Мудрый Экономист

Учет материалов в гостинице

"Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 6

В бухгалтерском учете любого предприятия пристальное внимание уделяется учету материально-производственных запасов. В гостиничном хозяйстве, где не обойтись без ежедневной уборки номеров, вестибюлей, холлов, санузлов и иных помещений, этот вопрос особенно актуален. О том, что представляют собой МПЗ, какие правила существуют для учета данного вида активов на предприятиях гостиничного типа, поговорим в статье.

Что понимается под материалами?

Правила формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах организации установлены ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" <1>, Методическими указаниями по бухгалтерскому учету МПЗ <2>. В качестве материалов принято принимать активы, предназначенные в том числе для:

<1> Утверждено Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н.
<2> Утверждены Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

Нередко у бухгалтеров возникают сомнения по поводу классификации поступивших активов: учитывать их в качестве МПЗ либо основных средств (примером могут служить предметы обстановки гостиничных номеров - ковры и ковровые покрытия, холодильники, телевизоры, предметы мебели и пр.). Чтобы устранить сомнения, обратимся к другому нормативному документу (ПБУ 6/01 "Учет основных средств" <3>) и перечислим условия, при выполнении которых актив принимается организацией в качестве основных средств:

а) объект используется при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации;

б) объект предназначен для использования в течение длительного времени, то есть срока продолжительностью свыше 12 месяцев;

в) организация не предполагает перепродажу данного объекта;

г) объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем (п. 4 ПБУ 6/01).

<3> Утверждено Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н.

Еще одним немаловажным критерием принятия к учету поступившего в организацию актива в качестве ОС либо МПЗ является его стоимость. Дело в том, что в абз. 4 п. 5 названного ПБУ говорится следующее: активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные в п. 4 ПБУ 6/01, стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 40 000 руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе МПЗ. То есть организации в учетной политике для целей бухгалтерского учета самостоятельно устанавливают названный стоимостный лимит. Как правило, он соответствует верхней возможной границе (40 000 руб.). Поступившие в организацию активы стоимостью менее установленного лимита учитываются в качестве МПЗ. В целях обеспечения сохранности при эксплуатации в отношении таких активов (отвечающих условиям, перечисленным в п. 4 ПБУ 6/01, но стоимостью менее установленного лимита) должен быть организован надлежащий контроль за их движением (п. 5 ПБУ 6/01). То есть, хотя в бухгалтерском учете стоимость таких активов списана в момент передачи их в эксплуатацию, необходимо наладить инспектирование в разрезе места их нахождения и лиц, ответственных за их эксплуатацию (целесообразно вести аналитику по комплекции каждого гостиничного номера).

К основным средствам относятся здания, сооружения, рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие соответствующие объекты (п. 5 ПБУ 6/01).

Поступление материалов Общие нормы

В соответствии с п. п. 5, 6 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, под которой понимается (в случае если материалы приобретены за плату) сумма фактических затрат организации на их приобретение (за исключением НДС). Это могут быть:

Фактическая себестоимость материалов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, изменению не подлежит (п. 12 ПБУ 5/01). Учитываются материалы на счете 10 (Инструкция по применению Плана счетов).

Оформление операций по поступлению материалов

Оприходование материалов в отделах материального снабжения, складах, бухгалтерской службе гостиницы происходит на основании первичных документов, полученных от поставщиков (товарных и транспортных накладных) (п. 47 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ). При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах (п. 48 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ). Для учета материалов, поступающих от поставщиков, применяется приходный ордер (форма М-4 <4>), который заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад на фактически принятое количество ценностей. В силу п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов могут оформляться проставлением на документе поставщика (товарной накладной) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. А приходный ордер по форме М-4 будет существовать только в электронном виде (в бухгалтерской программе).

<4> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Иногда материалы поступают в организацию в одной единице измерения (например, по весу), а отпускаются со склада в другой (например, поштучно). В этом случае оприходование и отпуск МПЗ отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада (другой вариант - перевод материала в другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы) (п. 50 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).

