Мудрый Экономист

Особенности управленческого учета и отчетности в торговых организациях

"Международный бухгалтерский учет", 2012, N 35

Статья посвящена вопросам совершенствования системы управленческого учета и отчетности в торговых организациях. В ней выделены и структурированы классификационные признаки управленческой отчетности торговых организаций, предложены формы учетных регистров, которые могут служить базой для оперативного анализа хода продаж, выявления выгодных клиентов, определения перспективных видов продукции.

Залогом успешной деятельности предприятия торговли на современном рынке, характеризующемся жесткой конкурентной борьбой, является быстрое реагирование на изменение условий торговли, основанное на их своевременном анализе, прогнозировании и принятии адекватных управленческих решений. Для этого руководство торгового предприятия, его коммерческая служба должны быть обеспечены максимально достоверной, полной и формируемой в режиме реального времени информацией обо всех аспектах деятельности торгового предприятия. Поставщиком информации является структурированная система управленческого учета и отчетности, базирующаяся на применении современных информационных технологий.

При этом необходимо учитывать, что организация эффективной системы управленческого учета предполагает ее построение с учетом особенностей функционирования хозяйствующих субъектов. В российской торговле сдержанно относятся к необходимости адаптации существующих научных разработок, касающихся системы управленческого учета, к специфике управления данным видом экономической деятельности. Такая предвзятость обусловлена недостатком научных исследований в данной области.

Необходимость разработки научно аргументированных положений для адаптации системы управленческого учета и анализа к особенностям сферы торговли обусловлена рядом особенностей, которые отличают торговую организацию от другой:

Рассмотрим специфические особенности организации управленческого учета и отчетности, которые присущи торговым организациям. Для непрерывного обеспечения необходимой информацией бизнес-процесса в торговых организациях должна быть выстроена система управленческого учета и отчетности, включающая в себя отчеты различного объема и тематики. Авторами выделены и структурированы классификационные признаки управленческой отчетности торговой организации, которые представлены на рисунке.

Классификационные признаки управленческой отчетности торговой организации

---------------¬     - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬
¦ ¦ ¦--------------¬ --------------¬ -------------¬
+--------------+ ¦Периодичность¦ -->¦Среднесрочные¦ -->¦Еженедельны妦
¦ ¦ ¦L------T----T-- ¦ L-------------- ¦ L-------------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+ ¦
¦ +---->¦ ¦/ L---+ ---------+----¬ ¦ -------------¬
¦ ¦ -------+------¬ L->¦ Оперативные ¦ L->¦ Ежедневные ¦¦
¦ ¦ ¦¦Краткосрочные¦ L-------------- L-------------
¦ ¦ L-------------- ¦
¦ ¦ L - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --
¦ ¦ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬
¦ ¦ --------------¬ --------------¬ -------------¬
¦Управленческая+---->¦¦ Охват данных¦ ¦ Тематические¦ ¦ Комплексны妦
¦ отчетность ¦ L------T------- L------T------- L------T------
¦ ¦ ¦ ¦ /¦ /¦ ¦
¦ ¦ L------------------+-------------------
¦ ¦ L - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --
¦ ¦ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬
¦ ¦ --------------¬ --------------¬ -------------¬
¦ ¦ ¦¦ Тематика ¦ -->¦ Запасы ¦ -->¦ Издержки ¦¦
¦ ¦ L------T----T-- ¦ L-------------- ¦ L-------------
¦ +---->¦ ¦/ L---+------------------+ ¦
¦ ¦ -------+------¬ ¦ --------------¬ ¦ -------------¬
+--------------+ ¦¦ Продажи ¦ L->¦ Финансы ¦ L->¦ Инвестиции ¦¦
¦ ¦ L-------------- L-------------- L-------------
L--------------- L - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --

Одним из важнейших этапов в постановке управленческого учета в торговой организации является определение правил организации учета и оценки активов и расходов организации. Основным принципом управленческого учета является фиксирование в учете совокупности совершаемых операций по существу бизнеса, а не в соответствии с установленными со стороны регулирующих органов правилами и нормами. Другими словами, имеет место абсолютное доминирование содержания над формой. Рассмотрим особенности управленческого учета активов и расходов торговых организаций.

