Мудрый Экономист

Покупаем кондиционеры к лету

"Главная книга", 2011, N 10

(Как обосновать расходы на покупку и установку кондиционеров в офисе и отразить их в учете)

Приближается лето, и, как показывает опыт прошлого года, побеспокоиться о приобретении кондиционеров (сплит-систем) лучше заранее. А бухгалтеру нужно не только правильно отразить в учете их покупку, но и правильно обосновать такие расходы в целях налогообложения.

Обосновываем расходы на покупку кондиционера Базовые аргументы

На каждом рабочем месте организация должна обеспечить нормальные условия труда. Поэтому в обоснование своих затрат на покупку кондиционеров или сплит-систем будем ссылаться на обязательность выполнения требований трудового законодательства и государственных нормативов безопасности труда, к которым относится, в частности, СанПиН о микроклимате производственных помещений (далее - СанПиН) <1>. Этот СанПиН требует от работодателей соблюдать определенную температуру, влажность (и даже - скорость ветра и температуру рабочих поверхностей) на рабочих местах во всех производственных помещениях. Причем к производственным помещениям относятся не только цеха, но и любые помещения, в которых трудятся работники, в том числе и офисные <2>.

Внимание! Офисные помещения с точки зрения СанПиНа тоже относятся к производственным.

Скорость ветра рассматривать не будем, а вот с оптимальными показателями температуры и влажности в теплый период года давайте познакомимся поближе.

 Категория работ по уровню энергозатрат 
 Теплый период года <3> (месяцы,
в которых среднесуточная
температура месяца >=
+10 град. C)
  Оптимальная  
температура
воздуха,
град. C
  Относительная 
влажность
воздуха, %
Iа - работы, производимые сидя          
с незначительным физическим напряжением
(в том числе это офисные работы)
23 - 25        
60 - 40         
Iб - работы, производимые сидя, стоя    
или связанные с ходьбой, с некоторым
физическим напряжением
22 - 24        
60 - 40         
IIа - работы, связанные с постоянной    
ходьбой, перемещением мелких (до 1 кг)
изделий или предметов в положении стоя
или сидя и требующие определенного
физического напряжения
20 - 22        
60 - 40         
IIб - работы, связанные с ходьбой,      
перемещением и переноской тяжестей
до 10 кг и сопровождающиеся умеренным
физическим напряжением
19 - 21        
60 - 40         
III - работы, связанные с постоянными   
передвижениями, перемещением
и переноской значительных (свыше 10 кг)
тяжестей и требующие больших физических
усилий
18 - 20        
60 - 40         

Итак, мы видим, что СанПиН (который является частью законодательства по охране труда) предъявляет к работодателям довольно четкие требования, которые надо выполнять. Следовательно, покупка кондиционера или иной климатической техники - это не наша прихоть, а необходимость.

Ну а поскольку установка кондиционеров призвана помочь создать нормальные условия труда работников, то затраты на это мероприятие - безусловно, обоснованный расход.

При расчете налога на прибыль их можно учесть в качестве расходов на охрану труда <4>. С этим согласны и в Минфине России.

Из авторитетных источников

Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

"Действительно, в СанПиН 2.2.4.548-96 "Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Санитарные правила и нормы" установлены оптимальные и допустимые величины показателей микроклимата на рабочих местах в производственных помещениях. А на основании положений ТК РФ работодатель обязан обеспечивать безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда и безопасности производства <5>.

Таким образом, расходы на приобретение кондиционеров, необходимых для поддержания в рабочих помещениях определенного микроклимата, требуемого СанПиН, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли <6>".

Так что одной отсылки к трудовому законодательству вполне достаточно, чтобы обосновать "кондиционерные" расходы.

Но не все бухгалтеры уверены в том, что проверяющих из налоговой инспекции так легко убедить. Поэтому некоторые более основательно готовятся к беседам с проверяющими.

