Мудрый Экономист

Удержание из заработной платы задолженности по выданным на командировочные расходы авансам

"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 5

При отсутствии в учреждении кассы все операции осуществляются в безналичном порядке. Для проведения наличных расчетов на уполномоченных учреждением лиц оформляются банковские карты, однако они оформляются не во всех учреждениях. Например, иногда внутренним актом учреждения устанавливается, что подотчетные суммы на командировочные расходы перечисляются на "зарплатную" пластиковую карту сотрудника, направленного в служебную командировку. При этом возникают проблемы, как отразить в бухгалтерском учете операцию по удержанию из заработной платы не использованных сотрудником сумм, а также как восстановить кассовые расходы. Предлагаем рассмотреть порядок отражения этих моментов в учете бюджетных учреждений (нового типа) и автономных учреждений.

Прежде всего рассмотрим, правомерно ли производить удержание неиспользованных сумм из заработной платы сотрудника.

Исходя из положений ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться, в частности, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Таким образом, если сотрудник письменно подтвердил свое согласие на удержание неиспользованных сумм, образовательное учреждение вправе произвести удержание задолженности из его заработной платы.

В бухгалтерском учете операцию по удержанию неиспользованного аванса следует отразить следующей корреспонденцией счетов:

     Содержание     
операции
       Дебет      
      Кредит      
   N пунктов  
Инструкций
N N 174н<*>,
183н<**>
соответственно
Перечислены         
подотчетные суммы на
пластиковую карту
сотрудника:
- суточные;         
0 208 12 560 (000)
0 201 11 610 (000)
73, 108
- наем жилого       
помещения;
0 208 26 560 (000)
- оплата проезда    
0 208 22 560 (000)
Приняты к учету     
командировочные
расходы:
- суточные;         
0 109 xx 212 <***>
0 208 12 660 (000)
60            
- наем жилого       
помещения;
0 109 xx 226      
0 208 26 660 (000)
- оплата проезда    
0 109 xx 222      
0 208 22 660 (000)
Начислена           
заработная плата
0 109 xx 211      
0 302 11 730 (000)
128, 132
Произведено         
удержание из
заработной платы
сотрудника
неиспользованной
суммы
0 302 11 830 (000)
0 304 03 730 (000)
129, 157
Отражено закрытие   
задолженности
0 304 03 830 (000)
0 208 12 660 (000)
0 208 22 660 (000)
0 208 26 660 (000)
140, 109
Перечислена         
заработная плата на
пластиковую карту
сотрудника
0 302 11 830 (000)
2 201 11 610 (000)
129, 157
<*> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<**> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.
<***> Вместо символа "xx" нужно указать код, соответствующий содержанию хозяйственной операции.

Рассмотрим отражение этих операций на примере.

Пример. Сотрудник автономного образовательного учреждения был направлен в служебную командировку. Командировочные расходы перечислены на его зарплатную карту в сумме 4000 руб., из них:

По возвращении работником был представлен авансовый отчет, из которого следует, что им не использовано 500 руб., выданных на проезд.

В учреждении отсутствует касса. Сотрудник представил в бухгалтерию заявление на удержание из его заработной платы не использованной им суммы на проезд в размере 500 руб. Заработная плата за месяц составила 10 000 руб.

Согласно приказу руководителя учреждения указанная сумма была удержана из заработной платы сотрудника.

Лицевой счет учреждения открыт в ОФК. Расходы произведены за счет субсидии, выделенной на возмещение нормативных затрат, связанных с оказанием учреждением в соответствии с государственным (муниципальным) заданием государственных (муниципальных) услуг (выполнением работ).

