Мудрый Экономист

Сколько хранить документы

"Зарплата", 2011, N 12

Осенью официально вступил в силу Приказ Минкультуры России, которым утверждены сроки хранения управленческих документов. Этому событию предшествовало судебное разбирательство, закончившееся в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации. Подробности дела и важные для всех организаций последствия судебного решения вы узнаете из статьи.

Обязанность по хранению документов

На организацию разными нормативными актами возложена обязанность хранить документы, которые образуются в процессе ее деятельности. Об этом свидетельствуют, в частности:

В отношении применения последнего документа произошло серьезное судебное разбирательство.

О чем спорили представители фирмы и чиновники

Суть судебного спора. Организация посчитала, что положения Перечня управленческих документов не распространяются на коммерческие предприятия. Один из главных аргументов в поддержку данного утверждения - нормативный акт не был официально опубликован в полном виде.

Документ состоит из двух частей - самого Приказа и Приложения, в котором содержится Перечень управленческих документов с указанием сроков их хранения. В сентябре 2010 г. был опубликован лишь Приказ, а длинное Приложение чиновники публиковать не стали.

Что считать официальным опубликованием нормативного акта. Существуют определенные правила, которые связаны со вступлением в силу нормативного документа. Они установлены в п. 9 Указа Президента РФ от 23.05.1996 N 763. В нем сказано, что нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти подлежат официальному опубликованию:

Вердикт судей. В итоге служители Фемиды признали, что Перечень управленческих документов не был официально опубликован. Следовательно, он не вступил в силу и поэтому не влечет правовых последствий для организаций (Решение ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11).

Дата вступления в силу Перечня управленческих документов

Перечень управленческих документов был опубликован в полном объеме в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 19 сентября 2011 г. Через 10 дней он вступил в силу (а именно 30 сентября 2011 г.). Именно с этой даты и начинают действовать положения данного документа.

Что изменилось в Перечне управленческих документов

До принятия Перечня управленческих документов действовал Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г.

По сравнению с ним в Перечне управленческих документов в большинстве случаев увеличены сроки хранения ряда значимых документов. Кроме того, добавилась новая статья, касающаяся документов (заявлений работника о согласии на обработку персональных данных, сведений, уведомлений) о субъекте персональных данных (ст. 666 Перечня управленческих документов). Организация обязана хранить их не менее 75 лет.

На практике возник вопрос, как поступить с документами, у которых в 2011 г. по старым правилам истекает срок хранения, а согласно Перечню управленческих документов их нужно хранить гораздо дольше.

По мнению редакции, новые порядок и сроки хранения документов применяются как для вновь передаваемых на хранение документов, так и в отношении уже хранящихся.

Пример 1. В ООО "Ростовский веник" с 2007 г. хранятся положения об оплате труда и премировании работников. Когда истекает срок хранения документов?

Решение. По старым правилам срок хранения документов истек бы через пять лет, в 2011 г. Однако теперь Перечень управленческих документов обязывает компании хранить подобные бумаги постоянно (ст. 411 Перечня управленческих документов).

Сколько хранить кадровые документы и документы по расчетам с персоналом

Перечень управленческих документов обязаны применять все организации независимо от формы собственности. Об этом сказано в п. 1 ст. 17 и п. 1 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, а также в Приказе N 558.

Как найти нужную информацию

Перечень управленческих документов приведен в Приложении к Приказу N 558. Оно состоит из двух частей:

Порядок исчисления сроков хранения

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 ч. I "Общие положения" Приложения к Приказу N 558).

Пример 2. Сотрудник уволился 31 января 2011 г. До какой даты должна храниться его личная карточка?

Решение. Личные карточки хранятся 75 лет (ст. 658 разд. II Перечня управленческих документов). Отсчет срока следует начать с 1 января 2012 г. Соответственно, карточка должна храниться до 31 декабря 2086 г.

К сведению. В процессе деятельности организации оформляются различные документы. Информация о сроках их хранения содержится не только в нормативных актах, перечисленных в статье.

