Мудрый Экономист

Контроль за расходованием средств при строительных работах

"Руководитель автономного учреждения", 2011, N 3

Проводя ремонт или строительство, руководители государственных учреждений нередко приходят к выводу, что проконтролировать действия подрядных организаций практически невозможно - у последних всегда найдутся способы завысить стоимость работ. Какие ошибки и нарушения встречаются при проведении строительных работ? И главное, как их избежать? Попробуем выявить "лазейки", которыми пользуются строители.

Отношения между учреждением-заказчиком и подрядной строительной организацией можно разделить на два типа. К первому относятся случаи, когда учреждение самостоятельно покупает все необходимые стройматериалы, а подрядчик только выполняет работы. Второй тип - заказчик полностью перекладывает исполнение на подрядчика, который сам закупает нужные товары, а впоследствии ведет строительство или ремонт.

Как показала практика, первый тип взаимоотношений применим только при небольшом объеме ремонтно-строительных работ и наличии в штате учреждения специалиста в данной области. Несмотря на кажущуюся простоту, самостоятельная закупка материалов представляет собой многоэтапный процесс - от анализа рынка стройматериалов до проверки соответствия выбранных товаров требованиям пожарной и санитарно-эпидемиологической безопасности. Однако передача всех дел строителям также таит в себе немало проблем. Поэтому дилемма - сделать часть подготовительной работы самим или полностью довериться подрядчику - довольно часто обсуждается на оперативках или производственных совещаниях у руководителей учреждений.

Рассмотрим преимущества и недостатки двух названных вариантов.

Материалы закупаем сами

Закупка строительных товаров силами сотрудников учреждения более распространена при проведении косметического ремонта, нежели при капитальном строительстве. По крайней мере, сотрудники могут довольно точно просчитать номенклатуру и объем закупаемых материалов. Другие плюсы и минусы самостоятельных подготовительных работ приведены в таблице.

                 Плюсы               
               Минусы
 Возможность детального изучения     
рынка стройматериалов
Дополнительная нагрузка на персонал,
который должен выполнять
непрофильные функции. Отсутствие
квалифицированных кадров для
самостоятельной закупки
 Максимальное соответствие выбранных 
отделочных материалов заданным
стандартам (цвет, дизайн и т.д.)
Риск приобретения строительных
материалов, которые невозможно
скомбинировать друг с другом
(например, определенные виды клея
для плитки используются только для
внутренних работ, хотя в аннотации
указывается, что клей является
универсальным). Увеличение нагрузки
на транспортные средства автономного
учреждения
 Возможность организации системы     
контроля за действиями сотрудников
при закупке строительных материалов
Увеличение персональной
ответственности руководителя и
сотрудников учреждения за результат
ремонта
 Отсутствие жестких сроков           
финансирования закупок, если время
начала ремонтно-строительных работ
не определено
Необходимость постоянного
согласования и уточнения с
подрядчиком сроков поставки на
объект тех или иных материалов (если
работы уже начались)
 Экономия средств за счет            
дополнительных наценок подрядчика
(любая строительная фирма при
составлении сметной документации
планирует прибыль не только за счет
выполнения профильных работ, она
делает наценку на все приобретаемые
строительные материалы)
Сложности при начислении оплаты
погрузочно-разгрузочных работ

Остановимся на двух существенных нюансах.

Вопрос, как быть с остатками строительных материалов - является одним из наиболее острых при самостоятельной закупке. С одной стороны, если материалы приобретены в соответствии с нормативом, они должны быть полностью списаны на строительные работы, а фактические остатки вне зависимости от причин их возникновения - отданы подрядной организации. С другой стороны, все купленные материалы являются собственностью автономного учреждения, поэтому их остатки подрядчики должны сдавать назад. Чтобы избежать разногласий в данной ситуации, "судьбу" остатков стройматериалов следует определить при составлении договора подряда.

Другой нюанс, возникающий при подобном виде сотрудничества, - оплата погрузочно-разгрузочных работ. Перед тем как выдавать материалы подрядчику, их необходимо приобрести и оприходовать на склад учреждения. Если речь идет о ста погонных метрах электрического кабеля, никаких проблем не возникает. Но если для строительных нужд необходимо 600 кв. м керамогранита, а возможности "миновать" склад автономного учреждения нет (строительный объект территориально удален от склада, требуется "двойная" погрузка-разгрузка), подрядчик вправе требовать за такую работу дополнительную оплату. В смете же оплата погрузочно-разгрузочных работ учитывается только однократно, а в штате учреждения могут не найтись работники, которые справились бы с разгрузкой таких объемов продукции.

Наиболее простым выходом из сложившейся ситуации представляется следующее. Если в смете не учтена дублирующая погрузка-разгрузка, целесообразно привлекать к ним рабочих из подрядной организации, отдельно оплатив им дополнительные работы (заключаются либо отдельный договор подряда с организацией, либо трудовое соглашение с рабочим). Можно также привлечь к первоначальной разгрузке обслуживающий персонал АУ и доплатить ему.

