Мудрый Экономист

Как руководить внештатными сотрудниками на расстоянии. Из опыта переводческой компании

"Кадровик. Кадровый менеджмент", 2010, N 5

Профессиональный уровень сотрудника, его трудоспособность и надежность легко отследить, когда человек работает в штате, когда есть наработанная система управления кадрами. Но как добиться, чтобы сотрудники, которые работают удаленно, выполняли свои обязанности эффективно, как убедиться в их лояльности и ответственности? С этой проблемой сталкиваются очень многие компании, работающие в таких сферах, как программирование, дизайн, букинг артистов, переводы, организации call-центров и т.д. Данная статья предназначена подсказать специалистам по HR, работающим с внештатными сотрудниками, способы отбора профессиональных кадров и контроля качества их работы.

Переводческий бизнес изнутри

С нашей компанией сотрудничает около тысячи переводчиков, редакторов, верстальщиков и дизайнеров, живущих по всей России и за рубежом. Клиентами переводческих компаний являются заботящиеся о своем международном имидже государственные и коммерческие организации, для которых качественный перевод является вопросом первостепенной важности. У компаний, работающих в нефтегазовой, промышленной и других технических отраслях, от корректного перевода зависит безопасность сотрудников. Зачастую один промах может испортить отношения с клиентом, поэтому для нас очень важно, чтобы переводчики могли гарантировать высокий уровень и оперативность выполняемых работ. Отследить этот вопрос среди тысячи внештатных сотрудников бывает непросто.

В переводческой компании ведущим звеном являются менеджеры по работе с клиентами и переводчиками. Функции продвижения выполняют PR-отдел и специалисты по продажам. В их работе также есть своя специфика. Продвигать переводческую компанию нелегко по ряду причин: из-за закрытости российского рынка переводов, практически полного отсутствия специализированных СМИ, объединений и мероприятий, консервативности переводческого сообщества (непонимания специалистами переводческих компаний необходимости и важности инструментов PR) и т.д.

Менеджеры по работе с клиентами курируют проекты и полностью отслеживают качество перевода на всех этапах работы: проверка готового перевода вторым специалистом (редактором), корректура готового перевода. Также в их компетенцию входит составление терминологических баз данных и глоссариев по ранее переведенной документации (при этом достигается максимальное единство терминологии).

В среднем переводческая компания работает более чем с 60 языками мира (английский, немецкий, французский являются основными). Среди них такие редкие языки, как суахили, кхмерский и даргинский. В месяц приходит более трехсот заказов, многие из которых срочные.

Юрист обращает внимание. Виктория Пустозерова, юрист, зам. главного редактора, эксперт журнала "Кадровик"

Могут быть проблемы: с тестами, договорами, штрафами...

Следует обратить внимание руководителей организаций, кадровиков на ряд моментов при отборе переводчиков и оформлении с ними отношений. Прежде всего существуют некоторые риски при раздаче тестовых работ. Следует учитывать, что труд, результаты которого могут быть использованы в коммерческих целях, должен быть оплачен.

В соответствии со ст. 1260 ГК РФ переводчику, а также автору иного производного произведения (обработки, экранизации, аранжировки, инсценировки или другого подобного произведения) принадлежат авторские права соответственно на осуществленные перевод и иную переработку другого (оригинального) произведения. Таким образом, права переводчика на результат его интеллектуального труда охраняются российским законодательством.

Особую опасность представляет использование в качестве теста реальной работы большого объема. Слишком много работодателей недобросовестно ведут себя и присваивают результаты интеллектуального труда, раздавая "тестовые" задания. Работники уже наслышаны об этом и используют различные методы защиты, в т.ч. отправку самому себе по почте копии готовой работы. Конверт приходит и лежит себе нераспечатанный до того момента, когда в суде потребуются доказательства. А когда переводчик, автор обнаруживает свой неоплаченный труд на прилавках магазина, то он обратится в суд и понесет туда нераспечатанный конверт с почтовым штемпелем.

Но в ловушку может угодить и добросовестный работодатель, который собирался оплатить качественную работу. А она оказалась сделана плохо. Работодатель отказывается, отдает текст другому переводчику. Но изначально это же один текст. Это не собственное произведение, не статья, а перевод. И именно в переводе могут обнаружиться совпадения. Вполне возможно, что переводчик все же решит, что работодатель использовал именно его перевод, проведя некоторое редактирование. И обратится в суд. Это не значит, что он выиграет, но придется проводить экспертизу, посещать заседания суда и т.д.

Поэтому лучше всего рассмотреть уже готовые работы переводчика, выполненные им для других заказчиков, а в качестве тестов дать короткие задания, которые требуют небольшого количества времени и, очевидно, не подразумевают оплаты.

