Мудрый Экономист

Порядок и сроки хранения документов предприятия общественного питания

"Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 12

Любой налогоплательщик при осуществлении деятельности оформляет большое количество документов. Предприятие общественного питания не является исключением. При этом необходимо обеспечить сохранность документов в течение установленного для каждого из них срока, после чего их можно уничтожить. Рассмотрим данный вопрос подробнее.

Согласно ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" государственные органы, органы местного самоуправления, организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 23 данного Закона.

Сроки хранения Документы бухгалтерского учета и отчетности

В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 <1> (некоторые виды документов из данного Перечня с указанием сроков их хранения см. ниже).

<1> Вступил в силу с 30.09.2011.
   Номер  
документа
<*>
           Вид документа           
   Срок   
хранения
   Примечания
7
Поручения руководства организации  
структурным подразделениям;
документы (справки, докладные,
служебные записки, заключения) по
их выполнению
5 лет ЭКП 
Срок хранения
поручений,
оформленных
визой на
документе,
соответствует
сроку хранения
18
Протоколы, постановления, решения, 
стенограммы; документы (справки,
докладные записки, сводки, выписки)
к ним:
- коллегиальных, совещательных,    
исполнительных органов организации
(коллегии, совета, дирекции,
правления и др.)
Пост. **  
Присланные для
сведения - до
минования
надобности
- контрольных (ревизионных) органов
организации (советов, комиссий и
др.)
Пост. **  
- совещаний у руководителя         
организации
Пост.     
Оперативных
совещаний -
5 лет ЭКП
- собраний трудовых коллективов    
организации
Пост. **  
Присланные для
сведения - до
минования
надобности
- собраний структурных             
подразделений организации
5 лет     
При сложной
структуре
организации
(структура в
структуре) -
5 лет ЭКП
- общих собраний акционеров,       
пайщиков
Пост. **  
Бюллетени
голосования - до
прекращения
деятельности АО,
после
прекращения -
ЭКП
19
Приказы, распоряжения, документы к 
ним (справки, сводки, информации,
доклады):
- по основной (профильной)         
деятельности
Пост. **  
Присланные для
сведения - до
минования
надобности
- по личному составу (прием,       
перемещение, совмещение, перевод,
увольнение, аттестация, повышение
квалификации, присвоение званий
(чинов), изменение фамилии,
поощрения, награждения, оплата
труда, премирование, различные
выплаты, все виды отпусков с
тяжелыми, вредными и опасными
условиями труда, отпуска по уходу
за ребенком, отпуска без сохранения
содержания (заработной платы) и
др.)
75 лет ЭКП
О дисциплинарных
взысканиях,
ежегодных
оплачиваемых
отпусках,
отпусках в связи
с обучением в
краткосрочных
внутрироссийских
и зарубежных
командировках -
5 лет
- по административно-хозяйственным 
вопросам
5 лет     
60
Доверенности, выданные на          
осуществление отдельных видов
деятельности филиалам,
представительствам
5 лет ЭКП 
После истечения
срока действия
доверенности
61
Доверенности, выданные             
руководителем организации, на
представление интересов
организации
Пост. **  
79
Акты приема-передачи, приложения к 
ним, составленные при смене:
- руководителя организации         
Пост. **  
- должностных, ответственных и     
материально ответственных лиц
организации
5 лет     
После смены
должностного,
ответственного и
материально
ответственного
лица
351
Бухгалтерская (финансовая)         
отчетность (бухгалтерские балансы,
отчеты о прибылях и убытках и др.):
а) сводная годовая                 
(консолидированная)
Пост. **  
б) годовая                         
Пост.     
в) квартальная                     
5 лет     
При отсутствии
годовых - пост.
г) месячная                        
1 год     
При отсутствии
годовых,
квартальных -
пост.
360
Документы учетной политики (рабочий
план счетов, формы первичных
учетных документов и др.)
5 лет     
361
Регистры бухгалтерского учета      
(главная книга, журналы-ордера,
мемориальные ордера, оборотные
ведомости и др.)
5 лет     
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
362
Первичные учетные документы и      
приложения к ним, зафиксировавшие
факт совершения хозяйственных
операций и явившиеся основанием для
бухгалтерских записей (кассовые
документы и книги, банковские
документы, корешки банковских
чековых книжек, ордера, табели,
накладные и авансовые отчеты, акты
о приеме, сдаче, списании имущества
и материалов и др.)
5 лет     
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
366
Документы (акты, сведения, справки,
