Мудрый Экономист

"Цифровой" формат: документооборот и отчетность

"Информационный бюллетень "Экспресс-бухгалтерия", 2011, N 17

В последнее время переход на электронный документооборот стал носить практически массовый характер. Кроме того, и круг хозяйствующих субъектов, обязанных отчитываться перед налоговой и внебюджетными фондами посредством ТКС, с каждым годом становится все шире. Так что проблем в данной сфере более чем достаточно.

Наша организация зарегистрирована в марте 2011 г. Численность сотрудников составляет 48 человек, исключая управленческий персонал и работников по совместительству (таких еще 11 человек). Рассчитать среднесписочную численность за предшествующий период мы не можем, поскольку в прошлом году наша фирма еще не существовала. Означает ли это, что мы вольны выбирать, как нам отчитываться перед фондами - в электронном виде либо сдавая расчеты на бумаге?

Обязанность отчитываться в электронном формате перед внебюджетными фондами в текущем году возложена на тех работодателей, среднесписочная численность работников которых за предшествующий период превысила 50 человек. Подобное требование действительно устанавливается п. 10 ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ. Однако в этой же норме оговорены и правила представления отчетности "новоиспеченными" работодателями, которые именуются "вновь созданными" (в том числе в результате реорганизации). В данном случае страхователям при решении вопроса о формате представления отчетности следует исходить из общего количества трудоустроенных сотрудников. При этом управленческий персонал и совместители считаются полноправными работниками, и исключать их из расчетов не следует.

В вашей ситуации численность сотрудников только что открывшейся организации составляет 59 человек. Поскольку лимит в полсотни сотрудников превышен, выбора особого у вас нет. Сдавать расчеты в ФСС и Пенсионный фонд вы должны в электронном формате.

Среднесписочная численность персонала организации (несколько торговых точек) за прошедший год составляет 63 человека. В прошлом году расчеты в фонды, так же как и декларацию в налоговую (уплачиваем ЕНВД), сдавали на бумажных носителях. Теперь в ФСС и ПФР от нас стали требовать электронный вариант отчетности. В налоговой говорят, что электронная декларация не обязательна. Кто прав и как отчитываться?

Как ни удивительно, но вас никто не обманул. Представители внебюджетных фондов и налоговики, отвечая на ваш вопрос, руководствовались разными нормативными документами.

В отношении налоговой отчетности отметим, что обязанность сдавать ее исключительно в электронном виде возложена только на тех налогоплательщиков, среднесписочная численность работников которых за предыдущий календарный год превышает 100 человек (п. 3 ст. 80 НК). Однако согласно пп. 1 п. 2.2 ст. 346.26 Кодекса в таких ситуациях организация не вправе вести расчеты с бюджетом в рамках ЕНВД. Таким образом, если компания или ИП отвечают всем требованиям, установленным гл. 26.3 Налогового кодекса, в том числе и в отношении среднесписочной численности сотрудников, то никто не может заставить их сдавать декларации в налоговую инспекцию в электронном виде. На добровольных началах - другое дело. Формат декларации по единому налогу на вмененный доход (форма утв. Приказом Минфина России от 8 декабря 2008 г. N 137н) разработан и утвержден (см. Приказ ФНС России от 12 января 2010 г. N ММ-7-6/4@). Так что если есть желание и возможность воспользоваться достижениями прогресса, а заодно сократить количество визитов в налоговую, то почему бы и нет?

Вместе с тем данные разъяснения применимы только к налоговой отчетности. В отношении расчетов во внебюджетные фонды действуют свои правила. Они установлены ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ. Пунктом 10 указанной нормы предусмотрено, что в электронном виде должны отчитываться те страхователи, которые привлекли к работе более 50 человек. Для компаний и ИП, которые существуют на рынке уже не первый год, данный показатель определяется как среднесписочная численность за предыдущий расчетный период (год). Отметим, что в прошлом году лимит по численности, от которого зависело, в каком формате страхователь должен отчитываться перед фондами, составлял 100 человек. Потому-то представители фондов и не требовали от вас сдавать расчеты в электронном формате - они могли вас лишь попросить об этом. В текущем году законодательство выбора вам не оставило. Поскольку показатель среднесписочной численности сотрудников за предыдущий год превышает 50 человек, отчет держать перед фондами вам придется исключительно в электронном виде.

А если у фирмы нет средств, чтобы установить компьютерное обеспечение? Нет ли поблажек в таких случаях?