Информация об учете движения каждого вида материала заносится материально ответственным лицом в карточку учета материалов (форма М-17) на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Отпуск материалов Общие нормы

По мере отпуска материалов со складов подразделения на участки, на рабочие места они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство (как правило, это счет 20 "Основное производство"). Стоимость материалов, отпущенных для управленческих нужд, относится на счет 26 "Общехозяйственные расходы" (п. 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, Инструкция по применению Плана счетов). Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделения организации. Порядок отпуска материалов устанавливается руководителем подразделения организации по согласованию с главным бухгалтером организации (п. 96 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).

Отпуск материально-производственных запасов в производство оценивается в бухгалтерском учете одним из следующих способов:

Применение одного из указанных выше способов должно быть закреплено в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Нормы расхода материалов

Материалы отпускаются со складов организации в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (заданиями). Отпуск сверх норм производится в порядке, установленном в данной организации (п. 92 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ). Что же это за нормы, кто их устанавливает и на каком основании?

Каждое предприятие утверждает нормы расходов материалов самостоятельно с учетом отраслевых особенностей. В то же время во многих областях народного хозяйства в помощь планово-финансовой службе предприятия изданы рекомендации по разработке тех или иных норм, лимитов. Для гостиничного бизнеса Центром муниципальной экономики права при участии ряда организаций гостиничного хозяйства разработаны (Москва, 2006 г.) Нормы расхода материалов и обеспеченности инвентарем на работы по содержанию гостиниц (далее - Рекомендации). Они предназначены для определения потребности в материальных ресурсах, на основании которых рассчитываются материальные затраты в себестоимости услуг гостиниц. В основу разработки данных Норм положены следующие нормативно-методические документы: Правила и нормы технической эксплуатации гостиниц и их оборудования <5>, Правила и нормы технической эксплуатации жилищного фонда <6>, Рекомендации по нормированию материальных ресурсов на содержание и ремонт жилищного фонда (ч. 1) <7>, СНиП 2.08.01-89 "Жилые здания" <8>, СанПиН 2.1.2.1002-00 "Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы" <9>. Рассмотрим подробнее этот документ (кстати, указанные в нем нормы носят рекомендательный характер).

<5> Утверждены Приказом Минжилкомхоза РСФСР от 04.08.1981 N 420.
<6> Утверждены Постановлением Госстроя России от 27.09.2003 N 170.
<7> Утверждены Приказом Госстроя России от 22.08.2000 N 191.
<8> Утверждены Постановлением Госстроя СССР от 16.05.1989 N 78.
<9> Утверждены Главным государственным санитарным врачом РФ 15.12.2000. Документ утратил силу с момента введения в действие СанПиН 2.1.2.2645-10 (утв. Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 10.06.2010 N 64).

Прежде всего уточним, что понятие "норма расхода" означает величину расхода материальных ресурсов на единицу работы при определенных организационно-технических условиях. Нормами могут учитываться чистый расход и трудноустранимые потери (отходы) применяемых материалов, обусловленные технологией и организацией работ (п. п. 1.5, 1.6 Рекомендаций).

Например, в Рекомендациях предлагаются следующие нормы расходов материалов на уборку санитарных узлов (таблица 2.3.1).

