Мудрый Экономист

Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ

"Упрощенка", 2012, N 7

Кому нужно оформлять: транспортным компаниям и иным организациям, использующим в своей деятельности автомобили.

На что обратить внимание: профессиональные перевозчики должны заполнять путевые листы по унифицированной форме, другие же организации могут разработать и утвердить собственную форму.

Когда путевые листы потребуются

Если у вас есть собственные автомобили либо вы их арендуете (например, у сотрудников), то постоянной статьей расходов станет стоимость горюче-смазочных материалов. Отметим, что "упрощенцы" вправе списывать стоимость бензина и другого топлива как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Либо как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Первый вариант учета целесообразнее выбирать, если автомашины собственные, а второй - если арендованные. Но в любом случае не будет ошибкой, если вы поступите по-другому. При этом расходы должны быть обоснованными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). А путевые листы как раз и подтвердят, что автомобиль использовался в служебных целях, а не для личных поездок работников. Обратите внимание: путевые листы нужны как профессиональным перевозчикам, так и другим компаниям, использующим в работе автомобили.

Если у вас "упрощенка" с объектом "доходы". Путевой лист - это первичный документ, поэтому его должны заполнять все "упрощенцы", имеющие служебный транспорт, независимо от объекта налогообложения.

По мнению налоговиков, путевые листы необходимы и в случае, когда поездки совершаются на арендованном авто (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1). А вот суды, как правило, придерживаются иного мнения, особенно если речь идет об аренде транспорта с экипажем. Они ссылаются на Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78). В нем сказано, что путевой лист является первичным документом по учету работы автомобиля, на основании которого начисляется зарплата водителю. В случае аренды транспорта с экипажем машину водит сотрудник арендодателя и арендатор зарплату ему не выплачивает. Поэтому и оформлять путевые листы арендатору необязательно. Именно к такому выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 18.01.2008 по делу N А56-15033/2007.

А нужны ли путевые листы, если работник ездит по служебным делам на личном автомобиле? В этом случае работодатель обязан выплатить компенсацию сотруднику за то, что он использует личное имущество в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Так вот, чтобы ее получить, водитель должен вести учет служебных поездок опять же в путевых листах. Такую позицию высказал Минфин России в Письме от 13.04.2007 N 14-05-07/6. На наш взгляд, она весьма спорна, о чем свидетельствует и арбитражная практика. Суды неоднократно отмечали, что оформление путевых листов при использовании личных авто законодательством не предусмотрено, а значит, учет выплаченной компенсации в расходах не зависит от наличия путевых листов (Постановления ФАС Московского округа от 19.12.2011 по делу N А40-152815/10-116-694 и ФАС Центрального округа от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008).

Для справки. По мнению налоговиков и специалистов Минфина России, путевые листы нужны, даже если служебные поездки совершаются на арендованном авто или наличном транспорте работника.

А вот в случае, когда для перевозки груза была нанята сторонняя компания, заполнять путевой лист должны не вы, а эта компания. Причем в единственном экземпляре, который останется у нее. Несмотря на это, вы сможете учесть в расходах перечисленные перевозчику стоимость транспортных услуг и сумму затрат на бензин (если это предусмотрено). Из документов у вас должны быть договор, на основании которого перевозился груз, акт оказанных услуг и платежка либо кассовый чек. Налоговики в такой ситуации не вправе требовать еще и путевой лист, и это подтверждает арбитражная практика (Постановления ФАС Поволжского округа от 21.10.2010 по делу N А49-442/2010 и ФАС Московского округа от 30.09.2010 N КА-А40/11123-10).

Важное обстоятельство. Налоговики не вправе требовать от вас путевой лист, если перевозку груза осуществляла сторонняя транспортная компания. При этом возмещенные ей затраты на ГСМ вы можете учесть в расходах.

Как часто нужно выписывать путевые листы

Профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно (Постановление N 78). А вот нетранспортным компаниям совсем не обязательно заполнять путевой лист на каждую поездку. Можно оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца. Об этом сказано в п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов).

Отметим, Минфин России придерживается аналогичной позиции и не возражает, если нетранспортные компании будут оформлять листы не на каждый день, а на более длительный срок (Письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 и от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77). Главное, чтобы еженедельное или ежемесячное составление путевого листа позволяло организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.

Суть вопроса. Компании, не являющиеся транспортными, могут оформлять один путевой лист на несколько дней, неделю или иной срок, не превышающий одного месяца.

Какие обязательные реквизиты должен содержать путевой лист

Транспортные компании обязаны применять унифицированную форму путевого листа, утвержденную Постановлением N 78. Остальные организации могут разработать собственные, более удобные формы путевых листов. Это разъяснено в Письмах Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 и УФНС России по г. Москве от 13.10.2009 N 16-15/107268. Разработанную форму нужно утвердить как приложение к учетной политике.

