Мудрый Экономист

Тот, кто владеет информацией...

"Кадровик. Кадровый менеджмент (управление персоналом)", 2012, N 7

В статье дается описание решений по автоматизации кадрового менеджмента, приводятся результаты использования автоматизированных систем.

Цели и средства

Расходы, связанные с персоналом, зачастую достигают 60% всех расходов компании. А это убедительный мотив для совершенствования модели управления персоналом и автоматизации кадрового менеджмента.

Главная цель организации, независимо от направления ее деятельности, будь то коммерческая или бюджетная организация, - достичь запланированных результатов. Улучшение работы кадрового департамента одинаково важно для любой организации и всегда подразумевает:

Достижению поставленных кадровому департаменту целей чаще всего мешают запутанные бизнес-процессы и избыточный документооборот, неоправданно длительные сроки принятия решений; неструктурированная информация о персонале; высокая стоимость кадровых процедур - например подбора, обучения; а также необходимость поддерживать дорогостоящую интеграцию разрозненных систем.

Противостоять этим сложностям и успешно их преодолевать поможет переход на новые технологии учета и управления персоналом. Перенос центра тяжести с административных функций на управленческие, усовершенствование кадровых процедур позволит департаменту персонала сосредоточиться на исполнении стратегических задач организации и двигаться по пути к совершенству персонала.

Автоматизация кадровых процессов позволяет строго контролировать расходы, получать более точную информацию, лучше удовлетворять запросы на кадровые услуги. Интегрированные кадровые программы поддерживают учет персонала в соответствии с локальными нормативными актами с учетом требований конкретной организации и текущего момента. Они значительно более результативны, чем набор разрозненных программ с разными источниками информации, разными справочниками и необходимостью интеграции всех этих разномастных систем.

Единая система управления персоналом позволяет организации автоматизировать все функции кадрового менеджмента. Интегрированный характер системы является одним из ее очевидных достоинств. Возможность получать своевременно полную, достоверную информацию о персонале из единого источника, в единых параметрах значительно сокращает количество ошибок, повторной работы, способствует лучшему использованию ресурсов организации. Заполнение форм вручную полностью заменяется работой в единой системе. Устраняется необходимость ручного переноса и копирования информации из различных источников, значительно сокращается процент ошибок в данных.

Интегрированное решение

Oracle "Управление персоналом" [1] поддерживает все стандартные действия кадровой службы: подбор сотрудников, их наем, перемещение, увольнение. В системе настраивается информация об оргструктуре и штатном расписании, должностях и профессиях с учетом всей хронологии и возможностью моделирования различных версий организации, использования справочников. В частности, система поддерживает ведение и обновление основных российских классификаторов, формы первичных учетных документов.

Все кадровые процедуры полностью отражаются в системе:

Система поддерживает ввод данных для начисления зарплаты и других выплат; позволяет формировать привлекательные компенсационные схемы в рамках выделенного бюджета с учетом текущих и перспективных целей организации. В рассматриваемом решении закладывается основа для управления карьерой и работы с резервом, учета особенностей предприятия, отражается политика мотивации, удержания, проведения оценки и аттестации. Система позволяет осуществлять строгий контроль расходов по кадровым процедурам, выявление наиболее затратных процессов; внесение обновлений информации. Настройка любого рода уведомлений, согласований полностью реализуется в системе. Все регламентированные отчеты могут быть получены в системе, а также любые пользовательские, отражающие требования организации.

В этой же системе реализованы все функции учета рабочего времени и расчета зарплаты. Кроме того, система позволяет реально управлять использованием трудовых ресурсов при помощи концепции управления талантами, которая включает такие функции, как определение соответствия занимаемой должности, формирование кадрового резерва, планирование карьерного роста, комплексное планирование и реализацию в разных формах, включая дистанционную, обучения и развития сотрудников, проведение различных видов оценки и аттестации сотрудников с учетом целей компании с возможностью каскадировать цели компании на цели сотрудников, мотивацию сотрудников, привязку достигнутых результатов к оплате и продвижению, выявление предпочтений сотрудников и т.д.

Совершенствование процедуры подбора сотрудников значительно улучшает имидж компании, что, в свою очередь, привлекает новых лучших кандидатов и превращает компанию в лучшего работодателя.

Для крупной организации весьма трудоемким процессом являются сбор и обработка информации о количестве отработанных часов для расчета зарплаты. Рассматриваемое решение позволяет собирать, учитывать и обрабатывать сведения о рабочем времени в соответствии с правилами, диктуемыми законодательством и определяемыми работодателем. Работодатель получает возможность на основе интегрированной информации контролировать все отклонения от принятых схем по одному сотруднику и всему подразделению и вовремя принимать меры во избежание неправильного начисления зарплаты и причинения ущерба производственному циклу. Система поддерживает утверждение масс изменений, ввод изменений задним числом, настройку перекрестной проверки и утверждений, настройку уведомлений.

Система обеспечивает консолидацию данных об отработанном времени из разных источников, предоставляется возможность ввода информации офлайн и онлайн, при помощи сотовых телефонов, других мобильных устройств.

Поддерживаются быстрый ввод больших пакетов информации, проверка и передача информации для расчета зарплаты, в другие приложения.

Преобладающая часть названных процессов реализована в системе в формате веб-доступ сотрудника с использованием новейших технологий кадрового менеджмента. Мировая статистика свидетельствует: использование веб-доступа сотрудника оборачивается для организации реальной экономией ресурсов на проведение базовых кадровых процедур, а также значительным повышением уровня лояльности сотрудника. И если раньше эту возможность использовали лишь для проведения рутинных кадровых процедур, то теперь она поддерживает практически полный цикл кадрового менеджмента. В России все больше компаний предлагает своим сотрудникам такой сервис.

