Мудрый Экономист

Проверка учета и сохранности бланков строгой отчетности

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2012, N 5

В настоящее время практически все государственные (муниципальные) учреждения используют в своей деятельности те или иные бланки строгой отчетности (БСО). Особенно это касается учреждений, оказывающих платные услуги без применения контрольно-кассовой техники. Вопросы полноты учета и сохранности БСО являются неотъемлемой частью практически любой программы проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждений, проводимой органами государственного финансового контроля. Кроме того, эти вопросы интересуют и налоговые органы в ходе проведения контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств. В статье мы рассмотрим порядок отражения БСО в бухгалтерском учете и основные требования, предъявляемые к операциям с ними.

Общие положения

Действующее в настоящее время законодательство не содержит расшифровки понятия БСО, однако, анализируя предъявляемые к ним требования, можно сделать вывод, что под БСО понимаются документы, которые, как правило, содержат обязательные реквизиты (наименование, серию и номер и т.д.) и к учету и хранению которых предъявляются определенные требования. В частности, к БСО, используемым учреждениями, относятся:

По мнению автора, особое внимание следует уделить БСО, применяемым учреждениями при осуществлении расчетов с населением без использования ККТ.

БСО, применяемые без использования ККТ

В соответствии с Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Положение N 359), государственные (муниципальные) учреждения, осуществляющие расчеты без применения контрольно-кассовой техники, в случае оказания услуг населению должны выдавать документ, оформленный на БСО, который приравнивается к кассовому чеку. Такие БСО (квитанции, билеты, абонементы и др.) в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты (п. 3 Положения N 359):

БСО могут быть изготовлены типографским способом или с использованием автоматизированных систем. При этом согласно п. 11 Положения N 359 для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований:

Необходимо отметить, что в соответствии с п. 12 Положения N 359 учреждения по требованию налоговых органов обязаны представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах. Заметим, финансовое ведомство неоднократно отмечало, что для изготовления бланков строгой отчетности не может быть использован простой компьютер (Письма от 03.02.2009 N 03-01-15/1-43 и от 07.11.2008 N 03-01-15/11-353).

Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов. Проставление серии и номера на бланке документа, изготовленном типографским способом, осуществляется изготовителем. Дублирование серии и номера на бланке документа не допускается, за исключением наносимых на копию (отрывные части) бланка.

Для справки. Налоговые органы осуществляют контроль и надзор за полнотой оприходования выручки организациями, производящими наличные денежные расчеты без использования ККТ, в соответствии с Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей" (далее - Административный регламент N 133н). Согласно п. 41 Административного регламента N 133н в ходе указанного контроля налоговыми органами проводится проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности. Проверка проводится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров. По результатам составляется акт проверки фактического наличия бланков строгой отчетности в двух экземплярах. Кроме того, в ходе проверки определяется количество использованных за проверяемый период БСО на основании книги учета бланков документов, актов приемки БСО и актов инвентаризации БСО для сопоставления с фактическим количеством копий использованных БСО (корешков документов), хранящихся у проверяемого объекта. Сумма выручки денежных средств, отраженная в учете проверяемого учреждения, сопоставляется с суммами, отраженными в копиях использованных БСО (корешках документов), хранящихся у проверяемого объекта.

В случае если учреждение является плательщиком ЕНВД, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, проводится проверка наличия товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Хранение и инвентаризация БСО

Основными нормативными документами, регламентирующими требования к учету БСО, являются:

Согласно п. 6.2 Положения N 105 БСО должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Аналогичное требование содержится в п. 16 Положения N 359.

С работником, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств согласно документам, заключается договор о материальной ответственности по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".

Указанный работник принимает БСО, поступившие в организацию, в присутствии комиссии, образованной руководителем организации. Приемка производится в день поступления БСО. В ходе приемки проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров БСО данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляется акт приемки бланков документов. На основании данного акта, утвержденного руководителем учреждения, БСО принимаются к учету (п. п. 14, 15 Положения N 359).

В соответствии с п. 13 Положения N 359 и Приложением 5 к Приказу Минфина России N 173н <1> учет БСО, изготовленных типографским способом, ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) БСО, условной цены, количества, а также с подписью получившего их лица. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации, а также скреплены печатью (штампом).

<1> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

В соответствии с п. 19 Положения N 359 упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, хранятся в систематизированном виде не менее пяти лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.