Предприятиям торговли особое внимание в процессе оценки активов организации необходимо уделить учету дебиторской задолженности. Чаще всего в бухгалтерском учете организаций торговли продажу товаров отражают "по отгрузке". Иначе говоря, показатель выручки от продажи в отчете о прибылях и убытках включает еще не полученные денежные суммы. Следовательно, компании для получения "живых" денег необходимо следить за своевременностью погашения дебиторской задолженности. С этой целью необходимо вести управленческий учет дебиторской задолженности. Для контроля за состоянием расчетов с контрагентами, а также своевременного и полного анализа деятельности организации возможна классификация дебиторской задолженности для целей управленческого учета по следующим признакам:

При этом с целью контроля и анализа дебиторской задолженности в организации разработан управленческий отчет "Анализ дебиторской задолженности", представленный в табл. 1.

Таблица 1

Анализ дебиторской задолженности за 9 мес. 2011 г.

  Контрагент 
  Менеджер  
 Отсрочка
по
договору,
дн.
Задолженность,
руб.
        Задолженность, руб.        
   Дата   
последней
отгрузки
    в   
пределах
отсрочки
   до   
30 дн.
свыше
отсрочки
от 31 до
60 дн.
свыше
отсрочки
  более 
61 дн.
свыше
отсрочки
Смирнов С.В. 
(сеть)
Власов А.А. 
    21   
      988,52  
 988,52 
25.01.2012
Васин М.Ю.   
(сеть)
Косинов В.А.
    21   
    4 582,42  
2 953,02
13.01.2012
  126,20
13.01.2012
1 503,20
12.01.2012
ООО "Вита"   
Власов А.А. 
    14   
   11 671,37  
5 100,73
13.01.2012
1 932,83
07.01.2012
ИП           
Платонов В.В.
Косинов В.А.
     7   
      545,95  
 545,95 
06.02.2012

Рассмотрим подробнее каждый из признаков. В бухгалтерском учете дебиторская задолженность признается активом и отражается во разд. II баланса. Для целей управленческого учета дебиторская задолженность в зависимости от погашения делится на:

Дебиторская задолженность отражается в управленческой отчетности за минусом процента безнадежных долгов. Данная классификация позволяет оценить реальное положение дел в организации и своевременно принимать меры для изменения сложившейся ситуации.

Деление дебиторской задолженности "по контрагентам" позволяет быстро получить информацию о каждом контрагенте и каждом договоре на любую дату и способствует укреплению расчетной дисциплины организации.

Классификация дебиторской задолженности "по менеджерам" обеспечивает руководство предприятия необходимой информацией для оценки эффективности их деятельности и принятия своевременных управленческих решений.

Особое внимание в оптимизации учетно-аналитической системы торговых организаций необходимо уделять совершенствованию учета товаров. Товарный запас во многих торговых организациях неоднороден: одни группы товаров пользуются повышенным спросом и способны принести наибольшую прибыль компании, другие группы товаров менее востребованы, но являются необходимыми в силу функциональной связанности с основным товаром, спрос на третьи группы товаров носит разовый характер.

Методы управления этими группами товаров различны. Системный подход позволяет найти сбалансированные управленческие решения для каждой из групп. Первый шаг на пути к этому состоит в том, чтобы выработать принципы выделения товарных групп, а затем уже для каждой группы определить свои ключевые показатели, разработать способы планирования, учета и контроля и обеспечить информационную и организационную поддержку процессов управления.

В торговых организациях возможна следующая группировка товаров:

Информация по проблемной продукции формируется в управленческом отчете "Проблемная продукция по срокам реализации" (табл. 2).

Таблица 2

Проблемная продукция по срокам реализации на 21.02.2012

     Номенклатура     
    Срок    
хранения,
сут.
    Дата   
поступления
Вес прихода,
кг
  Конечная  
дата
реализации
Колбаса "Докторская   
традиционная"
     40     
 19.01.2012
     12     
 28.02.2012 
Колбаса "Закусочная   
со шпиком"
     35     
 19.01.2012
     18     
 23.02.2012 
Колбаса "Закусочная"  
     20     
 08.02.2012
     15     
 28.02.2012 
Колбаса "Любимая      
со шпиком"
     20     
 08.02.2012
     20     
 28.02.2012 
Колбаса "Любительская 
народная"
     15     
 08.02.2012
      8     
 23.02.2012 
...                   
     ...    
    ...    
     ...    
     ...    
Колбаса "Сервелат     
кремлевский"
     20     
 08.02.2012
     35     
 28.02.2012 

Для каждой группы осуществляется определенная управленческая политика по снабжению и по сбыту. К примеру, основные риски сбыта связаны с группами неликвидов, т.е. условных активов. Управление этой группой товаров направлено на предупреждение возникновения неликвидов и их своевременную утилизацию. Особое внимание коммерческой службе в процессе ведения управленческого учета необходимо уделять новым товарам, которые также относятся к группе риска. Управление этой группой должно строиться на принципах управления инновациями.

