Мудрый Экономист

Денежные средства, выданные под отчет: бухгалтерский учет

"Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании", 2012, N 4

Передача денежных средств под отчет сотруднику практикуется в большинстве организаций для упрощения и оперативности расчетов. Принимая к учету документы, явившиеся основанием для отражения операций с подотчетными суммами, бухгалтер должен проверить правомерность выдачи работнику денег под отчет, а также целевое расходование таких средств и наличие оправдательных документов.

Подотчетные суммы представляют собой денежные средства, выдаваемые штатным сотрудникам организации на хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки. Порядок их выдачи, подтверждения их использования, возврата неиспользованных средств является общим независимо от целей, на которые они выданы. Исключением являются отдельные положения гражданского и трудового законодательства, которыми могут устанавливаться особые правила.

В бухгалтерском учете для отражения операций по подотчетным суммам используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Аналитический учет по счету ведется по каждой сумме и каждому подотчетному лицу.

В зависимости от того, в каком качестве признает организация невозвращенные суммы - как недостачу или как задолженность, будет различаться бухгалтерский учет этих операций.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Типичные проводки по операциям с подотчетными суммами с использованием счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" показаны в таблице 1.

Таблица 1

Бухгалтерские проводки по операциям с подотчетными суммами

----T-------------------------------------------------------T--------------
N ¦ Наименование операции ¦Бухгалтерские
п/п¦ ¦ проводки
----+-------------------------------------------------------+--------------
1 ¦Выдача денежных средств под отчет через кассу ¦Дт 71 Кт 50
----+-------------------------------------------------------+--------------
2 ¦Выдача денежных средств с применением пластиковых карт:¦
2.1¦- перевод денежных средств на специальный карточный ¦Дт 55
¦счет ¦"Специальные
¦ ¦счета в
¦ ¦банках"
¦ ¦Кт 51, 52
2.2¦- учет подотчетной суммы на карточке, выданной ¦Дт 71 Кт 55
¦подотчетному лицу ¦
----+-------------------------------------------------------+--------------
3 ¦Списание израсходованных подотчетных сумм ¦Дт 10, 08, 26
¦ ¦Кт 71
----+-------------------------------------------------------+--------------
4 ¦Учет НДС по израсходованной сумме ¦Дт 19 Кт 71
----+-------------------------------------------------------+--------------
5 ¦Возврат неиспользованной подотчетной суммы ¦Дт 50 Кт 71
----+-------------------------------------------------------+--------------
6 ¦Отражение суммы невозвращенного аванса как недостачи ¦Дт 94 Кт 71
----+-------------------------------------------------------+--------------
7 ¦Возврат задолженности по подотчетной сумме после ¦
¦признания ее недостачей: ¦
7.1¦- поступление денежных средств в кассу ¦Дт 50 Кт 73
¦ ¦"Расчеты с
¦ ¦персоналом по
¦ ¦прочим
¦ ¦операциям"
7.2¦- списание ранее учтенной недостачи в связи с ее ¦Дт 73 Кт 94
¦погашением ¦
----+-------------------------------------------------------+-------------
8 ¦Удержание задолженности по подотчетной сумме с ¦Дт 70 Кт 94
¦заработной платы ¦
----+-------------------------------------------------------+-------------
9 ¦Списание недостачи, во взыскании которой отказано судом¦Дт 91 Кт 94
----+-------------------------------------------------------+-------------
10¦Признание подотчетным лицом недостачи на основании ¦Дт 76.2
¦соглашения с работодателем о сроках ее ¦"Расчеты по
¦погашения ¦претензиям"
¦ ¦Кт 94
----+-------------------------------------------------------+--------------

Выдача подотчетных сумм может осуществляться через кассу или с использованием корпоративных пластиковых карт.

Выдача из кассы подотчетных сумм производится на основании заявления работника и соответствующей визы руководителя с оформлением расходного кассового ордера, а списание израсходованных сумм - на основании авансового отчета, утвержденного руководителем или уполномоченным лицом, с оформлением приходного кассового ордера. Авансовый отчет представляется в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу подотчетного лица.

Возможна ситуация, когда денежные средства подотчетным лицом израсходованы в размере большем, чем выдано под отчет. Страховщик обязан возместить перерасход, если подотчетное лицо:

Выдача денежных средств страховщиком с целью возмещения перерасхода также оформляется расходным кассовым ордером.