переписка) о взаимных расчетах и
перерасчетах между организациями
5 лет     
После проведения
взаиморасчета
368
Счета-фактуры
4 года    
370
Переписка о сроках и размере       
арендной платы
5 лет     
379
Документы (справки, акты,          
обязательства, переписка) о
дебиторской и кредиторской
задолженности
5 лет ЭКП 
380
Перечень лиц, имеющих право подписи
первичных учетных документов
5 лет     
После замены
новыми
381
Свидетельства о постановке на учет 
в налоговых органах
Пост. **  
382
Документы (расчеты, сводки,        
справки, таблица, сведения,
переписка) о начисленных и
перечисленных суммах налогов в
бюджеты всех уровней, внебюджетные
фонды, задолженности по ним
5 лет ЭКП 
389
Реестры расчета земельного налога  
5 лет     
390
Расчетные ведомости по отчислению  
страховых взносов в Фонд
социального страхования:
а) годовые                         
Пост.     
б) квартальные                     
5 лет     
При отсутствии
годовых - пост.
С нарастающим
итогом за
IV квартал -
постоянно
391
Отчеты по перечислению денежных    
сумм по государственному и
негосударственному страхованию
Пост.     
392
Налоговые декларации (расчеты)     
юридических лиц по всем видам
налогов
5 лет ЭКП 
396
Сведения о доходах физических лиц  
5 лет     
При отсутствии
лицевых счетов
или ведомостей
начисления
заработной
платы - 75 лет
413
Лицевые карточки, счета работников 
75 лет ЭКП
415
Документы (копии отчетов,          
заявления, списки работников,
справки, выписки из протоколов,
заключения, переписка) о выплате
пособий, оплате листков
нетрудоспособности, материальной
помощи
5 лет     
416
Исполнительные листы работников    
(исполнительные документы)
До        
минования
надобности
Не менее 5 лет
417
Документы (заявления, решения,     
справки, переписка) об оплате
учебных отпусков
До        
минования
надобности
Не менее 5 лет
427
Документы (протоколы заседаний     
инвентаризационных комиссий,
инвентаризационные описи, списки,
акты, ведомости) об инвентаризации
активов, обязательств
Пост. **  
О ТМЦ (движимом
имуществе) -
5 лет при
условии
проведения
проверки
(ревизии)
429
Документы (протоколы, акты,        
расчеты, ведомости, заключения) о
переоценке основных фондов,
определении амортизации основных
средств, оценке стоимости имущества
организации
Пост. **  
457
Договоры о материальной            
ответственности материально
ответственного лица
5 лет     
После увольнения
458
Образцы подписей материально       
ответственных лиц
До        
минования
надобности
Не менее 5 лет
576
Коллективные договоры              
Пост. **  
Присланные для
сведения - до
минования
надобности
586
Табели (графики), журналы учета    
рабочего времени
5 лет     
При тяжелых,
вредных и
опасных условиях
труда - 75 лет
656
Личные дела (заявления, копии      
приказов и выписки из них, копии
личных документов, листки по учету
кадров и др.):
Виды документов,
входящих в
состав личных
дел, указаны в
соответствующем
законодательстве
а) руководителей организации;      
членов руководящих, исполнительных,
контрольных органов организации
Пост. **  
б) работников, в том числе         
государственных гражданских и
муниципальных служащих
75 лет ЭКП
657
Трудовые договоры, соглашения,     
договоры подряда, не вошедшие в
состав личных дел
75 лет ЭКП
658
Личные карточки работников, в том  
числе временных работников
75 лет ЭКП
668
Командировочные удостоверения
5 лет     
После
возвращения из
командировки
695
Книги, журналы, карточки учета:    
а) приема, перемещения (перевода), 
увольнения работников
75 лет    
б) личных дел, личных карточек,    
трудовых договоров, соглашений
75 лет    
в) выдачи (учета движения) трудовых
книжек и вкладышей к ним
75 лет    
г) бланков трудовых книжек и       
вкладышей к ним
5 лет     
д) выдачи справок о заработной     
плате, стаже, месте работы
5 лет     
е) лиц, подлежащих воинскому учету 
3 года    
После увольнения
773
Правила внутреннего распорядка     
(служебного распорядка) организации
1 год     
После замены
новыми
<*> Номер соответствует единой сквозной нумерации, содержащейся в Приказе Минкультуры России N 558.

Список сокращений:

  1. "ЭКП" - экспертно-проверочная комиссия. Сокращение означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно";
  2. "Пост." - постоянно. В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок хранения документов не может быть менее 10 лет;
  3. "До минования надобности" - не может быть менее одного года;
  4. "**" - звездочки означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. За организацию хранения учетных документов, регистров бухучета и бухгалтерской отчетности ответственность несет руководитель организации.