Центральное звено деятельности торгового предприятия - продажи товаров, определяющие успешность его функционирования. Поэтому обеспечение руководства предприятия и коммерческой службы необходимой информацией о состоянии и эффективности продаж товара в режиме реального времени является залогом его устойчивого роста и развития. В связи с этим нами разработан оперативный управленческий отчет "Продажи товара" (табл. 3). Данный отчет предоставляет в разрезе номенклатуры товара следующие данные: объемы продаж товара, себестоимость продаж, среднюю цену продаж, сумму выручки от продаж, валовой доход от продаж, рентабельность, а также удельный вес ассортиментной позиции в общем объеме продаж и в объеме продаж ассортиментной группы.

Таблица 3

Управленческий отчет по продажам в разрезе ассортиментных позиций (с 01.04.2011 по 01.07.2011)

 Наименование 
ассортиментной
позиции
 Объем 
продаж,
т
Себестоимость,
тыс. руб.
Средняя
цена
продаж,
руб.
 Выручка, 
тыс. руб.
 Валовой 
доход,
тыс. руб.
Рентабельность,
%
     Удельный вес     
ассортиментной
позиции, %
в общем
объеме
продаж
   в объеме   
продаж
ассортиментной
группы
     Хлеб     
Хлеб          
"Бородинский"
   7,3 
     201,08   
 12,10 
   212,02 
  10,94  
       5,4     
  10,2 
     21,3     
Хлеб "Окский" 
   3,4 
      93,99   
 11,15 
   105,13 
  11,13  
      11,8     
   4,7 
     12,4     
...           
  ...  
      ...     
  ...  
    ...   
   ...   
      ...      
  ...  
    ...       
Итого         
  41,3 
     400,16   
   430,21 
  30,05  
  38,4 
    100       
   Булочные   
изделия
Батон "Особый"
   0,9 
      17,10   
  6,60 
    20,17 
   3,08  
      17,9     
   1,4 
     11,8     
Батон         
"Нарезной"
   1,1 
      39,74   
 13,20 
    43,49 
   3,75  
       9,4     
   3,2 
     17,3     
...           
  ...  
      ...     
  ...  
    ...   
   ...   
      ...      
  ...  
    ...       
Итого         
  26,3 
     288,17   
   301,39 
  13,22  
  34,3 
    100       
    Сдобные   
изделия
Булочка       
"Улыбка"
   1,3 
      89,29   
  7,90 
    92,42 
   3,13  
       3,5     
   1,1 
      8,9     
Булочка       
"Сказка"
   1,4 
      82,66   
  6,60 
    86,24 
   3,58  
       4,3     
   1,2 
      9,4     
...           
  ...  
      ...     
  ...  
    ...   
   ...   
      ...      
  ...  
    ...       
Итого         
  21,4 
     218,39   
   233,12 
  14,43  
  18,9 
    100       
    Изделия   
диетические
Хлеб          
"Целебный"
   0,8 
     193,23   
 12,40 
21 530    
   2,20  
      11,4     
   0,3 
      5,9     
Хлеб "Фитнес" 
   0,7 
      46,27   
 14,85 
52 021    
   5,75  
      12,4     
   0,4 
      6,7     
...           
  ...  
      ...     
  ...  
    ...   
   ...   
      ...      
  ...  
    ...       
Итого         
  17,4 
     208,74   
   Х   
   225,06 
  16,32  
       Х       
   8,4 
    100       
Итого по      
организации
 106,2 
   1 115,47   
   Х   
 1 189,78 
  74,31  
       Х       
 100   
       Х      

Отчет формируется на основании группировки показателей первичной учетной документации, а именно документа на отгрузку товара - унифицированной формы накладной N ТОРГ-12. Данные этого отчета абсолютно объективны, а их анализ достоверен.

