечень мероприятий по исполнению решения о списании, отметка о результатах проведенных мероприятий (оформляется на основании утвержденного акта и документов, подтверждающих утилизацию имущества в качестве вторичного сырья, передачу, уничтожение и т.п.), в том числе перечень объектов имущества, подлежащих постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в акте, с целью дальнейшего их использования.

Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230)

Как определено Методическими указаниями N 173н, акт применяется для оформления решения о списании материальных запасов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов.

Также в них установлено, что расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения. Указанные документы прилагаются к акту.

Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401)

В данную ведомость Методическими указаниями N 173н внесено уточнение: разрешение на выплату по ведомости подписывается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) и руководителем (уполномоченным им лицом) централизованной бухгалтерии. В Инструкции N 148н говорилось, что разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

Карточка-справка (ф. 0504417)

В Методических указаниях N 173н порядок применения карточки-справки изложен иначе, чем в Инструкции N 148н. С 2011 г. она используется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения. Помимо общих сведений о работнике, в карточке-справке ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) сумма начисленной заработной платы (оплаты труда) по видам выплат, сумма удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче. Она заполняется на основании Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), Расчетной ведомости (ф. 0301010).

Учреждение вправе использовать карточку-справку для обобщения сведений о суммах вознаграждения, начисленного (выплаченного) физическому лицу - исполнителю работ (услуг) по гражданско-правовым договорам, заключенным учреждением.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421)

Инструкцией N 148н было определено, что табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.). Согласно требованиям Методических указаний N 173н табель ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов).

Претерпел изменения перечень документов, на основании которых производятся записи в табель и исключение из него. Если в Инструкции N 148н такими документами могли являться приказ о приеме на работу, переводе, увольнении, то в Методических указаниях N 173н конкретного перечня не представлено; указано, что записи производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда).

Кассовая книга (ф. 0504514)

В Методических указаниях N 173н, как и в Инструкции N 148н, указано, что кассовая книга применяется для учета движения наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, а также денежных документов. При этом поступление и выбытие наличной иностранной валюты (по видам валют) и денежных документов ведутся на ее отдельных листах. Листы кассовой книги, содержащие данные о движении денежных документов, должны иметь штамп (отметку) "Фондовый".

Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам (в рублях, иностранной валюте (по видам валют)) и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки "В том числе на заработную плату" и "Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня" не заполняются.

Записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег, денежных документов по каждому кассовому приходному и расходному ордеру (фондовому приходному и фондовому расходному ордеру). Она должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной (мастичной) печатью, а количество листов в ней - заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера.

Обратите внимание! Ведение кассовой книги как ручным, так и автоматизированным способом осуществляется в 2011 г. в Порядке, установленном Банком России для ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Извещение (ф. 0504805)

Методическими указаниями N 173н уточнен ранее действовавший порядок использования извещения. Теперь оно применяется при оформлении расчетов, возникающих по операциям приемки-передачи имущества, обязательств между учреждением и созданными им обособленными структурными подразделениями (филиалами), наделенными полномочиями ведения бухгалтерского учета, в том числе при реорганизации.

В остальном порядок применения и заполнения извещения по сравнению с изложенным в Инструкции N 148н не изменился.

Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816)

В Методических указаниях N 173н порядок применения акта изложен в новом виде.

Теперь акт используется для оформления решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о списании бланков строгой отчетности, а также испорченных бланков строгой отчетности (в том числе при их заполнении). Он формируется на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия бланков строгой отчетности.

Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Регистры бухгалтерского учета

Перечень регистров бухгалтерского учета, утвержден Приказом Минфина России N 173н.

Стоит отметить, что по сравнению с Перечнем регистров в Приказе Минфина России N 123н отдельные регистры, утвержденные Приказом Минфина России N 173н, изменили наименование:

Проводя сравнение порядка применения регистров бухгалтерского учета, утвержденного Методическими указаниями N 173н, с порядком, утвержденным Приказом Минфина России N 123н, стоит отметить, что кардинальных изменений не произошло. В основном они носят уточняющий характер.

Рассмотрим порядок применения отдельных регистров.

Инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031)

В Приказе Минфина России N 123н было сказано, что инвентарная карточка открывается в бухгалтерии на каждый отдельный объект; заполняется на основании Акта приема-передачи здания (сооружения) (ф. 0306030), Акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации на данный объект. Методическими указаниями N 173н добавлено, что инвентарная карточка заполняется также на основании Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032)

В Приказе Минфина России N 123н было сказано, что инвентарная карточка группового учета основных средств предназначена для учета группы однородных объектов основных средств: мягкого инвентаря, библиотечных фондов, сценическо-постановочных средств (декораций, мебели и реквизита, бутафории), предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 10 000 руб. Методическими указаниями N 173н стоимость учитываемого в данной карточке имущества увеличена и составляет до 40 000 руб.

Накопительная ведомость по приходу продуктов питания (ф. 0504037)

В Приказе Минфина России N 123н было сказано, что накопительная ведомость составляется по каждому материально ответственному лицу по наименованиям и - при необходимости - по кодам продуктов питания. На основании сводных данных накопительной ведомости формируется Оборотная ведомость по нефинансовым активам (ф. 0504035), которая контролируется данными счета "Продукты питания" Главной книги (ф. 0504072).

В Методических указаниях N 173н порядок составления накопительной ведомости претерпел некоторые изменения. Указанная ведомость составляется с 2011 г. по каждому материально ответственному лицу с указанием поставщиков (производителей), по наименованиям и - при необходимости - по кодам продуктов питания. Сводные данные по материально ответственным лицам Оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035) контролируются данными соответствующего счета аналитического учета 0 105 00 000 "Материальные запасы" (0 105 22 000, 0 105 32 000) Главной книги (ф. 0504072).

Многографная карточка (ф. 0504054)

В Приказе Минфина России N 123н было указано, что многографная карточка может применяться для аналитического учета платежей в бюджет, средств, полученных во временное распоряжение, выплат наличных денежных средств получателям бюджетных средств, вложений в нефинансовые активы и других объектов. Она ведется в разрезе аналитических показателей, применяемых по соответствующим объектам учета. Записи в многографную карточку вносятся на основании журналов операций.

В Методических указаниях N 173н уточнен порядок использования многографной карточки. Она может применяться для аналитического учета финансовых и нефинансовых активов, а также обязательств учреждениями, финансовыми органами и органами, осуществляющими кассовое обслуживание. Многографная карточка ведется в разрезе аналитических показателей, применяемых по соответствующим объектам учета согласно порядку, установленному субъектом учета, в рамках формирования учетной политики. Записи в нее вносятся на основании первичных (сводных) учетных документов.

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071)

В Приказе Минфина России N 123н было указано, что данный журнал применяется для отражения движения средств по счету "Расчеты с подотчетными лицами" на основании авансовых отчетов, приходных или расходных ордеров.

В Методических указаниях N 173н приведен более развернутый порядок использования журнала. Теперь он применяется для отражения операций с подотчетными лицами учреждения (по движению денежных средств, принятию подтвержденных документами расходов подотчетного лица). Записи в журнал вносятся на основании утвержденных руководителем учреждения авансовых отчетов, первичных (сводных) учетных документов, подтверждающих получение (возврат) подотчетным лицом денежных средств, иных документов, оформляющих операции по указанным расчетам.

А.Кантеровский

Эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"