Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру
Вступление в брак, развод, желание избавиться от неблагозвучного имени - да мало ли причин, по которым люди меняют фамилию, имя, отчество, а то и все сразу.
И вот приходит к вам сотрудница и сообщает, что отныне она, к примеру, не Шарикова, а Шереметьева. В нашем законодательстве довольно скудно прописан порядок действий работодателя в случае смены работником фамилии. И начинает бухгалтер (а зачастую он же и кадровик) ломать голову: в какие документы вносить изменения и как это делать? Ответы на этот и другие вопросы вы найдете здесь.
Примечание
В материале пойдет речь о ситуации, когда Ф.И.О. сменил рядовой сотрудник фирмы. О том, что нужно делать, когда персональные данные поменялись у директора организации, мы писали в журнале "Главная книга", 2011, N 4, с. 58.
Кадровая часть работы
Шаг 1. Попросите сотрудника принести вам подлинник документа, подтверждающего изменение Ф.И.О. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене имени <1>), а также паспорт с новыми данными (когда он будет получен) и снимите с них копии.
Расскажи работнику
При смене Ф.И.О. в течение 30 дней с момента выдачи соответствующего свидетельства (о браке, его расторжении, перемене имени) следует обратиться за выдачей нового паспорта <2>.
Требовать с работника заявление о внесении изменений в учетные и кадровые документы, а также издавать соответствующий приказ необязательно.
Некоторые специалисты считают, что трудинспекторы при проверке могут запросить эти документы и оштрафовать за их отсутствие. Это неправда. Законодательством не установлена обязанность составлять упомянутые заявление и приказ. Но на тот случай, если вы решите, что лишние бумаги вам не повредят, мы приводим образец заявления.
Генеральному директору ООО "Пуш"
Лебедеву А.И.
от офис-менеджера Шереметьевой М.Г.
Заявление
В связи со вступлением в брак и изменением фамилии прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию "Шарикова" на "Шереметьева".
Приложение: копия свидетельства о браке IV-АВ N 987654, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 11.02.2011, копия паспорта 45 05 N 123654, выданного ТП УФМС N 62 г. Москвы 25.02.2011.
28.02.2011 Шереметьева М.Г. Шереметьева
Шаг 2. Внесите изменения в трудовую книжку сотрудника. Покажем на примере, как это сделать <3>.
-------------------------------------------------T------------------------------------------------¬
¦----------------------------------------------¬ ¦Герб России Трудовая книжка ¦
¦¦Фамилия "Шарикова" изменена на фамилию ¦ ¦ ¦
¦¦"Шереметьева" на основании свидетельства ¦ ¦ Шереметьева ¦
¦¦о заключении брака IV-АВ N 987654, выданного ¦ ¦ -Шарикова- ¦
¦¦Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 11.02.2011¦ ¦Фамилия ----------------------------------------¦
¦¦ ¦ ¦ Маргарита ¦
¦¦ Чернова ¦ ¦Имя --------------------------------------------¦
¦¦Инспектор отдела кадров ------- Чернова ¦ ¦ Григорьевна ¦
¦¦ Печать ¦ ¦Отчество ---------------------------------------¦
¦¦ ООО "Пуш" ¦ ¦ 23.04.1987 ¦
¦+---------------------------------------------- ¦Дата рождения ----------------------------------¦
¦¦ ¦ (число, месяц, год) ¦
¦¦ ¦ высшее ¦
¦¦ ¦Образование ------------------------------------¦
¦¦ ¦________________________________________________¦
¦¦ ¦ экономист ¦
¦¦ ¦Профессия, специальность -----------------------¦
¦¦ ¦________________________________________________¦
¦¦ ¦ 20 июля 09 ¦
¦¦ ¦Дата заполнения "--" ----------------- 20-- г. ¦
¦¦ ¦ ¦
¦¦ ¦ Шарикова ¦
¦¦ ¦Подпись владельца книжки -----------------------¦
¦¦ ¦ ¦
¦¦ ¦ Подпись лица, ¦
¦¦ ¦ ответственного за ведение трудовых книжек¦
¦¦ ¦ Базарина ¦
¦¦ ¦М.П. ------------------------------------------¦
¦¦ ¦ Печать (разборчиво) ¦
¦¦ ¦ ООО "Пуш" 1 ¦
L+-----------------------------------------------+-------------------------------------------------
¦
¦На внутренней стороне обложки трудовой книжки ставится печать организации или кадровой службы.