<1> Статьи 22, 163, 211, 212 ТК РФ; СанПиН 2.2.4.548-96 "Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Санитарные правила и нормы", утв. Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 01.10.1996 N 21.
<2> Пункт 3.1 СанПиН 2.2.4.548-96.
<3> Пункт 3.4 СанПиН 2.2.4.548-96.
<4> Подпункт 7 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо УМНС России по г. Москве от 16.05.2003 N 26-12/26601; Постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.04.2010 N 18АП-2860/2010, 18АП-3341/2010; ФАС ПО от 24.02.2010 по делу N А55-9340/2009; ФАС УО от 13.11.2007 N Ф09-9231/07-С3; ФАС МО от 13.03.2008 N КА-А40/1415-08.
<5> Статьи 22, 163 ТК РФ.
<6> Подпункт 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Дополнительные аргументы для осторожных

Чтобы обезопасить себя от возможных вопросов проверяющих и в то же время особо не перетруждаться, можно сделать следующее.

Шаг 1. В локальном нормативном акте (например, в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, положении об охране труда и организации отдыха <7>) прописываем обязанность работодателя оснастить рабочие помещения системой кондиционирования воздуха.

Шаг 2. Издаем приказ за подписью руководителя о приобретении и монтаже необходимого количества кондиционеров (или сплит-системы), в котором ссылаемся на нормы:

С такими документами вам будет легче убедить проверяющих в необходимости приобретения кондиционеров.

<7> Статьи 8, 41, 189 ТК РФ.

Обоснование на "отлично"

Этот вариант для тех организаций, которые особенно боятся того, что проверяющие из налоговой признают расходы на покупку кондиционеров необоснованными. Если ваша организация из таких, то вам предстоит проделать довольно трудоемкую работу по научно-практическому обоснованию необходимости установки кондиционеров именно в ваших (конкретных) помещениях.

Проще говоря, надо зафиксировать, что температура и/или влажность в рабочих помещениях не соответствует оптимальным величинам (установленным СанПиН 2.2.4.548-96). Вот что для этого надо сделать.

Шаг 1. Составить приказ руководителя о создании комиссии для замера температуры в офисе и составления протокола о результатах замеров.

Шаг 2. Выбрать день для замеров. Учтите, что по правилам СанПиНа замеры нужно делать только в те дни теплого периода, когда температура на улице не более чем на 5 град. C превышает среднюю максимальную температуру наиболее жаркого месяца. Например, в Москве средняя максимальная температура наиболее теплого периода составляет <8> +23,6 град. C. В этом случае вы можете замерять температуру в те дни июня (или другого теплого месяца), в которых температура воздуха не будет превышать +28,6 град. C.

Шаг 3. Затем комиссия должна сделать замеры температуры и/или влажности и отразить в своем протоколе, в частности:

СанПиНом предусмотрены и иные тонкости для замеров (к примеру, расположение мест замеров), но вряд ли вам захочется настолько досконально фиксировать все действия замерщиков;

Шаг 4. Надо составить приказ за подписью руководителя о приобретении кондиционеров. Помимо прочих обоснований, в нем будут результаты замеров и заключение комиссии.

Вот к такому обоснованию придраться, согласитесь, сложно. Однако понятно, что оно довольно громоздкое и тяжело воплощаемое в жизнь. Но если у вас, к примеру, сохранились прошлогодние замеры температуры (а их делали некоторые организации в период небывалой жары), то они могут вам пригодиться для обоснования приобретения кондиционеров этой весной. Конечно, если строго следовать правилам СанПиНовских измерений, вы сможете учесть только измерения в не очень жаркие дни (в Москве, как мы уже сказали, - когда температура была не более 28,6 град. C). Однако это не должно быть проблемой. Поскольку все помнят, что в первые дни после спада жары (когда она стала менее 28 град. C) в прогретых зданиях без кондиционеров температура падала очень медленно.

Советуем руководителю

Если стоимость кондиционеров велика, лучше оформить протокол замеров температуры воздуха в помещении и зафиксировать, что она не соответствует нормативам. Это поможет обосновать расходы для целей налогообложения.

