Мудрый Экономист

Позвольте представиться! визитная карточка в деловом общении

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 5

Такие понятия, как "деловое общение", "деловой стиль", "деловая переписка", понятны сегодня каждому, так как стали неотъемлемой частью развитого цивилизованного общества. Сегодня речь пойдет о том, как заявить о своем деловом стиле, привлечь внимание коллег и партнеров, стать участником новых интересных проектов. Необходимым атрибутом делового общения (и, конечно, успешного выполнения служебных обязанностей) сегодня является визитная карточка. Многие компании заказывают своим сотрудникам фирменные визитки. Предлагаемая информация может быть полезна кадровикам.

Из истории вопроса

С появлением древней письменности возникли и различные формы документов, ставших прототипами современных документов. К их числу можно отнести и визитные карточки, которые сегодня стали важным атрибутом повседневного делового общения огромного круга людей.

Интересно заметить, что первое упоминание о визитных карточках относится ко II - III вв. до н. э. Это были небольшие дощечки из бамбука или дерева с нанесенными на них иероглифами. Появление подобных визиток было связано с невероятным культурным подъемом в Древнем Китае. Дальнейшая история визиток свидетельствует о том, что долгое время карточки для визитов (carte de visite) являлись произведениями искусства и были доступны лишь высшим слоям общества. Так, в XVI - XVII вв. во Флоренции и Венеции, где полиграфия сделала значительный скачок в своем развитии, изготовление визиток стало отдельным видом искусства, которым могли заниматься лишь лучшие из мастеров того времени. В середине XVII в. во времена Людовика XIV французские визитки также являли собой шедевры графического искусства и прекрасно дополняли образ владельца. Первая печатная визитка датирована 1786 г. и была найдена в Германии, где, используя предыдущий исторический опыт обращения с подобными атрибутами роскоши, были введены особые правила этикета для применения визиток. Далее с появлением первых фотоаппаратов Адольф-Эжен Диздери запатентовал фотографическую камеру для визитных карточек (1854 г.). Это обстоятельство изменило исторический ход развития визиток как элемента роскоши. Визитки перестают быть штучным товаром, их приобретают большими партиями, что значительно снижает их стоимость.

В России первые визитки появились при Екатерине II и так же, как и в других странах, отличались причудливым орнаментом, разнообразием геральдических символов. Однако в 60-х гг. XIX в., когда Россия переживала экономический подъем, визитки вошли в повседневный обиход, но продолжали поражать разнообразием и красотой исполнения. Появились визитки мужские и дамские, свадебные и супружеские, пасхальные и рождественские. С развитием мелкого бизнеса появился обычай указывать на карточках адрес владельца, звание, должность. Вырабатывается определенный стиль выполнения визитных карточек, хотя сохраняются и индивидуальные черты владельца.

Если обратиться к толковым словарям русского языка под редакциями наиболее известных филологов Д.Н. Ушакова, С.И. Ожегова, Т.Ф. Ефремовой, то под визитной карточкой следует понимать карточку с напечатанным или написанным именем владельца, которая употребляется при визите, а также посылается при поздравлении.

Как же сегодня выглядит "идеальная" визитка? Какую должна содержать информацию, чтобы произвести должное впечатление на адресата?

Внешний вид

Ярким и необычным внешним видом визитной карточки сегодня никого не удивишь. Информативная составляющая, а также простая и лаконичная форма ценятся гораздо больше. Однако в зависимости от рода деятельности владельца причудливость визитки может оказать и благоприятное впечатление.

Современные визитки изготавливаются из бумаги, картона или пластика небольшого формата, существуют также варианты CD-визиток, которые выполняются на уменьшенной поверхности CD-диска. Визитные карточки для особых случаев могут быть изготовлены из дерева (деревянный шпон) или металла. Размер визитки, принятый на территории России, - 90x50 мм, используется наряду с размерами, принятыми международным стандартом ISO 7810 "Идентификационные карты - физические характеристики" - 85,6x53,98 мм. Реже встречается формат А8, который определен все тем же стандартом ISO, как 1/16 формата А4.

Используемая цветовая гамма весьма обширна. Однако существуют сложившиеся предпочтения, которых стоит придерживаться, дабы не ввести в заблуждение адресатов визиток.