Как таковой ответственности за нарушение формата представления расчетов в ФСС и ПФР не существует. Но без штрафных санкций вы вряд ли останетесь. У вас могут попросту не принять бумажный вариант расчетов и, учитывая нормы Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ, будут абсолютно правы. Причем в данном случае ревизоры, скорее всего, отсутствие расчетов в электронном виде расценят как непредставление отчетности по страховым взносам. А согласно п. 1 ст. 46 Закона N 212-ФЗ подобное нарушение чревато штрафными санкциями. Их размер зависит от того, насколько быстро вы сможете исправиться и направить в фонды отчетность в правильном формате. Так, за подобное нарушение предусмотрен штраф в размере 5 процентов от суммы платежей, подлежащей перечислению на основе запоздавшего расчета, но не более 30 процентов и не менее 100 руб. Если сдача расчетов была просрочена более чем на полгода, санкции составят 30 процентов от взносов и еще 10 процентов за каждый полный или неполный месяц начиная со 181-го календарного дня. Максимума тут не установлено, зато минимум куда выше - он составляет 1000 руб. Обратите внимание также и на то, что за несвоевременное представление расчетной ведомости по форме-4 ФСС плательщик наказывается дважды. В частности, в Письме Минздравсоцразвития России от 22 февраля 2011 г. N 507-19 чиновники отметили, что в данном бланке собраны отчеты по двум видам соцстрахования: на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Каких-либо исключений для тех работодателей, которые не могут себе позволить установить соответствующее компьютерное обеспечение, нет. Обязанность введена, значит, отчитаться должным образом, а именно в электронном формате, хозяйствующий субъект обязан.

Скажем больше: не избежать штрафных санкций даже тем страхователям, которые исправно пополняют внебюджетные фонды, уплачивая взносы в срок и полном объеме. Максимум, чего можно добиться таким работодателям, так это снижения штрафных санкций. В конце концов действия смягчающих обстоятельств никто не отменял (пп. 4 п. 1 ст. 44 Закона N 212-ФЗ). Правда, данный вопрос в любом случае будет вынесен на усмотрение суда.

В силу законодательства наша организация должна сдавать отчетность в ФСС и ПФР в электронном виде. Можно ли принести расчеты на "флэшке" или обязательно направлять их по ТКС?

Порядок представления расчетов в электронном виде непосредственно в Законе от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ о страховых взносах четко не прописан.

Вместе с тем нельзя не отметить, что соцстрах в данном вопросе достаточно продвинут. Представители Фонда сделали все возможное, чтобы страхователи имели возможность сократить время на сдачу отчета. Причем электронный документооборот не ограничивается лишь сдачей отчетности. Сервис, представленный на портале ФСС, позволяет, помимо всего прочего, уточнить расчеты с соцстрахом, получить информацию о плановых проверках и т.п.

Однако для тех страхователей, которые в наш век технологий все же не имеют выхода в Интернет, по-прежнему остается актуальным вопрос, можно ли сдать расчет в виде электронного документа на внешнем носителе.

Как мы уже отметили, в Законе N 212-ФЗ прямого запрета на такой способ представления отчетности нет. При этом порядок сдачи электронных документов регламентировал сам ФСС. Так, Приказом Фонда от 12 февраля 2010 г. N 19 (который, кстати, уже успели несколько раз подкорректировать; последние правки были внесены Приказом ФСС РФ от 21 марта 2011 г. N 53) была утверждена целая Технология обмена документами в электронном виде с применением ЭЦП для расчетов по начисленным и уплаченным взносам в системе ФСС. Данный документ весьма полезен для страхователей своей информативностью. В частности, в п. 2.9 Технологии говорится, что представление формы N 4-ФСС в электронном виде с ЭЦП осуществляется либо по телекоммуникационным каналам связи в сети Интернет, либо с использованием внешних носителей (дискета, компакт-диск (CD, DVD), флэш-накопитель USB и т.п.) в присутствии уполномоченного представителя страхователя. Таким образом, можно сдать сведения и на "флэшке". В этом случае страхователь должен иметь: внешний носитель, закрытый ключ, открытый ключ и сертификат ключа подписи, а также сертифицированные средства криптографической защиты информации (п. 3.2 Технологии).

Мы направили в соцстрах расчет 4-ФСС по Интернету. В результате получили квитанцию о Расчете с ошибками. Направить вовремя скорректированный 4-ФСС не успели. Какие санкции ожидать?