L---------------------------------------------
Шаг 3. Измените фамилию в личной карточке работника (форма N Т-2 <4>): зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом укажите новую. Исправления должны быть заверены подписью ответственного сотрудника <5>.
Аналогичным образом нужно изменить фамилию работника в следующих документах:
- в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них <6>;
- лицевом счете (формы N N Т-54, Т-54А <4>);
- графике отпусков (форма N Т-7 <4>);
- табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы N N Т-12, Т-13) <4>.
Внимание! При смене работником Ф.И.О. никакого дополнительного соглашения к его трудовому договору заключать не нужно. Ведь условия трудового договора не изменяются <7>.
<1> Статья 30, п. 1 ст. 38, ст. 62 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния".<2> Пункты 12, 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828.
<3> Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69; п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
<4> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
<5> Раздел 1 Указаний, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
<6> Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
<7> Статья 72 ТК РФ.
Бухгалтерская часть работы
Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, тогда просто поменяйте Ф.И.О. в основных данных работника и они автоматически изменятся везде. Если же какие-то регистры, например карточку по учету доходов и НДФЛ, карточку по страховым взносам, вы ведете на бумаге, то Ф.И.О. нужно поменять и в них <8>.
К сведению
О том, как самостоятельно разработать карточку по НДФЛ на 2011 г., мы писали в журнале "Главная книга", 2010, N 23, с. 67.
Если в компании зарплата перечисляется сотрудникам на банковские карты, то работнику, сменившему Ф.И.О., нужно переоформить зарплатную карту. Как правило, бухгалтер помогает сотруднику заполнить все необходимые заявления и другие документы, а сотрудник уже самостоятельно подает их в банк.
Напомни руководителю
Если на работника, сменившего Ф.И.О., ранее были выписаны какие-либо доверенности (например, на представление интересов фирмы в суде), необходимо их переоформить.
Кроме того, вам нужно в 2-недельный срок с того момента, когда у вас оказались копии документов, подтверждающих смену Ф.И.О. сотрудника, подать в свое отделение ПФР <9>:
- заявление об обмене страхового свидетельства (форма N АДВ-2 <10>), подписанное работником;
- опись документов (форма N АДВ-6-1 <10>) <11>.
Получив в отделении ПФР новое свидетельство, вы должны в течение недели выдать его сотруднику, а тот должен расписаться в сопроводительной ведомости в его получении <12>. В течение месяца после получения страхового свидетельства вам следует вернуть в ПФР сопроводительную ведомость <13>.
Совет
Если близится очередной срок сдачи персонифицированной отчетности, то во избежание проблем имеет смысл подать на сотрудника, сменившего Ф.И.О., сведения со старыми данными. А вот когда отчетность будет благополучно сдана, можно уже затевать процедуру обмена старого страхового свидетельства на новое.
Извещать каким-либо образом остальные фонды (ФСС, ФОМС) о смене работником фамилии, имени или отчества не нужно.
Примечание
При изменении работником Ф.И.О. и других персональных данных его ИНН не меняется <14>. Таким образом, уведомлять налоговиков о смене Ф.И.О., а также обращаться в инспекцию за получением нового свидетельства о постановке на учет работнику не нужно.
* * *
Как видим, для бухгалтера последствия смены сотрудником Ф.И.О. не такие уж страшные. Главное, чтобы сам сотрудник вовремя сообщал обо всех изменениях в своих личных данных.
<8> Часть 6 ст. 15, п. 2 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; Приложение к Письму ПФР от 26.01.2010 N АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П.<9> Пункты 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н (далее - Инструкция).
<10> Утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п.
<11> Пункт 7 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п.
<12> Пункт 14 Инструкции.
<13> Пункт 17 Инструкции.
<14> Пункты 3.1, 3.8 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утв. Приказом МНС России от 03.03.2004 N БГ-3-09/178.
М.Г.Суховская
Юрист