Итак:

  1. Представители властных структур, чиновники различных уровней предпочитают вариации белого цвета в сочетании цветов национального флага. Например, белый фон - сине-красный текст; черный текст - бело-красный фон и т.п. В данном случае цвета национального флага символизируют принадлежность к госструктурам, а белый цвет - "чистоту намерений и помыслов".
  2. Сотрудники таких ведомств, как МВД, ФСБ, Министерства обороны и т.п., прибегают к довольно простым вариантам черно-белой гаммы.
  3. Такие цвета, как золотистый, червонно-красный, серебряно-серый, лилово-вишневый, а также травянисто-зеленый, используют обычно финансисты, экономисты, банковские служащие (например, Сбербанка). Принято считать, что такие цвета олицетворяют надежность и солидность.
  4. Представители творческих профессий предпочитают простоте и лаконичности оригинальность. Поэтому на таких визитках можно увидеть самые разные сочетаемые (и несочетаемые) цвета, рисунки, фотографии и т.п.
  5. Все остальные категории (в т.ч. и управленцы всех уровней) в основном предпочитают классическое строгое сочетание цветов: светло-голубой фон - темно-синий текст; светло-коричневый фон - темно-коричневый текст и т.п.

Теперь обратимся к вопросу размещения символики на визитных карточках, для чего выделим три основных вида визиток: личные, деловые, корпоративные.

Личные обычно выполняются в свободном дизайне, без какой-либо специальной символики, содержат, как правило, имя, фамилию и контактный телефон(ы) владельца.

Корпоративная визитная карточка, напротив, не содержит конкретных фамилий, т.к. основное ее предназначение - служить своеобразной рекламой предлагаемых услуг. Обычно там указывается вся необходимая информация о компании: сфера деятельности, перечень предлагаемых услуг, телефоны, карта проезда, сайт компании и т.п. Такие карточки выполняются с учетом определенного фирменного стиля. Здесь, безусловно, стоит расположить эмблему или товарный знак организации - символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, символизирующего главное направление деятельности (размеры эмблемы не ограничены). Однако эмблема не должна заменять название организации.

Третий вид визиток - деловая визитка - используется на официальных встречах, переговорах и являет собой, как правило, образец строгого лаконичного дизайна. Такая визитка должна предоставить будущим клиентам, партнерам и иным заинтересованным лицам необходимую (достаточную) информацию о фирме, роде ее деятельности, месте нахождения, а также информацию о лице, ее представляющем (имя, фамилию, должность, направление деятельности). Здесь, как и в корпоративных визитках, используются фирменный стиль компании, ее логотип и т.п. Необходимо помнить, что деловая визитка без адреса не соответствует нормам этикета. Исключения могут составлять лишь визитные карточки дипломатов и высших государственных лиц страны.

Особое внимание хотелось бы обратить на размещение государственной символики на визитных карточках (в т.ч. и на визитках госслужащих). В последнее время участились случаи неправомерного использования государственных и муниципальных символов как юридическими, так и физическими лицами. Не стоит забывать о том, что на сегодняшний день действует ряд нормативных актов, например: Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (ред. от 10.11.2009, далее - Закон N 2-ФКЗ), Закон г. Москвы от 11.06.2003 N 40 "О государственной и муниципальной символике в городе Москве", Постановление Правительства Москвы от 10.04.2007 N 253-ПП "О порядке использования государственной символики города Москвы и утверждении Регламента подготовки разрешения на право использования государственной символики города Москвы".

Согласно вышеназванным актам, использование, в частности, герба РФ (субъектов РФ) строго регламентировано. В статьях дан исчерпывающий перечень учреждений и организаций, имеющих право использования государственной символики, а также список бланков документов, на которых размещение герба РФ (в многоцветном или одноцветном варианте) правомерно. К таким документам, помимо федеральных законов, указов, распоряжений, постановлений, решений органов власти, относятся документы, удостоверяющие личность гражданина РФ, и иные документы общегосударственного образца, выдаваемые федеральными органами государственной власти.

Примечание. Возможность размещения государственной символики на визитных карточках строго регламентирована российским законодательством.

Государственный герб РФ может быть размещен и на печатях организаций и учреждений независимо от форм собственности, однако последние должны быть наделены в обязательном порядке отдельными государственно-властными полномочиями. Кроме того, геральдические знаки объединений, предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности не могут быть идентичны Государственному гербу РФ (ст. 8 Закона N 2-ФКЗ). Использование государственной символики с нарушением действующего законодательства влечет за собой административную ответственность.

На данный момент действуют положения ст. 17.10 "Нарушение порядка официального использования государственных символов Российской Федерации" КоАП РФ, согласно которым неправомерное использование государственной символики "влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трехсот до пятисот рублей; на должностных лиц - от пятисот до одной тысячи рублей". Штраф, конечно, небольшой. Однако этому вопросу сегодня уделяется большое значение. В конце октября 2009 г. на рассмотрение в Государственную Думу был внесен законопроект, подготовленный Министерством юстиции России, в котором предлагается ограничить использование государственной символики юридическими лицами, а также ужесточить ответственность за данное нарушение.