В настоящее время действуют также:

Обозначения для сроков хранения

Часть сроков определена в Перечне управленческих документов числовыми показателями, например 5 или 75 лет. Для некоторых документов время хранения точно не прописано. Срок указан словами, буквенными обозначениями. Разберемся, как слова перевести в годы.

"Постоянно" означает, что продолжительность хранения не может быть менее 10 лет. Это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.

Срок хранения "до минования надобности" не может быть менее одного года.

Отметка "ЭПК" ("ЦЭК", "ЭК") означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".

Такие правила установлены в Перечне управленческих документов (в сносках после таблицы).

Минимальные сроки хранения

Перечень управленческих документов не является единственным нормативным актом, который регулирует сроки хранения документов.

Так, например, налоговым законодательством установлен минимальный срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Он составляет не менее четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета не менее пяти лет.

Полезная таблица

Для вашего удобства редакция подготовила аналитическую таблицу (с. 113). В ней приведена информация о сроках хранения документов, связанных с персоналом организации.

Таблица. Сроки хранения документов

---------------------------------T----------------T-----------------------¬
¦ ¦ ¦Ссылка на пункт Перечня¦
¦ ¦ Срок хранения ¦ управленческих ¦
¦ Наименование документа ¦(количество лет)¦ документов ¦
¦ ¦ ¦(если не указаны другие¦
¦ ¦ ¦ документы) ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 1. Трудовые отношения ¦
+-------------------------------------------------------------------------+
¦ 1.1. Прием на работу ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Заявление работника ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Трудовой договор ¦ 75 ¦ 657 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Приказ ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Личная карточка ¦ 75 ¦ 658 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Трудовая книжка ¦До востребования¦ 664 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Журнал учета бланков трудовых ¦ 5 ¦ 695 ¦
¦книжек ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Заявление работника о согласии ¦ 75 ¦ 666 ¦
¦на обработку персональных данных¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 1.2. Отпуска ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦График отпусков ¦ 1 ¦ 693 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Заявление на отпуск ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Заявление о переносе отпуска ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Уведомление об отсутствии ¦ 75 ¦ 656 ¦
¦возможности выплатить отпускные ¦ ¦ ¦
¦и о переносе отпуска ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Приказ об отпуске ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Записка-расчет ¦ 5 ¦ 665 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 1.3. Командировка ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Служебная записка: ¦ ¦ 669 ¦
¦- командировка по России ¦ 5 ¦ ¦
¦- командировка за пределы России¦ 10 ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦План командировок: ¦ ¦ 669 ¦
¦- командировка по России ¦ 5 ¦ ¦
¦- командировка за пределы России¦ 10 ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Приказ о направлении работника ¦ 75 ¦ 656 ¦
¦в командировку ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Служебное задание: ¦ ¦ 669 ¦
¦- командировка по России ¦ 5 ¦ ¦
¦- командировка за пределы России¦ 10 ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Командировочное удостоверение: ¦ ¦ 668 ¦
¦- командировка не в районы ¦ 5 ¦ ¦
¦Крайнего Севера; ¦ ¦ ¦
¦- командировка в районы Крайнего¦ 75 ¦ ¦
¦Севера ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Отчет о выполнении служебного ¦ ¦ 669 ¦
¦задания: ¦ ¦ ¦
¦- командировка по России ¦ 5 ¦ ¦
¦- командировка за пределы России¦ 10 ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Авансовый отчет ¦ 5 ¦ 362 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Журнал учета работников, ¦ 5 ¦ 695 ¦
¦прибывших к месту командировки ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Журнал учета работников, ¦ 5 ¦ 695 ¦
¦выбывающих в командировки ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 1.4. Неполное рабочее время ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Приказ о введении режима ¦ 75 ¦ 656 ¦
¦неполного рабочего времени ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Уведомление профсоюзной ¦ 5 ¦ 665 ¦
¦организации ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Уведомление службы занятости ¦ 5 ¦ 665 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Уведомление работника ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Дополнительное соглашение ¦ 75 ¦ 657 ¦