И никто не дает гарантии, что подобное не повторится. Да и жесткой временной привязки между покупкой кондиционера и данными замеров нет. К тому же в конце прошлого лета купить кондиционер было довольно проблематично.

<8> Таблица 2 СНиП 23-01-99*, утв. Постановлением Госстроя России от 11.06.1999 N 45.
<9> Пункт 7.15 СанПиН 2.2.4.548-96.

Отражаем расходы в "прибыльном" налоговом учете

Итак, то, что расходы на покупку и установку кондиционеров обоснованны, мы с вами уже доказали. Рассмотрим теперь детальнее, как нужно учитывать такие расходы в налоговом учете.

Надо определиться, что такое кондиционер: основное средство или нет. Казалось бы, все просто: смотрим на стоимость кондиционера и сравниваем ее с лимитом, установленным Налоговым кодексом для амортизируемого имущества.

Однако особенность кондиционеров (сплит-систем) в том, что стоимость их установки может быть довольно дорогая (если, конечно, вы не решили купить "оконные" мобильные кондиционеры, вообще не требующие монтажа). И цену установки мы должны включить в первоначальную стоимость нашей климатической техники.

Аналогичной же позиции придерживаются и специалисты финансового ведомства.

Из авторитетных источников

Бахвалова А.С., Минфин России

"Расходы на монтаж кондиционера относятся к расходам на доведение указанного основного средства до состояния, в котором оно пригодно для использования, и включаются в его первоначальную стоимость.

Даже если стоимость самого кондиционера меньше лимита, установленного Налоговым кодексом для амортизируемого имущества (то есть не более 40 000 руб.), но общая сумма расходов на покупку кондиционера и его монтаж превышает этот лимит, то организация должна учесть кондиционер как основное средство".

Поэтому сначала надо определить стоимость кондиционера вместе с монтажом (а также с учетом других сопутствующих расходов на приобретение и установку) и только потом выбирать вариант учета:

(если) стоимость кондиционера с монтажом будет меньше или равна 40 000 руб., то такие затраты вы относите в прочие расходы, направленные на обеспечение нормальных условий труда, и единовременно списываете в том месяце, в котором кондиционер будет введен в эксплуатацию <10>;

(если) стоимость кондиционера с монтажом превысит 40 000 руб., то учитываете его как основное средство <11>. Кстати, кондиционеры (как и другие бытовые приборы) относятся к 3-й амортизационной группе со сроком полезного использования свыше 3 лет и до 5 лет включительно <12>.

<10> Подпункт 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
<11> Пункт 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ.
<12> Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1.

Принимаем к вычету НДС

Как мы уже упомянули, в большинстве случаев кондиционеры и сплит-системы требуют монтажа и относятся к основным средствам. Поэтому стоимость кондиционера изначально отражается в бухучете на счете 07 "Оборудование к установке". Посмотрим, в какой момент по нему можно принять к вычету входной НДС.

Из авторитетных источников

Вихляева Елена Николаевна, Советник отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

"При решении вопроса о порядке принятия к вычету НДС в отношении приобретенных кондиционеров необходимо определить, в каком порядке они будут приниматься к бухучету - в качестве оборудования к установке или в качестве основных средств.

Если приобретенные кондиционеры принимаются к учету в качестве оборудования к установке с отражением их стоимости на счете 07 "Оборудование к установке", то вычеты НДС по ним производятся в том квартале, в котором кондиционеры были приняты к учету на счете 07.

В случае если в соответствии с правилами бухучета стоимость приобретенных кондиционеров подлежит отражению сразу на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы", а при вводе в эксплуатацию - по счету 01 "Основные средства", то налог принимается к вычету после принятия этих кондиционеров на учет в качестве основных средств <13>. То есть после отражения стоимости кондиционера на счете 01".

Итак, если ваш кондиционер:

(или) требует монтажа, то НДС к вычету принимаем сразу - как только отразили его стоимость на счете 07 "Оборудование к установке";

(или) не требует монтажа (это может быть в случае покупки "оконного" кондиционера), то безопаснее отложить вычет входного НДС на тот период, в котором вы учтете как основное средство свой кондиционер.