Ваши опасения напрасны. Никаких штрафных санкций не последует, если, разумеется, первоначальный отчет был отослан своевременно.

Обоснованием данного вывода является п. 4.8 Технологии обмена документами в электронном виде с применением ЭЦП для расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе ФСС (утв. Приказом ФСС РФ от 12 февраля 2010 г. N 19). В нем сказано, что в случае получения квитанции о Расчете с ошибками рекомендуется исправить ведомость и повторно направить ее на шлюз приема отчетности в сети Интернет. При этом датой представления файла в Фонд будет считаться число, проставленное в первой сформированной квитанции о получении Расчета, невзирая на то, что в ней есть указание на наличие ошибок.

Таким образом, скорректированный отчет, направленный позже наступления крайнего срока его сдачи, будет считаться своевременно сданным. Никаких санкций в таком случае последовать не должно. Не забудьте только скачать как квитанцию о получении Расчета с ошибками, так и второй квиток, который подтвердит, что "работа над ошибками" проведена и отчет, миновав все этапы контроля, поступил в Фонд.

Налоговики не приняли у нас декларацию на бумажном носителе, заявив, что мы должны отчитываться исключительно в электронном виде. Причиной послужил тот факт, что численность сотрудников организации на момент начала деятельности составила более 100 человек. Инспекторов не убедил тот факт, что мы только открылись. В результате мы были вынуждены исполнить требование инспекторов. Проблема в том, что отчетность в нужном им формате мы направили уже после истечения крайнего срока представления декларации. Теперь стоит вопрос об уплате штрафа. Насколько правомерны действия налоговиков и можно ли избежать наказания?

Незнание закона от ответственности не освобождает. В данном случае это выражение более чем уместно. Тот лишь факт, что фирма должна была отчитаться в электронном формате, но по каким-то причинам бухгалтерия об этом не знала, никак не поможет избежать наказания.

Скажем сразу, действия вашей ИФНС правомерны. Представленную на бумаге декларацию в указанной ситуации они и не должны были принимать. Законодательство вменяет в обязанность инспекторам принимать отчетность только в том случае, если таковая оформлена по установленной форме и представлена в нужном формате (п. 4 ст. 80 НК). Поскольку численность работников вашей организации превышает сотню человек, установленный для вас формат - электронный (п. 3 ст. 80 НК).

Правы налоговики и в отношении начисления вам штрафных санкций ввиду нарушения сроков сдачи отчетности. В силу п. 4 все той же ст. 80 Налогового кодекса при передаче налоговой декларации (расчета) по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки. Поскольку момент направления декларации по ТКС возникает уже по истечении установленного законодательством срока сдачи отчетности, налицо налоговое правонарушение.

Другое дело, по какой статье вам вменяют штраф. Если бы налоговики сразу же приняли вашу декларацию в бумажном виде, можно было бы говорить о нарушении способа представления, наказуемом в силу ст. 119.1 НК штрафом в размере 200 руб. Кстати говоря, учитывая наличие в Кодексе нормы, предусматривающей наказание за неверный формат отчетности, чиновники ФНС России в Письме от 26 ноября 2010 г. N ШС-37-7/16376@ указали, что инспекторам следует принимать бумажный вариант декларации, которая должна бы быть в электронном виде. В общем можно сказать, что вам не повезло, поскольку отвечать все же придется за непредставление декларации в установленный НК срок, а именно по ст. 119 НК. Санкции в данном случае гораздо более жесткие. Так, "цена вопроса" составит штраф в размере 5 процентов от неуплаченной суммы налога, подлежащей уплате (доплате) на основании этой декларации, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее сдачи, но не более 30 процентов указанной суммы и не менее 1000 руб. Причем минимальный штраф будет взыскан даже в том случае, если в ИФНС запоздала "нулевка". Подобная позиция свойственна не только чиновникам (см. Письма Минфина России от 27 октября 2009 г. N 03-07-11/270, от 16 января 2008 г. N 03-02-07/1-14, ФНС России от 26 ноября 2010 г. N ШС-37-7/16376@ и УФНС России по г. Москве от 16 марта 2009 г. N 20-14/4/022859@), но довольно часто находит поддержку и в зале суда. И если раньше еще встречались решения судей, занимавших сторону налогоплательщиков, указывая на невозможность взимания минимального штрафа по декларации, где не заявлено налога к уплате (см., напр., Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 18 февраля 2010 г. по делу N А67-5928/2009, ФАС Северо-Западного округа от 29 июля 2010 г. по делу N А26-10911/2009), то теперь налогоплательщикам ожидать благосклонности от служителей Фемиды не стоит. Точку в этом деле поставил Президиум ВАС РФ в Постановлении от 8 июня 2010 г. N 418/10. Высшие судьи полностью разделили позицию чиновников.