¦к трудовому договору ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Приказ об отмене режима ¦ 75 ¦ 656 ¦
¦неполного рабочего времени ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 1.5. Сверхурочная работа ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Служебная записка ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Обращение к работнику ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Приказ ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Справка о сумме заработка ¦ 5 ¦ 597 ¦
¦для расчета ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 1.6. Организация труда и служебной деятельности ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Переписка по вопросам ¦ 5 ¦ 564 ¦
¦трудоустройства, например ¦ ¦ ¦
¦письменное приглашение на работу¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Предложения органов власти ¦ Постоянно ¦ 566 ¦
¦о потребности в привлечении ¦ ¦ ¦
¦иностранных работников и объемах¦ ¦ ¦
¦квот ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Уставы (положения) о соблюдении ¦ ¦ 571 ¦
¦дисциплины труда: ¦ ¦ ¦
¦- по месту разработки ¦ Постоянно ¦ ¦
¦и утверждения ¦ ¦ ¦
¦- в других организациях ¦До замены новыми¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Документы (акты, протоколы, ¦ 5 ¦ 573 ¦
¦справки, докладные записки) ¦ ¦ ¦
¦об организации труда ¦ ¦ ¦
¦при совмещении профессий ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Коллективные договоры ¦ Постоянно ¦ 576 ¦
¦Коллективные договоры, ¦ До минования ¦ ¦
¦присланные для сведения ¦ надобности ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Соглашения генеральные, ¦ Постоянно ¦ 577 ¦
¦межрегиональные, региональные, ¦ ¦ ¦
¦отраслевые (межотраслевые), ¦ ¦ ¦
¦территориальные и иные ¦ ¦ ¦
¦соглашения ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 1.7. Увольнение ¦
+-------------------------------------------------------------------------+
¦По собственному желанию работника ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Заявление работника ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Приказ ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦По соглашению сторон трудового договора ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Предложение работодателя ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Ответ работника ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Протокол согласования интересов ¦ 75 ¦ 656 ¦
¦сторон ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Соглашение сторон ¦ 75 ¦ 657 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Приказ ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦По сокращению штата ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Протокол собрания учредителей ¦ Постоянно ¦ 52 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Приказ о сокращении ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Уведомление службы занятости ¦ 5 ¦ 650 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Уведомление профсоюзного ¦ 5 ¦ 650 ¦
¦комитета ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Протокол заседания комиссии ¦ 5 ¦ 650 ¦
¦по сокращению ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Уведомление работника ¦ 75 ¦ 656 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Акт об отказе работника получить¦ 75 ¦ 656 ¦
¦уведомление о сокращении ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Приказ об изменении штатного ¦ Постоянно ¦ 71 ¦
¦расписания ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Приказ об увольнении ¦ 75 ¦ 656 ¦
¦по сокращению ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 2. Нормирование и оплата труда ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Утвержденные разряды (уровни) ¦ ¦ 598 ¦
¦оплаты труда, выплаты денежного ¦ ¦ ¦
¦содержания по должностям ¦ ¦ ¦
¦работников: ¦ ¦ ¦
¦- по месту разработки ¦ Постоянно ¦ ¦
¦и утверждения ¦ ¦ ¦
¦- в других организациях ¦До замены новыми¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Положение об оплате труда ¦ Постоянно ¦ 411 ¦
¦и премировании работников ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Табель учета рабочего времени: ¦ ¦ 586 ¦
¦- нормальные условия труда ¦ 5 ¦ ¦
¦- тяжелые, вредные и опасные ¦ 75 ¦ ¦
¦условия труда ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Расчетно-платежная ведомость ¦ 5 ¦ 412 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Документы (расчеты, справки, ¦ 5 ¦ 600 ¦
¦списки) о премировании ¦ ¦ ¦
¦работников ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 3. Учет страховых взносов ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Карточка индивидуального учета ¦ 6 ¦ Пункт 6 ч. 2 ст. 28 ¦
+--------------------------------+ ¦ Федерального закона ¦