К сведению. Согласно ст. 15.11 КоАП РФ грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (в силу примечания к ст. 15.3 КоАП РФ на предпринимателей данная статья не распространяется).

В соответствии с ч. 7 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовить за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Заметим, что в новом Федеральном законе "О бухгалтерском учете", одобренном 29.11.2011 Советом Федерации (вступает в силу с 01.01.2013), хранение документов бухгалтерского учета регламентировано ст. 29. В частности, данной нормой установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Новые понятия, используемые в ст. 29 данного документа (электронные документы, финансовая отчетность, экономический субъект, стандарты), актуальны сегодня. Раньше Минфину, например, приходилось разъяснять, что хранить документы можно и в электронном виде, но только в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации (Письмо от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314).

Документы налогового учета и отчетности

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщик в течение 4 лет обязан обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Налоговые агенты также обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Течение указанного срока, согласно разъяснению Минфина, начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83).

В отношении хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (4 года), исчисление которого согласно Письму Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270 осуществляется в специальном порядке. По его мнению, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, с учетом требований ст. 252 НК РФ должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества). При этом в силу ст. 17 Федерального закона N 129-ФЗ, Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 документы об определении амортизации основных средств хранятся постоянно.

Для некоторых видов документов Налоговым кодексом установлен специальный срок хранения. Так, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие перенос убытков на будущее, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль, налогу по УСНО с объектом налогообложения "доходы уменьшенные на расходы" (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Как известно, и в том и в другом случае налогоплательщик вправе переносить убыток на будущее в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он получен (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Книги покупок и продаж в силу Постановления Правительства РФ N 914 <2> хранятся у покупателя и поставщика в течение полных 5 лет с даты последней записи. Заметим, что согласно проекту постановления Правительства РФ "О счетах-фактурах и признании утратившими силу некоторых нормативных актов Правительства Российской Федерации" с даты вступления его в силу (с 01.01.2012) эти книги должны будут храниться (в том числе составленные в электронном виде) не менее чем в течение полных 4 лет с даты последней записи.

<2> Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

Порядок хранения документов Акционерные общества (АО)

Перечень документов, которые должно хранить АО, установлен п. 1 ст. 89 Федерального закона N 208-ФЗ <3>. К ним относятся:

<3> Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

Согласно п. 2 ст. 89 Федерального закона N 208-ФЗ документы хранятся по месту нахождения исполнительного органа общества в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Таким документом является Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (далее - Положение о хранении документов в АО).

В частности, п. 2.1 данного Положения установлены следующие сроки хранения документов:

                        Вид документа                       
Срок хранения
 1. Решение об учреждении (создании) общества, договор о    
создании общества, договор о присоединении (слиянии)
общества и передаточный акт, решение о разделении,
выделении или преобразовании и разделительный баланс.
2. Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в
устав общества, зарегистрированные в установленном порядке,
свидетельство о государственной регистрации общества.
3. Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг,
проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и
(или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном
выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных
бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска)
ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке
регистрирующими органами.
4. Положение о филиале или представительстве общества.
5. Годовые отчеты.
6. Документы бухгалтерской отчетности: сводной
(консолидированной годовой, годовой (балансы, отчеты о
прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности,
аудиторские заключения, пояснительные записки)).
7. Протоколы общих собраний акционеров, решения акционера,
являющегося владельцем всех голосующих акций общества,
ревизионной комиссии (ревизора).
8. Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного
совета).
9. Протоколы заседаний коллегиального исполнительного
органа общества правления, дирекции, решения единоличного
исполнительного органа общества (директора, генерального
директора, президента).
10. Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии
доверенностей) на участие в общем собрании акционеров.
11. Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих
право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право
на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые
обществом для осуществления акционерами своих прав.
12. Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества,
государственных и муниципальных органов финансового
контроля.
13. Ежеквартальные отчеты эмитента за I квартал финансового
(отчетного) года.
14. Описи документов общества, передаваемых на постоянное
хранение в архив общества.
15. Акты о выделении документов общества с истекшим сроком
хранения к уничтожению
Постоянно
 1. Документы, подтверждающие права общества на имущество,  
находящееся на его балансе.
2. Внутренние документы.
3. Иные документы, предусмотренные Федеральным законом
N 208-ФЗ, уставом общества, внутренними документами
общества, решениями общего собрания акционеров, совета
директоров (наблюдательного совета) общества, органов
управления общества, а также документы, предусмотренные
правовыми актами РФ
В
соответствии
с Перечнем
<*>
 1. Документы бухгалтерского учета.                         
2. Отчеты независимых оценщиков.
3. Документы квартальной бухгалтерской отчетности.
4. Ежеквартальные отчеты эмитента за II, III, IV кварталы
финансового (отчетного) года
Не менее
5 лет
 1. Документы месячной бухгалтерской отчетности.            
2. Ежеквартальные отчеты эмитента: иные документы,
содержащие информацию, подлежащую опубликованию или
раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным
законом N 208-ФЗ, иными федеральными законами
Не менее
1 года
<*> В Положении о хранении документов в АО приводится Перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000. Этот документ не действует в связи с вступлением в силу нового Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России N 558. Соответственно, руководствоваться нужно новым документом.

