Мудрый Экономист

Недостача и излишки при инкассации денежных средств

"Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", 2010, N 4

Денежные средства, поступающие в кассы торговых предприятий, должны сдаваться в банк для последующего зачисления на счет. Причем, как правило, делать это необходимо ежедневно. В кассе можно хранить деньги только в пределах лимита, установленного по согласованию с обслуживающим банком. Большие затраты и риск, связанный с перевозкой денег собственными силами, обусловливают заключение с банком договора на инкассацию денежных средств. При этом при инкассации не исключено выявление излишков и недостачи денежных средств.

Немного о правилах инкассации

Инкассация денежных средств осуществляется в соответствии с Положением N 318-П <1>. Также необходимый порядок прописывается в договоре с банком. Банк выдает организации необходимое количество порожних сумок с индивидуальным номером и ежемесячно оформляет явочные карточки по форме 0402303 (п. п. 9.1, 9.2 Положения N 318-П). Перед получением денег инкассатор предъявляет кассиру документы, удостоверяющие личность (служебное удостоверение с фотографией), доверенности на перевозку и инкассацию денежных средств, явочную карточку и порожнюю сумку.

<1> Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты банка России в кредитных организациях на территории РФ, утв. ЦБ РФ 24.04.2008 N 318-П.

Кассир, в свою очередь, предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с деньгами, а также накладную к сумке по форме 0402300 и квитанцию к сумке по форме 0402300 (п. 9.6 Положения N 318-П). Препроводительная ведомость (ведомость к сумке) по форме 0402300 вкладывается в сумку с деньгами. Далее инкассатор в присутствии кассира проверяет целостность сумки, пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции к сумке. Если проверка прошла успешно, кассир заполняет явочную карточку <2>, а инкассатор проверяет соответствие сумм денег и номера сумки, проставленных в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке. После этого инкассатор подписывает квитанцию к сумке, ставит на ней штамп, дату приема сумки и возвращает квитанцию кассиру (п. 9.7 Положения N 318-П).

<2> Инкассатор не имеет права ее оформлять (п. 9.8 Положения N 318-П).

Если в явочной карточке кассир укажет неправильные данные, они зачеркиваются, и новая запись заверяется подписью кассира. При выявлении нарушения целостности сумки или пломбы, неправильного составления накладной к сумке деньги не принимаются. Дефекты и ошибки могут быть устранены в присутствии инкассатора, если это не нарушает график его работы. В других случаях инкассаторы могут заехать повторно в удобное для них время, о чем в явочной карточке делается соответствующая запись (п. 9.9 Положения N 318-П). В случае отказа организации от сдачи денег в явочной карточке кассир указывает "Отказ", причину отказа и заверяет ее своей подписью.

Излишки, недостача при инкассации

При выявлении излишков или недостачи в сумке с наличными деньгами, принимаемой от инкассаторских работников, составляется акт пересчета наличных денег в произвольной форме в трех экземплярах. Акт подписывается лицами, осуществлявшими пересчет наличных денег и присутствовавшими при пересчете наличных денег. Один экземпляр акта передается заведующему кассой банка, другой экземпляр направляется организации, третий - передается инкассаторским работникам (п. 4.6 Положения N 318-П).

Как правило, в договорах банковские учреждения прописывают условие, что они не несут ответственности при обнаружении в исправной инкассаторской сумке недостачи или излишков ценностей, а также фальшивых, неплатежеспособных банкнот, выявленных при пересчете ценностей предприятия торговли. В случае повторяющихся недостач денежной наличности в сумках банки часто предлагают своему клиенту присутствовать при пересчете денег в банке.

Бухгалтерский учет

Выручка от продажи товаров, внесенная в кассу банка для зачисления на расчетный счет торгового предприятия, но еще не зачисленная по назначению, согласно Инструкции по применению Плана счетов отражается по дебету счета 57 "Переводы в пути" в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса". Основанием для осуществления записи на указанном счете при инкассировании денег является расходный кассовый ордер (форма КО-2 <3>), выписанный на основании квитанции к сумке по форме 0402300 (п. п. 9.6, 9.7 Положения N 318-П). Зачисление денежных средств на расчетный счет торговой организации отражается по дебету счета 51 "Расчетные счета" в корреспонденции с кредитом счета 57. Основанием для такой записи является выписка банка.

<3> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Сумму недостачи денежных средств, выявленную банком при пересчете, на основании акта пересчета наличных денег со счета 57 списываем в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Напомним, что при выявлении фактов хищения или злоупотребления необходимо провести ревизию в кассе (п. п. 2, 3 ст. 12 Закона "О бухгалтерском учете" <4>, п. п. 27, 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ <5>). Сумма недостачи денежных средств взыскивается с виновных лиц в установленном порядке, а сумма излишков денежных средств приходуется и зачисляется на результаты хозяйственной деятельности.

