Мудрый Экономист

Как заместителю грамотно подписывать документы

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2012, N 8

Достаточно часто возникает ситуация, когда лицо, полномочное на подписание срочного документа, отсутствует. Его может не быть день, а может, и месяц. Как правильно заместителю оформлять свою подпись на документах (договорах, приказах, письмах и т.д.)? Будет ли разница в оформлении этого реквизита на разных видах документов?

Одним из самых "любимых" действий при передаче полномочий руководителя является использование слов-"паразитов". Они могут быть различными: "и. о.", "вр. и. о.", "за"; это могут быть штрихи над должностью и прочее. Является ли это ошибкой? Попробуем разобраться.

Подписываем документы с преамбулой

Любые договоры должны подписываться со ссылкой на реального подписанта в преамбуле, причем указываться должны не только должность с Ф.И.О., но и основание возникновения полномочий данного лица. Тогда у заместителя мы сразу укажем его "родную" должность и данные доверенности, на основании которой он подписывает документ.

Пример 1. Преамбула и подпись на договоре.

Закрытое акционерное общество "Минотавр", именуемое в дальнейшем "Поставщик", в лице финансового директора Генералова Геннадия Николаевича, действующего на основании доверенности от 1 августа 2012 г. N 19, с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью "Ариадна", именуемое в дальнейшем "Покупатель", в лице генерального директора Маршалова Анатолия Аркадьевича, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

<...>
    Подписи Сторон:
Поставщик: ---------------¬ Покупатель: --------------¬
Финансовый директор¦ Печать ¦ Генеральный директор¦ Печать ¦
ЗАО "Минотавр" ¦ЗАО "Минотавр"¦ ООО "Ариадна" ¦ООО "Ариадна"¦
Генералов L--------------- Маршалов L--------------
--------- Г.Н. Генералов ---------- А.А. Маршалов

Сказанное выше справедливо не только для договоров, но и для всех документов, в которых подписывающее лицо указывается в преамбуле, - это могут быть доверенности или документы, составляемые во исполнение договоров, например акты приемки-сдачи работ и т.п.

Остальные документы

Что касается оформления подписи на других документах, то здесь ситуация более запутанная. Проставление косой черты перед должностью или слов "за" или "за отсутствующего" представляется нам неприемлемым хотя бы потому, что противоречит здравому смыслу. Замещающее лицо не выполняет обязанности "за" кого-то, оно выполняет собственные обязанности, возложенные на него, а следовательно, действует от своего имени. Подпись должна соответствовать как минимум ее расшифровке. Ситуация с остальными словами ("и. о.", "вр. и. о.") еще более туманная. В соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" в состав реквизита "Подпись" входят:

Этот ГОСТ не является обязательным к исполнению документом (он даже не прошел регистрацию в Минюсте России как нормативно-правовой акт, обращенный к неограниченному кругу лиц), однако он отражает накопленный опыт в оформлении организационно-распорядительных документов и на нем строится главный аргумент противников слов-"паразитов". Звучит он следующим образом: поскольку в штатном расписании организации и трудовых договорах должность "исполняющий обязанности генерального директора" отсутствует, указывать такую должность в реквизите "Подпись" неправильно. На эту тему есть положения еще в одном документе, который также не является обязательным для негосударственных структур.

Фрагмент документа. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрены Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33)

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: "и. о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Ранее данное положение дублировалось и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, однако в настоящее время этот документ утратил силу, а в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477), пришедших на смену, положений о подписи "в отсутствие", - нет. Однако, как и раньше, к обязательным элементам реквизита "Подпись" относятся: должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, его личный росчерк.

Итак, чтобы определить, как должна выглядеть подпись в каждом конкретном случае, необходимо понять, как соотносятся полномочия лица, исполняющего обязанности генерального директора, с его "родной" должностью (т.е. все зависит от способа оформления заместительства).

Первый и наиболее простой из случаев - это временный перевод на должность генерального директора. Здесь ответ ясен. Поскольку Генералов Г.Н. пусть и временно, но находится в должности генерального директора, то и подписывать документы в этот период он должен соответствующим образом (без какой-либо отсылки к сроку исполнения им своих обязанностей). То есть он является, пусть и временно, генеральным директором.

Пример 2. Подпись при временном переводе на должность генерального директора.

           Генеральный директор            Генералов       Г.Н. Генералов
---------------------------------- ---------------- ------------------
(наименование должности) (личная подпись) (расшифровка с
инициалами)

Сложнее обстоит дело с другими вариантами. При штатном заместительстве (когда полномочия по подписанию соответствующих документов закреплены в трудовом договоре или должностной инструкции) в подписи следует указывать "родную" должность без какого-либо упоминания о временности "генеральских" функций.

Пример 3. Подписи штатных заместителей генерального директора.

    Заместитель генерального директора     Генералов       Г.Н. Генералов
---------------------------------- ---------------- ------------------
(наименование должности) (личная подпись) (расшифровка с
инициалами)
Коммерческий директор Капитонов К.Ю. Капитанов
------------------------ ---------------- --------------------------
(наименование должности) (личная подпись) (расшифровка с инициалами)

Рассмотрим также ситуацию с временным совмещением должности отсутствующего генерального директора с основной должностью работника. Эта ситуация в принципе не отличается от вышеописанной, за исключением того, что права и обязанности по "совмещению" носят разовый характер.

Следствием этого может стать такой казус: например, на протяжении года в делах организации в одних и тех же видах документов при "живом" генеральном директоре будут стоят подписи нескольких различных лиц. Кроме того (в отличие от штатного заместительства), данные полномочия "не вшиты" в собственные должностные обязанности заместителей. Они могут передаваться каждому из них не целиком, а лишь частично (когда в отсутствие генерального участки его работы делятся между несколькими лицами, документы по разным вопросам будут рассматривать и подписывать разные лица). Однако влияет ли это на правовую квалификацию в данном случае?

В документе должна быть указана должность лица, который его подписывает, а поскольку делает это не генеральный директор, то с формальной точки зрения ответ только один - должна стоять "родная" должность подписывающего работника. Однако на практике стоит учитывать не только формальную сторону, но и руководствоваться здравым смыслом. Ведь данные документы создаются не на один день и даже не на один год. Чтобы облегчить в будущем поиск документов, подтверждающих полномочия лица, подписавшего документ, можно в реквизит "Подпись" включить максимум информации:

Пример 4. Подпись при временном совмещении должности генерального директора.

    И. о. генерального директора
Коммерческий директор Капитанов К.Ю. Капитанов
(на основании приказа от 31 июля 2012 г. N 21/к)

Необходимо достаточно ясно понимать, что юридическая сила документа зависит не от того, как он подписан, а от того, имел ли подписант полномочия подписывать его. Соответственно, главный вопрос, который возникает, когда документ "за косой чертой" или с подписью со словами "врио", "и. о." попадает вам в руки: чем подтверждены полномочия подписавшего? Любой документ с подобной подписью, пришедший от контрагента, должен вызывать закономерный запрос о предоставлении копий документов, подтверждающих полномочия подписанта. И до их получения к бумаге с "сомнительной" подписью нужно относиться осторожно, воздержавшись от осуществления любых действий, способных повлечь убытки.

И.Самарин

Юрисконсульт

ООО "ТК Третий Рим"