Также установлено, что сроки хранения этих документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством, если иное не установлено п. 2.1 данного документа (п. 2.4 Положения о хранении документов в АО). Организацию хранения документов обеспечивает единоличный исполнительный орган общества (в силу п. 1 ст. 69 Федерального закона N 208-ФЗ - директор, генеральный директор), а документов структурных подразделений - их руководитель (п. 3.1 Положения о хранении документов в АО).

Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах <4>. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале (п. 3.3 Положения о хранении документов в АО). Хранятся подлинники документов общества, а в случае их утраты или повреждения - заверенные в установленном порядке копии (п. 3.4 Положения о хранении документов в АО). При этом на каждый факт утраты подлинника составляется соответствующий акт с указанием причины, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Акт подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается единоличным исполнительным органом общества, а при утрате документов бухгалтерского учета и отчетности также - главным бухгалтером общества.

<4> В соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

К сведению. После завершения мероприятий по фиксированию факта утраты (гибели) документов следует провести работу по их восстановлению (см., например, Постановление ФАС МО от 21.04.2011 N КГ-А40/2370-11). С этой целью назначается ответственное лицо, и только если восстановить документ не представляется возможным, составляется соответствующий акт, в котором излагаются причины невозможности либо нецелесообразности продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов. К данному акту прилагаются все документы по восстановлению (запросы, переписка, справки и др.).

Документы, которые необходимо хранить до передачи их в архив общества, хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества, а переданные на хранение в архив должны находиться в специально отведенных помещениях (п. 3.6 Положения о хранении документов в АО). В архиве документы должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

Бюллетени для голосования (в том числе признанные недействительными) должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании (п. 3.7 Положения о хранении документов в АО). Храниться они должны в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафу с запирающимися ячейками. Каждый факт их вскрытия должен фиксироваться лицом, уполномоченным обществом на такое вскрытие, с составлением соответствующего акта.

Документы для предъявления их акционерам общества выдаются под расписку сотруднику общества (состоящему с ним в трудовых или гражданско-правовых отношениях), уполномоченному на получение документов общества (п. 3.8 Положения о хранении документов в АО). Сотрудникам общества документы выдаются под расписку (на срок не более одного месяца) с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, Ф.И.О. лица, которому он выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

Если у АО заключен договор с учреждением системы Федеральной архивной службы РФ и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, в случае ликвидации общества документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив (п. 3.9 Положения о хранении документов в АО). При отсутствии договора государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу общества, а место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При реорганизации общества, влекущей его прекращение, подлежащие хранению подлинники документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ, которое имеет наибольшую стоимость чистых активов (если иное не установлено документами по реорганизации) (п. 3.10 Положения о хранении документов в АО).

Экспертиза документов. В отношении документов, образовавшихся в деятельности общества, организуется и проводится экспертиза их ценности, отбор для дальнейшего хранения или уничтожения. С этой целью создается экспертная комиссия (ЭК), председателем которой обычно назначается один из руководителей общества (п. 4.1 Положения о хранении документов в АО). Она рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению (п. 4.2 Положения о хранении документов в АО). При этом решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после утверждения их руководителем общества.

При проведении экспертизы ценности документов отбираются дела постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также выделяются дела с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества (п. 4.3 Положения о хранении документов в АО).

Акты о выделении документов к уничтожению оформляются только после составления описей для постоянного и временного сроков хранения. Дела, включенные в акт к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте (п. 5.1 Положения о хранении документов в АО).

Заметим, что неисполнение АО обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об АО и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов в силу п. 1 ст. 13.25 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб., на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.

Общества с ограниченной ответственностью (ООО)

В соответствии с п. 2 ст. 12 Федерального закона N 14-ФЗ <5> порядок хранения документов общества и представления обществом информации его участникам и другим лицам должен быть прописан в уставе общества. Согласно п. 1 ст. 50 данного Закона общество обязано хранить следующие документы:

<5> Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Хранятся эти документы по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества или в ином месте, известном и доступном его участникам (п. 2 ст. 50 Федерального закона N 14-ФЗ). Напомним, что в силу ст. 40 данного Закона единоличным исполнительным органом являются генеральный директор, президент и другие лица, избираемые общим собранием участников общества на срок, определенный уставом, если уставом решение этих вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества.

Согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение ООО обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб., на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.

Порядок работы архивов организации

Согласно п. 2 ст. 14 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности, является правом организаций и граждан. Если архив создается, его работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Правила работы архивов). В введении к данному документу указано, что государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

Согласно п. 1.2.1 данного документа архив организации, в котором хранятся документы этой организации и ее предшественников, включен в перечень возможных видов архивов. Также в Правилах работы архивов подробно расписан порядок проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов (разд. 2).

В соответствии с п. п. 3.3.1, 3.3.2, 3.3.4 Правил работы архивов архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела со сроками хранения до 10 лет в архив организации, как правило, не передаются, они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. В архив передаются документы организаций-предшественников, а также ликвидированных подчиненных организаций.

В документе можно ознакомиться также с порядком составления номенклатуры дел, в которой предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации (подраздел 3.4 Правил работы архивов). Основой для ее определения является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например, бухгалтерия, отдел кадров, буфет, производство).

В соответствии с разработанной номенклатурой исполненные документы группируются в дела (формирование дел). В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату (подраздел 3.5 Правил работы архивов). При формировании дел должны соблюдаться следующие основные требования:

Также распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями (например, приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления, лицевые счета работников по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий).

Дела, принимаемые в архив, оформляются в соответствии с требованиями, установленными подраздел 3.6 Правил работы архивов. В частности, определено, что в зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Оно включает в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя <6> (Приложение 9), составление в необходимых случаях внутренней описи документов (Приложение 10), внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Частично оформляются дела временного (до 10 лет включительно) хранения, при этом допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

<6> На нем указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи и др.

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются отдельные архивные описи в соответствии с порядком, установленным подраздел 3.7 Правил работы архивов. Этот документ представляет собой архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. По описям, составляемым в каждом структурном подразделении, документы передаются в архив (форма описи приведена в Приложении 12 к этому документу).

Обеспечение сохранности документов в архиве. Такое требование регламентировано разд. 4 Правил работы архивов. С этой целью необходимо проводить комплекс мер по организации хранения (касающихся помещений, средств климатического контроля, средств охраны и безопасности хранения), по созданию и соблюдению нормативных условий хранения (температурно-влажностный, световой санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения). Соответственно, определенные требования установлены к зданиям и помещениям, режиму хранения документов, размещению документов в хранилище.

Установлено, что дела выдаются работникам из хранилища во временное пользование на срок, не превышающий 1 месяц. При этом оформляется соответствующий заказ (требование) по форме, содержащейся в Приложении 17 к Правилам работы архивов, и их выдача регистрируется в книге (Приложение 19). На место выданного дела подкладывается оформленная карта-заменитель, которая при возвращении дела изымается (Приложение 21). Также для обеспечения сохранности документов рекомендуется проводить проверку наличия и состояния документов (в соответствии с подразделом 4.7 Правил работы архивов).

Хранение документов на основании нормативного акта советского периода

Арбитры при рассмотрении вопросов, связанных с хранением документов, иногда ссылаются на разд. 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (см., например, Постановление ФАС МО от 11.07.2011 N КГ-А40/6623-11). Однако нужно помнить, что применять его можно в части, не противоречащей действующим нормативно-правовым актам.

В частности, данным Положением регламентировано, что документы, регистры, отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до этой передачи они хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Выдача документов работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, но в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Передача документов в государственный архив при ликвидации

Согласно п. 10 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Пунктом 9.7 Правил работы архивов установлено, что при ликвидации организации ее документы передаются правопреемнику. При отсутствии правопреемника и вышестоящей организации они передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив (п. 9.7.2 Правил работы архивов).

Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов (п. 9.7.2 Правил работы архивов).

Уничтожение документов

Согласно п. п. 2.3.1, 2.3.3 Правил работы архивов экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения отбираются путем полистного просмотра дел. Отбор документов для хранения и уничтожения нельзя производить на основании заголовков дел.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации (п. 2.4.5 Правил работы архивов). Форма такого акта приведена в Приложении 4 к данному документу. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) на основании приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (п. 2.4.7 Правил работы архивов). Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Заметим, что согласно разъяснению Минфина уничтожение документов по истечении указанного срока хранения является правом, а не обязанностью организации (Письмо от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83).

В.А.Кузнецова

Эксперт журнала

"Предприятия общественного питания:

бухгалтерский учет и налогообложение"