Мудрый Экономист

Электронный документооборот счетов-фактур может начаться уже в апреле

"Российский налоговый курьер", 2012, N 7

На сегодня уже сформирована нормативная база по обороту счетов-фактур в электронном виде. Форматы представления пока не утверждены, но скоро электронный документооборот станет реальностью. Какие нюансы нужно при этом учитывать?

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счета-фактуры могут выставляться в электронном виде при согласии сторон сделки и наличии у них совместимых технических средств и возможностей. Способ выражения такого согласия Налоговым кодексом не определен. Это может быть обмен документами, выполнение действий, свидетельствующих о таком согласии (Письмо Минфина России от 01.08.2011 N 03-07-09/26).

Процесс электронного документооборота регламентируется следующими документами (см. врезку ниже):

Справка. Зачем нужно привлекать оператора электронного документооборота

Согласно Порядку одной из особенностей обмена электронными счетами-фактурами является обязательное использование услуг оператора электронного документооборота. Любой другой способ передачи электронного счета-фактуры будет нарушением Порядка.

Дело в том, что электронный счет-фактура должен сопровождаться специальными технологическими документами (подтверждениями и извещениями). Они создаются при отправке и получении электронного документа, хранятся с электронным документом и вместе с ним представляются в инспекцию. Их назначение - фиксация факта и даты выставления или получения электронного документа. В функции оператора, помимо всего прочего, входит и формирование таких технологических документов.

Операторы - коммерческие компании, на конкурентной основе предоставляющие техническую возможность обмена электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью, и обеспечивающие законность таких действий. В сертификате ЭЦП указывается Ф.И.О. и место работы лица, подписывающего электронный документ.

Примечание. Подтверждение оператора и извещение покупателя хранятся с электронным счетом-фактурой и вместе с ним представляются в инспекцию.

Электронный документооборот по каждому счету-фактуре осуществляется в отдельности

При электронном документообороте по каждому счету-фактуре необходимо произвести все действия и составить все технические документы: сообщения, извещения, подтверждения и уведомления (п. 1.9 Порядка). Все счета-фактуры подписываются одной ЭЦП соответствующего участника документооборота (п. п. 2.4 - 2.15 и 2.17 Порядка).

Дата выставления и получения электронного счета-фактуры. Согласно Порядку дата выставления продавцом и получения покупателем счета-фактуры фиксируется оператором в подтверждении. Именно эта дата и считается датой выставления или получения счета-фактуры, и в соответствии с ней данный счет-фактура относится к определенному налоговому периоду. Заметим, что фиксация даты выставления счета-фактуры означает невозможность выставлять в электронном виде документы задним числом.

Факт выставления и получения. Электронный счет-фактура считается выставленным, только если продавец получил извещение о его получении, подписанное покупателем. Данное положение, по сути, обязывает продавца следить за получением извещений от покупателей. Ведь если оно сформировано не было или продавец его не получил, электронный счет-фактура не является выставленным и продавцу придется распечатать бумажный счет-фактуру и направить его покупателю.

Примечание. Если извещение сформировано не было или продавец его не получил, электронный счет-фактура не является выставленным и продавцу придется продублировать его на бумаге.

Подчеркнем: дата получения этого извещения никак не влияет на решение об отнесении счета-фактуры к налоговому периоду. Иными словами, неважно, когда фактически такое извещение было сформировано покупателем и получено продавцом. Период выставления и получения будет определен по дате выставления и получения подтверждения оператора. Важен лишь сам факт наличия извещения.

Примечание. Дата выставления продавцом и получения покупателем счета-фактуры фиксируется оператором в подтверждении. Именно эта дата и считается датой выставления или получения данного документа.

Валюта. Стоимость всех товаров, перечисленных в одном счете-фактуре, должна указываться в одной валюте. Если в договоре при расчетах за разные виды товара используются разные валюты, то по одной отгрузке продавцу придется заполнять несколько счетов-фактур. При указании в договоре стоимости в условных единицах счет-фактура выставляется в валюте РФ - российский рубль, код 643.

Корректировочные и исправленные счета-фактуры. Процедуры работы с корректировочными счетами-фактурами и внесения исправлений в счета-фактуры в электронном и бумажном виде идентичны. Однако следует различать случаи, когда к исходному документу составляется корректировочный счет-фактура, а когда в ранее выставленный счет-фактуру вносятся исправления. Так, исправление в счете-фактуре производится, когда в документе обнаружена опечатка, неверно указана налоговая ставка, допущена ошибка в реквизитах.

