Мудрый Экономист

Составление авансового отчета

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 9

Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бюджетного учета должна осуществляться учреждением в регистрах бухгалтерского учета. Одним из таких регистров является авансовый отчет, который применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Рассмотрим особенности его заполнения, а также отражение операций, связанных с применением данного документа в бюджетном учете.

Порядок заполнения авансового отчета подотчетным лицом

Форма Авансового отчета (ф. 0504049) и порядок ее заполнения утверждены Приказом Минфина России N 173н <1>. Согласно указанному Порядку подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 - 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

<1> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению").

В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7 - 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу Банка России). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.

Согласно п. 6 Инструкции N 157н <2> учреждения в учетной политике должны утвердить правила документооборота учетной информации для отражения в бухгалтерском учете. Таким образом, учреждению необходимо утвердить срок представления авансового отчета. Как правило, он составляет три дня.

<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Пример заполнения авансового отчета см. ниже.

                                                Утверждаю
Одна тысяча триста
Отчет в сумме -----------------------------
десять руб. 00 коп.
-------------------------------------------
(прописью)
Руководитель
Соколов Соколов О.Ю.
учреждения ---------- ---------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
15 августа 12
"--" ------------ 20-- г.
----------¬
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ N ¦ 303 ¦
L----------
----------¬
¦ КОДЫ ¦
+---------+
Форма по ОКУД ¦ 0504049 ¦
15 августа 12 +---------+
от "--" -------- 20-- г. Дата ¦ ¦
+---------+
Казенное учреждение ¦ ¦
Учреждение -------------------------------------- по ОКПО ¦ ¦
+---------+
Структурное подразделение _______________________ ¦ ¦
¦ ¦
Веселова Т.Л. +---------+
Подотчетное лицо ---------------------------- Табельный номер ¦ ¦
+---------+
Единица измерения: руб. по ОКЕИ ¦ ¦
+---------+
по ОКВ ¦ ¦
____________________________ L----------
(наименование валюты)
приобретение хозяйственных
уборщица товаров
Должность ------------------- Назначение аванса ---------------------------
------------------T---------------------¬--------------------------T-----------
Наименование ¦ Сумма ¦¦ Бухгалтерская запись ¦ Сумма,
показателя +------------T--------++------------T------------+ руб.
¦ в рублях ¦в валют妦 дебет ¦ кредит ¦
------------------+------------+--------++------------+------------+-----------
Предыдущий аванс:¦ ¦ ¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3
¦ ¦ ¦+------------+------------+----------¬
остаток ¦ ¦ ¦¦1 105 36 340¦1 208 34 660¦ 1310 ¦
------------------+------------+--------++------------+------------+----------+
перерасход ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
------------------+------------+--------++------------+------------+----------+
Получен аванс ¦ 1400 ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
------------------+------------+--------++------------+------------+----------+
Итого получено ¦ 1400 ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
------------------+------------+--------++------------+------------+----------+
Израсходовано ¦ 1310 ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
------------------+------------+--------++------------+------------+----------+
Остаток ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
------------------+------------+--------++------------+------------+----------+
Перерасход ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
------------------+------------+---------L------------+------------+----------+
Итого ¦ 1310 ¦
L-----------
4 4
Приложение: ---------- документов на --- листах
-----------¬
Целесообразность произведенных Отчет проверен. К утверждению ¦ 1310 ¦
расходов подтверждаю в сумме, руб. L-----------
Руководитель Главный Макова Макова Н.Ю.
структурного бухгалтер --------- -------------
подразделения __________ ______________ (подпись) (расшифровка
(подпись) (расшифровка подписи)
подписи) Розова Розова И.М.
Бухгалтер --------- -------------
(подпись) (расшифровка
подписи)
---------------------------------------------------------------------------
Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода
  Номер счета
бюджетного
учета
   Внесение остатка  
  Выдача перерасхода  
  Кассовый ордер
  в рублях  
в валюте
  в рублях  
в валюте 
 номер 
   дата
      1      
      2     
   3    
      4     
    5    
   6   
     7
 1 208 34 660
     90     
  150  
15.08.2012
                    кассир     Мусина        Мусина Р.Э.
Бухгалтер-кассир ----------- --------- ---------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
15 августа 12
от "--" ---------- 20-- г.
---------------------------------------------------------------------------
линия отреза
Веселовой Т.Л.
Расписка. Принят к проверке от ------------------------------------------
(фамилия, имя, отчество подотчетного лица)
--------¬ -------------------------¬
авансовый отчет: номер ¦ 303 ¦ дата ¦ 15 августа 2012 ¦
L-------- L-------------------------
----------------¬ ---------¬
на сумму, руб. ¦ 1310 ¦ количество документов ¦ 4 ¦
L---------------- L---------
Розова Розова И.М. 15 августа 12
Бухгалтер --------- --------------------- "--" -------- 20-- г.
(подпись) (расшифровка подписи)
Форма 0504049 с. 2
  N 
п/п
     Документ    
Кому, за что и по
какому документу
уплачено
         Сумма расхода          
   Бухгалтерская запись
   дата   
номер 
   по отчету    
  принятая к   
учету
    дебет   
   кредит
в рублях
   в   
валюте
  в   
рублях
в валюте
  1 
     2    
   3  
        4        
    5   
   6   
   7  
    8   
      9     
     10
  1 
13.08.2012
   1  
ИП Игнатова,     
моющее средство
(2 шт.), по
кассовому и
товарному чекам
   150  
  150 
1 105 36 340
1 208 34 660
ИП Игнатова,     
пакеты для мусора
(5 упак.), по
кассовому и
товарному чекам
   100  
  100 
1 105 36 340
1 208 34 660
ИП Игнатова,     
бумага туалетная
(1 упак.), по
кассовому и
товарному чекам
   100  
  100 
1 105 36 340
1 208 34 660
  2 
13.08.2012
   2  
ООО "Свет",      
энергосберегающие
лампы (5 шт.), по
кассовому и
товарному чекам
   500  
  500 
1 105 36 340
1 208 34 660
  3 
13.08.2012
   3  
ОАО "Пластик",   
корзины для бумаг
(3 шт.), по
кассовому и
товарному чекам
   210  
  210 
1 105 36 340
1 208 34 660
  4 
14.08.2012
   4  
ИП Горев А.П.,   
мыло туалетное
   250  
  250 
1 105 36 340
1 208 34 660
----------------------------------------T--------T-------T------T--------T------------T-------------
Израсходовано, всего ¦ 1310 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+-------+------+--------+------------+-------------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+-------+------+--------+------------+-------------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+-------+------+--------+------------+-------------
Остаток ¦ 90 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+-------+------+--------+------------+-------------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+-------+------+--------+------------+-------------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+-------+------+--------+------------+-------------
Перерасход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+-------+------+--------+------------+-------------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+-------+------+--------+------------+-------------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+-------+------+--------+------------+-------------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------+-------+------+--------+------------+-------------
Веселова Т.Л. Веселова Т.Л.
Подотчетное лицо ------------- -----------------------
(подпись) (расшифровка подписи)

Учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции N 157н).

Дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, либо в сумме денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели (п. 213 Инструкции N 157н).

Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет (п. 215 Инструкции N 157н).

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы, отражается путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением. Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции N 157н).

Обратите внимание! Получение денежных средств подотчетным лицом осуществляется при условии полного его отчета по ранее выданному авансу (п. 214 Инструкции N 157н).

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) (п. 218 Инструкции N 157н).

Отражение операций по счету осуществляется в журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам (п. 219 Инструкции N 157н).

В соответствии с п. 83 Инструкции N 162н <3> операции по счету 208 00 000, связанные с использованием авансового учета, оформляются следующими бухгалтерскими записями.

<3> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Выдача денежных средств (денежных документов) подотчетным лицам:

Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (0 208 11 560 - 0 208 13 560, 0 208 21 560 - 0 208 26 560, 0 208 31 560 - 0 208 34 560, 0 208 61 560 - 0 208 63 560, 0 208 91 560)

Кредит счетов 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения", 0 201 35 610 "Выбытия денежных документов из кассы учреждения", 0 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом" (0 304 05 211 - 0 304 05 213, 0 304 05 221 - 0 304 05 226, 0 304 05 261 - 0 304 05 263, 0 304 05 290, 0 304 05 310, 0 304 05 320, 0 304 05 340).

Принятие к учету суммы произведенных расходов на основании авансового отчета:

Дебет счетов соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 105 00 000 "Материальные запасы" (0 105 31 340 - 0 105 36 340), 0 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы" (0 106 11 310, 0 106 31 310, 0 106 32 320, 0 106 34 340), 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам" (0 302 11 830 - 0 302 13 830, 0 302 21 830 - 0 302 26 830, 0 302 31 830, 0 302 32 830, 0 302 34 830, 0 302 61 830 - 0 302 63 830, 0 302 91 830), 0 401 20 000 "Расходы текущего финансового года" (0 401 20 211 - 0 401 20 213, 0 401 20 221 - 0 401 20 226, 0 401 20 261 - 0 401 20 263, 0 401 20 290), 0 304 03 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда"

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (0 208 11 660 - 0 208 13 660, 0 208 21 660 - 0 208 26 660, 0 208 31 660, 0 208 32 660, 0 208 34 660, 0 208 61 660 - 0 208 63 660, 0 208 91 660).

Возврат остатков подотчетных сумм:

Дебет счетов 0 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения", 0 201 35 510 "Поступления денежных документов в кассу учреждения"

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (0 208 11 660 - 0 208 13 660, 0 208 21 660 - 0 208 26 660, 0 208 31 660 - 0 208 34 660, 0 208 61 660 - 0 208 63 660, 0 208 91 660).

Списание дебиторской задолженности, нереальной ко взысканию:

Дебет счета 0 401 20 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (0 208 11 660 - 0 208 13 660, 0 208 21 660 - 0 208 26 660, 0 208 31 660, 0 208 32 660, 0 208 34 660, 0 208 61 660 - 0 208 63 660, 0 208 91 660).