Численность работников фирмы превышает 50 человек. Поскольку с этого года мы должны отчитываться перед соцстрахом и ПФР в электронном формате, решили аналогичным образом сдавать декларации и в налоговую инспекцию. Придется ли уплачивать штраф за нарушение формата налоговой отчетности, если мы должны представлять ее на бумаге?

Налоговый кодекс действительно содержит норму, предполагающую наложение штрафных санкций по причине нарушения формата сдачи отчетности. Речь идет о ст. 119.1 Кодекса. Согласно данной норме на нарушителя налагается штраф в размере 200 руб.

При этом следует учесть следующее. К ответственности на основании ст. 119.1 НК могут быть привлечены лишь те налогоплательщики, которые обязаны отчитываться в определенном формате согласно букве закона. В частности, хозяйствующие субъекты, среднесписочная численность сотрудников которых превышает 100 человек, должны отчитываться перед налоговой исключительно в электронном виде. Подобного требования в отношении налогоплательщиков, которые не могут похвастать столь внушительным штатом сотрудников, Кодекс не устанавливает. А значит, у них есть право выбирать, каким образом отчитываться - на бумаге или посредством ТКС. Таким образом, в вашей ситуации отправка деклараций в электронном виде не образует состава правонарушения, прописанного в ст. 119.1 Кодекса. Соответственно, о штрафе в данном случае и речи быть не может.

ООО полностью выкупило другое юрлицо (все доли в УК). Решено, что управлять приобретенной компанией будет также наш генеральный директор. Отчитываемся по ТКС. Нужна ли отдельная доверенность на гендира для подписания деклараций при сдаче отчетности приобретенного юрлица?

Для того чтобы ответить на ваш вопрос, обратимся к Методическим рекомендациям по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по ТКС. Они утверждены Приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. N ММ-7-6/534@. Согласно п. 2.11 данной "методички" право ставить электронную цифровую подпись (ЭЦП) на документах принадлежит должностным лицам налогоплательщика (представителя), налогового органа, спецоператора, чьи полномочия установлены (подтверждены) в соответствии с законодательством. Доверенность нужна, когда декларация сдается от имени представителя (п. 2.8 Методических рекомендаций). Что же касается так называемого единоличного исполнительного органа ООО, проще говоря, генерального директора, то он вправе действовать от имени общества без каких бы то ни было доверенностей (пп. 1 п. 3 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ).

Таким образом, если обществом бразды правления новой компанией были переданы в руки того же генерального директора, то он считается единоличным представительным органом и для нее. В этом случае доверенность на проставление ЭЦП при сдаче отчетности приобретенной компании не потребуется.

Отметим, что данная точка зрения полностью соответствует позиции Минфина. В Письме от 16 февраля 2011 г. N 03-02-07/1-49 финансисты указали, что единоличный исполнительный орган вправе подписывать налоговые декларации (расчеты) управляемых обществ без доверенности.

Организация сдала отчетность в ИФНС в электронном формате. Спустя некоторое время выяснилось, что налог мы переплатили. Хотим направить заявление о зачете переплаты в счет предстоящих налоговых платежей. Как нужно представлять такой документ: в электронном виде или традиционным способом, т.е. на бумаге?

Как правило, налоговиками на местах и вышестоящими ведомствами инициатива по использованию средств телекоммуникаций при "общении" с ИФНС только приветствуется. Но не на сей раз.

Во всяком случае именно такой вывод можно сделать, принимая во внимание позицию Минфина России, изложенную в Письме от 11 февраля 2011 г. N 03-02-07/1-46. В нем финансисты указали, что ныне действующие нормы законодательства попросту не предполагают возможности направить заявление о зачете налоговой переплаты по ТКС. Обосновали чиновники свои выводы положениями ст. 78 Налогового кодекса, где говорится именно о письменном заявлении налогоплательщика. Видимо, одобряя идею, Минфин отметил, что для обеспечения правового регулирования электронного способа представления заявления требуются поправки в НК. Однако на данный момент таковых нет, поэтому работать придется "по старинке", заполняя заявление от руки.

Скорее всего, налоговики на местах будут придерживаться аналогичной позиции, навеянной разъяснениями Минфина. Потому экспериментировать в данном вопросе не советуем.