В то же время важным условием составления корректировочного счета-фактуры является согласие сторон поставки, что ее стоимость будет изменена. Это согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения (двусторонний документ), уведомления (односторонний документ) и первичными документами (например, актом об изменении количества товара). В каждом конкретном случае можно поступать так, как удобнее продавцу и покупателю (п. 10 ст. 172 НК РФ).

Нумерация счетов-фактур. Нумерация корректировочных и обычных счетов-фактур в рамках одного налогового периода сквозная. А нумерация исправлений в рамках одного счета-фактуры всегда начинается с N 1, причем число исправлений не ограничено. Например, организация оформила отгрузочный счет-фактуру N 10, затем обнаружила в нем ошибку и составила новый экземпляр счета-фактуры N 10, исправление N 1. Затем компания заметила в исходном счете-фактуре другую ошибку и составила еще одну версию счета-фактуры N 10, исправление N 2.

Допустим, после этого организация выставляет по другой сделке счет-фактуру N 11. Затем выясняется, что по предыдущей отгрузке необходимо выставить корректировочный счет-фактуру. Тогда нужно составить корректировочный счет-фактуру N 12 к счету-фактуре N 10 с учетом исправления N 2. Если снова потребуется составить корректировочный документ к счету-фактуре N 12, то он будет за N 13. Исправления к корректировочным счетам-фактурам составляются так же, как и к счетам-фактурам на отгрузку.

Регистрация электронных счетов-фактур: журнал учета, книга покупок и книга продаж. В журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгах покупок и книгах продаж единой регистрации подлежат счета-фактуры (включая исправленные, корректировочные), составленные как в электронном виде, так и на бумаге. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 установлена форма журнала учета, состоящего из двух частей - для полученных и выставленных счетов-фактур.

Помимо реквизитов счета-фактуры, теперь в журнале учета необходимо указывать способ выставления - на бумажном носителе или в электронном виде. Заметим, что в журнале учета есть две графы - дата составления и дата выставления счета-фактуры. Если для бумажного документа эти даты не всегда разделяются, то при оформлении счета-фактуры в электронном виде дату выставления фиксирует независимая третья сторона - оператор.

Еще одна важная особенность регистрации электронных счетов-фактур в журнале учета - наличие извещения о получении. Тот самый технологический документ, который составляется покупателем, когда он подтверждает получение. Если извещения нет, то ни продавец, ни покупатель электронный документ регистрировать в журнале не имеют права.

Налогоплательщик может вести и хранить в электронном виде журнал учета, а также книгу покупок и книгу продаж. Распечатывать их не нужно. При передаче в налоговый орган указанные документы подписываются электронной подписью руководителя или уполномоченного им лица.

Представление электронных документов в суд и налоговые органы. ФНС России Приказом от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ утвердила Порядок, устанавливающий правила истребования и последующего представления электронных документов для проверки в налоговый орган (далее - Порядок запроса документов). Так, согласно Порядку запроса документов инспекция направляет налогоплательщику требование в электронном виде, а налогоплательщик, отправив подтверждение о получении, готовит пакет документов и вместе с требованием отправляет его в инспекцию.

При этом, если часть документов у налогоплательщика в бумажном виде, а часть в электронном, он может в таких же видах представить их в инспекцию: часть в электронном виде (не дублируя их на бумаге), а часть - в виде бумажных копий. Возможность представления в эти инстанции только электронных документов без их копий на бумаге неоднократно подтверждалась и Минфином России (например, Письмо от 01.02.2011 N 03-03-06/1/47).

Вместе с тем заметим, что пока форматы, в которых налоговый орган технически может принять электронные документы, разработаны только для электронных счетов-фактур. То есть представить в инспекцию акты, счета, товарные накладные и другие первичные документы в электронном виде сегодня не получится.

Хранение. Согласно требованиям законодательства хранить электронные документы нужно столько же, сколько и их бумажные аналоги. Это можно делать как на собственных серверах, так и на серверах поставщиков специализированных услуг. При этом хранение электронной информации имеет свои особенности. А именно: чтобы иметь доступ к документу в любой момент времени, нужно обеспечивать бесперебойную работу серверов, для защиты от потери или повреждения данных производить резервное копирование на независимых серверах и т.д.

Электронная цифровая подпись. Она обеспечивает юридическую значимость электронных документов. Сертификаты ЭЦП выдаются специальными удостоверяющими центрами, прошедшими соответствующую аккредитацию, и имеют ограниченные сроки действия. Значит, чтобы быть уверенным в легитимности ведения документооборота, необходимо постоянно обновлять сертификаты и информацию о действительности сертификатов контрагентов. Причем большинство операторов следят и за этой стороной в обмене электронными документами, а некоторые даже имеют собственные удостоверяющие центры.

Т.А.Мокеева

Аналитик проекта "Диадок"

СКБ "Контур"