¦Платежные поручения на ¦ ¦ от 24.07.2009 N 212-ФЗ¦
¦перечисление страховых взносов ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+ ¦ ¦
¦Заявление об уточнении ¦ ¦ ¦
¦основания, типа и принадлежности¦ ¦ ¦
¦платежа, отчетного (расчетного) ¦ ¦ ¦
¦периода или статуса плательщика ¦ ¦ ¦
¦страховых взносов ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+ ¦ ¦
¦Расчеты по страховым взносам ¦ ¦ ¦
¦(формы 4-ФСС РФ и РСВ-1 ПФР) ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 4. НДФЛ ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Налоговая карточка по учету НДФЛ¦ 5 ¦ 394 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Справка по форме 2-НДФЛ ¦ 5 ¦ 396 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 4.1. Налоговые вычеты ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Заявление на вычет (стандартный,¦ 5 ¦ 362 ¦
¦детский, профессиональный, ¦ ¦ ¦
¦имущественный, социальный) ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Заявление об отказе от вычета ¦ 5 ¦ 362 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Заявление о последовательности ¦ 5 ¦ 362 ¦
¦применения вычетов ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 4.2. Недоимка по НДФЛ ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Бухгалтерская справка ¦ 5 ¦ 382 ¦
¦о выявлении недоимки по НДФЛ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Пояснительная записка налогового¦ 5 ¦ 382 ¦
¦агента в ИФНС ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Уведомление налогоплательщику ¦ 5 ¦ 382 ¦
¦о недоимке НДФЛ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 5. Пособия ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Листок нетрудоспособности ¦ 5 ¦ 896 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Журналы регистрации листков ¦ 5 ¦ 897 ¦
¦нетрудоспособности ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Заявление о выплате пособия ¦ 5 ¦ 415 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 6. Документы для ФСС РФ ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Заявление о выделении средств на¦ 5 ¦ 635 ¦
¦финансирование предупредительных¦ ¦ ¦
¦мер по травматизму ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦План мероприятий ¦ 5 ¦ 635 ¦
¦по предупреждению ¦ ¦ ¦
¦производственного травматизма ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦План финансирования ¦ 5 ¦ 635 ¦
¦предупредительных мер ¦ ¦ ¦
¦по сокращению производственного ¦ ¦ ¦
¦травматизма и профзаболеваний ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Отчет об использовании средств, ¦ 5 ¦ 635 ¦
¦выделенных на финансирование ¦ ¦ ¦
¦предупредительных мер ¦ ¦ ¦
¦по травматизму ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 7. Документы для ПФР ¦
+-------------------------------------------------------------------------+
¦ 7.1. Персонифицированный учет ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Индивидуальные сведения ¦ 75 ¦ 905 ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦ 7.2. Софинансирование пенсии ¦
+--------------------------------T----------------T-----------------------+
¦Заявление работника об удержании¦ 5 ¦ 362 ¦
¦из его зарплаты дополнительных ¦ ¦ ¦
¦пенсионных взносов ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+----------------+-----------------------+
¦Реестр застрахованных лиц ¦ 5 ¦ 382 ¦
¦(форма ДСВ-3) ¦ ¦ ¦
L--------------------------------+----------------+------------------------

Таблица подготовлена на базе Перечня управленческих документов. В ней также учтены минимальные сроки хранения документов, установленные Налоговым кодексом и Законом N 129-ФЗ.

Ответственность за нарушение сроков хранения документов

При нарушении сроков хранения компании грозит штраф.

Нормы Налогового кодекса

Если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета, они вправе наложить на организацию штраф в размере (ст. 120 НК РФ):

Нормы КоАП РФ

В Кодексе РФ об административных правонарушениях предусмотрено несколько статей, в которых говорится о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Так, нарушение акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью сроков хранения документов наказывается штрафом:

Об этом говорится в ст. 13.25 КоАП РФ.

Если нарушение сроков хранения документов привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, санкции будут возложены на должностных лиц. Им придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: никто не может нести административную ответственность дважды за одно и то же административное правонарушение (ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ).

Чтобы не давать повода проверяющим для начисления штрафа, документы нужно правильно сохранить. В следующих номерах вы прочитаете о том, как передать документы в архив.

А.Ю.Тьевар

Старший научный редактор

журнала "Зарплата"