<4> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
<5> Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Если недостача денег относится на счет виновных лиц - работников организации, с кредита счета 94 сумму списываем в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Как известно, кассир торгового предприятия является материально ответственным лицом и несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за причиненный своими действиями ущерб предприятию (п. п. 32, 33 Порядка ведения кассовых операций <6>).

<6> Утвержден ЦБ РФ 22.09.1993 N 40.

Далее отражение операции осуществляется в зависимости от способа возмещения недостачи:

<7> По распоряжению работодателя с виновного работника можно взыскать сумму причиненного ущерба, не превышающую размер среднего месячного заработка (ст. 248 ТК РФ). Это распоряжение может быть сделано не позднее месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, недостача денег списывается со счета 94 на финансовые результаты организации - в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы".

Выявленные при пересчете излишки, зачисленные на расчетный счет, отражаются по дебету счета 57 и кредиту счета 91, субсчет 91-1 "Прочие доходы". Так, в соответствии с п. 27 Порядка ведения кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. В свою очередь, деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Однако нужно отметить, что кроме фактических излишков и недостачи, выявленных при инкассации, бывают, что называется, "ошибочные" суммы, когда кассир выписывает документы на одну сумму, а в сумку кладется сумма меньше или больше. При применении ККТ в конце рабочего дня данные недостача или излишек легко выявляются, поскольку согласно п. 6.1 Типовых правил эксплуатации ККМ <8> при закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он прибывает по графику до закрытия, кассир должен:

<8> Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России 30.08.1993 N 104.
<9> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку, с итоговым чеком ККМ. После снятия показания счетчиков (регистров) <10> либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в книге кассира-операциониста (форма КМ-4) и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

<10> В присутствии представителя администрации.

Пример 1. Магазин "Хозтовары" заключил с банком договор на инкассацию денежных средств. 5 апреля 2010 г. кассир передал инкассатору сумку с выручкой в размере 100 000 руб. По окончании рабочего дня была выявлена недостача денежных средств в размере 1000 руб. На следующий день магазин получил выписку банка и акт пересчета денег, из которых следовало, что при пересчете денег был выявлен излишек в размере 1000 руб.

В бухгалтерском учете магазина "Хозтовары" будут сделаны следующие записи:

             Содержание операции            
  Дебет 
 Кредит 
  Сумма,  
руб.
                                05.04.2010                               
Переданы наличные денежные средства на      
инкассацию
   57   
   50   
  100 000 
В результате инвентаризации выявлена        
недостача денежных средств
   94   
   50   
    1 000 
                                06.04.2010                               
Произведено зачисление денежных средств на  
расчетный счет
   51   
   57   
  101 000 
Отражена сумма излишка, выявленная банком   
   57   
   50   
    1 000 
Сторно                                      
Отражена сумма обнаруженных денежных средств
   94   
   50   
   (1 000)

Пример 2. Изменим условия примера 1, предположив, что в день инкассации магазином был выявлен излишек, а банком при пересчете денег - недостача.

В бухгалтерском учете магазина "Хозтовары" будут сделаны следующие записи:

             Содержание операции            
  Дебет 
 Кредит 
  Сумма,  
руб.
                                05.04.2010                               
Переданы наличные денежные средства на      
инкассацию
   57   
   50   
  100 000 
В результате инвентаризации выявлен излишек 
денежных средств
   50   
  91-1  
    1 000 
                                06.04.2010                               
Произведено зачисление денежных средств на  
расчетный счет
   51   
   57   
   99 000 
Отражена сумма недостачи, выявленная банком 
   50   
   57   
    1 000 
Сторно                                      
Отражена сумма излишка денежных средств,
выявленного накануне
   50   
  91-1  
   (1 000)

Пример 3. Магазин "Хозтовары" заключил с банком договор на инкассацию денежных средств. 5 апреля 2010 г. кассир передал инкассатору сумку с выручкой в размере 100 000 руб. 8 апреля банк сообщил магазину, что обнаружена поддельная денежная купюра достоинством 1000 руб. Руководитель принял решение взыскать сумму недостачи с кассира, являющегося материально ответственным лицом. Деньги были внесены в кассу.

В бухгалтерском учете магазина "Хозтовары" будут сделаны следующие записи:

             Содержание операции            
  Дебет 
 Кредит 
  Сумма,  
руб.
                                05.04.2010                               
Переданы наличные денежные средства на      
инкассацию
   57   
   50   
  100 000 
                                08.04.2010                               
Произведено зачисление денежных средств на  
расчетный счет
   51   
   57   
   99 000 
Списана номинальная стоимость поддельной    
купюры
   94   
   57   
    1 000 
Отражена сумма, подлежащая взысканию с      
кассира
  73-2  
   94   
    1 000 
Отражено поступление недостачи в кассу      
   50   
  73-2  
    1 000 

* * *

Итак, мы рассмотрели основные правила, по которым осуществляется инкассация наличных денежных средств, и порядок отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с выявлением в процессе инкассации недостачи и излишек денег.

Н.В.Лебедева

Эксперт журнала

"Торговля:

бухгалтерский учет

и налогообложение"