Мудрый Экономист

Сотовая связь. Безопасный учет расходов

"Финансовая газета", 2012, N 23

Сейчас вряд ли хотя бы одна организация обходится без сотовой связи. Ее использование определенной категорией сотрудников делает их работу более мобильной, что способствует привлечению новых партнеров, заключению новых выгодных контрактов и в конечном итоге влияет положительно на финансовый результат организации в целом.

Налог на прибыль, учет и документооборот

В налоговом учете расходы на оплату услуг сотовой связи согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В соответствии с указанной нормой налогового законодательства в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Данные критерии применимы ко всем расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, и каких-либо исключений в отношении расходов на связь в НК РФ не предусмотрено.

Итак, расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть:

Для подтверждения расходов на оплату сотовой связи в целях исчисления налога на прибыль организация должна иметь список работников, которые в силу исполняемых ими должностных обязанностей и разъездного характера работы пользуются сотовой связью. Как правило, этот список утверждается руководителем организации на основании приказа, в котором указываются номера мобильных телефонов, закрепленных за конкретными сотрудниками. В этом документе работодатель также может установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности.

Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи необходимо иметь договор с оператором сотовой связи на обслуживание соответствующих телефонных номеров и детализированные счета, полученные от оператора сотовой связи (расшифровки переговоров). На таком документальном подтверждении настаивает Минфин России в разъяснениях (Письма от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378).

Детализированные счета содержат информацию о том, с какого телефонного номера и на какой был произведен звонок, его дату продолжительность и стоимость согласно действующему тарифу. Даже если организация получит от оператора связи распечатку, она не позволит идентифицировать, какие переговоры являются личными, а какие - служебными. Разбираться с этим организации придется самостоятельно. Работнику придется помнить и учитывать все номера телефонов, по которым он звонил. Безусловно, они должны соответствовать списку из распоряжения руководителя. На таком неудобном способе учета расходов на сотовую связь долгое время настаивали контролирующие органы.

Хотя последние разъяснения официальных органов подтверждают мнение о том, что для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению работником за счет его собственных средств (Письма УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@, Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2). В этом случае сумма превышения работником установленного лимита учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет включена для целей налогообложения в доходы от реализации.

Преимущество такого способа учета состоит в том, что достаточно один раз на основании среднестатистического и обоснованного расчета установить лимит стоимости разговоров сотрудников по телефону, и в дальнейшем только сравнивать фактически произведенные расходы с установленным лимитом. При этом документооборот увеличивается на бухгалтерскую справку, в которой, как правило, указываются:

Пример. Согласно детализированному счету оператора связи ООО "МобилТелеком" сумма расходов по номеру 8-916-111-22-33 за март 2012 г. составила 1180 руб., в том числе НДС - 180 руб.

Лимит расходов на сотовую связь Иванова И.И. на 2012 г. по приказу от 13.01.2012 N 11 равнялся 1000 руб.

Сверхлимитная величина расходов на сотовую связь в сумме 180 руб. (в том числе НДС - 27 руб.) подлежит удержанию из заработной платы Иванова И.И.

Для обоснования расчета сверхлимитных расходов на сотовую связь составляется бухгалтерская справка.

На основании справки бухгалтер организации отразит в учете следующие бухгалтерские записи:

Д-т 60, К-т 51 - 1180 руб. (в том числе НДС - 180 руб.) - перечислены средства оператору связи на основании выписки банка, счета оператора услуг связи;

Д-т 20 (26, 44), К-т 60 - 847 руб. - отражена стоимость услуг связи в составе прочих расходов на основании детализированного счета за услуги, бухгалтерской справки-расчета;

Д-т 19, К-т 60 - 153 руб. - отражен НДС по услугам связи, использованным в производстве;

Д-т 73, К-т 60 - 180 руб. - отражена задолженность сотрудника за личные телефонные переговоры (с долей НДС, относящегося к стоимости личных переговоров) на основании детализированного счета за услуги, бухгалтерской справки-расчета;

Д-т 68, К-т 19 - 153 руб. - принят к вычету НДС по услугам в доле, относящейся к переговорам сотрудника производственного характера, на основании бухгалтерской справки-расчета, счета-фактуры, выписки банка;

Д-т 70, К-т 73 - 180 руб. - удержана из заработной платы задолженность сотрудника за сверхлимитные телефонные переговоры.

Налог на доходы физических лиц

Пунктом 1 ст. 210 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах. При использовании сотрудником мобильной связи, оплаченной организацией, дохода, предусмотренного указанной статьей, у сотрудника не возникает, поскольку услуги по предоставлению мобильной связи в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщика - физического лица.