Какой же должна быть форма путевого листа, чтобы и организации было удобно ее заполнять, и налоговики претензий не предъявляли? Прежде всего следует помнить, что путевой лист должен содержать все сведения, указанные в п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов. Кроме того, необходимо соблюсти требования ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Перечень всех обязательных реквизитов мы привели в таблице.

Таблица

Обязательные реквизиты путевого листа

---------------------------------------------------------------------------
N Сведения, Комментарий Чем установлены
п/п включаемые
в форму
путевого
листа
---------------------------------------------------------------------------
Реквизиты для путевых листов, прописанные в Приказе Минтранса России
от 18.09.2008 N 152 и Законе N 129-ФЗ
---------------------------------------------------------------------------
1 Наименование В наименовании путевого листа укажите Пункты 3 и 12
и номер тип автомобиля (например, путевой Приказа N 152,
путевого лист легкового автомобиля). п. 2 ст. 9 Закона
листа В заголовочной части проставьте N 129-ФЗ
печать или штамп владельца автомобиля
---------------------------------------------------------------------------
2 Срок действия В путевом листе, действующем один Пункты 3 и 4
день, должна стоять дата этого дня. Приказа N 152,
В путевом листе, оформленном на более п. 2 ст. 9 Закона
длительное время (неделю, месяц и N 129-ФЗ
т.д.), отразите даты начала и
окончания срока, в течение которого
путевой лист может быть использован
---------------------------------------------------------------------------
3 Информация о Организации должны указать Пункты 3 и 5
собственнике организационно-правовую форму, Приказа N 152,
транспортного наименование, местонахождение и номер п. 2 ст. 9 Закона
средства телефона, а индивидуальные N 129-ФЗ
предприниматели - Ф.И.О., почтовый
адрес и номер телефона
---------------------------------------------------------------------------
4 Сведения о В графах, отведенных для этих Пункты 3 и 6
транспортном сведений, нужно указать следующую Приказа N 152
средстве информацию:
- тип (легковой автомобиль, грузовой
автомобиль и т.д.) и модель
транспортного средства, а также
модель прицепа, полуприцепа, если
таковые используются;
- государственный регистрационный
знак автомобиля, прицепа,
полуприцепа;
- показания одометра (полные
километры пробега) при выезде
автомобиля из гаража и его заезде в
гараж;
- даты и время выезда автомобиля с
места постоянной стоянки и его заезда
на указанную стоянку. Эту информацию
фиксируют назначенные руководителем
организации или предпринимателем
лица. Рядом они ставят свою роспись
---------------------------------------------------------------------------
5 Сведения Укажите Ф.И.О. водителя, дату и время Пункты 3 и 7
о водителе проведения предрейсового и Приказа N 152
послерейсового медицинского осмотра
водителя. Медицинский работник должен
расписаться
---------------------------------------------------------------------------
6 Маршрут Запишите точный адрес следования Маршрут не
движения является
транспортного обязательным
средства реквизитом,
установленным
нормативными
документами, но
на его наличии
часто настаивают
проверяющие
(Письмо Минфина
России
от 01.08.2005
N 03-03-04/1/117)
---------------------------------------------------------------------------
Реквизиты первичных документов, установленные Законом N 129-ФЗ
---------------------------------------------------------------------------
7 Измерители Укажите километраж и расход топлива Пункт 2 ст. 9
хозяйственной Закона N 129-ФЗ
операции
в натуральном
и денежном
выражении
--------------------------------------------------------
8 Наименование Путевой лист подписывает водитель
должностей
лиц,
ответственных
за операцию,
и их личные
подписи
---------------------------------------------------------------------------

В дополнение к этим реквизитам вы можете внести в форму другие реквизиты, учитывающие особенность вашей деятельности. Образец заполненного путевого листа приведен на с. 74 - 75.

143912, Московская             Приложение N 4 к приказу от 23.12.2011 N 49
область, г. Балашиха, об утверждении учетной политики ООО "Восток"
ул. Швейная, д. 15а
Печать
ООО "Восток"

Путевой лист легкового автомобиля N 51 на период с 21 по 22 мая 2012 года

  1. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства.

1.1. Наименование и организационно-правовая форма: общество с ограниченной ответственностью "Восток".

1.2. Местонахождение организации: 143912, Московская область, г. Балашиха, ул. Швейная, д. 15а.

1.3. Номер телефона организации: (498) 600-20-20.

1.4. ИНН/КПП: 5021324354/502101001.

  1. Сведения о транспортном средстве.

2.1. Тип: легковой автомобиль.

2.2. Модель: ВАЗ-2110.

2.3. Государственный регистрационный знак: В589ДА150.

  1. Сведения о водителе.

3.1. Фамилия, имя, отчество: Проклов Олег Павлович.

3.2. Номер водительского удостоверения: 77 ДЕ 987654.