Учитывая, что формирование отчета производится автоматически, он может создаваться за любой отчетный период в режиме реального времени, что создает благоприятные возможности коммерческой службе предприятия для анализа процесса продаж и принятия своевременных адекватных управленческих решений.

Кроме этого, современные информационные технологии позволяют формировать отчет "Продажи товара" как по предприятию в целом, так и по каждому менеджеру, а при определенных условиях - по территориям региона и контрагентам. Приведем пример отчета по продажам товара за период (табл. 4).

Таблица 4

Управленческий отчет по продажам в разрезе покупателей (с 01.04.2010 по 01.07.2010)

  Покупатель 
 Объем 
продаж,
т
Себестоимость,
тыс. руб.
 Выручка,
тыс. руб.
 Валовой 
доход,
тыс. руб.
    Удельный вес    
контрагента, %
в общем
объеме
продаж
  в объеме  
продаж
канала сбыта
                            Региональная торговля                            
ООО "Юлия"   
   7,5 
      81,76   
   84,68 
   2,92  
    7  
      14    
ИП Чернявский
  10,22
     115,55   
  118,53 
   2,98  
   12  
      21    
...          
  ...  
      ...     
   ...   
   ...   
Итого        
  25,49
     279,91   
  293,72 
  13,81  
   28  
     100    
                              Городская торговля                             
ООО "ВИСТА"  
   5,97
      50,40   
   52,75 
   2,35  
    2  
       6    
ООО "Союз"   
   3,77
      41,99   
   43,38 
   1,40  
    6  
       9    
...          
  ...  
      ...     
   ...   
   ...   
Итого        
  38,40
     391,65   
  409,19 
  17,54  
   52  
     100    
                               Сетевые магазины                              
ООО "Дела"   
   1,24
      14,56   
   15,02 
   0,46  
    1  
      11    
ООО "Семь    
хлебов"
   4,59
      55,04   
   55,42 
   0,37  
    4  
      19    
...          
  ...  
      ...     
   ...   
   ...   
Итого        
  28,65
     295,04   
  323,69 
  28,65  
   13  
     100    
                             Общественное питание                            
ООО "Арбат"  
   0,7 
       7,38   
   10,18 
    1  
      20    
...          
  ...  
      ...     
   ...   
   ...   
Итого        
  13,66
     148,86   
  163,17 
  14,31  
    7  
Итого по     
организации
 106,19
    1115,47   
 1189,78 
  74,31  
  100  
      Х     

Это дает дополнительные возможности для более углубленного и детального анализа процесса продаж товара, выявления тенденций и прогноза развития рынка сбыта.

В структуре покупателей авторы выделили различные группы с разными условиями взаимоотношений (ассортимент приобретаемого товара, условия взаиморасчетов, средняя цена, доходность и т.п.), такие как: региональная торговля, городская торговля, сетевые магазины, общепит, в соответствии с которыми организации торговли могут осуществлять мониторинг процесса продажи товаров и организовать эффективную коммерческо-сбытовую политику.

Для обеспечения информацией о состоянии и эффективности продаж товара в вышеперечисленных сегментах рынка в практической деятельности может использоваться оперативный отчет "Продажи товара по направлениям".

Этот отчет формируется автоматически за выбранный промежуток времени и группирует данные об объемах продаж групп товаров, средней цене продаж, доходности в целом по предприятию и отдельно по каждому сегменту регионального рынка в разрезе номенклатурных групп товара (ассортименту) (табл. 5).

Таблица 5

Фрагмент отчета продажи товара по направлениям за февраль 2012 г.