Совет

Всем давно известно, что судебная практика (во главе с ВАС РФ) подтверждает правомерность вычета НДС по основным средствам в момент их отражения на счете 08. Ведь гл. 21 НК РФ не связывает право вычета по ОС с их постановкой на определенный счет в бухучете <14>. Но, как видим, позиция контролирующих органов неизменна. Поэтому лучше не держать кондиционеры (как и другие основные средства) без необходимости на счете 08, а поскорее перевести их на счет 01. Тогда у налоговой инспекции не будет вопросов к вычету НДС.

Пример. Отражение в бухгалтерском и налоговом учете покупки и монтажа кондиционера

Условие

ООО "Луч" в целях обеспечения нормальных условий труда работников (о чем издан приказ руководителя) приобрело 3 июня 2011 г. кондиционер стоимостью 47 200 руб. (стоимость без НДС - 40 000 руб., НДС - 7200 руб.).

В монтаж кондиционер передан 7 июня. Стоимость работ по монтажу составила 11 800 руб. (без НДС - 10 000 руб., НДС - 1800 руб.). Монтаж окончен 11 июня, в тот же день кондиционер введен в эксплуатацию. Срок полезного использования кондиционера организация установила равным 37 месяцам - как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Амортизацию решено начислять линейным методом.

Решение

В бухучете сделаны следующие записи.

   Содержание операции   
        Дт        
       Кт      
    Сумма   
            На дату приобретения кондиционера (3 июня 2011 г.)           
Отражено приобретение    
кондиционера, требующего
монтажа
(47 200 руб. - 7200 руб.)
07 "Оборудование  
к установке"
60 "Расчеты    
с поставщиками
и подрядчиками"
   40 000   
      На кондиционер необходимо оформить акт о приеме (поступлении)      
оборудования к установке по форме N ОС-14<15>
Отражена сумма НДС       
по кондиционеру
19 "НДС           
по приобретенным
ценностям"
60 "Расчеты    
с поставщиками
и подрядчиками"
    7 200   
Сумма НДС принята        
к вычету
68, субсчет "НДС" 
19 "НДС по     
приобретенным
ценностям"
    7 200   
Перечислена оплата       
продавцу
60 "Расчеты       
с поставщиками
и подрядчиками"
51 "Расчетный  
счет"
   47 200   
         На дату передачи кондиционера в монтаж (7 июня 2011 г.)         
Отражена передача        
кондиционера в монтаж
08 "Вложения      
во внеоборотные
активы"
07             
"Оборудование
к установке"
   40 000   
 При передаче кондиционера в монтаж надо составить акт о приемке-передаче
оборудования в монтаж по форме N ОС-15<15>
      На дату окончания монтажа и ввода кондиционера в эксплуатацию      
(11 июня 2011 г.)
Отражена стоимость работ 
по установке кондиционера
(11 800 руб. - 1800 руб.)
08 "Вложения      
во внеоборотные
активы"
60 "Расчеты    
с поставщиками
и подрядчиками"
   10 000   
Отражена сумма НДС,      
предъявленная
при установке
кондиционера
19 "НДС           
по приобретенным
ценностям"
60 "Расчеты    
с поставщиками
и подрядчиками"
    1 800   
Принята к вычету сумма   
НДС, предъявленная
при установке
кондиционера
68, субсчет "НДС" 
19 "НДС по     
приобретенным
ценностям"
    1 800   
Перечислена плата        
за установку кондиционера
60 "Расчеты       
с поставщиками
и подрядчиками"
51 "Расчетный  
счет"
   11 800   
Кондиционер учтен        
по первоначальной
стоимости в составе ОС
(40 000 руб. +
10 000 руб.)
01 "Основные      
средства"
08 "Вложения   
во внеоборотные
активы"
   50 000   
На кондиционер необходимо оформить акт о приеме-передаче объекта основных
средств по форме N ОС-1 и инвентарную карточку учета объекта основных
средств по форме N ОС-6<15>
   В следующем месяце после ввода кондиционера в эксплуатацию (в июле)   
и далее ежемесячно в течение срока эксплуатации кондиционера
Начислена амортизация    
(50 000 руб. / 37 мес.)
26                
"Общехозяйственные
расходы"
02 "Амортизация
основных
средств"
    1 351,35

Налоговый учет.