  1. Сведения о медицинском осмотре водителя:
   Дата и время   
проведения
осмотра
      Вид     
медицинского
осмотра
водителя
   Подпись    
ответственного
лица
  Ф.И.О. ответственного 
лица
21.05.2012, 8.30  
Предрейсовый  
Сергеева      
Сергеева Анна Алексеевна
21.05.2012, 16.45 
Послерейсовый 
Орлова        
Орлова Ольга Петровна   
22.05.2012, 8.50  
Предрейсовый  
Сергеева      
Сергеева Анна Алексеевна
22.05.2012, 17.28 
Послерейсовый 
Орлова        
Орлова Ольга Петровна   
  1. Показания одометра и маршрута движения автомобиля:
    Дата   
и время
выезда
автомобиля
из гаража
Показания
одометра
 Подпись 
ответ.
работника
  Ф.И.О. 
ответ.
работника
  Маршрут 
движения
<*>
    Дата   
и время
возвращения
автомобиля
в гараж
Показания
одометра
 Подпись 
ответ.
работника
  Ф.И.О. 
ответ.
работника
Пройдено,
км
21.05.2012,
8.50
018329   
Котов    
Котов    
Олег
Иванович
Офис -    
банк -
клиент 1 -
клиент 2 -
офис
21.05.2012,
16.20
018371   
Волков   
Волков   
Петр
Олегович
42       
22.05.2012,
9.15
018371   
Котов    
Котов    
Олег
Иванович
Офис -    
клиент 3 -
клиент 1 -
офис -
банк -
офис
22.05.2012,
17.10
018425   
Волков   
Волков   
Петр
Олегович
54       
Итого                                                                                         
96       
<*> При заполнении маршрутов движения использовались следующие обозначения:
  1. офис - г. Балашиха, ул. Швейная, д. 15а;
  2. клиент 1 - г. Балашиха, ул. Заводская, д. 52;
  3. клиент 2 - г. Балашиха, ул. Солнечная, д. 3;
  4. клиент 3 - г. Балашиха, пр-д Свиридова, д. 7;
  5. банк - г. Балашиха, пер. Лесной, д. 33.
    Генеральный директор ООО "Восток"          Цветков         Р.В. Цветков
Начальник транспортного отдела Дорохов С.К. Дорохов
Водитель Проклов О.П. Проклов

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. Поэтому если вы используете несколько автомобилей, то вам придется составить несколько путевых листов. Несколько путевых листов понадобятся и в случае, когда в течение срока действия листов один автомобиль водят сразу несколько водителей. На каждого водителя оформляют свой путевой лист. Но можно поступить иначе. Разработайте форму путевого листа, в которую можно вписать данные сразу нескольких водителей. Тогда достаточно заполнить один путевой лист.

Обратите внимание: среди обязательных реквизитов нет сведений о маршруте движения автомобиля. Тем не менее мы рекомендуем включить их в разрабатываемую форму путевого листа. Поскольку именно эта информация поможет вам доказать, что машина использовалась в служебных целях, а расходы на покупку ГСМ обоснованны.

Памятка. В путевом листе нужно указать срок его действия, сведения о водителе, его медицинском осмотре, собственнике автомобиля, самом автомобиле и маршруте движения.

Отметим, что в путевом листе нужно указывать конкретный адрес следования автомобиля. При общих фразах: "по городу" или "до клиента" налоговики могут не признать расходы на покупку топлива (Письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2). Лучше фиксировать точный маршрут служебного транспорта. Если адресов много и изо дня в день они повторяются, можно издать приказ руководителя, в котором им будут присвоены номера. Тогда в путевом листе вы сможете писать не полный адрес, а "маршрут N 1", "маршрут N 2" и т.д. Нумерация маршрутов в приказе может быть зафиксирована, например, как показано на рисунке.

Выдержка из приказа

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ... ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ 1. Утвердить следующие адреса следования легкового автомобиля¦
¦ВАЗ-2110 с регистрационным знаком В589ДА150: ¦
¦ - маршрут N 1: г. Балашиха, ул. Цветочная, д. 15, офис 3 (ЗАО¦
¦"Восток"); ¦
¦ - маршрут N 2: г. Балашиха, ул. Ягодная, д. 7 (АКБ "Финанс"); ¦
¦ ... ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рисунок

Если поездки планируются по служебным запискам, то в путевом листе допускается написать: "по маршруту согласно служебным запискам". В этом случае записки следует приложить к листам.

Оформленные листы нужно регистрировать в журнале, унифицированная форма которого утверждена Постановлением N 78. Использованные журналы не выбрасывают, а хранят пять лет.

И еще один важный момент. Минфин России в Письме от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 разрешил нетранспортным компаниям не заполнять листы. Но у них должен быть другой документ, составленный по данным системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или другой системы, позволяющей определить пройденный путь. Получается, документ все-таки должен быть со всеми обязательными реквизитами (сведениями о водителе, маршруте следования и т.д.). А будет ли он называться путевым листом или как-то иначе, значения не имеет.

Н.А.Кулюкина

Эксперт журнала "Упрощенка"