Хотелось бы также обратить внимание работодателей на вид договора, заключаемого с переводчиком. По сути деятельности переводчиков имеются правовые основания для заключения не только трудового договора, но и договора подряда, и договора оказания услуг. Желание заключить гражданско-правовой договор с переводчиком как с индивидуальным предпринимателем может вылиться в нарушение как раз трудового законодательства. Предпринимательская деятельность - это деятельность на страх и риск предпринимателя. Разумеется, агентство по переводам хочет, чтобы перевод выполнял конкретный переводчик, которого они уже проверили, вот оно и поставит в договоре с индивидуальным предпринимателем требование о личном оказании услуги. Но если индивидуальный предприниматель нанимает себе постоянных работников, то их работа тоже будет считаться личным выполнением. Так как он отвечает за труд своих работников как работодатель перед контрагентом, с которым заключил гражданско-правовой договор. Можно посоветовать включить в договор условие о том, что кандидатура переводчика, являющегося постоянным работником предпринимателя, на выполнение задания этого агентства должна быть предварительно согласована с агентством, иначе у налоговой инспекции могут возникнуть подозрения, что агентство использует с переводчиком отношения власти - подчинения как с собственным работником, а вот уплачивать за него налоги самостоятельно и предоставлять гарантии по трудовому законодательству не хочет.

Слово "штраф" во взаимоотношениях, которые так тесно стыкуются с трудовыми, лучше не использовать. А если речь все же идет о трудовых правоотношениях, то о нем лучше раз и навсегда забыть. В гражданско-правовых договорах штрафы вполне правомерны, но все же мы бы порекомендовали употреблять слово "неустойка". Ну и рекомендации от заказчиков не входят в число документов, которые имеет право требовать от работника будущий работодатель при заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 ТК РФ.

Процедура отбора сотрудников

Основным отличием обязанностей HR-менеджера переводческой компании являются управление персоналом на расстоянии. Самой сложной составляющей этого процесса является отбор и поиск профессиональных переводчиков.

Поиск кадров ведется через множество источников (если резюме не выслано переводчиком на e-mail компании самостоятельно), первостепенным среди которых является Интернет. Существует несколько российских и зарубежных сайтов для фрилансеров, которые размещают на них резюме (www.free-lance.ru, www.translatorscafe.com, www.weblancer.net, www.proz.com). Зарубежные ресурсы предпочтительнее, потому что на них более подробно раскрываются биография, образование и опыт работы переводчика. Отталкиваясь от одного резюме, трудно понять реальный опыт соискателя. Поэтому в помощь специалисту по кадрам на данных сайтах создана специальная рейтинговая система для фрилансеров. Высокая позиция в рейтинге - это объективный взгляд на его профессионализм. Системы бывают разными, но в основном это своего рода гостевая книга, в которой указываются балл и отзыв от предыдущего или постоянного клиента фрилансера. Подобные системы позволяют понять, насколько надежен соискатель, узнать его сильные и слабые стороны.

Порой специалисту по HR бывает необходимо найти переводчиков с редких языков. Для этого можно обратиться в МИД, посольства других стран или их представительства в Москве, Союз переводчиков России, нанять в качестве подрядчика другое бюро переводов.

После прохождения первичного отбора и телефонного собеседования каждый соискатель должен выполнить несколько тестовых работ для подтверждения своего профессионального уровня. Для этого необходимо заранее подготовить тестовые материалы на нескольких языках и по различным тематикам (от политики до нанотехнологий).

Тестовые задания разрабатываются самой компанией. Точнее, руководство компании заказывает их у опытных и проверенных переводчиков (редакторов), которые работают с компанией с начала ее существования. Тестовые задания состоят из трех тестов на знание языка, причем одно из заданий обязательно делается за час с целью проверки знаний переводчика, а также выяснения, насколько он стрессоустойчив и как может справляться со срочными заказами.

Качество выполненного перевода должен оценивать лишь надежный сотрудник, опыт которого не вызывает сомнений. Несмотря на несколько ступеней проверки, HR-менеджер берет на себя большую ответственность, решая, какой соискатель не подведет компанию в будущем, будет выполнять переводы качественно и в срок.

Если соискатель сочтен надежным и опытным профессионалом, менеджер по кадрам должен отправить ему запрос об условиях дальнейшей работы. Компанию интересуют язык и тематика перевода, а также ставки. Кроме того, запрашивается копия диплома (соискатель обязан иметь диплом о высшем филологическом образовании) и рекомендации от заказчиков (в них должно быть указано качество его работы и насколько оперативно переводчик может выполнить заказ).