В случае же, когда подотчетная сумма не израсходована или израсходована не полностью, она должна быть возвращена в кассу. Неизрасходованный остаток фиксируется в авансовом отчете и приходуется в кассу с оформлением приходного кассового ордера.

Окончательный расчет по авансовому отчету осуществляется в срок, установленный руководителем. Обратим внимание на то, что в соответствии с Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" с 2012 г. не действует правило о необходимости возвращать неиспользованный аванс в течение трех рабочих дней.

По общим правилам невозвращенные в срок подотчетные суммы переносятся в бухгалтерском учете на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Отражение операции осуществляется в момент, когда наступил срок для ее возврата.

Невозвращенная сумма по заявлению подотчетного лица может быть удержана с его заработной платы. По соглашению сторон допускается возврат с рассрочкой платежа. При этом в соглашении должны быть указаны суммы и даты очередных платежей.

Если же подотчетное лицо не соглашается вернуть неизрасходованную сумму, страховщик вправе обратиться в суд.

Некоторые организации не переносят невозвращенные суммы в состав недостачи, а расценивают ее как задолженность работника. При этом все последующие операции отражаются с использованием счета 71. Определим особенности учета, когда невозвращенные подотчетные суммы аккумулируются на счете 71.

Если невозвращенная сумма числится за уволившимся сотрудником, с момента его увольнения она должна быть переведена в состав прочей задолженности на счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Если уволенный работник дал письменное обязательство о добровольном возврате неизрасходованной подотчетной суммы, но в дальнейшем не исполняет это обязательство, непогашенная задолженность может взыскиваться через суд.

Страховщик должен принять все предусмотренные законодательством меры для возвращения подотчетных сумм. Если это оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности, то задолженность подлежит списанию.

Отдельные бухгалтерские проводки с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" приведены в таблице 2.

Таблица 2

Бухгалтерские проводки по списанию подотчетных сумм

----T-------------------------------------------------------T--------------
N ¦ Наименование операции ¦Бухгалтерские
п/п¦ ¦ проводки
----+-------------------------------------------------------+--------------
1 ¦Перевод задолженности сотрудника по подотчетной сумме в¦Дт 76 Кт 71
¦состав прочей задолженности ¦
----+-------------------------------------------------------+--------------
2 ¦Списание задолженности по подотчетной сумме с ¦
¦истечением срока исковой давности: ¦
2.1¦- списание задолженности за счет резерва сомнительных ¦Дт 63 Кт 76,
¦долгов ¦71
2.2¦- списание задолженности на финансовые результаты ¦Дт 91 Кт 76,
¦ ¦71
----+-------------------------------------------------------+--------------
3 ¦Признание прочего дохода в сумме прощенного долга по ¦Дт 91 Кт 71,
¦невозвращенным подотчетным суммам ¦76
----+-------------------------------------------------------+--------------

Признание задолженности убытком не влечет ее аннулирования. Она должна учитываться в течение пяти лет на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов". Для признания задолженности безнадежной в наличии должны быть документы, подтверждающие выдачу подотчетной суммы, срок ее возврата и пр., а также приказ руководителя о списании задолженности.

Обратим внимание на то, что срок исковой давности начинает отсчитываться по окончании срока, на который были выданы деньги. Срок исковой давности по подотчетным суммам является общим и составляет три года, о чем указано в Письмах Минфина России от 15.09.2010 N 03-03-06/1/589, от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610.

С момента списания задолженности возникает доход у подотчетного лица в сумме невозвращенных денежных средств, который подлежит обложению НДФЛ.

Доход, подлежащий обложению НДФЛ, возникает и в случае, когда страховщик принимает решение о прощении долга. В такой ситуации рекомендуется оформить соответствующее соглашение с сотрудником (задолжником).

Для того чтобы предотвратить сложности при учете операций с подотчетным лицами, бухгалтерии страховой организации рекомендуется осуществлять постоянный мониторинг подотчетных сумм, в том числе проверять состояние расчетов по суммам, числящимся на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". При установлении факта отсутствия авансовых отчетов или невозвращенных сумм необходимо незамедлительно востребовать их с ответственных лиц и принимать прочие меры, не противоречащие действующему законодательству. Особому контролю должна подвергаться задолженность, числящаяся за увольняющимися работниками и работниками, которым предстоит уйти в отпуск.

А.Р.Узлиян

К. э. н.,

финансовый директор

группа компаний "Алькомпроф"