В качестве стоимости служебных переговоров, освобождаемой от обложения налогом на доходы физических лиц, используется тот же установленный организацией экономически обоснованный лимит. При этом Минфин России настаивает на том, что для освобождения от обложения НДФЛ сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях (Письмо от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178). Такой анализ становится возможным только при наличии детализированного отчета оператора мобильной связи о проведенных переговорах.

В случае использования мобильной связи в личных интересах у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде оплаты организацией услуг мобильной связи, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ.

Звонки в нерабочее время

Налоговое законодательство разрешает признавать в качестве прочих расходов затраты на телефонные услуги и не ставит каких-либо условий для признания таких затрат (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Тем не менее производственная необходимость налоговых расходов - это источник разногласий с налоговыми органами в случае, когда разговоры осуществляются в нерабочее время, отпуске, праздничные и выходные дни.

Арбитражная практика подтверждает, что затраты на телефонные переговоры, осуществленные в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, могут учитываться в расходах.

В Постановлении ФАС Московского округа от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08 суд указал на то, что использование налогоплательщиком сотовой связи вне рабочего времени не свидетельствует об отсутствии производственной направленности таких расходов. Налогоплательщик представил должностные инструкции, приказы об использовании мобильной связи отдельными должностными лицами во внерабочее время.

К аналогичному мнению пришли арбитры в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 20.07.2007 по делу N А05-692/2007, указав, что осуществление телефонных переговоров по окончании рабочего времени само по себе не свидетельствует о непроизводственном характере данных переговоров и не препятствует учету данных затрат в качестве прочих расходов, связанных с реализацией.

Международные и междугородные переговоры

На практике вопросы проверяющих нередко связаны с междугородными и международными разговорами, проведенными сотрудником по мобильному телефону. Их наличие наглядно представлено в детализированных счетах оператора связи. В этом случае налоговые органы поинтересуются, есть ли у организации иностранные или региональные контрагенты.

Отсутствие иностранных и иногородних партнеров или клиентов не позволит налогоплательщику доказать свою позицию даже в суде (Постановления ФАС Московского округа от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08, ФАС Северо-Западного округа от 22.03.2007 по делу N А56-46376/2005). В этом случае затраты не могут быть признаны экономически обоснованными, а это означает невыполнение необходимых условий признания затрат в налоговом учете (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Тем не менее производственный характер переговоров возможно доказать и иными аргументами. Организация может проводить маркетинговые исследования с целью освоения новых рынков сбыта, искать потенциальных клиентов, интересоваться условиями международных выставок, посещение которых напрямую может быть связано с развитием деятельности организации. Причин может быть множество, основным здесь является обоснованность затрат. Если организация аргументирует свое мнение, разногласия можно будет уладить на этапе проверки, если же налоговая служба не прислушается к доводам организации, свою позицию придется отстоять в суде. Наличие положительной арбитражной практики по этому вопросу, с одной стороны, свидетельствует о его противоречивости, с другой стороны, позволяет рассчитывать на положительное решение арбитров (Постановления ФАС Московского округа от 30.12.2008 N КА-А40/12225-08, ФАС Поволжского округа от 26.09.2006 по делу N А65-25083/05, ФАС Северо-Западного округа от 14.04.2008 по делу N А56-50466/2006).

"Красивый" номер

За красоту, как известно, приходится платить. Распространяется это утверждение и на "красивые" номера, которые организация может купить и отдать в распоряжение сотруднику. Операторы связи предусматривают за такой номер дополнительную оплату. Как в этом случае учесть понесенные расходы, можно ли признать их экономически обоснованными?

В Письме от 11.11.2011 N 03-11-06/2/159 Минфин России ответил на этот вопрос утвердительно, разъяснив, что можно учесть в расходах затраты на легко запоминающийся номер телефона, приобретенный для производственных целей.

Вывод чиновников понятен. "Красивый" номер привлекает больше внимания и легко запоминается, а, значит, его приобретение позволит увеличить число клиентов, что, несомненно, направлено на рост продаж и положительно повлияет на развитие бизнеса в целом.

Развитие технологий в сфере сотовой связи может повлечь за собой возникновение и других вопросов о возможности учета расходов на оплату мобильной связи. Если новые услуги связи повлияют на увеличение клиентуры, расширение бизнеса и рост конкурентоспособности, их налоговый и бухгалтерский учет будет безопасен для организации.

Т.Ильинова

Руководитель

аудиторско-правового департамента

аудиторско-консалтинговой группы

"Градиент Альфа"