В фирме организован электронный документооборот. Соответственно, подавляющая часть подтверждающей расходы "первички" имеется только в "оцифрованном" формате. Как оформлять бумажные варианты такой документации в целях подтверждения расходов по налогу на прибыль?

Первичные и сводные учетные документы могут составляться не только на бумажных, но и на машинных носителях информации. При этом п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ предусмотрено, что в последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет "бумажные" копии таких документов для других участников хозяйственных операций, а также по требованию контролеров, суда и прокуратуры.

Вместе с тем для подтверждения расходов на прибыль изготавливать бумажные варианты электронных документов не нужно. Правда, при одном условии: все указанные документы должны быть заверены ЭЦП уполномоченных на то лиц.

Дело в том, что подтвержденные электронной цифровой подписью бумаги фактически приравниваются к подписанным самолично. Это прямо следует из п. 3 ст. 11 Закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ. На эту особенность, между прочим, обратил внимание и Минфин России в Письме от 1 февраля 2011 г. N 03-03-06/1/47. Правда, указанное правило верно, только если законодательство не требует составления какого-либо конкретного документа на бумажном носителе.

Обратите внимание! Если налоговики попросят, то электронные документы придется "выдать" на бумажном носителе.

Численность персонала в организации в целом превышает 100 человек. Декларации сдаем по ТКС. Перед фондами тоже уже второй год отчитываемся в электронном формате. Не можем найти информацию об электронной бухгалтерской отчетности (баланс, отчет о прибылях и убытках). Можем ли мы и ее сдавать в электронном формате?

В общем случае бухгалтерская отчетность составляется, хранится и представляется пользователям бухгалтерской отчетности в установленной форме на бумажных носителях. Данное обстоятельство оговорено в п. 6 ст. 13 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Однако этой же нормой предусмотрено, что при наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухотчетности организация может представлять ее в электронном виде. Таким образом, обязанности использовать электронный формат бухотчетности как таковой нет. Но при выполнении ряда условий фирма вправе представлять балансы, отчеты о прибылях и убытках и другие формы в "цифровом" виде.

Что касается требований.

Во-первых, на использование электронного формата бухотчетности должны дать добро пользователи соответствующих форм. Речь идет об учредителях, участниках организации и собственниках ее имущества, а также о территориальных органах государственной статистики по месту регистрации фирмы (п. 1 ст. 15 Закона N 129-ФЗ).

Во-вторых, отчетность должна удовлетворять и "электронным" требованиям: быть заверенной ЭЦП, соответствовать установленным форматам (см. Формат представления налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде (версия 3.00), утв. Приказом МНС России от 22 декабря 2003 г. N БГ-3-13/705@).

Датой представления отчетности при ее сдаче по телекоммуникационным каналам связи будет считаться дата ее отправки (п. 5 ст. 15 Закона N 129-ФЗ).

Сотрудник организации был направлен в командировку. Он купил электронный билет, распечатка которого и была представлена в качестве подтверждения расходов на дорогу. Можно ли считать, что расходы таким документом подтверждены? Нужно ли уплачивать с суммы перелета, по которому сотрудник представил в бухгалтерию билет, НДФЛ, если посадочный талон он утратил?

Согласно п. 1 ст. 252 НК в налоговых расходах можно отражать только документально обоснованные затраты. В свою очередь, наличие подтверждающих факт расходования средств на перелеты документов освобождает от необходимости удерживать со средств, выданных сотруднику на эти цели, НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК).

Оформление электронных билетов уже настолько популяризировано, что с их подтверждающими характеристиками не спорят ни чиновники, ни налоговики на местах. Другой вопрос, если сотрудник не представил в бухгалтерию посадочный билет. Номинально это может означать, что поездки и вовсе не было.

Если ваша ИФНС будет придерживаться подобной логики, советуем сослаться на разъяснения Минфина России, приведенные в Письме от 21 марта 2011 г. N 03-04-06/6-49. Ведь именно в нем финансисты указали, что представления сотрудником организации проездного документа (электронного авиабилета) до места командирования и обратно достаточно для того, чтобы с возмещения работнику расходов на проезд не нужно было удерживать НДФЛ. Финансисты пришли к подобному выводу, изучив Приказ Минтранса России от 8 ноября 2006 г. N 134, которым утверждена форма электронного авиабилета. В нем сказано, что под таковым подразумевается документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме.