Мудрый Экономист

Критерии оценки эффективности информационной системы компании

"Консультант", 2011, N 11

Под информационной системой предприятия разные люди подразумевают различные объекты. Для некоторых это набор программных функционалов, которые могут отобразить характер и интенсивность деятельности компании для представления ее внешнему миру. Но мнения разделились.

Для тех, кто придерживается первого определения, задача такой системы - информировать широкий круг потенциальных пользователей о возможностях компании и о преимуществах, которые получит клиент, согласившись сотрудничать с ней.

Вторые предполагают, что это система, позволяющая менеджерам согласовывать свои действия между собой и клиентами фирмы посредством Интернета.

Таким образом, эта система реализует передачу информации, необходимой для координации деятельности отдельных структур, или делает более быстрым контакт с клиентами без дополнительных вложений в транспортную, рекламную инфраструктуру предприятия.

Третьи уверены, что информационная система - это программный и аппаратный комплекс управления ресурсами компании. В этом случае подразумевается наличие в ней Enterprise Resource Planning System (ERP-системы).

Этот термин мы трактуем как интегрированный комплекс для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия (значимыми физическими активами, финансовыми, материально-техническими и человеческими ресурсами), целью которого является организация потоков информации между всеми его внутренними подразделениями и информационная поддержка связей с другими объектами, влияющими на его хозяйственную деятельность.

Положительная информация

Эти подходы к определению места информационной системы на предприятии в различных проявлениях имеют право на существование.

Анализируя первый подход, нетрудно заметить, что, распространяя положительную информацию о фирме, менеджмент не только расширяет круг клиентов, потенциальных инвесторов, но и увеличивает ее деловую репутацию.

Тем самым реализуются интересы собственников, поэтому обычно действия менеджмента, учитывая достаточно невысокий уровень затрат на подобную систему, признаются разумными.

Через расстояния

Второй подход присущ компаниям, подразделения которых географически разнесены или деятельность их сотрудников требует постоянного обзора большого объема информации (проектные, исследовательские, экспертные работы, работа с клиентскими базами), и коммуникационные проблемы поиска и отбора необходимой информации существенным образом влияют на производительность.

Это значит, что организация подобного вида бизнеса вообще невозможна без информационной системы в таком понимании.

Основа управления

Третий вариант восприятия информационной системы предполагает считать информационную сферу организации основой управления бизнесом.

Использование информационной системы управления ресурсами предприятия, а значит, всеми аспектами его деятельности может дать огромные преимущества, увеличить быстроту реакции на изменения внешней среды, повысить качество обслуживания клиентов, сократить операционные издержки.

В дальнейшем, говоря об информационной системе, будем иметь в виду автоматизированную систему управления ресурсами предприятия.

Владение такой системой практически всегда является довольно существенной статьей затрат. Эффективность средств, изъятых для ее реализации, должна быть тщательно рассчитана и проанализирована.

Критерии оценки

Критерии оценки информационной системы становятся, таким образом, финансовыми показателями.

Действительно, если заказчиком расчета эффективности являются собственники фирмы, то наиболее важным является финансовый результат - такие показатели, как увеличение прибыльности и рыночной стоимости бизнеса, полученные в результате использования информационной системы.

Если заказчиком расчета эффективности является менеджмент, то интересными становятся показатели качества управления, то есть те, что указывают на "правильность" (или ошибочность) управленческих решений менеджмента.

Однако универсальной единицей измерения правильности принятых, планируемых к принятию управленческих решений или организационных действий менеджмента до сих пор являются финансовые показатели деятельности компаний.

Расчет эффективности

В финансовом анализе для расчета эффективности инвестиций, направленных в сферу IT, применяются следующие методы: расчет показателя возврата инвестиций (ROI - Return on Investment), определение совокупной стоимости владения (TCO - Total cost of ownership), анализ эффективности затрат (CBA - cost-benefits analysis).

ROI

Это финансовый коэффициент, иллюстрирующий уровень доходности или убыточности бизнеса, учитывающий сумму сделанных в этот бизнес инвестиций. Он представляет собой отношение суммы прибыли или убытков к сумме инвестиций.

TCO

Данная методика предназначена для определения затрат на информационные системы, рассчитывающихся на всех этапах жизненного цикла системы.

Наиболее известными методиками определения TCO считаются те, что разработаны компанией Microsoft совместно с Interpose и исследовательской компанией Gartner Group.

В своей основе методики ROI и TCO близки и делят все затраты, связанные с использованием IT, на две составляющие: 1) бюджетные, или прямые расходы (они включают в себя стоимость аппаратного и программного обеспечения, активного сетевого оборудования, каналов связи и т.д.); 2) внебюджетные, или косвенные (т.е. связанные с конечными пользователями информационных систем, в них включаются затраты на устранение сбоев или проблем на компьютерах, простои рабочего времени, командировочные, затраты на предотвращение рисков и устранение их последствий, на обучение персонала и т.п.).