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены следующими проводками:

         Содержание операции        
    Дебет   
   Кредит   
  Сумма,  
руб.
Перечислены подотчетные суммы на    
пластиковую карту сотрудника:
- суточные;                         
4 208 12 000
4 201 11 000
     500  
- наем жилого помещения;            
4 208 26 000
   1 500  
- оплата проезда                    
4 208 22 000
   2 000  
Приняты к учету командировочные     
расходы:
- суточные;                         
4 109 xx 212
4 208 12 000
     500  
- наем жилого помещения;            
4 109 xx 226
4 208 26 000
   1 500  
- оплата проезда                    
4 109 xx 222
4 208 22 000
   1 500  
Начислена заработная плата          
4 109 xx 211
4 302 11 000
  10 000  
Произведено удержание не            
использованной суммы на проезд
4 302 11 000
4 304 03 000
     500  
Отражено закрытие задолженности     
4 304 03 000
4 208 22 000
     500  
Перечислена заработная плата на     
пластиковую карту сотрудника
4 302 11 000
4 201 11 000
   9 500  

В то же время бюджетному учреждению нового типа и автономному учреждению нужно произвести восстановление кассовых выплат.

Автономное образовательное учреждение восстанавливает кассовые выплаты следующим образом.

Из п. 5 Порядка N 15н <1> следует, что проведение кассовых выплат с лицевого счета, предназначенного для учета операций со средствами субсидий, выделенных на возмещение нормативных затрат, связанных с оказанием учреждением в соответствии с государственным (муниципальным) заданием государственных (муниципальных) услуг (выполнением работ), осуществляется на основании представленного им в ОФК по месту обслуживания в электронном виде или на бумажном носителе платежного поручения, оформленного в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ 03.10.2002 N 2-П.

<1> Приказ Казначейства России от 08.12.2011 N 15н "О порядке проведения территориальными органами Федерального казначейства кассовых операций со средствами автономных учреждений".

При этом п. 8 Порядка N 15н предусмотрено, что автономное учреждение для перечисления (возврата) средств на открытый ему же лицевой счет представляет в ОФК платежное поручение (платежный документ), не подлежащее направлению в банк.

Таким образом, в платежном поручении в полях "Плательщик" и "Получатель" будут указываться реквизиты автономного образовательного учреждения.

В поле "Назначение платежа" нужно указать "Удержан по заявлению из зарплаты остаток подотчетных сумм на оплату проезда по подстатье 222 КОСГУ".

Бюджетное образовательное учреждение нового типа восстанавливает кассовые выплаты в следующем порядке.

Согласно п. 4 Порядка N 16н <2> для проведения кассовых выплат с лицевого счета, предназначенного для учета операций со средствами субсидий (выделенных на возмещение нормативных затрат, связанных с оказанием бюджетным учреждением в соответствии с государственным (муниципальным) заданием государственных (муниципальных) услуг (выполнением работ)), оно представляет в ОФК по месту обслуживания в электронном виде или на бумажном носителе Заявку на кассовый расход (код 0531801) (далее - Заявка на кассовый расход).

<2> Приказ Казначейства России от 29.10.2010 N 16н "О Порядке проведения территориальными органами Федерального казначейства кассовых выплат за счет средств бюджетных учреждений".

Восстановление кассовых выплат также следует оформлять Заявкой на кассовый расход, которая заполняется с учетом следующих особенностей:

Орган Казначейства России обрабатывает Заявку на кассовый расход по внебанковской операции. Указанная Заявка является основанием для проведения органом Казначейства России внебанковской операции без списания (зачисления) средств на соответствующем банковском счете данного органа и для отражения ее на соответствующих лицевых счетах.

Представим образец ее заполнения с учетом разъяснений Казначейства России, приведенных в Письме от 09.02.2009 N 42-7.4-05/5.3-61 "О направлении образцов заполнения платежных документов".