Информация к размышлению. Что показала проверка

"Во время плановой прокурорской проверки районного подразделения "Уралсвязьинформа" было выявлено незаконное использование госсимволики. На вывеске учреждения было обнаружено изображение герба РФ, а на воротах здания цеха электросвязи по распоряжению руководителя Г. Назарова был вывешен огромных размеров триколор. Эти два обстоятельства являются прямым нарушением Федеральных конституционных законов о Государственном флаге и о Государственном гербе РФ, которыми предусмотрен исчерпывающий перечень органов власти и учреждений, которые вправе использовать государственную символику. На зданиях коммерческих структур, коим и является районное подразделение "Уралсвязьинформа", размещение флага РФ допустимо только в праздничные дни, - сообщил прокурор Р. Шауметдинов. - Причем по размерам эти триколоры не должны превышать те, что установлены на зданиях госорганов. Нами возбуждено дело по ст. 17.10 КоАП РФ за "незаконные действия по отношению к государственным символам Российской Федерации". Руководителю цеха электросвязи Г. Назарову как должностному лицу грозит штраф от 500 до 1000 руб. Дело передано для рассмотрения в мировой суд".

Информационное наполнение

На лицевой стороне визитной карточки хорошо читаемым (например, прямым полужирным Times New Roman - 14), без лишних подчеркиваний шрифтом наносятся следующие надписи.

Эмблема компании. Возможно расположение по центру или в верхнем левом углу в зависимости от количества размещаемой информации.

Фамилия, имя, отчество владельца. Фамилия может быть набрана заглавными буквами: "ВАСИЛЬЕВ Андрей Иванович".

Официально занимаемая должность. Например: "директор по персоналу", "начальник отдела кадров". Стоит избегать множественных сокращений и аббревиатур, малопонятных непосвященному: "ОРД", "ВРиД", следует использовать только общепринятые сокращения: "зам. гл. редактора", "ст. инженер".

Ученая степень, воинское или иное специальное звание. Данная информация может указываться по усмотрению владельца, исходя из круга деловых связей. В случае если владелец не имеет четкого служебного статуса, такую информацию можно разместить вместо должности: "Сивашов Геннадий Петрович. Доктор экономических наук".

Полный адрес места нахождения. В случае если это визитка личная, возможно указание домашнего адреса. Если визитка относится к категории корпоративной или деловой, то необходимо указать полный адрес места нахождения офиса: "г. Москва, ул. Ботаническая, 23, корп. 2, подъезд 4, офис 233".

Контактные телефоны, адрес электронной почты. При написании телефонных номеров следует обязательно указывать коды городов, что позволит при необходимости быстро связаться с владельцем карты, в то же время неуказание кодов может быть расценено как неуважение к будущим партнерам или клиентам.

Часы работы. Необходимо помнить, что, указывая конкретные часы работы, владелец тем самым гарантирует адресату, что в это время по указанному на визитке адресу и телефонам с ним можно связаться. В противном случае такое несоответствие указанных на визитке данных может быть расценено как проявление неуважения и одновременно создать неблагоприятное впечатление о владельце карты. Обычно часы работы указывают врачи, работники сферы услуг (парикмахеры, стилисты, дизайнеры). Если график работы свободный, то лучше не указывать конкретных часов работы.

Оборотная сторона визитки обычно используется для размещения той же самой информации на английском языке. Хотелось бы обратить внимание на то обстоятельство, что в англоязычном варианте не указывается отчество (второе имя), оно обозначается одной начальной заглавной буквой. Кроме того, в английском письменном языке принято представляться начиная с имени (а не с фамилии, как в России). Например: "Andrey L. Ivanov".

Визитный этикет

В заключение хотелось бы напомнить, что если вы являетесь владельцем собственных визитных карточек, то стоит соблюдать несколько правил этикета. Визитную карточку необходимо вручать потенциальному адресату сразу же после представления. Подается визитка таким образом, чтобы человек, получивший ее, сразу мог прочесть текст. Принимают карточку обычно правой рукой. Получив в ответ визитку партнера, не стоит сразу прятать ее в карман, а следует внимательно рассмотреть содержание визитки. Этот ритуал необходим, т.к. характеризует вас как солидного и обстоятельного человека. Кроме того, позволяет при необходимости уточнить информацию, указанную на визитке. Визитка заслуживает серьезного к себе отношения, так как вполне может рассматриваться как самостоятельный документ, который в ряде случаев способен заменить и личные документы, и рекомендации и т.п. Визитка может служить предметом письменного общения, если не удалось передать ее лично адресату. В этом случае надписать визитку можно и карандашом, а сам текст должен быть лаконичным, конкретным, деловым.

З.Смирнова

Юрист