  N 
п/п
  Объект уборки  
  Ед. изм. 
  Наименование материала 
(единица измерения)
Норма расхода
на ед. изм.
  1 
Полы (плитка)    
 100 кв. м 
Тряпка для пола (г)      
     400
Универсальное моющее     
средство (мл)
     400
  2 
Стены (плитка)   
 100 кв. м 
Тряпка для пола (г)      
     150
Универсальное моющее     
средство (мл)
     300
  3 
Двери            
 100 кв. м 
Тряпка для пола (г)      
     200
Универсальное моющее     
средство (мл)
     400
  4 
Отопительные     
приборы
(радиаторы)
 100 кв. м 
Тряпка для пола (г)      
     150
Универсальное моющее     
средство (мл)
     130
  5 
Ванна            
   1 шт.   
Ветошь (г)               
      15
Моющее средство для      
санитарно-технических
приборов (мл)
      30
Дезинфицирующее средство 
(мл)
       6
  6 
Раковина         
   1 шт.   
Ветошь (г)               
      12
Моющее средство для      
санитарно-технических
приборов (мл)
      30
Дезинфицирующее средство 
(мл)
       4
  7 
Унитаз           
   1 шт.   
Ветошь (г)               
      12
Моющее средство для      
санитарно-технических
приборов (мл)
      30
Дезинфицирующее          
средство (мл)
       5
  8 
Писсуар          
   1 шт.   
Ветошь (г)               
       5
Моющее средство для      
санитарно-технических
приборов (мл)
      12
Дезинфицирующее средство 
(мл)
      20
  9 
Гигиенический душ
(биде)
   1 шт.   
Ветошь (г)               
       4
Моющее средство для      
санитарно-технических
приборов (мл)
      12
Дезинфицирующее средство 
(мл)
       4

Аналогично приведенной выше таблице в гостинице разрабатываются нормы расхода материалов на уборку номеров, культурно-бытовых помещений, вестибюлей, холлов, лестниц и прочих помещений. Нужно учитывать виды уборки, так как в зависимости от них нормы расхода материалов могут значительно варьироваться.

При уборке жилых номеров (гостевых комнат) выделяются следующие ее виды:

<10> Приложение 1 "Система классификации гостиниц и иных средств размещения" к Порядку классификации объектов туристской индустрии, включающих гостиницы и иные средства размещения, горнолыжные трассы, пляжи (утв. Приказом Минспорттуризма России от 25.01.2011 N 35).

К сведению. Работа службы обслуживания номеров тесно взаимосвязана с работой службы приема и размещения отеля. Именно от последней поступает информация о состоянии номера (забронирован, сдан, освобожден).

Не последнюю роль при разработке норм расхода материалов играет периодичность выполнения работ по содержанию помещений. В Рекомендациях предлагается следующая периодичность выполнения работ (приводим сокращенно, подробнее см. Приложение 1 к Рекомендациям):

  N 
п/п
       Объект работы      
      Вид уборки      
   Периодичность
выполнения работ
  1 
Полы                      
Влажная протирка:     
- линолеума
Ежедневно
- паркетных, дощатых  
1 раз в неделю
  2 
Ковры, ковровые дорожки,  
покрытие
Удаление пыли         
пылесосом
Ежедневно
  3 
Мебель и инвентарь:       
- зеркало настенное
Сухая протирка        
Ежедневно
- прикроватная тумбочка   
- стол журнальный         
  4 
Электрооборудование и     
электробытовые приборы:
- прикроватный светильник
Сухая протирка        
Ежедневно
- телевизор               
Сухая протирка        
Ежедневно
- холодильник             
Влажная протирка      
Через день
  5 
Окрашенные поверхности:   
- стены
Влажная протирка      
1 раз в неделю
- окна с оконными блоками 
Мытье                 
2 раза в год
- отопительные приборы    
Влажная протирка      
1 раз в неделю
  6 
Санитарный узел:          
- ванна, раковина, унитаз
Мытье                 
Ежедневно
- полочка навесная        
стеклянная с зеркалом,
полотенцесушитель
Влажная протирка      
Ежедневно
- стены кафельные         
Мытье                 
1 раз в неделю

Фрагмент таблицы "Нормы расходов материалов на уборку номеров"

Состав работ: влажная протирка и мытье стен, оконных рам, стекол (зеркал, иных стеклянных поверхностей), дверей и дверных блоков, подоконников, мытье полов, обработка пылесосом мягкой мебели и ковровых покрытий, удаление пыли с мебели и оборудования, мытье и дезинфекция санитарных узлов и санитарно-технических приборов (ванн, унитазов, умывальников).