                                                  15
Заявка на кассовый расход N ----
-----------¬
¦ Коды ¦
+----------+
Форма по КФД ¦ 0531801 ¦
12 марта 12 +----------+
от "--" --------- 20-- г. Дата ¦12.03.2012¦
+----------+
¦ ¦
***** (вместо <*> указываются +----------+
соответствующие реквизиты) по Сводному ¦ ¦
Наименование клиента ----------------------------- реестру ¦ ¦
+----------+
Номер ¦ ¦
лицевого ¦ ***** ¦
счета ¦ ¦
+----------+
Главный распорядитель ¦ ¦
бюджетных средств, ¦ ¦
главный администратор ¦ ¦
источников ¦ ¦
финансирования ***** Глава ¦ **** ¦
дефицита бюджета ----------------------------- по БК ¦ ¦
***** +----------+
Наименование бюджета ---------------------------- ¦ ¦
***** +----------+
Финансовый орган ----------------------------- ¦ ¦
+----------+
Федеральное ¦ ¦
казначейство, ¦ ¦
орган Федерального ***** ¦ ¦
казначейства ----------------------------- по КОФК ¦ **** ¦
+----------+
Предельная ¦12.03.2012¦
дата ¦ ¦
исполнения ¦ ¦
+----------+
Учетный ¦ ¦
номер ¦ ¦
обязательства ¦ ¦
+----------+
Приоритет исполнения _____________________________ ¦ ¦
+----------+
Периодичность: ежедневная ¦ ¦
+----------+
Единица измерения: руб. по ОКЕИ ¦ 383 ¦
L-----------
денежные единицы в иностранной валюте
1. Реквизиты документа
 Сумма в 
валюте
выплаты
  Код  
валюты
по ОКВ
Сумма
  Признак  
авансового
платежа
 Сумма 
НДС в
валюте
заявки
Очередность 
платежа
    Вид   
платежа
 Назначение
платежа
(примечание)
    1    
   2   
  3  
     4     
   5   
     6      
     7    
      8
   500  
643
  0  
    нет    
   0   
     6      
электронно
Удержано по  
заявлению из
Руководитель                                                 *****
(уполномоченное лицо) _____________ ___________ -----------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер *****
(уполномоченное лицо) _____________ ___________ -----------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
12 марта 12
"--" --------------- 20-- г.
1
Номер страницы ---
3
Всего страниц ---
Форма 0531801, с. 2
15
Номер Заявки на кассовый расход -----
12 марта 12
от "--" ------------- 20-- г.
2. Реквизиты документа-основания
         Вид         
     Номер     
       Дата        
     Предмет
          1          
       2       
         3         
        4
                         3. Реквизиты контрагента
 Наименование/ 
фамилия, имя,
отчество
 ИНН
 КПП
Лицевой
счет
Банковский
счет
Наименование 
банка
 БИК 
банка
Корреспондентский
счет банка
       1       
  2 
  3 
   4   
    5     
      6      
  7  
        8
****          
****
****
  **** 
   ****   
****         
 ****
       ****      
                      4. Реквизиты налоговых платежей
       Статус       
налогоплательщика
 Код 
по БК
 Код  
ОКАТО
Основание
платежа
Налоговый
период
   Реквизиты    
документа-
основания
  Тип
платежа
  номер  
 дата 
          1         
  2  
  3   
    4    
    5    
    6    
  7   
   8
Руководитель                                                ****
(уполномоченное лицо) _____________ ___________ -----------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер ****
(уполномоченное лицо) _____________ ___________ -----------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
12 марта 12
"--"--------------- 20-- г.
2
Номер страницы ---
3
Всего страниц ---
Форма 0531801, с. 3
15
Номер Заявки на кассовый расход -------
12 марта 12
от "--" ------------- 20-- г.
5. Расшифровка заявки на кассовый расход
  N 
п/п
 Наименование 
вида средств
для исполнения
обязательства
      Код по БК     
плательщика
      Код по БК     
получателя
 Сумма 
в
валюте
заявки
Сумма 
в
рублях
Назначение
платежа
Примечание
  1 
      2       
          3         
          4         
   5   
   6  
     7    
    8
субсидия      
*****************211
*****************222
  500  
   0  
     0    
    0     
Руководитель                                                 *****
(уполномоченное лицо) _____________ ___________ -----------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер *****
(уполномоченное лицо) _____________ ___________ -----------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
12 марта 12
"--" --------------- 20-- г.
--------------------------------------------------------------------¬
¦Отметка Федерального казначейства, органа Федерального казначейства¦
¦ о регистрации Заявки на кассовый расход ¦
¦ ¦
¦Номер заявки ______________ ¦
¦ ¦
¦Ответственный ¦
¦исполнитель ____________ __________ ____________ _________ ¦
¦ (должность) (подпись) (расшифровка (телефон) ¦
¦ подписи) ¦
¦ 12 марта 12 ¦
¦"--" --------- 20-- г. ¦
L--------------------------------------------------------------------
3
Номер страницы ---
3
Всего страниц ---

А.Солнцева

Эксперт журнала

"Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"