После установления договоренностей с переводчиком и в зависимости от результатов тестирования соискатель получает письмо об отказе либо подтверждение о занесении в базу данных компании. Также с ним подписывается гражданско-правовой договор (об оказании услуг), в котором обязательно присутствуют следующие требования: не искажать смысл переводимого, соблюдать конфиденциальность переводимого материала, а также предусмотрены санкции при несоблюдении договора. После подписания сторонами договора результаты тестирования и резюме рассылаются всем менеджерам компании (рис. 1).

Схема отбора переводчиков в компании "Экспримо" (письменный перевод)

          ------------------------------------------------------¬
¦ I этап: поступление резюме на почту, сохранение ¦
¦ информации о соискателе ¦
L-------------------------T----------------------------
¦/
------------------------------------------------------¬
¦ II этап: обработка резюме ¦
L-------------------------T----------------------------
¦/
------------------------------------------------------¬
¦ III этап: оценка кандидатуры (запрос о подтверждении¦
¦ высшего образования в сфере перевода, ¦
¦профессионального опыта не менее 5 лет, подтверждение¦
¦ технических знаний и навыков и непрерывного ¦
¦ профессионального развития, владения ¦
¦ специализированным переводческим ПО (Trados, MemoQ),¦
¦ запрос рекомендаций по реализованным проектам ¦
L-------------------------T----------------------------
¦/
------------------------------------------------------¬
¦ IV этап: организация тестирования переводчика с ¦
¦ помощью пробного перевода по избранным тематикам ¦
L-------------------------T----------------------------
¦/
------------------------------------------------------¬
¦ V этап: решение редактора по результатам пробного ¦
¦ перевода на основе метода количественного анализа ¦
¦ качества ¦
L-------------------------T----------------------------
¦/
-------------------¬ ----------------------¬ -------------------¬
¦ Положительная ¦<-----+ VI этап: принятие +----->¦ Отрицательная ¦
¦ оценка ¦ ¦решения менеджером по¦ ¦ оценка (отказ) ¦
L---------T--------- ¦ кадрам ¦ L--------T----------
¦/ L---------------------- ¦/
-------------------¬ -------------------¬
¦ Добавление ¦ ¦ Уведомление ¦
¦переводчика в базу¦ ¦ кандидата по ¦
¦ исполнителей ¦ ¦ e-mail ¦
L---------T--------- L-------------------
¦/
----------------------------------------------------------¬
¦Уведомление всех сотрудников компании о новом исполнителе¦
L----------------------------------------------------------

Рис. 1 Создаем электронную базу

Отдельно стоит описать схему работы электронной базы внештатных сотрудников, оптимизацией которой совместно должны заниматься специалисты по HR и IT. Она представляет собой сложную программу, в которой заводятся индивидуальные карточки переводчиков, что призвано экономить время при выполнении заказа. В такой карточке содержится абсолютно вся информация о сотруднике: биография, резюме, опыт работы, языки и тематики, с которыми он работает, ставки. Особое внимание уделяется контактной информации. Обязательно должны быть указаны все способы связи с переводчиком: Skype, ICQ, e-mail и, конечно, сотовые и городские телефоны. Расширенный поиск по базе позволяет моментально подобрать кандидатов на выполнение заказа. Это было бы невозможно сделать при отсутствии базы, учитывая, что компания работает с сотнями внештатных сотрудников. Естественно, что необходимо оградить работу базы от возможных рисков. Для подстраховки создаются дополнительные базы в программе Excel, но компания старается минимизировать опасность, защищая доступ к базе различными способами.

Помимо поиска сотрудников, контроля качества их работы и поддержки общей базы в обязанности специалиста по кадрам входит составление листов оплаты услуг переводчиков. Листы оплаты представляют собой документы, в которых собрана подробная информация о заказе и исполнителе, а также указана сумма, которую ему необходимо выплатить. Листы оплаты предназначены для сверки данных о проекте с самим переводчиком (HR-менеджер высылает документ переводчику по электронной почте для согласования фактов и цифр). Листы помогают контролировать финансовую сторону проекта и дают переводчику понять, что компания ведет себя честно и открыто. Оплата услуг переводчика происходит безналичным путем (большинство современных переводчиков - индивидуальные предприниматели, имеющие личный счет).

Контролируем качество работы

Большинство компаний, работающих с внештатными сотрудниками, волнует вопрос контроля качества их работы. Как можно влиять на человека, живущего в другой стране и не работающего в штате? Мы можем предложить несколько способов решения данной проблемы: административные, экономические и социально-психологические. Для взаимодействия с внештатными сотрудниками очень важную роль играют социально-психологические методы. Важно постоянно взаимодействовать с сотрудниками, даже на расстоянии, также важны моральное стимулирование, развитие у работников инициативы и ответственности. Приведем показательную схему воздействия на качество работы сотрудника, как штатного, так и удаленного (рис. 2).