Система способствует улучшению работы персонала благодаря исключению ошибок и неточностей, лишних шагов при проведении кадровых процедур; благодаря поддержке корпоративных правил по назначению, перемещению сотрудников, назначению новых окладов и надбавок, включая цепочки согласований и уведомлений. В системе может храниться полное описание профессионального опыта и потенциала сотрудника, с учетом этой информации он может быть максимально эффективно задействован в решении задач организации. Мотивационные схемы, отраженные в системе, поддерживают стремление сотрудника выполнять поставленные задачи. Карьерный рост сотрудника может быть описан в системе в терминах достижения определенных позиций или должностей, кадровый резерв может быть сформирован из сотрудников, отвечающих определенным требованиям.

Своевременное обновление интегрированной информации о сотрудниках позволит в любой момент времени каждому авторизованному пользователю получить из единого источника данных полное представление о подготовленности каждого сотрудника и организации в целом к решению текущих и перспективных задач.

Электронные уведомления, настройка хода следования документов, получения согласований с использованием веб-доступа непосредственно в системе существенно улучшают эффективность кадровых процессов. Система может быть интегрирована с различными решениями, обеспечивающими интерактивное взаимодействие участников для поддержки проведения кадровых процессов.

Безопасность информации

Вся информация хранится в единой базе данных, и доступ к ней может быть предоставлен всем пользователям с учетом их полномочий и политики компании, что, с одной стороны, гарантирует полную прозрачность информации (особенно для вышестоящей организации), с другой - мощные механизмы контроля доступа гарантируют безопасность, а также полноту и историческую непротиворечивость данных.

Модель данных системы поддерживает организационные иерархии любой сложности (глобальные, холдинговые, распределенные и пр. виды структур компаний), историю их изменений, версионность.

Приложения Oracle исторически создавались для работы в открытом окружении, когда отдельные части системы могут быть реализованы в виде модулей самих приложений Oracle либо с помощью приложений третьих фирм или собственных разработок заказчика.

Гибкость инструментов настройки

Oracle "Управление персоналом" предлагает сильный инструмент для настройки, а не для доработки, что, в частности, обусловливает меньшую стоимость владения системой. Продукт действительно гибок в настройках за счет механизма гибких полей; поддерживает модель доступа с неограниченной тонкостью настройки; интеграционные технологии и решения Oracle обеспечат лучшую производительность и меньшую стоимость при их увязке со специфическими ИТ-системами заказчика.

При сравнении с локальными кадровыми решениями следует учитывать, что Oracle "Управление персоналом" предлагает не только значительно более широкую функциональность, но и реальную масштабируемость относительно объема обрабатываемой информации и числа работников, для которых ведется учет и рассчитывается заработная плата; ролевой подход к обеспечению информационной безопасности; методологию внедрения на основе лучших мировых практик внедрения информационных систем управления персоналом. Как в системе планово-экономической, в основе Oracle лежит функционал, учитывающий затратную составляющую всей деятельности организации. Например, система позволяет вести учет затрат на обучение в разрезах сотрудников, тренеров, оборудования, поставщиков; учитывать стоимость процедур подбора и найма персонала в разрезах кандидатов, подразделений, поставщиков и т.д. На основе всей этой аналитики система позволяет учитывать полную стоимость работника для компании, учитывать затраты на персонал по отношению к его производительности, оценивать экономическую эффективность деятельности, направленной на развитие и управление персоналом.

Возможности аналитического решения

Вся полнота накопленной в транзакционной системе информации может быть затем использована в аналитическом решении. Получение аналитической отчетности по всем вопросам кадрового менеджмента для обеспечения гибкого и оперативного анализа данных в различных разрезах и по различных периодам является несомненным преимуществом предлагаемого решения. Аналитика Oracle содержит готовые отчеты, навигационные маршруты в системе, уведомления, возможность провалиться в детали транзакционной системы, а кроме того, инструмент создания любых дополнительных отчетов руками пользователя. Важно, что технологические возможности аналитического решения открывают новые перспективы кадрового менеджмента. В предлагаемом решении можно самостоятельно в одном отчете объединить параметры, например по численности персонала и текучести персонала, численности и вакансиям. В этой аналитике можно увидеть сразу не только, например, основные источники найма сотрудников, но и кто из недавно нанятых кандидатов не прошел испытательный срок, продемонстрировал плохие результаты на первой оценке. Или у какого именно рекрутера самые долгие периоды закрытия вакансии и большой процент потерянных хороших кандидатов. Или по какой причине отвергают сделанное компанией предложение кандидаты на позицию, скажем, продавца.

Это аналитическое решение может использоваться не только профессиональными аналитиками, но и людьми бизнеса, а также сотрудниками кадрового департамента. Это аналитика для управления бизнесом. Она поддерживает стратегическое управление ресурсами организации на базе стоящих перед организацией задач.

Результаты использования передовых кадровых технологий

Использование информационных технологий может значительно улучшить деятельность организаций. Обоснованно доказать это можно, рассмотрев результаты деятельности ряда организаций, использующих эти технологии. Исследование CedarCrestone HR Systems Survey, насчитывающее уже более 12 лет, описывает примеры использования кадровых технологий, включая информационные решения и достигнутые в организациях результаты.

В организациях, демонстрирующих за последние несколько лет постоянный рост объемов продаж, рост операционной прибыли, улучшение позиций на рынке, отмечалось использование следующих кадровых технологий:

Библиографический список

  1. Каталог прикладных решений Oracle [Электронный ресурс]. URL: http://www.oracle.com.

Ю.Григорьева

Консультант

по приложениям для кадровых служб

корпорации Oracle,

преподаватель

курса "Компьютерные технологии в УЧР"

кафедры УЧР факультета менеджмента

НИУ-ВШЭ