В Письме от 30.09.2011 N 02-06-05/4406 Минфин рассмотрел следующую ситуацию: сотрудник осуществил расходы, не получив предварительно денежных средств под отчет. Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Таким образом, в случае, когда сотрудник учреждения с ведома или с согласия работодателя использовал свои личные денежные средства на оплату услуг нотариуса, но при этом не получил предварительно на указанные расходы денег под отчет, работодатель производит возмещение осуществленных сотрудником расходов. Инструкцией N 157н в целях отражения принятых обязательств перед работником учреждения может применяться как счет 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам", так и счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами".

С учетом того что в соответствии с п. 6 Инструкции N 157н учреждение формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности, учреждение вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить счет, на котором отражаются обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.

Практические ситуации

Рассмотрим расчеты с подотчетными лицами на примерах.

Пример 1. Сотрудник учреждения системы МВД направлен в командировку с 6 по 8 августа 2012 г. (на территорию РФ). Ему выдан под отчет аванс на командировочные расходы на общую сумму 9100 руб., из них:

<4> Приказ МВД России от 21.11.2011 N 1159 "О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками".

По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет на сумму 9450 руб. К отчету приложены:

Данные операции будут отражены в бюджетном учете следующим образом:

-------------------------------------T------------T------------T----------¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦Выданы под отчет: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- суточные; ¦1 208 12 560¦1 201 34 610¦ 600 ¦
¦- расходы на наем жилого помещения; ¦1 208 26 560¦1 201 34 610¦ 3500 ¦
¦- расходы на проезд ¦1 208 22 560¦1 201 34 610¦ 5000 ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦Отражены расходы сотрудника на ¦ ¦ ¦ ¦
¦основании авансового отчета: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- суточные; ¦1 401 20 212¦1 208 12 660¦ 600 ¦
¦- расходы на наем жилого помещения; ¦1 401 20 226¦1 208 26 660¦ 3500 ¦
¦- расходы на проезд ¦1 401 20 222¦1 208 22 660¦ 5350 ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦Выдан сотруднику перерасход ¦1 208 22 560¦1 201 34 610¦ 350 ¦
L------------------------------------+------------+------------+-----------

Пример 2. Работнику учреждения выданы под отчет денежные средства в сумме 4000 руб. на приобретение канцелярских товаров. Авансовый отчет сотрудник представил на сумму 3850 руб. с приложением товарных и кассовых чеков. Остаток подотчетной суммы он вернул в кассу.

В бухгалтерском учете эти операции следует отразить следующим образом:

         Содержание операции        
    Дебет   
   Кредит   
  Сумма,  
руб.
Выданы из кассы денежные средства   
под отчет
1 208 34 560
1 201 34 610
   4000   
Приняты к учету канцелярские товары 
на основании авансового отчета
работника
1 105 36 340
1 208 34 660
   3850   
Сданы неиспользованные средства в   
кассу
1 201 34 510
1 208 34 660
    150   

Пример 3. Сотруднику учреждения Иванову И.И. выданы под отчет денежные средства на пересылку почтового отправления - 600 руб. Авансовый отчет представлен на эту же сумму.

Другому сотруднику, Петрову П.П., учреждение выдало под отчет денежные средства на оплату услуг по зарядке огнетушителей - 3000 руб. Авансовый отчет в бухгалтерию учреждения работник представил с приложением оправдательных документов на сумму 2500 руб. Он написал заявление, чтобы остаток подотчетной суммы удержали из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

В учете учреждения указанные операции отразятся следующими проводками:

         Содержание операции        
    Дебет   
   Кредит   
  Сумма,  
руб.
Выданы Иванову И.И. из кассы        
денежные средства под отчет
1 208 21 560
1 201 34 610
    600   
Приняты к учету почтовые расходы    
1 401 20 221
1 208 21 660
    600   
Выданы Петрову П.П. из кассы        
денежные средства под отчет
1 208 26 560
1 201 34 610
   3000   
Приняты к учету расходы на зарядку  
огнетушителей
1 401 20 226
1 208 26 660
   2500   
Отражена сумма, подлежащая удержанию
из заработной платы Петрова
1 304 03 830
1 208 26 660
    500   
Удержан из заработной платы Петрова 
остаток подотчетной суммы
1 302 11 830
1 304 03 730
    500   

Пример 4. Сотрудник учреждения за счет личных денежных средств оплатил работы по ремонту служебного автомобиля (непредвиденная поломка). Стоимость работ составляет 3000 руб. Сотрудник представил авансовый отчет с приложением к нему акта приемки-сдачи выполненных работ. Предварительно денежные средства под отчет работнику на эти цели не выдавались.

Расходы на ремонт возмещены работнику из кассы учреждения.

В бюджетном учете данную ситуацию необходимо отразить следующим образом:

         Содержание операции        
    Дебет   
   Кредит   
  Сумма,  
руб.
Приняты к учету расходы на ремонт   
автомобиля
1 401 20 225
1 208 25 660
   3000   
Выдана работнику сумма возмещения   
расходов на ремонт автомобиля
1 208 25 560
1 201 34 610
   3000   

О.Заболонкова

Редактор журнала

"Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"