Схема воздействия на качество работы сотрудников

----------------------------¬   --------------¬
¦ Оценка +> ¦ ¦
L---------------------------- ¦------------¬¦
->¦¦Способност覦
----------------------------¬ ¦¦сотруднико⦦
¦Обучение и развитие навыков+> ¦L-----T------¦
L---------------------------- ¦ ¦ ¦ ------------------------¬
¦ +------+-->¦ Результаты работы ¦
----------------------------¬ ¦ ¦ ¦ L------------------------
¦ Вознаграждение +> ¦ ¦ ¦ /¦
L---------------------------- ¦------+-----¬¦ ¦
->¦¦ Мотивация ¦¦ ¦
----------------------------¬ ¦¦сотруднико⦦ ¦
¦ Карьерное продвижение +> ¦L------------¦ ------------+-----------¬
L---------------------------- ¦ ¦ ¦Контрольные переменные:¦
¦ ¦ ¦- размер компании ¦
----------------------------¬ ¦ ¦ ¦- возраст компании ¦
¦ Коммуникации +> ¦ ¦ ¦- сфера деятельности ¦
L---------------------------- L-------------- L------------------------

Рис. 2

Одним из методов контроля качества работы внештатного сотрудника является применение санкций (штрафов, неустойки) - при нарушении договора, сроков выполнения работ или неграмотном переводе, их размеры заранее оговариваются с переводчиком. При злостном нарушении договора переводчик вносится в "красный список", что отмечается в базе. К нему больше никогда не обратятся. Речь не идет о мелких недочетах в переводе, которые правит редактор. Но бывают случаи недобросовестного исполнения перевода, например, перекладывания своих заказов на "подмастерьев" - студентов или младших коллег, что недопустимо во взаимоотношениях сторон и должно пресекаться.

Все же главным стимулом для внештатного сотрудника остается перспектива обращений к нему в будущем, долгосрочного сотрудничества. По этой причине переводчик постарается выполнить заказ качественно и в срок. Поэтому важно поддерживать постоянную связь с проверенным переводчиком, отдавать ему интересные заказы. В идеале суметь создать доброжелательные дружеские отношения, чтобы ни одна из сторон не сомневалась в надежности другой. Для этого можно организовывать конкурсы среди внештатных сотрудников, делать рассылки с поздравлениями, открыть корпоративный блог для неофициального общения с коллегами, клиентами и сотрудниками.

У нас, например, проводится конкурс на самую интересную историю из переводческой практики. Предложение об участии в конкурсе каждый переводчик получает через корпоративную рассылку. Также новость о конкурсе размещается на сайте и в блоге компании. Свои истории участники высылают на почту PR-отдела либо выкладывают в блог. Победитель конкурса определяется либо голосованием в блоге, либо руководством компании. Победитель награждается заранее оговоренным призом, который он может получить в офисе компании (если он живет не в Москве, приз будет выслан по почте).

Специалист по HR: менеджер, психолог, переводчик, программист

Отдельно стоит поговорить о личных качествах HR-менеджера переводческой компании, работающего с сотнями внештатных сотрудников. Человек, занимающий подобную должность, обязан, во-первых, владеть хотя бы одним иностранным языком (предпочтительно английским), потому что зачастую приходится связываться с иностранным переводчиком лично, и нет гарантии, что он может общаться по-русски (например, если он переводит с английского на испанский язык). Кроме того, поиск переводчиков, как было указано выше, происходит на иностранных специализированных ресурсах. Специалисту по кадрам необязательно иметь второе переводческое образование, но его знания должны быть подтверждены (например, сданным Кембриджским экзаменом FCE или TOEFL и т.п.).

Во-вторых, HR-менеджер всегда должен быть психологом. Это важно при первичном отборе кандидатов, когда необходимо определить искренность переводчика, его истинные намерения, лояльность, а главное адекватность мышления. Переводчик - творческая профессия, среди них можно встретить людей своеобразных и сложных в общении, ненадежных. Обязанность HR-менеджера - во время первого общения (по телефону или лично) задать такие вопросы, чтобы можно было понять, насколько человек соответствует требованиям компании. Также в компании должны быть разработаны психологические тесты, которые обязан проходить каждый соискатель.

Излишне будет упоминать, что HR-менеджер должен быть коммуникабельным и устойчивым к стрессам.

Начальное ознакомление с обязанностями HR-менеджера переводческой компании проходит на месте. Более опытные коллеги проводят мастер- классы для новых сотрудников по работе с базой данных, по поиску переводчиков, по отслеживанию оплаты услуг и т.д. Для получения более глубоких знаний и профессиональных навыков сотрудники компании несколько раз в год отправляются на тренинги, лекции и семинары за счет компании. Несколько раз в месяц новые сотрудники слушают семинары по своей специальности.

А.Шинкаренко

Ведущий HR-менеджер

переводческой компании "Экспримо"