    Наименование   
операции
   Классификация  
дохода/расхода
     Сумма    
      Документ     
               На дату окончания монтажа (11 июня 2011 г.)               
Кондиционер учтен  
в составе
основных средств,
сформирована его
первоначальная
стоимость <16>
Ни доходов,       
ни расходов пока
нет. Для целей
налогового учета
смонтированный
и введенный
в эксплуатацию
кондиционер
признается
амортизируемым
имуществом <17>
   50 000,00  
Акт по форме       
N ОС-1, приказ
руководителя
о необходимости
приобретения
и установки
кондиционера
   В следующем месяце после ввода кондиционера в эксплуатацию (в июле)   
и далее ежемесячно в течение срока эксплуатации кондиционера
Начислена          
амортизация
(50 000 руб. /
37 мес.)
Прочие расходы    
<18>
    1 351,35  
Бухгалтерская      
справка-расчет
(или регистр
расчета
амортизационных
отчислений)
<13> Пункт 1 ст. 172 НК РФ.
<14> Постановления Президиума ВАС РФ от 30.10.2007 N 8349/07, от 24.02.2004 N 10865/03.
<15> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.
<16> Абзац 2 п. 1 ст. 257, п. 9 ст. 258 НК РФ.
<17> Пункт 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ.
<18> Подпункт 1 п. 1 ст. 259, п. 2 ст. 259.1, пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Отражаем расходы при применении упрощенной системы

Организации на упрощенке, выбравшие объект "доходы минус расходы", учитывают свои расходы по определенному перечню <19>. И в этом перечне прямо не упомянуты расходы на приобретение кондиционеров. На этом основании некоторые налоговые инспекторы могут отказать упрощенцам в признании "кондиционерных" расходов при расчете налога <20>.

Однако официального мнения налоговая служба по этому вопросу не высказала. К тому же можно найти примеры судебных решений, поддержавших упрощенцев <21>.

Ну и самый весомый аргумент в пользу обоснованности расходов упрощенцев на приобретение и установку кондиционеров - мнение Минфина. Есть (хотя и старенькое) Письмо финансового ведомства, прямо разрешающее упрощенцам учитывать в расходах затраты на приобретение кондиционеров <22>. Актуальность данной позиции на сегодняшний день нам подтвердили специалисты Минфина.

Из авторитетных источников

Косолапов Александр Ильич, начальник отдела специальных налоговых режимов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

"Упрощенцы при условии использования кондиционеров при осуществлении предпринимательской деятельности, облагаемой налогом при УСНО, вправе учесть расходы на их покупку и монтаж в составе <23>:

(или) основных средств (если стоимость с монтажом превысит 40 000 руб.);

(или) материальных расходов на проведение испытаний, контроля, содержание, эксплуатацию основных средств и иные подобные цели.

Стоимость кондиционеров надо определять по правилам налогового учета, то есть по гл. 25 НК РФ".

* * *

Вы сами должны решить, насколько основательно вы будете доказывать необходимость приобретения кондиционеров. Если у вас нормальные отношения с инспекцией (или в штате есть юристы), вполне достаточно отсылки к трудовому законодательству.

Если опасаетесь споров с проверяющими - готовьтесь серьезнее. Ведь лучше заранее побеспокоиться об аргументах, чем потом тратить нервы.

<19> Статья 346.16 НК РФ.
<20> Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2007 N 18-11/3/095267.
<21> См., например, Постановление ФАС ПО от 12.01.2006 по делу N А72-5872/05-6/477.
<22> Письмо Минфина России от 07.10.2004 N 03-03-02-05/7.
<23> Подпункт 2 п. 1 ст. 254, пп. 1, 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Л.А.Елина

Экономист-бухгалтер

Р.В.Александров

К. э. н.,

экономист