 Наименование   
материала
 Ед 
изм.
                       Норма расхода
             Количество комнат и мест в номере
3-комнатный
2-местный
2-комнатный
2-местный
1-комнатный
1-местный
1-комнатный
2-местный
1-комнатный
3-местный
 Ветошь         
  г 
    550    
    500    
    400    
    450    
    480
 Тряпка для пола
  г 
    100    
    100    
     90    
     90    
     90
 Моющее средство
для стекол
 мл 
    240    
    160    
     80    
     80    
     80
 Моющее средство
для санитарно-
технических
приборов
 мл 
    105    
    105    
     95    
     95    
     95
 Универсальное  
чистящее
средство
  г 
    175    
    175    
    115    
    115    
    115
 Универсальное  
моющее
средство
 мл 
     30    
     28    
     25    
     25    
     25
 Дезинфицирующее
средство
  г 
     22    
     18    
     15    
     15    
     15
 Средство для   
чистки ковровых
покрытий
 мл 
    175    
    115    
     75    
     75    
     75

Все нормы, предложенные для использования в гостиничном бизнесе Центром муниципальной экономики права, представляют собой таблицы. Организация вправе воспользоваться ими либо разработать собственные нормы расходов материалов (в случае иных, чем предусмотрено в Рекомендациях, организационно-технических условий (технологии, вида материальных ресурсов), а также при выполнении работ, не предусмотренных Рекомендациями).

Оформление операций по отпуску материалов

Первичным учетным документом по отпуску материалов со складов в подразделения организации является лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма М-8 <11> - применяется для оформления отпуска материалов при наличии установленных лимитов отпуска материалов, для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов; является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада) (п. 100 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).

<11> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Кроме того, организация может осуществлять отпуск материалов своим подразделениям без указания назначения. В этом случае отпуск материалов учитывается как внутреннее перемещение, а сами материалы считаются находящимися в подотчете у получившего их подразделения (на счетах бухгалтерского учета появится запись по дебету и кредиту счета 10, изменится лишь место хранения переданного материала). Оформляется названная операция заполнением требования-накладной (форма М-11). На фактически израсходованные материалы подразделение - получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, цена и сумма по каждому наименованию, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; могут также указываться объемы выполненных работ. Списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производятся на основании указанного выше акта. Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией (п. 98 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).

Проведение инвентаризации

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации всех форм собственности обязаны проводить инвентаризацию имущества, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются его наличие, состояние и оценка (п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств <12>, в соответствии с п. 1.3 которых инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризировать следует производственные запасы (другие виды имущества), не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества, проверяемого при каждой из них, устанавливаются руководителем организации (кроме случаев, когда инвентаризация является обязательной: перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц; при установлении фактов хищений и порчи ценностей; в случае стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций) (п. 2.1 Методических указаний).

<12> Утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Кроме материально-производственных запасов, которые хранятся на складе гостиницы и учитываются на счете учета материальных ценностей, инвентаризации подлежит и другое имущество. Как уже отмечалось выше, активы, предназначенные для длительного использования (например, посуда, постельное белье и полотенца, электробытовые приборы, предметы мебели и прочее имущество), списанные с баланса предприятия, но продолжающие эксплуатироваться, должны быть под контролем. Почему это необходимо? Дело в том, что гостиницы определяют свою потребность в тех или иных видах ТМЦ самостоятельно. В то же время подтверждением обоснованности приобретения предметов обихода и списания их в эксплуатацию (в том числе перечисленного выше имущества) могут служить данные проведенной инвентаризации (в частности, отражение в инвентаризационных ведомостях информации об утрате объектами инвентаризации своих потребительских качеств, случаях хищений, порчи ТМЦ и т.д.).

Для отражения результатов инвентаризации ТМЦ используется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3). Если в ходе инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, то есть обнаружены расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, их следует отразить в сличительной ведомости (форма ИНВ-19) (если инвентаризируемым имуществом являются ТМЦ, переданные в эксплуатацию и, соответственно, списанные со счетов бухгалтерского учета, сравнение можно осуществлять с предыдущей инвентаризационной ведомостью).

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета (речь идет только об МПЗ, числившихся на счете 10) отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

<13> Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

С.В.Манохова

Эксперт журнала

"Туристические и гостиничные услуги:

бухгалтерский учет и налогообложение"