CBA

Под анализом эффективности затрат финансисты понимают подход к проведению оценки выгод и потерь, вызванных каждым из альтернативных вариантов действий.

В нашем случае альтернативным вариантом является неиспользование информационной системы.

Не все так просто...

Казалось бы, определите набор ключевых показателей, которые будут основными при принятии решений по эффективности информационных систем, уточните методики их расчета и получите критерии оценки использования вашей информационной системы.

На практике все обстоит намного сложнее.

В конце 90-х гг. предыдущего века, когда в США был зафиксирован 67%-ный рост расходов на компьютерные технологии, у 55% американских фирм бюджет на компьютерные технологии превышал полученную прибыль (CBA), 42% - имели отрицательный показатель доходности на вложения (ROI), у 90% - совокупная стоимость владения имеющихся информационных технологий (TCO) превышала чистую номинальную стоимость активов.

Тем не менее IT-бизнес существует и поныне, объем вложений в информационные бизнес-технологии только вырос.

Вряд ли это можно списать лишь на давление и манипуляции фирм - поставщиков продуктов информационной сферы.

По-видимому, известные финансовые критерии не являются определяющими при принятии IT-бюджета.

Причиной этого может служить сложность расчета показателей по предлагаемым методикам.

Скорее всего, принципы, аналогичные методу избыточной прибыли (основанной на том, что увеличение величины актива, полученного в результате инвестиций, есть разность реальной прибыли минус прогнозируемая прибыль без инвестиций), на практике весьма приблизительны ввиду сложности построения прогнозов.

Действительно, наибольший прогресс в использовании информационных систем наблюдается в быстроразвивающихся отраслях экономики, где прогнозирование усложнено быстрой сменой условий конкурентного рынка.

С другой стороны, использование информационных систем не в состоянии исправить ошибки и недочеты в организации бизнеса, поэтому сами по себе IT-технологии не приведут к увеличению дохода (они способны в какой-то мере снизить операционные издержки, т.е. связанные с организацией процессов управления ресурсными потоками). Но они могут существенно увеличить прибыль при использовании новых производственных, управленческих и финансовых технологий.

Плохой бизнес, хороший бизнес

Можно считать, что информационная система является индикатором: плохой бизнес - издержки увеличатся, бизнес в порядке - внедрение IT даст свой результат.

Это подтверждается следующим.

По данным независимых информационных агентств, которые используют в рекламных акциях и поставщики специализированного ПО, при правильном, тщательно спланированном внедрении компании могут добиться действительно значимых результатов (см. таблицу).

Личный опыт автора, внедрявшего информационные системы на производственном предприятии, указывает на несущественное расхождение такого рода оценок с действительностью.

С другой стороны, наличие информационной системы, эффективность которой определяется, позволяет оценивать издержки таких бизнес-процессов, анализ которых без нее был бы невозможен.

Система отсчета изменяется с принятием новых информационных технологий, поэтому критерии оценки эффективности оказываются приблизительными.

Таблица

Снижение операционных и управленческих затрат   
 15% 
Экономия оборотных средств                      
  2% 
Уменьшение цикла реализации                     
 25% 
Снижение коммерческих затрат                    
 35% 
Снижение страхового уровня складских запасов    
 20% 
Уменьшение дебиторской задолженности            
 12% 
Увеличениев оборачиваемости средств в расчетах  
 25% 
Увеличение оборачиваемости материальных запасов 
 30% 
Улучшение утилизации основных фондов            
 30% 

С широко закрытыми глазами

Указать общепринятые критерии оценки эффективности информационных систем, которые взяли на вооружение современные компании, вряд ли кому-то удастся.

Если организация терпит убытки, попытки понять их характер не дадут возможности свернуть информационную систему, так как она является источником сведений по принятию решений.

Анализ эффективности системы не столь существенен - все решения по ее сокращению или ликвидации приведут к ситуации, подобной движению к обрыву с закрытыми глазами.

Распространение сведений, что "глаза мои плохо видят" (моя система работает неэффективно), только отпугнет возможных инвесторов.

Если предприятие работает успешно и пытается закрепить или увеличить норму прибыли, то использование информационных технологий может являться ее конкурентным преимуществом, и тогда реальный анализ ее эффективности для аутсайдеров невозможен. В иных случаях в качестве критерия оценки эффективности может быть декларирован так называемый коэффициент информационной продуктивности. Он определяет отношение добавленной стоимости, созданной предприятием, к совокупной стоимости владения информационными технологиями. Чем выше положительное значение, тем эффективнее используются информационные технологии.

В "финансово устойчивом" состоянии, характеризующемся в том числе и возможностью построения качественных прогнозов (позволяющих адекватно ситуации вычислить моделируемые финансовые коэффициенты), менеджмент пытается реализовать мероприятия, направленные на увеличение информационной продуктивности, как то:

И.Коровин

Технический директор

ЗАО "ИВК"