Ремонтом займется подрядчик

Теперь рассмотрим преимущества и недостатки второго варианта, когда весь цикл строительных или ремонтных работ, включая закупку материалов, производит подрядчик. В практике госучреждений этот тип сотрудничества встречается намного чаще.

                Плюсы               
                Минусы
 Существенная экономия времени      
сотрудников автономного учреждения
Увеличение стоимости строительства
или ремонта (от 10 до 20%)
 Ответственность за выполненную     
работу полностью лежит на
подрядчике
Минимальный маневр при финансировании
строительно-монтажных работ
 Минимизация всевозможных           
согласований в процессе
строительства
Сложности при организации системного
контроля при поставке на объект
материалов представителями заказчика

В случае, когда строительными работами и подготовкой к ним занимается подрядчик, он не может "обвинить" учреждение-заказчика в том, что последний приобрел некачественные материалы, из-за чего потерял право на гарантийный срок. Когда закупка материалов и ремонтные работы производятся подрядной организацией, минимальная гарантия на большинство работ составляет от одного до двух лет.

Как избежать переплаты?

Однако при любом типе сотрудничества существенная часть неэффективных расходов учреждения приходится непосредственно на ремонтно-строительные работы. Излишние перечисления денежных средств подрядным организациям происходят в основном из-за строительной неграмотности специалистов автономных учреждений (если исключить корыстные мотивы). Выделим основные ошибки и нарушения, приводящие при проведении ремонта или строительства к увеличению стоимости работ:

  1. Искусственные приписки подрядчиком объемов выполненных работ (включение в акты о приемке выполненных работ по форме N КС-2 подготовительных работ, например грунтовки поверхностей, которая на самом деле не выполнялась).
  2. Завышение установленных норм накладных расходов и сметной прибыли, индексов пересчета цен от базисного в текущий уровень (при использовании базисно-индексного метода расчета цены), размеров лимитированных и прочих затрат.
  3. При составлении сметной документации повторное включение в стоимость выполненных работ затрат, которые уже учитываются при нормировании накладных расходов и сметной прибыли.
  4. Неправильное применение расценок и сметных цен, направленное на искусственное завышение сметной стоимости.
  5. Манипуляции с временными периодами выполнения тех или иных объемов работ и предъявление их к оплате уже в последующих периодах из-за более высокого индекса пересчета цен.
  6. "Навязывание" заказчику дополнительных затрат, так как специально не учитываются возвратные материалы или конструкции, полученные от разборки сносимых зданий, сооружений или их частей.
  7. Включение в сметную документацию и акты выполненных работ наиболее дорогих стройматериалов и изделий. На практике они могут заменяться дешевыми аналогами.
  8. Повторный учет НДС в составе стоимости строительных материалов и изделий.
  9. Повторная оплата стройматериалов и изделий, приобретенных заказчиком. При составлении сметной документации стоимость таких материалов должна "обнуляться", что далеко не всегда применяется на практике.
  10. Повторное включение в акты по форме N КС-2 ранее оплаченных работ, а также вспомогательных работ и расходных материалов.
  11. Искусственное изменение итоговых значений сметной документации (под предлогом случайных арифметических ошибок). Проверив ровные колонки цифр, подсчитанных компьютерной программой, ответственный сотрудник автономного учреждения может не увидеть, что сумма "итого" отредактирована вручную.

Понять, завышают строители стоимость работ или нет, неспециалисту порой очень сложно. Поэтому учреждению целесообразно отправлять всю строительную документацию на независимую экспертизу, причем не доверять эту процедуру подрядчику, а пройти ее самостоятельно. Пусть это мероприятие займет больше времени, зато руководитель учреждения получит уверенность, что строительная фирма не вошла в сговор с экспертами.

Независимые эксперты сопоставят примененные в актах по форме N КС-2 расценки, индексы, величины накладных расходов и сметной прибыли с их нормативными значениями, проверят обоснованность прочих затрат. Они оценят правильность использования тех или иных территориальных единичных расценок и состав работ, включенных в эти расценки, а также проанализируют необходимость применения повышающих коэффициентов. Эксперты не допустят необоснованного включения в единичные расценки коэффициентов, увеличивающих нормы расхода материальных ресурсов в связи с неудобством, сложностью и срочностью выполнения работ.

Проверяем акты выполненных работ

Тем не менее ответственным лицам государственных учреждений тоже нужно вести контроль. Наиболее детальной проверке должны подвергаться акты по форме N КС-2, особенно если договоры подряда заключены без проведения тендеров и отсутствует первоначальное экспертное заключение на проектно-сметную документацию. Нельзя допускать, чтобы подрядчик в актах о приемке выполненных работ учитывал:

Кроме того, в актах по форме N КС-2 под видом отдельных затрат не должны проходить расходы подрядчика:

Все перечисленные работы и затраты, которые зачастую включаются в акты и предъявляются к оплате, учтены в нормах накладных расходов подрядчика и отдельно не оплачиваются.

Одним из распространенных нарушений является то, что при ремонте зданий и сооружений, когда объекты числятся на балансе заказчика и находятся в эксплуатации, с подрядчиков не удерживается стоимость электроэнергии, потребляемой для выполнения работ. Однако затраты подрядчика на потребляемую электроэнергию уже учтены в расценках и заказчиком повторно компенсироваться не должны.