В соответствии с п. 9 Инструкции N 33н <2> данные, отраженные в годовой бухгалтерской отчетности учреждения, должны быть подтверждены результатами проведенной учреждением инвентаризации активов и обязательств. Порядок и сроки проведения промежуточных инвентаризаций бланков устанавливаются либо в учетной политике учреждения, либо приказом руководителя. На основании п. 20 Инструкции N 157н <3> инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств должна проводиться учреждением в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми Минфином в соответствии с законодательством РФ. В настоящее время данный порядок регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания N 49).

<2> Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н.
<3> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В соответствии с п. 1.5 Методических указаний N 49 проведение инвентаризации обязательно:

Согласно п. 17 Положения N 359 инвентаризация БСО должна осуществляться в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств. Напомним, что утративший силу с 01.01.2012 Порядок ведения кассовых операций <4> предусматривал проведение внеплановых инвентаризаций денежных средств в кассе в сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассиров. Действующее в настоящее время Положение ЦБ РФ N 373-П <5> указанный вопрос никак не регулирует. Учитывая изложенное, по мнению автора, сроки проведения инвентаризации БСО учреждению следует отразить в своей учетной политике.

<4> Порядок ведения кассовых операций в РФ, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.
<5> Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П.

Проверка фактического наличия БСО должна проводиться по их видам с учетом начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Сведения о фактическом наличии БСО, полученные в результате инвентаризации, вносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составляемые не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационная комиссия должна обеспечить полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации (для этого используются формы первичной учетной документации, утвержденные Приказом Минфина России N 173н).

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 337 Инструкции N 157н <6> учет находящихся на хранении и выдаваемых в рамках хозяйственной деятельности учреждения БСО осуществляется на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". БСО могут учитываться на забалансовом счете в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке один бланк - 1 руб. или по стоимости приобретения бланков. В случае выбора указанного способа учета бланков строгой отчетности его необходимо закрепить в учетной политике учреждения. Причем, по мнению автора, учреждение может закрепить указанный способ в отношении как только определенных групп бланков строгой отчетности (например, трудовых книжек), так и всех бланков строгой отчетности, используемых в учреждении.

<6> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов (Требование-накладная (ф. 0315006)) путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие бланков строгой отчетности при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании) по стоимости, по которой БСО были ранее приняты к учету.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н, оплата договоров на приобретение и изготовление бланков строгой отчетности осуществляется бюджетными учреждениями по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Рассмотрим порядок отражения операций по приобретению БСО в бухгалтерском учете.

Пример 1. Бюджетным учреждением за счет средств от приносящей доход деятельности приобретены 100 БСО на общую сумму 35 400 руб. (в том числе НДС - 5400 руб.). Уплата аванса заключенным договором не предусмотрена. В учетной политике бюджетного учреждения прописано, что БСО учитываются на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке: один бланк - 1 руб.

         Содержание операции        
    Дебет   
   Кредит   
  Сумма,  
руб.
Отражены расходы на приобретение БСО
2 109 60 226
2 302 26 730
  30 000  
Погашена задолженность перед        
поставщиком по приобретенным БСО
2 302 26 830
2 201 11610 
18
  35 400  
Отражена сумма НДС по приобретенным 
БСО
2 210 01 560
2 302 26 730
   5 400  
БСО поступили в учреждение          
03          
     100  
БСО выданы материально              
ответственному лицу
03          
     100  

Пример 2. Казенным учреждением за счет бюджетных средств приобретено 10 БСО на общую сумму 1180 руб. (в том числе НДС - 180 руб.). Учетной политикой казенного учреждения предусмотрено, что бланки учитываются на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" по стоимости приобретения.

         Содержание операции        
    Дебет   
   Кредит   
  Сумма,  
руб.
Отражены расходы на БСО             
1 401 20 226
1 302 26 730
   1180   
Погашена задолженность перед        
поставщиком по приобретенным БСО
1 302 26 830
1 201 11 610
18
   1180   
БСО поступили в учреждение          
03          
   1180   
Пять бланков выдано материально     
ответственному лицу
03          
    590   

Типовые нарушения, выявляемые в ходе проверки учета БСО

К основным нарушениям, выявляемым контрольными органами в части учета, использования и хранения БСО, относятся:

А.Репин

Эксперт журнала

"Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной

деятельности государственных

(муниципальных) учреждений"