  Группа  
товаров
      Городская торговля (до 1 т - 84 клиента)      
             Сетевые магазины (1 клиент)            
Средняя
цена,
руб/кг
Стоимость,
руб.
 Вес, 
кг
Себестоимость,
руб.
Доходность,
%
Средняя
цена,
руб/кг
Стоимость,
руб.
 Вес, 
кг
Себестоимость,
руб.
Доходность,
%
Паштеты   
  83,5 
    51,5  
  0,6 
      41,8    
    23,3   
  88,1 
   321,5  
  3,6 
     266,0    
    20,8   
Ветчины   
 106,7 
   109,4  
  1   
      87,4    
    25,2   
 101,5 
   416,9  
  4,1 
     345,2    
    20,8   
Сосиски   
  96,6 
   160,8  
  1,7 
     129,7    
    24,0   
  92,1 
   118,1  
 11,1 
     841,6    
    21,0   
Деликатесы
 258,6 
   310,1  
  1,2 
     253,1    
    22,5   
 248,1 
  1608,2  
  6,5 
    1319,6    
    21,9   
Фарш      
  51,9 
     9,7  
  0,2 
       7,9    
    22,2   
   0   
     0    
  0   
       0      
     0     
Консервы  
  56,6 
    40,8  
  0,7 
      34,7    
    17,7   
   0   
     0    
  0   
       0      
     0     
Итого     
 140,0 
   521,5  
  3,7 
     424,8    
    22,7   
 164,7 
  2346,6  
 14,2 
    1930,8    
    21,5   

Появление на рынке клиентов, имеющих сеть магазинов, разбросанных по всему региону, потребовало наличия информации не только об объемах торговли в целом с клиентом, но и по каждому магазину в отдельности. Для решения этой проблемы может быть использован оперативный управленческий отчет "Отгрузка по местам доставки", который позволяет анализировать объемы и стоимость отгрузки товара по каждому магазину сетевого клиента (табл. 6).

Таблица 6

Отгрузка по местам доставки за период с 01.11.2012 по 10.11.2012 (покупатель: закрытое акционерное общество "Тандер")

  Место нахождения магазина 
(название магазина)
 Вес, кг
  Сумма, 
руб.
   Налог на    
добавленную
стоимость, руб.
  Всего, 
руб.
г. Армавир, ул. Кирова,     
д. 29 (Николаевский)
    36,9
    4 774
        434    
    4 774
г. Гулькевичи, ул. Красная, 
д. 2 (Гулькевичи)
    78,5
   11 251
      1 023    
   11 251
г. Ессентуки,               
ул. Кисловодская, д. 20а
(Прима)
   124,1
   12 956
      1 178    
   12 956
г. Железноводск, ул. Ленина,
д. 106а (Бештау)
   207,6
   26 778
      2 650    
   26 778
г. Кисловодск,              
ул. Ленинградская, д. 73
(Сириус)
   119,1
   12 254
      1 114    
   12 254
г. Ставрополь,              
ул. Доваротцев, д. 39
(Буран)
    99,5
    9 715
        927    
    9 715
г. Ипатово,                 
ул. Ленинградская, д. 82
   127,9
   11 097
      1 023    
   11 097
г. Светлоград,              
ул. Тургенева, д. 24
(Светлоград)
   156,1
   12 987
      1 224    
   12 987
г. Элиста, 3-й микрорайон,  
д. 22 (Рушанов)
    27,1
    3 831
        348    
    3 831
Итого                       
22 706,6
2 478 649
    231 453    
2 478 649

В отличие от бухгалтерской отчетности, разрабатываемой на базе данных финансового учета и ориентированной на внешних пользователей, управленческая отчетность формируется для внутренних пользователей - руководителей различных уровней управления организацией.

Данные формы являются основой внутренней управленческой отчетности и служат базой для оперативного анализа за ходом продаж, выявления выгодных клиентов, определения перспективных видов продукции.

Таким образом, авторы рассмотрели особенности организации управленческого учета и отчетности в торговой организации. В заключение хотелось бы отметить, что организация эффективной системы управленческого учета предполагает ее построение с учетом особенностей функционирования хозяйствующих субъектов, что позволит создать в торговых организациях эффективную учетно-аналитическую систему, позволяющую принимать современные и экономически обоснованные управленческие решения и выявлять внутрихозяйственные резервы.

Список литературы

  1. Костюкова Е.И. Организационно-методические основы функционирования системы управленческого учета // Международный бухгалтерский учет. 2011. N 36 (186). С. 12 - 18.
  2. Костюкова Е.И. Управленческий учет в различных отраслях: теория и практика: монография / Е.И. Костюкова, А.Н. Бобрышев, В.С. Яковенко и др. Ставрополь: СевКавГТУ, 2009. 305 с.

Т.А.Башкатова

К. э. н.,

ассистент

кафедры экономического анализа и аудита

Ставропольский государственный

аграрный университет

И.А.Богатырев

Аспирант

кафедры экономики и управления

Северо-Кавказский государственный

технический университет