Приведем другой пример. Строительные и ремонтные работы, выполняемые на высоте, предусматривают применение лесов (инвентарных и неинвентарных), и стоимость их установки и разборки в ряде случаев составляет немалую часть от общего объема работ. Территориальные единичные расценки, как правило, учитывают полный набор работ, в том числе вспомогательных (например, внутрипостроечное горизонтальное и вертикальное перемещение материалов и изделий, комплектация конструкций, сверление отверстий, перестановка лестниц и подмостей, очистка поверхностей, уборка рабочих мест, вынос и складирование мусора). Поэтому включение указанных работ в акты по форме N КС-2 следует относить к завышению стоимости работ.

Проводим контрольные обмеры

Одним из эффективных способов выявления нарушений в расчетах между учреждением-заказчиком и подрядной организацией является проведение инструментальных контрольных обмеров физических объемов работ, выполнение которых подтверждено сторонами актами по форме N КС-2. Суть данной проверки заключается в сопоставлении фактически выполненных работ (на объекте строительства или ремонта) с аналогичными объемами, указанными в актах.

Контрольные обмеры необходимо проводить, если:

  V   учреждение-заказчик сомневается в  соответствии  фактического  объема
выполненных работ объему, указанному в проектно-сметной документации;
---------------------------------------------------------------------
V ему представлен неполный объем проектно-сметной документации либо она
находится в стадии согласования (уточнения, пересмотра);
---------------------------------------------------------------------
V экстренно возникла необходимость в выполнении непредвиденных
(дополнительных) работ;
---------------------------------------------------------------------
V искусственно затягиваются сроки строительства или выявлен
существенный перерасход строительных материалов и изделий;
---------------------------------------------------------------------
V подрядчик впервые проводит строительные работы для заказчика или
контракт на строительные работы имеет одноразовый характер (подрядчик
не заинтересован в продолжении сотрудничества).

Исходными документами для проведения контрольных обмеров являются:

Скрытые работы, визуальный осмотр которых после завершения строительства затруднен или невозможен, подлежат отдельному актированию. Такие акты составляются при:

Акты на скрытые работы после их приемки должны передаваться заказчику. Кроме того, при сдаче объекта в эксплуатацию подрядчик обязан передать заказчику противопожарные или санитарно-гигиенические сертификаты соответствия и паспорта на использованные материалы и изделия, а также исполнительную документацию. Отсутствие у заказчика исполнительной документации и актов на скрытые работы дает основание предполагать, что работы выполнены с нарушениями проектных решений. В подобных случаях объемы выполненных работ определяются по рабочим чертежам, а при необходимости проводится вскрытие строительных конструкций с последующим их восстановлением за счет средств подрядчика. Указанные нарушения часто допускаются при производстве земляных, кровельных и отделочных работ, благоустройстве территории.

Для получения дополнительной информации во время контрольных обмеров также можно использовать следующие документы, прямо или косвенно подтверждающие выполнение тех или иных работ:

Применение контрольных обмеров практически гарантированно предотвратит завышение физических объемов работ, принятых учреждением-заказчиком к оплате, а также повторную оплату одних и тех же работ (в том числе выполненных разными подрядными организациями). Обмеры позволят пресечь необоснованную замену одних видов материалов другими (то есть несоблюдение подрядчиком проектных решений), исключат замену в сметной документации фактически выполненных упрощенных работ более сложными и дорогими видами. Кроме того, они помогут избежать несоблюдения технологии выполнения отделочных работ.

Для проведения контрольных обмеров потребуется создать комиссию, куда должны войти представители заказчика и подрядчика (при наличии договорных обязательств). Именно они подписывают акты контрольного обмера. Если при проверке установлено, что работы не выполнены, их стоимость оплате не подлежит и должна быть исключена из объема выполненных работ.

Применяем комплекс мер

Директора строительных фирм прекрасно знают, как увеличить стоимость производимых на объекте работ, поэтому руководителям государственных учреждений рекомендуется работать только с проверенными партнерами или тесно сотрудничать с представителями экспертных организаций. Не стоит забывать и о самостоятельной профилактике различных нарушений при проведении ремонтно-строительных работ, куда входят:

  V   качественная проработка договоров строительного подряда с  правовой и
экономической точек зрения;
---------------------------------------------------------------------
V действенная система контроля расчетов при приемке от подрядчика актов
выполненных работ;
---------------------------------------------------------------------
V система контроля за сотрудниками учреждения, имеющими доступ к
товарно-материальным ценностям (особенно если платежи осуществляются
за наличный расчет).

Таким образом, комплексная система контроля за расходованием средств и знание специфики строительства помогут ответственным сотрудникам автономных учреждений отличить затраты, обусловленные производственной необходимостью, от неумеренного "аппетита" подрядчика. Эти меры помогут учреждению остаться в рамках бюджета, запланированного на ремонт или строительство, и одновременно обеспечат качество производимых работ.

Е.Я.Белоцерковский

Эксперт журнала

"Руководитель

автономного учреждения"